企业采购管理流程(一)

采购管理主讲人：leevo采购管理商品立项订货流程退货流程补货流程自动报警参数设置供应商清理、合并管理预收货批次库存调整1.1、商品立项------流程图编辑商品立项清单质检初审物价审核确认立项清单单据审核二级公司编辑商品立项清单总部 单据审核编辑商品立项清单编辑商品立项清单编辑商品立项清单确认立项清单商品销售范围指定1.2.1、商品立项------流程说明1)、立项只完成把商品资料及相关信息进入到总部进销存系统，至于该商品要到哪个门店销售，对应物流模式、默认供应商和结算方式、价格的指定由另外的“商品销售范围指定”模块来完成；即若商品要在房山华冠的分店正常销售，则需完成商品的立项和销售范围的指定两个环节。1.2.2、商品立项------流程说明2)、新品和旧品：某一商品(商品编码或条码)在系统商品资料库(总部或门店)中没有相关资料，则此商品(总部或门店)认为是新品，对此引进的商品立项就是新品立项；相反则被总部或分公司认为是旧品，旧品立项是此商品(总部或门店)已有其商品资料，旧品立项只是通过立项程序重新引进新的供应商。1.2.3、商品立项------流程说明3)、价格方面：(1)、新品立项需由总部物价小组审核供应商进价、公司售价，立项完成后公司售价为物价新指定的售价；旧品立项时物价只需审核新引进供应商的进价，公司售价须与现有商品资料中的售价相同，在立项时是不可改动的；(2)、当总部采购管理本部做了“商品销售范围的指定单”，并审核后，不经过总部物价室指定售价，系统自动按门店的加价率调整商品的售价，然后把相关的商品资料直接传到对应的门店；1.2.3、商品立项------流程说明(3)、若原该门店已有此商品的基本资料，此时认为是旧品重新指定商品的销售范围，那么门店的原售价不能更改，保留原有门店的售价，只完成旧品的新供应商指定到门店；(4)、若原该门店没有此商品的基本资料，此时认为是新品指定商品的销售范围，那么系统须按门店该商品对应类别的加价率，自动生成其在指定门店的售价。1.2.4、商品立项------流程说明4)、配送公司资料：(1)、在总部的“商品销售范围的指定单”模块中，对商品指定销售范围或管理各公司的物流模式时，如果指定或更改后的物流模式为直通、配送时，同时也必须指定对应的配送仓库，则系统自动地把对应商品资料及相关供应商等信息传到指定配送仓库；如果指定或更改后的物流模式为直送时，系统就按正常指定的门店把相关资料传过去。1.2.4、商品立项------流程说明(2)、当要求系统自动传商品资料到对应配送仓库和配送门店时，对于供应商、默认供应商、进价和公司售价等基本信息方面的内容都与其它公司正常销售范围的处理一样：其中配送仓库和配送公司的售价用配送公司价率自动调整售价；物流模式对于配送公司和配送仓库而言其实基本就没有用处，除非是以后配送公司下设多个配送仓库并且之间还有业务方面的往来，目前对配送公司下所有商品的物流模式，都可以直接定义为直送的物流模式。1.2.5、商商品立立项------流流程说说明5)、、倒扣扣商品品注意意事项项：(1)、在在旧品品立项项时，，合作作倒扣扣(29)结算算方式式的商商品在在旧品品立项项时，，不能能再立立项为为代销销或购购销的的供应应商结结算方方式，，即对对于一一个单单品如如果新新品立立项成成了倒倒扣的的结算算方式式，就就不得得再旧旧品立立项成成其它它的结结算方方式；；(2)、在在立项项程序序模块块的““基本本资料料”的的窗口口中，，经营营类型型不能能手工工新增增或修修改，，经营营类型型不再再是用用户立立项时时是否否记库库存的的标识识了，，只作作了后后台程程序处处理的的一个个标识识；为为了解解决后后台日日结程程序在在处理理算法法、效效率方方面的的问题题，如如果新新品立立项成成了29(合作作倒扣扣)的的结算算方式式，后后台程程序自自动地地把其其商品品的经经营类类型定定义为为“联联营””。1.3.1、商商品立立项------立立项作作业新品引引入1）、、供应应商手手工填填写或或机打打新商商品报报价单单，盖章确确认，，采购购员与与之洽洽谈；；2）、、达成成协议议后，，采购购员填填写新新品推推广表表，经经营运运部市市调3）、、召开开新品品确认认会4）、、经会会后通通过的的新品品，助助理填填写新新增商商品表表5）、、交部部门主主任确确认签签字，，采购购经理理确认认签字字、物价小小组确确认签签字6）、、交信信息部部录入入商品品信息息1.3.2、商商品立立项------立立项作作业旧品引引入1）、、系统统已有有商品品与供供应该该商品品供应应商之之外的的供应应商绑绑定，，实现现一品品多商商。2）、、操作作同新新品引引入。。2.1、订订货流流程------流程程图输入大大类、、输入入店号、、供应应商输入大大类、、录入入店号号、商商品编编码选择编编辑订订货/配送送申请请按单品品编辑辑订货货申请请产生订订货申申请单单按大类类生成成订货货审批批单保存2.1、订订货流流程------流程程图(续)产生订订货审审批单单新建单单据按单品品编辑辑订货货审批批单按大类类编号号确认认订货货单订单类类型产生普普通订订单普通订订单长期订订单批发订订单单据审审核单据审审核确认生生成2.2订货货流程程------流程程说明明1)、、订货货总部部、门门店都都可以以进行行；如如果订订货单单的物物流模模式为为直送送，则则订货货单直直接传传至厂厂商，供应商商把货货送到到门店店；如果订订货单单的物物流模模式为为配送送，则则订货货单由由总部部订货货人员员传至至厂商商，供供应商商把货货送配配送中中心，，再由由配送送中心心把货货送门门店；；2)、、所有有订货货单只只能由由制单单人审审核生生成订订货审审批单单；所所有订订货审审批单单只能能由制制单人人来审审核生生成订订货通通知单单。2.2订订货流程程------流程说说明3)、订订单必须须由采购购员确认认签字，，2.3订订货流程程------订货作作业二级公司司、总部部1）以下下情况，，采购员员需在【【采购管管理】/【订货货】/【【编辑订订货审批批单】中中编辑订订单，检检查无误误后做单单据审核核，同时时打印传传真(或或从网上上发布)给供应应商；a）日常对配配送中心心库存商商品下订订货单；；b）在新品引引入或新新开店时时，需向向门店直直接下首首批订货货单（包括直直送、直直通商品品）；2）门店店、配送送中心根根据订单单验收后后，采购购员可【【经营管管理】/【商品验验收】/【查询询验收单单】，监监督检查查收货情情况。2.3订订货流程程------订货作作业门店1）门店店人员在在门店的的【采购购管理】】/【订订货】/【查询询订货单】中查查询订货货通知单单；注：传真真或在EC网站上发发布的订订单包括括《直送送商品订订货单》》和《直通商商品订货货单》。。3.1退退货流程程------流程图图退货申请请单（分分店）退货审批批单（二二级公司司）批次物流流模式单据审核核直送直通、配配送3.1退退货流程程------流程图图（续））是否为代代销财务审核核退货单单（二级公公司）检查金额额财务否决决退货单单退货通知知单退货审批批单（总总部）选择返配配方式结算方式式财务退货货审批（（总部））检查金额额财务否决决退货单单产生退货单单返配通知单单代销通过否否决退货返配购销直送直通、配送送通过否决3.2退货货流程------流程说明明1、退退货流程说说明1)、所有有退货申请请均由分店店、配送中中心提出，，然后上传分分店、配送送中心所属属的二级公公司；2)、二级级公司对所所有的退货货申请单进进行审核，，审核完后后，如果商商品的物流流模式为直直送，结算算方式为代代销，则生生成退货通通知单；如如果商品的的物流模式式为直送，，结算方式式为购销，，则生成退退货审批单单传“退货货财务审批批单”；如如果为其它它商品，则则退货申请请单上传总总部“退货货审批单””；3.2退货货流程------流程说明明3)、财务务审核退货货审批单有有两种操作作：通过和和不通过，，如果‘退退货进价’’<=‘未未记帐未结结货款’+‘已记帐帐未结货款款’则选择择通过；如如果‘退货货进价’>‘未记帐帐未结货款款’+‘已已记帐未结结货款’则则选择不通通过；4)、在总总部退货审审批单模块块中审核退退货申请时时，如果选选择返配的的方式为‘‘返配’，，则生成返返配通知单单；如果选选择返配的的方式为‘‘退货’，，则会生成成配送中心心的退货单单；3.3退货流流程------作业流流程门店作业1）、门店、、配送中心的的录入员在【【采购管理】】/【商品退退货】/【退退货申请单】】中，对欲退退货的商品做做退货申请，，审核完后生生成退货申请请单上传二级级公司；2）、门店、、配送中心的的传单组在【【采购管理】】/【商品退退货】/【打打印退货通知知单】中，打打印在二级公公司生成的《《退货通知单单》传各柜组组，各柜组把把欲退的商品品打好包后传传到理货区；；3）、在供应应商来退货时时，理货区在在【采购管理理】/【商品品退货】/【【退货单】中中做退货；3.3退货流流程------作业流流程二级公司作业业1）、采购员员在【采购管管理】/【商商品退货】/【退货审批批单】中，审审核所有门店店、配送中心心传上来的退退货申请单；；2）、财务人人员在【采购购管理】/【【商品退货】】/【财务审审核退货审批批单】中，审审核所有购销销的退货审批批单，如果选选择‘通过’’，则生成退退货通知单，，如果选择‘‘不通过’，，则生成财务务否决单；3.3退货货流程程------作业业流程程总部作作业1）、、采购购员在在【采采购管管理】】/【【商品品退货货】/【退退货审审批单单】中中，选选择返返配的的方式式，如如果选选择‘‘返配配’，，则生生成返返配通通知单单，如如果选选择‘‘退货货’，，则一一步生生成配配送中中心的的退货货单检检查审审批分分管分分类的的退货货商品品；退回给给供应应商的的单据据如果果结算算方式式为购购销，，则需需由财财务人人员进进行审审核；；a)门店及及配送送中心心根据据《退退货通通知单单》退退货至至供应应商，，根据据《返返配通通知单单》退退货给给配送送中心心或中中转仓仓；b)采购员可可在【采采购管理理】/【【商品退退货】/【查询询退货单单】中查查询门店店及配送送中心的的退货单单；3.3退退货流程程------作业流流程注：退货货货申请请审核核后系系统按按规则则自动动拆分分，拆拆分原原则为为：物物流模模式为为直送送的商商品生生成《《退货货通知知单》》，物物流模模式为为直通通、配配送的的商品品生成成《返返配通通知单单》。。4.1补货货流程程------流流程图图输入大大类、、店号、、商品品编码码补货申申请单单（分分店、、配送送中心心、二二级公公司））补货申申请单单（总总部））产生补补货申申请单单查看补补货申申请数数据据（二级级公司司）产生补补货申申请单单查看补补货申申请数数据（总部部）单据审审核单据审审核4.1补货货流程程------流流程图图（续续）直送代代销自营订货审审批单单配送审审批单单按规则则生成成订货货审批批单/配送送通知知单（（二级级公司司）按单品品编辑辑订货货审批批单（（二级级公司司）按规则则生成成订货货审批批单/配送送通知知单（总部部）产生直直送订订货审审批单单上传传订货货流程程选择生生成方方式：：自动动、直直送、、直通通、配配送单据审审核单据审审核是否4.2补货货流程程------流流程说说明1)补补货申申请可可由分分店、、配送送中心心、二二级公公司、、总部部提出出；2)对于分店店、配送中心心、二级公司司提出的补货货申请单，如如果为直送、、代销、自营营，则传二级级公司“按规规则生成订货货审批单/配配送通知单””，且只能生生成直送订货货单，如果为为其它，则补补货申请单上上传总部；3)总部做的的所有补货申申请单均在总总部进行审核核；4)在总部的的“按规则生生成订货审批批单/配送通通知单”，可可以选择四个个生成方法：：自动、直送送、直通、配配送，如果为为自动，则按按物流模式来来生成单的类类型，物流模模式为直送生生成直送订货货审批单，物物流模式为直直通生成直通通订货审批单单，物流模式式为配送生成成配送审批单单，如果选择择直送、直通通、配送，则则强制生成直直通订货审批批单、直通订订货审批单、、配送审批单单；4.3补货流流程------作业业流程门店1）、门店采采购员对欲补补货商品在【【采购管理】】/【补货】】/【补货申申请单】做《《补货申请单单》，审核后后自动上传至至二级公司；；4.3补货流流程------作业业流程二级公司、总总部1）、采购员员对欲补货商商品在【采购购管理】/【【补货】/【【补货申请单单】做〈补货货申请单》，，审核后自动动上传至二级级公司；2）、采购员员按时在【采采购管理】/【补货】/【补货申请请单】中审核核补货申请单单；3）、采购员员在【采购管管理】/【补补货】/【按按规则生成订订货审批单/配送通知单单】中检查审审批，审核后后生成〈订货货审批单〉或或《配送审批批单》；4.3补货流流程------作业业流程4）、采购员员在【采购管管理】/【订订货】/【按按单品编辑订订货审批单】】中检查审批批，审核后生生成《订货通通知单》，打打印传真（或或在网上发布布）给供应商商；采购员在【供供应管理】/【订货】/【编辑配配送审批单】】中检查审批批，审核后生生成《配送通通知单》，并并自动下传至至配送中心及及门店；5）、采购员员在【经营管管理】/【商商场配送处理理】/【按单单品编辑配送送审批单】中中检查审批，，审核后生成成《配送通知知单》4.3补货流流程------作业业流程注：1、补补货申申请汇汇总审审核后后系统统按规规则自自动拆拆分，，拆分分原则则为：：物流流模式式为直直送、、直通通的商商品生生成《《订货货审批批单》》；物物流模模式为为配送送的商商品生生成《《配送送审批批单》》；2、直直送、、直通通商品品审核核后，，需传传真或或在EC网站上上发布布《直直送商商品订订单》》和《《直通通商品品订单单》。。5.1自动动报警警参数数设置置------流程程图日结自自动出出单批量修修改订订货辅辅助表表修改订订货辅辅助表表总部、、二级级公司司门店5.2自动动报警警参数数设置置------流程程说明明自动报报警：：自动动报警警是在在日结结后根根据对对商品品自动动报警警设置置的参参数，，进行行自动动补货货，产产生订订货通通知单单；自动报报警参参数：：主要要包括括报警警类型型、销销售类类型、、销进进比例例、固固定补补货量量、陈陈列库库存、、临界界库存存、送送货天天数、、订货货单位位数量量、最最大库库存、、补货货周期期；如果商商品的的报警警类型型为不不报警警，则则其他他所有有参数数均无无效，，不能能自动动补货货；按临界界库存存报警警则先先判断断当前前库存存与陈陈列库库存之之和，，如果果大于于临界界库存存，就就不报报警，，否则则报警警订货货：订订纲数数量=（最最大库库存+陈列列库存存）-当前前库存存5.2自自动报警警参数设设置------流程程说明5）按销销进比报报警则：：如果100××最近销销售数量量100×最近近销售数数量÷最最近入库库数量≥≥销进比比例，则则执行如如下；a.如果日结结当天有有商品验验收入库库，不报报警，否否则计算算最近日日销售量量：最近近日销售售量=最最近销售售数量÷÷（日结结日期——验收日日期）如如果40×最近近日销售售量+陈陈列库存存<当前前库存不不报警，，否则执执行如下下b；b.如果上月月日平均均销售量量>0，，继续，，如果30×最最近日销销售量÷÷上月日日平均销销售量>3判断断：该商商品为畅畅销商品品或堆垛垛商品，，继续如如果陈列列库存>0判断断：堆垛垛商品，，执行c后，执行行d；否则，就就是畅销销商品，，执行c后，执行行e；5.2自自动报警警参数设设置------流程程说明c.如果上月月日平均均销售量量>0预预计日平平均销售售量=最最近日销销售量××alfa÷100＋上月日平平均销售售量×（（100-alfa）÷3000注：alfa为预测学学参数，，否则预预计日平平均销售售量=最最近日销销售量；；d.如果商品品为堆垛垛商品报报警订货货数量=最近入入库数量量；e.如果商品品为畅销销商品预预计日平平均销售售数量=最近日日销售量量×0.2＋上上月日平平均销售售量×（（1－0.2））÷30报警订订货数量量=订单单有效期期×预计计日平均均销售数数量注：：0.2为预测测学中移移动平均均系数，，30是是把一个个月当30天计计；5.2自自动报警警参数设设置------流程程说明6）按销销进比固固定量报报警，如如果100×最最近销售售数量÷÷最近入入库数量量≥销进进比例就就报警订订货报警警订货量量=固定定补货量量；5.3自自动报警警参数设设置------作业业流程1）、以以下情况况时，采采购员需需更改商商品的报报警参数数；a、新品引入入后指定定到二级级公司销销售；b、对某一商商品不合合理的报报警参数数进行更更改；c、对清场、、清柜的的商品停停止报警警；2）、采采购员在在总部的的【采购购管理】】/【订订货参数数设置】】/【【修改订订货辅助助表】中中，录录入需更更改的商商品编码码，修改改报警参参数保存存后即可可；6.1供供应商清清理、合合并管理理------流程图图查询供应应商清理理审批单单查询供应应商合并并审批单单供应商合合并审批批单供应商清清理审批批单二级公司司总部6.2供供应商清清理、合合并管理理------流程说说明1)、供供应商清清理、合合并只能能在总部部采购管管理子系系统做；；2)、供供应商清清理即把把供应商商与商品品的对应应关系取取消，供供应商不不能订货货、补货货、销售售；3)、供供应商合合并即把把供应商商与商品品的对应应关系转转入另一一个供应应商，另另一个供供应商可可对该供供应商的的商品订订货、补补货、销销售；6.3供供应商清清理、合合并管理理------作业流流程1）、采采购员按按供应商商进行清清理时，，录入一一个供应应商，所所有此供供应商的的商品与与结算方方式全部部显示出出来，并并且还显显示库存存数。一一旦审核核，此供供应商与与对应商商品取消消，不能能订货、、补货及及销售，，总部与与二级公公司可以以进行查查询；2）、采采购员按按供应商商进行合合并时，，从一个个供应商商转入另另一个供供应商，，即：前前一个供供应商的的所有商商品转入入另一个个供应商商中。审审核后，，前一个个供应商商的所有有商品对对应转入入供应商商；7.1预预收货------流流程图调度汇总总表供应商送送货时间间调度查询未送送货供应应商供应商送送货情况况统计验收单打印订货通知知单订货通知单重点供应商送送货时间表调度汇总表分店收货时间间段工作量订单按有效期期类型分配比例例送货时间段表表维护大类工作量定定义订单有效期类类型门店二级公司、总总部7.2预收货货------流程说明明1）、送货时时间段表维护护，这个模块块主要功能是是，对分店或或配送中心进进行送货的供供应商，它的的送货时间的的规定。一般般分为三段（（早、中、晚晚）；2）、大类工工作量的定义义，这个模块块主要功能是是，对每个大大类进行工作作量的安排；；3）、订单有有效期类型，，这个模块主主要功能是，，按天数划分分有效期的类类型，以及每每个有效期类类型的最大有有效天数，和和最小有效天天数；7.2预收货货------流程说明明4）、订单按按有效期分配配比例，这个个模块主要功功能是，每一一种有效类型型根据实际情情况来把一天天的工作量，，按比例进行行分配；5）、供应商商时间调度，，这个模块主主要功能是，，对每个供应应商的订单进进行预约（确确定送货日期期与时间）。。而且普通订订单才可以进进行预约。在在验收时一定定按照预约时时间来收货；；6）、调度汇汇总表，这个个模块是，用用来查看供应应商的送货时时间，及其以以前分配此供供应商的工作作量与当日分分配的工作量量。这个模块块与订单有效效期类型分配配工作量和分分店送货时间间、大类工作作量定义有联联系的；7.2预收货货------流程说明明7）、供应商商送货情况统统计与查询未未送货供应商商，这两个模模块主要是查查询前一天供供应商送货情情况，不过只只能在分店或或配送中心查查询；8）、总部或或二级公司下下订单时，根根据订单有效效期类型、送送货时间段、、分店收货时时间段工作量量、重点供应应商送货时间间、大类工作作量，来安排排供应商送货货时间、分店店收货时间以以及收货工作作量（即在指指定的收货时时间段分配的的验收工作量量）。订单下下传到供应商商、分店后，，如有特殊情情况，供应商商可以和分店店进行预约（（即：供应商商送货时间调调度）；9）、总部、、二级公司、、分店各有一一个调度汇总总表，但可以以各不相同，，原因是，总总部是根据自自己给分店下下传的订单进进行汇总，二二级公司是结结合总部和自自己给分店下下传的订单进进行汇总，分分店则综合总总部，二级公公司下传达的的订单，经过过送货时间调调度以后再汇汇总。总部或或二级公司的的预收货，只只能对预收货货的时间段、、工作量、有有效期类型的的比例等进行行维护，以及及进行查询调调度汇总表；；7.2预收货货------流程说明明10）、分店店的预收货，，其功能是对对所有的普通通订单进行预预约，而长期期订单或批发发性的订单则则不能进行预预约；11）、分店店收货的工作作量有一个原原则：对约定定好时间的重重点供应商，，安排收货的的工作量要多多些；7.2预收收货------流流程说明7.3预收收货------作作业流程1）、采购购员在总部部、二级公公司的【采采购管理】】/【预收收货】/【【送货时时间段表维维护】中中，按“增增加”可输输入“时间间段编号””、“起始始时间”、、“结束时时间”，如如时时间段编号号50、起起始时间21：30、结束时时间23：：30，选选某时间段段编号，按按“删除””即可删除除某时间段段；2）、采购购员在总部部、二级公公司的【采采购管理】】/【预收收货】/【【大类工作作量的定义义】中，，按“增加加”可输入入“大类””、“最大大品种数””、“最小小品种数””、“平均均工作量””后，按““保存”即即可增加此此大类工作作量的定入入，按“删删除”后可可删除一个个大类工作作量的定义义；7.3预收收货------作作业流流程3）、、采购购员在在总部部、二二级公公司的的【采采购管管理】】/【【预收收货】】/【【订单单有效效期类类型】】中中，按按“增增加””可