民办高校档案管理工作体系问题浅析-档案管理论文

3/3民办高校档案管理工作体系问题浅析-档案管理论文

前言

高校档案是高校从事教学、党政管理及其各项活动形成的对学校与社会都有价值的文字、图标等形式的历史记录。近年来，民办高校快速发展，积累了诸多宝贵的经验与资料，对未来的发展有诸多帮助。因此，在未来的发展中要善于发挥现代化科技作用，促进整体管理水平的提高。具体来说，可以采取以下几个方式，实现统一管理。

一、提高全员的档案管理意识

唯有良好的管理意识方可实现管理水平的提高，学校档案工作涉及面较广，不仅是档案工作部门，学校的其他部门也同样要对其增强重视。

（一）学校领导要给予足够重视

部分民办院校的领导对档案的认识不够，制约其发展，这就要求校领导加强对档案工作的重视，认识到档案工作的重要性，提升学校层次与提高教育教学、科研水平的重要性。

（二）增强全体教职工的档案管理意识

随着人们法律意识的增强，《档案法》的出台与实施，各项制度的完善，人们对档案的重要性有了更深层次的认识，这对档案管理良性运转有较大的积极作用，也可以帮助科研与教学提供更加准确的信息。唯有如此，才能更好的创建档案管理的软环境，实现民办院校档案管理的统一化，不断提高当前民办高校档案管理的整体化水平。

二、强化各系、部、处、室档案材料的归档管理

要想实现档案的统一管理，做好文件材料的收集是前提，这是做好民办高校档案材料保护工作的基础。在具体的工作过程中，除了要加强学校各个部门与科室间的联系外，实行统一化管理。除此之外，要积极的开展文件材料的预先立卷工作，加大对现行文件与档案的统一化管理。在各个科系、部门设立专职或者是兼职的档案人员，专门负责本部门的档案管理工作，确保材料的准确性与完整性，保证材料可以第一时间归档。

三、建立健全现有的档案管理制度，做好监督指导工作

从当前我国档案管理情况来看，相应的制度缺乏针对性，尤其是针对民办高校的档案管理更是缺乏针对性，因此，必须要建立并完善管理工作制度，保证档案管理工作的顺利进行。在《档案法》的指导下做好民办高校档案的统一管理，确定准确的工作目标与方向，建立良好的管理体系。

同时，档案部门要从具体的立卷工作中脱离，将主要的工作时间放在档案工作上，唯有如此，才能更好的促进档案工作质量与工作效率的提高。

四、建立与实行档案统一管理制度

与其他单位相比，学校在工作中形成的档案材料数量较大，这在一定程度上增加了管理的难度，这就要求学校的档案管理人员必须要按照《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关的法律进行管理，同时要立足实际，结合自身的发展情况，共同建立并完善民办高校的档案管理工作，实现管理的齐全性、完整性，促进民办高校档案管理的规范化与制度化目标。

五、建立并完善文书与档案一体化的管理体系

文书与档案的关系十分密切，其贯穿整个行政工作过程中。这就要求所有的工作人员更新思想观念，提高整体的工作水平。具体来说，要抓好集中立卷，保证案卷的质量;加强标准化的管控，实现规范化的管理目标。各部门及各科系的档案管理人员要依照相应的法律进行档案的收集与管理，同时要善于运用现代化的管理工具进行管理，提高管理效率，便于后期的查找与阅读。在高校内建立文档一体化的管理系统，将其纳入到学校的管理体系中，发挥系统的优势，使其可以更好地为高校发展服务，为社会发展输送更多优秀人才。

六、增强档案管理人员队伍的素质建设

从发展的角度来说，人才是发展的根本，唯有优秀的人才才能更好的促进系统的发展，提高档案管理的整体水平。因此，在工作中要不断强化对档案工作人员的素质教育，提高其责任意识，增强其学习意识。同时要采取措施促进其业务素质的提高，强化档案法制建设，强化档案工作人员的业务水平，提高其管理的综合水平。最后要采取相应的对策保证整个队伍的稳定性，减少不必要的波动，提高档案的收集完整性。

七、加大档案管理的经费投入，做好设备的建设工作

（一）做好档案管理的硬环境建设工作

档案的存放需要房舍，除了办公室、阅览室等常见的存储环境外，还需要专门的存放环境，随着科技水平的提高，出现了相片、录音等现代化的存放种类，因此还必须要配备相应的管理设备，避免存储档案被损坏。这一切都需要以经费为基础，唯有大量的经费才能满足这些物质需求，实现统一化的管理，提高档案的安全性与完整性。

（二）根据需求完善软环境建设

满足硬件的基础上，就需要着手采取措施完善软环境的建设，档案部门必须要根据自身的发展情况引进现代化的管理软件，实现学校档案材料管理的全面化，使其可以更好的为学校的发展服务，促进学校管理水平的提高。

八、借鉴先进的管理经验，丰富与完善民办高校档案管理体系

与国有高校相比，民办高校的创办时间短，经验不够丰富，因此民办高校要向国有高校学习，结合自身的材料特征，开拓出具有民办高校自身特色的管理道路，建立民办高校自己的管理功能体系。唯有如此，民办高校才能在激烈的市场竞争中生存，才能立于不败之地，实现长远、健康的发展。

从目前各大民办高校的档案管理情况来看，多数院校的档案管理体系仍然不够健全，仍然有较长的路要走。因此，新时期的民办高校要做好档案的集中管理工作，形成先进的管理网络，实现统一的管理目标与现代化的管理