办公制度及商务礼仪课件

办公制度及商务礼仪

集团公司办公室

2007年8月

内容概要

第一部分：办公室职能第二部分：办公室有关制度办法第三部分：有关商务礼仪第一部分：办公室职能办公室作为综合管理部门，肩负着综合、协调、管理、服务等重要职责，发挥着承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽作用。根据鲁能集团人〔2007〕49号《集团公司总部部门职责》，集团公司办公室主要职责有以下10个方面：1、负责为集团公司中心工作和领导决策提供参谋服务；2、负责集团公司重要会议和重大活动的策划、组织、协调；3、负责集团公司重要会议决议事项、领导决策事项和重点工作的督查督办；4、负责文秘工作；5、负责公共关系、行政事务和公务接待工作；6、负责文书、档案、保密和总值班工作；7、负责鲁能门户网站建设，内外部信息收集与交流，对外信息披露；8、负责公务车辆管理和后勤服务；9、负责外事管理和对外合作与交流；10、负责北京联络处的管理，代管山西办事处。▲上述职责可概括为：参谋策划、组织协调、督查督办、综合文秘、信息管理、行政管理、对外联络、后勤服务等。▲从某种意义上讲，办公室职能作用发挥得如何，在一定程度上反映着总部水平，代表着总部形象，体现着总部作风。办公室工作的好坏，不仅仅看自身的微观目标，更重要的是看在保证全局宏观目标中所起的作用。▲办公室应当围绕全局工作中的重点、难点、热点、敏感点问题，思考、设计和开展工作，为领导决策提供服务，为推进各项工作搞好组织协调。办公室工作离不开领导的信任和关心，离不开各单位的支持与配合。▲办公室的工作往往综合性比较强，很多工作需要涉及多个部门和公司，需要相互支持、相互帮助、相互促进，齐心协力完成任务。▲办公室工作应当积极争取赢得领导的理解、关心和支持，才能更好地发挥应有的作用。办公室工作必须根据形势发展的需要，围绕公司中心工作，不断创新，不断提升。集团公司办公室，近期总体工作思路是：进一步增强“四个能力”（公关协调、团队执行、学习创新、策划设计），强化“四个意识”（大局、创新、服务、奉献），树立“四个形象”（忠诚、团结、勤奋、廉洁），切实发挥综合协调、服务大局的作用，努力提高对集团全局工作的贡献率。第二部分：办公室有关制度办法近年年来来，，办办公公室室非非常常重重视视基基础础管管理理工工作作，，不不断断制制订订和和修修订订完完善善各各项项制制度度办办法法。。主主要要包包括括：：重大大事事项项报报告告制制度度、、保保密密工工作作制制度度、、信信息息工工作作制制度度、、向向地地方方党党委委政政府府定定期期汇汇报报制制度度、、公公文文管管理理办办法法、、档档案案管管理理制制度度、、印印章章管管理理办办法法、、督督察察督督办办制制度度、、行行政政值值班班制制度度、、出出国国管管理理办办法法、、会会议议管管理理办办法法、、接接待待管管理理办办法法等。。上述述制制度度办办法法主主要要内内容容如如下下：：一、、重重大大事事项项报报告告制制度度▲所属属单单位位发发生生下下列列重重大大事事项项必必须须报报告告集集团团公公司司：：1、、改改革革、、发发展展、、管管理理、、经经营营、、队队伍伍方方面面的的敏敏感感事事项项；；2、、生生产产过过程程中中发发生生人人身身死死亡亡、、重重伤伤、、群群伤伤事事故故，，重重大大设设备备事事故故及及停停机机停停产产，，重重大大交交通通、、火火灾灾、、盗盗窃窃等等事事故故；；3、、影影响响鲁鲁能能声声誉誉的的政政治治事事件件、、刑刑事事犯犯罪罪、、民民事事纠纠纷纷；；4、、集集体体上上访访事事件件；；5、、重重大大经经济济案案件件或或受受到到执执法法机机关关查查处处的的事事件件；；6、、重重大大泄泄密密事事件件；；7、、重重要要视视察察、、考考察察等等活活动动（（原原则则上上厅厅局局级级及及以以上上领领导导等等））；；8、、重重要要涉涉外外活活动动；；9、、各各类类突突发发事事件件及及其其它它应应报报告告的的事事项项。。▲上上述述重重大大事事项项发发生生时时，，应应在在第第一一时时间间向向集集团团公公司司办办公公室室电电话话报报告告，，随随后后进进行行书书面面报报告告。。▲重重大大事事项项报报告告要要实实事事求求是是，，做做到到不不拖拖延延、、不不瞒瞒报报、、不不漏漏报报，，不不能能报报喜喜不不报报忧忧。。▲各各单单位位负负责责人人及及办办公公室室负负责责人人应应保保持持通通讯讯24小小时时畅畅通通。。遇遇有有人人员员、、通通讯讯方方式式变变动动，，应应及及时时告告知知集集团团公公司司办办公公室室。。二、、保保密密工工作作制制度度▲公司司秘秘密密是是关关系系公公司司权权益益，，在在一一定定时时间间内内只只限限一一定定范范围围人人员员知知悉悉的的事事项项。。包包括括：：1、、重重大大决决策策中中的的秘秘密密事事项项；；2、、尚尚未未付付诸诸实实施施的的经经营营战战略略、、规规划划等等；；3、、重重要要会会议议记记录录、、各各类类合合同同和和协协议议文文本本等等；；4、、财财务务预预决决算算报报告告及及经经营营、、统统计计报报表表等等；；5、、人人事事档档案案，，工工资资性性、、劳劳务务性性收收入入资资料料；；6、、公公司司领领导导讲讲话话和和重重要要活活动动安安排排；；7、、其其他他应应当当保保密密的的事事项项和和资资料料。。▲公公司司秘秘密密分分为为““绝绝密密””、、““机机密密””、、““秘秘密密””三三级级。。(一)绝绝密：是最重要要的秘密密，泄露露会使公公司权益益遭受特特别严重重的损害害。如对对外并购购、二级级市场运运作、股股权变更更、收益益分配等等。(二)机机密：是重要的的秘密，，泄露会会使公司司权益遭遭受到严严重的损损害。如如人事安安排、财财务报表表、统计计资料、、重要会会议记录录、公司司经营情情况等。。(三)秘秘密：是一般的的秘密，，泄露会会使公司司权益和和利益遭遭受损害害。如人人事档案案、合同同、协议议、领导导活动安安排、尚尚未公开开的各类类信息等等。▲属于公公司秘密密的文件件、资料料，应当当标明密密级。对对于密级级文件、、资料和和其它物物品，必必须采取取保密措措施：(一)非非经批准准，不得得复制和和摘抄；；(二)文文件的收收发、传传递、清清交、归归档工作作，由专专人负责责，存放放在具有有安全装装置的柜柜橱内；；外出携携带必须须采取必必要的安安全措施施。(三)人人员离开开时，密密级文件件须入柜柜上锁，，不允许许在办公公桌上摆摆放。▲召开涉涉及公司司秘密内内容的会会议，应应采取下下列措施施：(一)选选择具备备保密条条件的会会议场所所。(二)对对参加会会议人员员，由召召集人指指定。(三)依依照保密密规定管管理会议议文件。。(四)用用专门门的保密密笔记本本记录。。(五)按按照议题题分别下下发会议议纪要。。▲在对外外交往与与合作中中需要提提供的资资料涉及及公司秘秘密，应应事先经经公司领领导批准准。▲对传阅阅的秘密密文件、、资料，，阅后退退交办公公室文书书，不得得横传，，不得向向规定范范围以外外的人员员传阅。。▲跟随领领导的司司机、接接触领导导办公室室的公务务人员和和秘书人人员，凡凡与本人人工作无无关的密密级文件件，做到到不看、、不听、、不传。。▲不准在在私人交交往中泄泄露公司司秘密，，不准在在公共场场所谈论论公司秘秘密，不不准以普普通信函函方式传传递公司司秘密。。▲公司司对外外宣传传稿件件、对对外提提供的的资料料和数数据，，要严严格履履行审审查制制度。。▲发现现公司司秘密密已经经泄露露或者者可能能泄露露时，，应当当立即即报告告，并并采取取补救救措施施。▲运行行OA系统统和互互联网网的计计算机机，必必须设设立安安全有有效的的防火火墙。。任何何人不不得在在电子子公告告系统统、聊聊天室室上发发布、、谈论论和传传播公公司秘秘密信信息。。不得得利用用电子子邮件件传递递公司司秘密密信息息。▲公司司淘汰汰的计计算机机必须须删除除硬盘盘上的的所有有储存存信息息。▲出现现下列列情况况之一一者，，给予予警告告和处处罚：：(一)泄露露公司司秘密密，尚尚未造造成严严重后后果或或经济济损失失的；；(二)已已泄露露公司司秘密密，但但采取取补救救措施施挽回回损失失的。。▲出现现下列列情况况之一一的，，视情情节给给予处处分、、解除除劳动动合同同，直直至追追究法法律责责任。。(一)故意意或过过失泄泄露公公司秘秘密，，造成成严重重后果果或重重大经经济损损失的的；(二)为为他人人窃取取、刺刺探、、收买买或违违章提提供公公司秘秘密的的；(三)利用用职权权强制制他人人违反反保密密规定定的。。三、信信息工工作制制度▲加强强信息息化建建设的的规划划。实实施LN128工程程（1个信信息平平台、、2级级数据据中心心、8大应应用系系统）），建建设覆覆盖各各产业业、各各企业业、各各项目目的信信息管管理系系统，，实现现信息息资源源即时时传递递和实实时监监控，，为管管理提提供信信息依依据。。▲目前前《集集团公公司信信息建建设规规划》》已经经总裁裁办公公会通通过，，正在在推进进实施施。5月份份专门门举行行了培培训班班。▲做好各各所属属公司司子站站建设设1、子子站建建设要要坚持持“四四个统统一””：统统一领领导，，统一一规划划，统统一标标准，，统一一组织织实施施。2、子子站建建设要要做到到“三三个突突出””：突突出行行业特特点，，突出出时效效性，，突出出人性性化。。3、各各所属属公司司子站站纳入入集团团公司司门户户网站站。▲做好好信息息上报报工作作。主主要包包括：：1、集集团公公司层层面的的重大大事项项。包包括领领导视视察、、召开开重要要会议议、出出台重重要政政策、、重要要项目目进展展等。。2、所所属公公司的的重大大事项项。包包括项项目重重大突突破、、新企企业成成立、、重要要领导导视察察等。。3、其其他需需上报报的重重要信信息。。▲加强强信息息披露露管理理。各各公司司子站站对外外披露露和发发布的的本公公司重重要信信息，，须经经本公公司领领导审审查；；凡涉涉及集集团全全局性性工作作的重重要信信息，，须报报集团团公司司信息息中心心审查查，由由门户户网站站统一一发布布。四、向向地方方党委委、政政府定定期汇汇报制制度▲为赢赢得地地方党党委、、政府府的关关心支支持，，加快快重点点项目目在规规划审审批、、核准准开工工、资资源配配置、、土地地批复复、环环保支支持等等方面面取得得突破破性进进展，，各重重点项项目公公司（（筹建建处））要建建立向向地方方党委委、政政府定定期汇汇报工工作制制度。。原则则上要要求：：1、每每半年年向所所在省省（市市、自自治区区）党党委、、政府府主要要领导导汇报报1次次工作作；2、每每季度度向所所在省省（市市、自自治区区）政政府分分管领领导和和国家家发改改委等等领导导汇报报1次次工作作；3、每每月向向所在在省（（市、、自治治区））政府府主管管部门门汇报报1次次工作作；4、建建立与与所在在地市市党委委、政政府日日常工工作汇汇报和和沟通通制度度；5、加加强对对工作作汇报报的研研究和和策划划，注注重效效果，，突出出重点点，克克服主主要矛矛盾，，解决决关键键问题题。6、加加强公公关活活动，，强化化项目目宣传传，提提高突突破能能力。。五、公公文管管理办办法（近期集团团公司办公公室将专门门举行文秘秘培训班））▲公文处理理应坚持实实事求是、、精简、高高效的原则则，做到及及时、准确确、安全。。公文由办办公室统一一收发、传传递、用印印、立卷、、归档和销销毁。▲公司常用用的公文种种类主要有有：决定，，通知，通通报，报告告，请示，，批复，函函，意见，，会议纪要要。▲按行文方方向分为：：下行文、、上行文、、平行文。。▲公文一般般由发文单单位标识、、秘密等级级、紧急程程度、字号号、签发人人、标题、、主送单位位、正文、、附件、印印章、成文文日期、主主题词、抄抄送单位等等组成。▲正式公文文用纸应按按国际标准准为A4型型，左侧装装订。标题题用2号宋宋体，正文文用3号仿仿宋体，每每行28个个字，每页页22行。。▲凡主送集集团公司的的请示、报报告，由集集团公司办办公室统一一处理。除除特殊情况况外，不要要将报送的的文件直接接送公司领领导个人。。（各类工作作呈报也应应由集团公公司办公室室统一处理理，便于登登记、跟踪踪和督查））▲收文程序序主要包括括：签收、、登记、审审核、拟办办、批办、、承办、催催办等。▲请示和报报告要分开开，请示问问题要做到到一文一事事，不要一一文数事，，更不要把把请示的问问题夹在报报告、纪要要、简报中中。▲不能越级级请示。集集团公司不不直接受理理各公司下下属机构的的请示件。。▲公文流转转原则上通通过OA系系统进行，，推进办公公现代化。。六、档案管管理制度▲档案是指指生产、经经营、管理理等各项活活动中形成成的，具有有保存利用用价值的各各种文字、、图表、声声像、电子子等不同形形式和载体体的历史记记录。▲档案管理理工作是企企业管理基基础工作的的重要组成成部分，是是反映公司司历史真实实面貌、维维护企业合合法权益的的一项重要要工作，要要坚持集中中统一、真真实可靠、、完整齐全全、便于利利用的原则则。▲集团公公司及所属属企业要加加强对档案案工作的领领导和管理理，为档案案工作提供供必要的条条件，保障障档案工作作的正常开开展。▲档案工作作的基本任任务：负责责收集、整整理和保管管各种门类类和载体的的档案；指指导所属单单位档案收收集整理工工作；加强强档案信息息资源开发发利用，为为领导决策策和各项业业务工作提提供参考和和依据。▲档案管管理工作的的主要职责责：设立档档案室，作作为各类档档案的贮存存和利用中中心；接受受集团公司司各部门、、企业形成成的文件资资料，并进进行分类、、整理和管管理；为各各单位提供供查找利用用；对各部部门及所属属公司档案案工作进行行指导、监监督和业务务培训。▲集团公司司及所属公公司、企业业要根据企企业实际，，设立专、、兼职档案案管理员。。▲工作人员员在公务活活动中形成成的文件材材料，按照照规定应当当归档的，，必须收集集、整理，，并按规定定时限交档档案室集中中归档管理理。▲各业务部部门指定专专人负责经经营管理中中形成的各各种载体文文件材料，，进行积累累、整理，，并按要求求及时归档档。▲凡属应归归档的文件件材料是维维护企业合合法权益和和历史真实实面貌的重重要依据，，任何部门门和个人不不得将公务务活动中形形成的档案案材料据为为己有或拒拒绝归档，，不得伪造造和擅自销销毁档案。。▲调离工作作岗位时，，须将应归归档的文件件资料等移移交给原单单位，不得得自行带走走或销毁。。▲文书类档档案（1）各类类重要会议议、重大活活动等纪要要及相关材材料；（2）上级级部门和有有关单位制制发的涉及及公司的来来文；（3）以集集团公司、、党委等名名义制发的的正式文电电；（4）各类类章程、制制度、办法法等文件材材料；（5）各类类工作汇报报等重要材材料；（6）与有有关单位签签订的合同同、协议、、会谈纪要要等；（7）重要要公务活动动中的领导导讲话等文文件材料；；（8）外事事外访、业业务考察中中形成的各各类材料；；（9）经审审定的中长长期发展战战略、规划划、投资计计划及重大大改革调整整方案等；；（10）其其他需要归归档的文件件材料。▲财务类档档案(1)各类类会计凭证证；(2)各类类会计账簿簿；(3)各类类财务报告告；▲审计类档档案(1)各项项审计通知知、结论、、决定等；；(2)各项项审计方案案、记录等等材料；(3)各项项审计报告告、整改方方案及有关关材料；(4)配配合其他部部门专案检检查的有关关材料。▲科技、工工程类档案案(1)大大修、技改改和科技进进步等档案案资料；(2)各各类投资项项目前期综综合文件，，工程初设设、工程管管理文件材材料及图纸纸；(3)工工程、物资资设备招投投标等文件件资料。▲人事类档档案(1)干部部、职工档档案；(2)调出出、调入统统计报表等等；(3)劳劳动合同等等形成的各各种文件材材料。▲照片档案案(1)反映映公司重要要成果的照照片；(2)重重要公务活活动、重大大事件、重重大事故的的照片。▲声声像像、、实实物物档档案案(1)重重要要公公务务活活动动、、重重大大事事件件、、外外事事活活动动形形成成的的音音像像材材料料；；(2)重重要要会会议议形形成成的的音音像像材材料料；；(3)集集团团公公司司所所获获得得的的荣荣誉誉奖奖状状、、奖奖杯杯、、奖奖牌牌、、奖奖旗旗及及各各类类奖奖励励证证书书；；(4)生生产产、、经经营营、、管管理理等等方方面面所所取取得得的的资资质质证证书书，，营营业业执执照照等等各各类类具具有有法法律律效效力力的的证证件件；；▲其其他他需需要要归归档档的的档档案案。。▲归归档档时时间间：：文文件件材材料料，，应应在在次次年年6月月30日日前前，，将将应应归归档档文文件件材材料料由由各各部部门门负负责责人人审审定定后后，，移移交交档档案案室室归归档档；；照照片片、、声声像像、、实实物物档档案案，，应应在在活活动动结结束束一一个个月月内内移移交交档档案案室室。。▲为为便便于于专专业业化化管管理理和和查查找找利利用用，，人人事事类类、、财财务务类类、、审审计计类类档档案案，，由由职职能能部部门门指指定定专专人人整整理理，，并并按按有有关关规规定定立立卷卷和和归归档档保保管管，，暂暂不不移移交交档档案案室室统统一一归归档档；；科科技技类类档档案案由由业业主主单单位位按按有有关关规规定定立立卷卷归归档档。。▲档案案管管理理档案案保保管管：：核核对对、、接接收收、、分分类类编编号号等等。。档案案库库房房管管理理：：采采用用先先进进技技术术设设备备保保管管档档案案，，做做好好库库房房防防盗盗、、防防火火、、防防光光、、防防潮潮、、防防尘尘和和防防污污染染等等。。档案案鉴鉴定定和和销销毁毁：：保保管管期期限限分分为为永永久久、、长长期期、、短短期期三三个个档档次次。。对对失失去去保保存存价价值值的的档档案案，，编编制制销销毁毁清清册册，，经经集集团团公公司司领领导导审审批批。。档案案更更改改：：凡凡己己归归档档的的案案卷卷原原则则上上不不允允许许修修改改。。确确因因原原档档有有误误需需要要更更改改时时，，经经集集团团公公司司领领导导批批准准。。▲电子子档档案案管管理理具有有档档案案保保存存价价值值的的电电子子公公文文、、电电子子文文献献资资料料等等，，必必须须归归档档保保护护，，维维护护电电子子文文件件的的原原始始性性、、真真实实性性。。通过过OA系系统统流流转转和和签签署署的的有有关关文文件件，，及及时时进进行行整整理理归归档档，，防防止止更更改改和和丢丢失失。。▲档案案信信息息开开发发利利用用档案案室室要要为为档档案案利利用用创创造造条条件件，，提提供供方方便便，，实实现现信信息息共共享享。。各部部门门、、所所属属企企业业查查阅阅利利用用档档案案，，应应履履行行借借阅阅手手续续，，不不得得擅擅自自转转借借、、涂涂改改、、损损毁毁、、丢丢失失档档案案，，用用后后及及时时归归还还。。七、、印印章章管管理理办办法法▲印印章章是是公公司司经经营营管管理理活活动动中中行行使使职职权权、、明明确确各各种种权权利利义义务务关关系系的的重重要要凭凭证证和和工工具具。。包包括括：：公公司司印印章章、、党党委委印印章章、、法法定定代代表表人人印印章章、、财财务务专专用用章章、、合合同同专专用用章章等等。。▲办办公公室室负负责责对对各各类类印印章章的的刻刻制制、、保保管管、、使使用用、、销销毁毁等等进进行行指指导导和和监监督督检检查查。。▲新新启启用用的的印印章章，，由由办办公公室室留留有有印印模模备备案案，，并并办办理理交交接接手手续续。。▲除除已已经经公公司司领领导导签签署署的的发发文文、、合合同同、、协协议议等等外外，，其其他他情情况况用用印印，，须须填填写写《《申申请请单单》》，，按按程程序序审审批批后后方方可可用用印印。。▲印印章章原原则则上上不不得得带带出出公公司司使使用用。。确确因因工工作作需需要要携携带带外外出出使使用用时时，，须须经经集集团团公公司司领领导导批批准准，，由由专专人人负负责责携携带带使使用用。。▲严禁在空白白纸、合同范范本、介绍信信上加盖印章章。▲废止印章由由办公室负责责收回，并按按有关规定登登记备案后，，指派专人监监督销毁。▲对于不按规规定刻制、保保管、使用印印章，给公司司造成经济损损失、工作被被动或不良影影响的，视情情况给予相关关人员行政处处分或经济处处罚。构成犯犯罪的，依法法追究刑事责责任。八、督察督办办制度▲重要工作事事项，是指重重要会议决定定的重大问题题；集团公司司领导安排的的重点工作。。▲重要工作事事项，由各部部门、所属公公司按工作要要求、职责分分工贯彻落实实。办公室负负责对总裁办办公会等决策策事项以及公公司领导安排排部署的重点点工作进行督督察督办。董董事会决策的的各类事项，，由董事会秘秘书负责督察察督办。党委委会决策的各各类事项，由由政工部负责责督察督办。。▲督察、督办办的主要任务务是，督促有有关单位按要要求贯彻落实实好重要工作作事项；检查查了解重要工工作事项的贯贯彻落实进展展情况，为集集团公司领导导掌握信息、、指导工作、、完善决策提提供依据；协协助集团公司司领导对有关关问题进行协协调。▲督察、督办办工作应实事事求是、突出出重点、讲求求时效。▲有关单位对对公司重要工工作事项，必必须认真贯彻彻落实。同一一事项由几个个单位共同落落实的，主办办单位应主动动商同会办单单位研究实施施，会办单位位应积极配合合。▲集团公司安安排的重大事事项，有关单单位应于15日内将执行行情况反馈集集团公司办公公室。对紧急急重要决策，，办公室随时时进行督察、、督办。▲有关单位对对贯彻落实集集团公司重要要工作事项中中难以协商解解决的问题，，可报集团公公司办公室协协调。九、行政值班班制度▲行政值班的的主要任务：：1、掌握、协协调公司重要要活动及信息息动态；2、做好重要要工作事项和和重大活动的的对外联络；；3、保持与各各级党委政府府的信息渠道道畅通，以及及公司内部之之间的工作联联络和衔接；；4、办理急办办工作以及急急电、急文；；5、协调处理理突发事件和和应急事项。。▲加强管理，，确保值班电电话畅通。集集团公司办公公室负责公司司系统重要信信息动态的综综合汇总。集集团公司各部部门、所属公公司主要负责责人及办公室室负责人随时时保持通讯畅畅通。▲坚持重大事事项请示报告告和跟踪反馈馈制度。各公公司对重要信信息和重大事事项，要根据据情况及时向向本公司领导导或集团公司司总值班人员员报告；急情情要务、安全全事故等突发发事件，必须须及时向集团团公司报告，，并做好跟踪踪、协调、落落实、处理、、反馈等工作作。十、出国管理理办法▲公司员工及及受公司邀请请参加公司组组团的其他单单位人员，到到国外考察、、业务洽谈、、培训等，须须报集团公司司审批。申报报文件包括：：1、出访目的的；2、出访国家家及地区；3、境外工作作期限；4、人员组成成；5、经费来源源；6、境外单位位邀请函；7、出访路线线及活动日程程；8、出访任务务的支持性文文件：合同、、协议等。▲出国组团必必须根据工作作需要，做到到任务明确具具体，人员精精干内行。要要严格控制团团组规模及在在外时间，一一般一事一办办，事毕即回回国。▲集团公司组组织的团组，，由办公室会会同有关单位位，提出与出出访任务相适适应的参加人人员方案，报报总裁审批。。▲须公司派员员参加的出国国任务，由集集团公司办公公室根据组团团单位要求，，提出建议方方案，报总裁裁审批。▲各单位涉外外合作项目，，需到境外考考察、验收、、培训、参加加会议等，由由各单位按要要求报集团公公司办公室审审查后，报总总裁审批。▲各单位申报报的出国团组组中，如有跨跨单位的人员员（包括翻译译人员），需需由所在单位位出具同意函函，经组团单单位统一向集集团公司申报报。▲集团公司领领导因公出国国，由集团公公司总裁提出出意见，报董董事长审批；；其他人员因因公出国由总总裁审批。▲集团公司人人力资源部负负责出国人员员政审工作。。▲出国人员出访访前必须进行行出国教育：：1、明确出国国任务。每个个出国人员明明确出国的工工作内容、时时间、要求及及目标。2、涉外法规规教育。明确确并严格遵守守涉外人员守守则以及外事事、保密、财财经纪律等。。3、学习涉外外安全知识，，增强安全意意识，以防泄泄密、财物丢丢失及人身伤伤害等不安全全事件。4、了解民俗俗民情，教育育出国人员遵遵守当地法律律、法规，尊尊重所在国家家风俗习惯。。5、遵守出入入境、卫生免免疫、海关检检查、国际旅旅行、外交礼礼节等方面的的规定和常识识。▲加强出国团团组的领导。。指定政治性性强、有组织织能力、熟悉悉业务、善于于管理的干部部担任团组负负责人，实行行团长负责制制，统一组织织协调出国前前后和在国外外期间的活动动。▲出国人员出出访期间如发发生意外情况况，应及时向向集团公司办办公室报告。。▲出访团组在在出访期间，，要圆满完成成出访任务，，并于回国后后15日内写写出出访报告告，报集团公公司办公室。。▲对于于长期期在境境外工工作人人员，，要强强化思思想教教育。。主要要负责责人要要定期期回国国述职职，其其他人人员每每季度度要向向境外外负责责同志志汇报报一次次工作作、学学习、、生活活情况况。▲对出出国团团组和和人员员进行行必要要的考考核。。对完完成任任务好好，贡贡献突突出的的给予予表彰彰；对对玩忽忽职守守、违违法乱乱纪、、损害害国格格的要要严肃肃处理理，情情节严严重的的要追追究团团组负负责人人和出出国人人员所所在单单位的的责任任，并并限制制责任任人再再次出出国。。▲严格格遵守守财务务纪律律，出出国费费用执执行国国家有有关规规定和和标准准，确确因工工作需需要在在境外外发生生接待待等费费用，，应在在出国国前提提出申申请。。▲因公公出国国护照照的管管理护照的的发放放、种种类、、有效效期均均由外外事部部门确确定。。护照照一经经签发发，即即行生生效。。持照照人应应逐项项核对对护照照各项项内容容，如如有不不符应应及时时反映映。持持照人人用中中文在在护照照上相相应位位置签签名，，否则则仍属属无效效。▲集团团公司司办公公室负负责护护照的的收缴缴、集集中保保管和和办理理借用用手续续。对对过期期护照照在请请示外外事部部门同同意后后，负负责定定期销销毁工工作。。▲出国国团组组负责责人在在回国国后15天天内以以团组组为单单位收收缴护护照，，统一一交至至集团团公司司办公公室。。▲持照照人如如需再再次使使用护护照，，须向向集团团公司司办公公室提提出申申请并并办理理手续续。▲常驻驻国外外人员员临时时回国国或因因工作作需要要持有有多次次出入入境签签证的的护照照人员员，护护照可可由持持照人人保管管，到到集团团公司司办公公室备备案。。▲如护护照丢丢失，，应立立即向向集团团公司司办公公室和和当地地公安安机关关报告告挂失失，所所在单单位应应在两两日内内以书书面形形式报报集团团公司司办公公室，，以便便转报报国家家有关关部门门备案案。▲对违违反护护照管管理规规定，，集团团公司司根据据情节节给予予必要要的处处理，，严重重者将将不再再派其其出国国或缓缓、停停办其其所在在单位位的出出国事事宜。。▲牢固固树立立外事事无小小事的的思想想，杜杜绝违违反外外事纪纪律现现象。。▲任何何单位位不得得违反反集团团公司司有关关规定定绕过过集团团公司司审批批程序序擅自自派遣遣人员员出国国。▲不准准参加加出国国旅游游的团团组或或巧立立名目目公费费参与与出国国旅游游。▲必须须严格格执行行国家家外事事有关关规定定，不不得绕绕道或或延长长境外外停留留时间间，不不得随随意追追加顺顺访国国家和和地区区。如如有特特殊情情况，，须报报集团团公司司同意意并经经原审审批机机关批批准。。如确确实来来不及及事先先请示示国内内的，，应尽尽可能能征得得我有有关驻驻外使使领馆馆同意意，并并在回回国后后如实实报告告，提提供有有效证证明。。▲要加加强出出国人人员选选拔，，切实实选拔拔政治治可靠靠、德德才兼兼备、、业务务对口口、有有业务务经验验的人人员。。不准准弄虚虚作假假，搞搞平衡衡和搭搭车出出国。。▲团组组领导导要切切实加加强团团组人人员管管理，，以身身作则则，严严格遵遵守组组织原原则和和外事事纪律律。▲如有有亲属属在前前往国国家（（地区区）居居住，，出访访前需需向集集团公公司如如实说说明。。在境境外执执行公公务期期间不不得擅擅自离离开驻驻地单单独活活动，，外出出要2人以以上。。如有有特殊殊情况况，应应向派派团单单位或或团长长汇报报。▲不不得得涉涉足足违违反反我我国国法法律律法法规规的的敌敌对对和和色色情情场场所所，，不不得得参参与与各各类类敌敌对对组组织织活活动动，，更更不不准准将将有有反反动动内内容容的的资资料料、、音音像像制制品品带带回回国国内内。。▲出出国国人人员员要要发发扬扬团团结结、、友友爱爱、、互互助助的的精精神神，，讲讲究究文文明明礼礼貌貌，，维维护护国国家家和和鲁鲁能能形形象象。。▲出出国国人人员员要要严严守守国国家家及及企企业业的的技技术术、、商商业业秘秘密密，，严严格格遵遵守守涉涉外外保保密密规规定定。。出出访访期期间间不不要要携携带带涉涉及及上上述述秘秘密密的的文文件件资资料料，，如如确确因因工工作作需需要要携携带带，，需需报报集集团团公公司司批批准准并并采采取取保保密密措措施施。。▲不不得得利利用用工工作作之之便便谋谋求求私私利利，，不不得得背背着着组组织织与与外外国国人人私私下下交交易易，，不不得得向向接接待待单单位位或或个个人人索索讨讨或或变变相相索索讨讨礼礼品品，，不不得得向向外外国国人人借借款款或或挪挪用用公公款款私私用用，，不不得得私私自自让让外外国国人人邀邀请请出出访访或或资资助助子子女女、、亲亲属属出出国国求求学学或或谋谋求求职职业业。。▲严严格格请请示示报报告告制制度度。。在在授授权权范范围围之之外外个个人人不不得得作作出出任任何何决决定定、、承承诺诺或或签签署署任任何何协协议议等等文文件件。。对对把把握握不不准准的的问问题题要要及及时时请请示示。。▲要要严严格格遵遵守守海海关关有有关关规规定定，，严严禁禁携携带带违违禁禁物物品品或或超超量量携携带带限限量量物物品品。。▲对对违违反反外外事事纪纪律律的的，，除除按按国国家家有有关关规规定定处处理理外外，，责责任任人人及及所所在在单单位位应应写写出出书书面面检检查查，，集集团团公公司司对对责责任任人人及及所所在在单单位位采采取取通通报报批批评评、、限限制制责责任任人人再再次次出出国国、、缓缓期期受受理理责责任任单单位位出出国国任任务务申申报报等等。。▲加强强因因公公出出国国全全过过程程管管理理1、、加加强强审审批批管管理理。。因因公公出出国国要要坚坚持持““必必须须、、合合法法、、有有效效””的的原原则则。。对对无无实实质质内内容容及及重重复复考考察察任任务务不不予予审审批批。。2、、加加强强教教育育管管理理。。经经集集团团公公司司办办公公室室授授权权，，各各单单位位出出国国专专责责人人可可负负责责本本单单位位组组团团的的出出国国教教育育。。3、、加加强强境境外外管管理理。。团团长长要要认认真真负负责责，，严严格格管管理理，，保保证证团团组组按按批批准准的的业业务务、、期期限限、、路路线线等等完完成成任任务务。。团团组组在在境境外外接接受受驻驻外外使使领领馆馆领领导导，，如如遇遇重重大大问问题题要要及及时时采采取取措措施施，，并并向向集集团团公公司司汇汇报报。。▲因私私出出国国管管理理1、、因因私私出出国国是是指指职职工工出出国国定定居居、、探探亲亲、、访访友友、、继继承承财财产产、、留留学学、、旅旅游游以以及及从从事事其其他他非非公公务务活活动动。。2、、因因私私出出国国的的全全部部费费用用由由本本人人承承担担。。3、、公公司司高高管管人人员员及及有有关关财财务务、、涉涉密密等等人人员员因因私私出出国国，，须须经经集集团团公公司司人人力力资资源源部部提提出出意意见见并并报报集集团团公公司司领领导导审审批批。。上上述述人人员员回回国国后后，，护护照照交交集集团团公公司司办办公公室室统统一一保保管管。。4、、如如因因工工作作需需要要，，职职工工持持因因私私护护照照出出国国执执行行公公务务活活动动，，须须按按集集团团公公司司因因公公出出国国管管理理规规定定办办理理报报批批手手续续。。十一一、、会会议议管管理理办办法法▲各各类类会会议议应应遵遵循循精精简简、、务务实实、、高高效效、、规规范范、、节节俭俭的的原原则则，，尽尽量量压压缩缩会会议议，，能能合合并并召召开开的的会会议议合合并并召召开开，，能能以以视视频频形形式式召召开开的的以以视视频频形形式式召召开开。。▲集集团团公公司司办办公公室室牵牵头头负负责责集集团团公公司司重重要要会会议议的的管管理理、、协协调调和和组组织织工工作作。。▲按按照照会会议议内内容容和和形形式式，，集集团团公公司司会会议议分分为为综综合合性性会会议议、、专专题题性性会会议议、、例例行行性性会会议议和和其其他他类类会会议议。。综合合性性会会议议包包括括：：股股东东会会、、董董事事会会、、监监事事会会会会议议；；年年度度、、年年中中工工作作会会议议；；党党委委会会及及扩扩大大会会议议；；总总裁裁办办公公会会。。专题性会会议包括括：集团团公司职职能部门门组织召召开的专专题会议议、所属属公司组组织召开开的专业业会议。。例行性会会议包括括：周工工作例会会、月度度工作例例会、经经营分析析会。其他类会会议包括括：现场场会、报报告会、、座谈会会、表彰彰会以及及临时性性会议等等。▲对大型型会议实实行计划划管理。。集团公公司各部部门、所所属公司司于每年年11月月30日日前，将将次年度度本单位位主办的的综合性性、专题题性会议议提出计计划，经经集团公公司办公公室汇总总审查后后，报集集团公司司领导审审批。▲各单位位应严格格执行集集团公司司审批下下达的会会议计划划。因特特殊情况况需调整整会议计计划，或或确需举举办计划划外综合合性、专专题性会会议，主主办单位位应提前前报集团团公司办办公室。。▲对各类类会议的的组织实实施，应应明确主主办或牵牵头单位位、协助助或配合合单位，，明确职职责分工工。对于于大型综综合性会会议，应应事先策策划编制制筹备方方案，成成立会议议筹备领领导小组组和工作作小组，，明确责责任人，，充分做做好准备备工作。。▲集团公公司股东东会、董董事会、、监事会会按照《《公司法法》和《《集团公公司章程程》有关关规定召召开，由由董事会会秘书负负责组织织。▲党委会会议，由由集团公公司政工工部和党党委秘书书负责组组织。▲集团公公司年度度、年中中工作会会议由集集团公司司办公室室负责组组织，并并应成立立会议筹筹备领导导小组和和工作小小组。▲总裁办办公会由由办公室室负责组组织。▲专题性性会议根根据会议议内容由由相关职职能部门门牵头组组织，必必要时由由办公室室等部门门配合。。所属公司司组织召召开的会会议，需需要集团团公司领领导参加加的，应应事先报报集团公公司办公公室协调调。▲周工作作例会、、总裁月月度工作作例会，，由办公公室负责责组织。。▲月度工工作例会会、经营营分析会会，由规规划发展展部牵头头组织，，有关部部门配合合。▲其他类类会议和和临时性性会议，，根据会会议内容容由相关关职能部部门牵头头组织，，必要时时由办公公室等部部门配合合。▲会议牵牵头组织织部门根根据需要要撰写会会议决议议、纪要要、督办办通知等等，报送送会议主主持人签签发，并并负责对对会议有有关事项项贯彻落落实情况况进行督督办、检检查和反反馈。▲会会前、会会中和会会后形成成的各类类文件资资料、音音像资料料等，由由会议牵牵头组织织部门进进行统一一汇总整整理，并并按照《《公司档档案管理理制度》》有关规规定，及及时移交交档案管管理部门门立卷归归档。▲涉及企企业秘密密内容的的会议，，应严格格执行《《公司保保密工作作制度》》及有关关制度规规定。▲会议期期间分发发的涉密密文件资资料，会会议结束束后应由由主办单单位全部部收回，，任何个个人不得得将文件件资料带带离会场场。▲对于密级会会议纪要，应应根据不同议议题以书面形形式分别下发发相关责任单单位。纪要发发放应填写发发放清单做好好记录，接收收单位应指定定专人接收、、妥善保管，，每半年由发发放单位全部部收回后保存存或销毁。纪纪要及各类密密级文件均不不得在办公自自动化中传递递，接收单位位不得复制、、转发或遗失失。▲会议经费管管理。一般性性会议应安排排在公司内部部召开。大型型综合性、专专题性会议确确需在外召开开的，应尽量量安排在系统统内酒店召开开。▲计划内会议议经费随年度度会议计划一一并审批。计计划外会议，，经申报核准准召开后，按按规定程序办办理经费审批批手续。▲会议主办单单位要严格按按批准计划组组织会议，不不得擅自提高高会议规格，，严格控制住住宿、餐饮等等会议费用预预算，不得借借会务费乱开开支。十二、接待管管理办法▲接待工作应应坚持热情周周到、文明礼礼貌；对口接接待、定点接接待；厉行节节约、限额控控制；规范标标准、讲求实实效的原则。。▲集团公司办办公室负责集集团公司综合合性接待活动动的策划、组组织、协调和和管理，并对对集团公司各各部门及所属属公司接待工工作进行指导导监督。▲对涉及较强强业务性的接接待事务，应应按职责由相相关部门负责责牵头对口接接待，办公室室配合。▲接待按规格格分为重要接接待任务和一一般接待任务务。重要接待：指指接地方党政政机关领导，，重要业务关关系单位领导导或团队，以以及重要外宾宾和其他贵宾宾。一般由集集团公司领导导出面接待。。一般接待：指指接待地方党党政机关、业业务关系单位位的一般工作作人员。一般般由业务部门门负责接待。。▲重要接待任任务程序：负责接待部门门填写《接待待报告单》，，详细拟定接接待方案，经经办公室审核核后，报集团团公司领导审审批。接待方方案应明确来来访人员单位位、人数、主主要目的、行行程安排、各各环节主要陪陪同人员和工工作人员分工工等。▲一般接待任任务程序：负责接待部门门根据实际工工作需要自行行安排接待。。▲外事活动按按《外事接待待管理标准》》执行。▲就餐标准：：根据客人重重要程度和实实际情况，从从严控制宴请请标准和陪同同人数。▲住宿标准：：住宿费用原原则上由客人人自行结算。。确需公司安安排并结算的的，重要客人人可安排在四四星级及以上上酒店；一般般人员原则上上安排在三星星级及以下酒酒店普通标准准间。▲接待工作中中原则上不赠赠送纪念品。。特殊情况确确需赠送纪念念品的，由接接待部门提出出意见，由办办公室主任和和分管领导批批准。▲重要接待需需要安排车辆辆的，原则上上使用集团公公司接待车辆辆，或调用所所属单位接待待车辆。确需需承租车辆的的，由办公室室统一安排租租赁。▲重要接待中中，集团公司司办公室负责责所有人力、、物力资源的的统一调配使使用。▲集团公司各各部门接待活活动费用实行行定额管理。。定额标准依依据《总部部业务招待费费年度预算》》。▲重要接待及及综合接待活活动费用，由由办公室统一一结算；一般般接待活动费费用由接待部部门在预算限限额内自行结结算。预算外外费用履行审审批程序后，，经财务部审审核报销。▲重要接待的的相关资料需需要保存的，，接待任务结结束后，应及及时整理、存存档。第三部分：有有关商务礼仪仪只要参加商务务活动，就涉涉及到礼仪。。各种礼仪非常常繁多。重点点介绍位次礼礼仪，顺便介介绍一下就餐餐、着装、介介绍等常识。。哪些场合需要要考虑位次礼礼仪？组织会议时，，需要考虑会会场座次；接送客人时，，需要考虑乘乘车座次；和人交谈时，，需要考虑会会客座次；上下楼梯时，，需要考虑行行进次序；出入电梯时，，需要考虑先先后次序；商务谈判时，，需要考虑谈谈判座次；双边签约时，，需要考虑签签字座次；参加宴会时，，需要考虑就就餐座次；……座次礼仪基本本理念▲内外有别1、礼仪规矩矩，更多用于于正式场合。。2、熟人和自自己人间则不不必太过严格格。▲中外有别1、国内政府府会议及公务务场合，座位位讲究左高。。2、国际交往往中，座位以以右为尊。有有些需要按照照国际惯例，，如国际会议议发言按拉丁丁字母顺序。。3、地方社交交活动，按照照约定俗成的的做法。座次排序基本本规则1、以右为上上（遵循国际际惯例）2、居中为上上（中央高于于两侧）3、前排为上上（适用所有有场合）4、以远为上上（