提高电力科技档案管理水平的研究-档案管理论文

3/3提高电力科技档案管理水平的研究-档案管理论文

完整、准确地收集、整理好竣工资料对公司的生产、经营及安全有着重要的意义。竣工资料是公司的宝贵财富，是项目建成后进行生产、维修、改建、扩建、事故处理的必查文件。工程建设从项目的提出、筹备、勘探、技术设计、施工到竣工投产等过程中形成的文字材料、声像资料都属于竣工资料，都属于收集、整理、归档的范围。

科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体,并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料。

电力生产科技档案是电力企业生产活动的原始记录，是在电力建设、生产、科研、管理等工作中形成地具有保存价值的科技文件，它对持续稳定地进行电力生产及发展具有非常重要的参考、借鉴及凭证作用。

电力科技档案的作用一般主要表现在三方面，一是起凭证作用。在法制日趋完善的今天，档案以其权威性对其提供的证据作用受到公众的重视。在很多事宜处理过程中，一般需都要提供档案中的合同、协议。二是相关工程项目通过对规范、详实的科技档案利用，可提前竣工投产，通过档案中设备资料可使维修的设备提前使用，。三是档案中的图纸是经实践考验的，设计质量是有保证的，在工程设计中重复利用科技档案，即节省设计工作量，也提高科技档案利用率，而且经重复利用的图纸大大提高了工程设计的效率，节约了工程设计的人力、物力的投入。

电力科技档案的专业性很强。它形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动记录的产物。所以，在电力系统领域的科技生产活动中形成的科技档案，集中地反映了电力系统科技内容及相关的科技方法和手段。电力科技档案的内容很有很丰富具有多样性。电力系统科技档案所记载的科技和产生活动等专业多样、形式复杂，这就客观地要求电力企业必须适应科技内容及手段的多样性。3.电力科技档案具成套性的特点。电力企业任何科技生产活动都是以一个独立的项目或其一特有现象为对象进行的，如，一个工程从项目的设计到施工都是围绕某一工程项目进行的，由此形成了一系列相关的科技文件记载和反应该项目的全部过程和成果，也就构成了一个反映该项目全部活动的文件整体。

工程竣工进入验收阶段时，必须确保竣工资料收集的完整性，要保证档案资料和工程同步，保证纸质档案和电子档案同步。要正视正式验收前的变更记录对工程竣工后的验收工作重要性。在档案进行专项验收前，要按照国家档案局的相关规定，对档案质量进行检查并把档案中的问题全部处理好后再进行收集、整理。档案的收集、整理应当与工程建设计进度保持同步进行，也就是说档案的形成、收集和整理都必须要跟上工程建设的各个阶段，必须确保在工程项目验收的同时将合格的竣工档案收集起来。

收集上来的竣工资料要根据《电力工程竣工档案目录》、中华人民共和国电力行业标准《电力工程施工图文件编制规定》等文件要求归档，归档资料大至可分为如下几类：1、工程前期依据性文件2、设计基础资料和勘测报告3、工程设计文件4、土建水工施工图5、设备及管线安装文件6、设备文件7、整套启动运、试运及系统调试文件8、工程质量监督与监理文件9竣工图文件10机组验收、交接文件11、未完项目文件。

详情请参阅《电力工程竣工档案目录》及中华人民共和国电力行业标准《电力工程施工图文件编制规定》及《中国图书分类法》。

随着我国电力建设的快速发展，我国电力建设档案的管理工作越来越受到人们的重视，电力科技档案作为一种技术信息资料即是企业之间进行技术交流、协作的有力工具，又是本企业技术活动的真实记录，它同生产建设及科技工作有着十分密切的关系，是与现代化的文明生产紧密联系在一起的。对工程项目及电力改建扩建的顺利进行及完成起着重要的作用。

电力科技档案的利用价值非常高，既是工程质量评定、资产评估、财务审计，以及事故原因分析、索赔、民事纠纷等的凭证依据，又是电厂开展日常安全生产运行、检修维护及技术改造等工作不可缺少的参考资料。电力科技档案有保管期限很长，多数都是永久性保存，数量多，专业多的特点。因为，电力工程自投产，其设计寿命一般有几十年以上甚至更长，其设备设施的设计、制造、施工建设等技术档案保管年限与设备设施寿命也相当长。随着有些设备设施的不断老化，需不断的运行维护、更新改造，科技档案数量也就会不断增加，而这些档案保管期限大多数也必须是长期或永久保存。我们可以形象地称电力科技档案为电力生产设备设施的健康履历和病历，因为电力科技档案管理是延续的。工程建设时的科技档案记录了电力生产设备设施形成时的基本信息，后期在生产运行中形成的技术档案详细记录了设备设施所发生的缺陷、故障及诊断处理等信息。不同时段所形成的科技档案均为设备设施不可分割的连贯信息，因此科技档案管理不可间断，具有很强的延续性。

总之，竣工资料完整、准确地收集、整理是科技档案管理及建档的保证，档案管理及科学建档是提高电力科技档案充利用的前提