工程采购部管理制度及流程

-.z.公司采购部流程管理制度采购制度严格按照公司的质量体系要求。采购过程简化，程序可循，做到有据可查，防范风险，降低本钱。采购方案负责公司采购方案，接到采购方案报公司总经理批准后，确保各项采购任务完成，其中包括工程采购，物质采购和工具采购等。采购申请单下达：工程工程采购申请单由工程经理签字确认，交于公司采购部，采购部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复后统一下达采购部。采购方案单中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备〔推〕选厂家等。采购方案单变更：非该工程工程经理下达的采购方案概不采购。采购方案变更〔其中包括数量增减、型号更改、增减工程等〕需由工程经理签字确认，采购部接到变更通知，需要和工程合同进展校核，内容和工程合同一致报总经理批复，不一致及时登记备案汇报总经理，以便日后追加工程款。采购时效管理：所有采购方案根据工程具体情况，确定哪些材料先到位，哪些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程进度的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购方案在供给商供货期没有变更的情况下按采购方案规定的时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反应现场收货情况以及材料使用情况。建立工程采购档案：将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每一年的工程采购合同与工程清单统一管理：工程询价单、直接采购清单设备报价单统一管理。供给商合同根据具体工程统一管理，直接采购局部根据具体采购人直接收理。采购平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、型号、规格、单价、用途、产地等。浏览相关，按时按量按质完成采购供给方案指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制降低采购本钱。对于特殊产品采购，按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供给商管理等四个方面：询价：询价可以通过多种方式，包括网络查询，直接寻找供给商，供给商自我推销，展会等形式。确定局部适合长期合作的合作伙伴同时，也要不断开拓新的供给商，寻找新的产品。对于物资采购产品根据市场行情合理报价，对于所报价产品进展及时沟通，说明价格涨落的原因以及供货周期，对于用户指定而市场面临淘汰的产品，因推荐新产品〔假设对方坚持，应说明存在的质量问题以及保修问题，尽量有文字依据〕，产品询价，报价时应注明产品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付款方式等情况，以及供给商厂家，联系人，联系等信息。比价：对供给商所报的产品价格进展有效的核对〔对具有可比性的的厂家产品进展比价〕。对于单项产品做到货比三家，以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料，在比价时做出价格分析。议价在确定厂家后进展产品价格商务谈判，尽量降低采购本钱，争取有利的付款方式。供给商管理：通过寻找新的货源拓展供给商范围，加强老供给商管理。每年对供给商一次评定〔以质量、售前售后效劳、生产力、交货期、付款、价格等方面考核〕，对不合格供给商及时调整。对于合格的年度复审。合同管理与供给商签订采购合同，敦促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。合同签订：统一制定标准合同样本，主要表达在产品明细、价格、质保，主要技术参数、运输、到货期限、质保期，付款方式，税金等几方面。最好尽可能留有质保金，附上采购清单。合同管理按具体工程工程细分，每一个工程采购合同归类到每个工程工程名下，直接采购的按采购人分。合同交于公司财务部统一管理，采购部留备份，采购部与供给商签订购置合同后，第一时间提交给财务管理。验货采购部和仓库一起负责物质到场验收，所有物质到场后必须详细查看，清点做到送货单，发票与实物的数量规格，单价一致，并及时入库。仓库管理入库管理：供给商送交物料时，仓管员根据公司的采购清单仔细核对货物的数量、规格、质量、价格，判定合格后详细填写入库单保存第二联，第一联交于财务，财务人员凭入库单和客户送货单〔必须有工程名称、供给商公司名称、联系方式〕做应付货款，缺少一样，财务不予做应付款〔仓库每月月底前必须将入库单递交给财务〕。如发现不合格，有权拒收，退，换不合格产品。物料保管：物料的储存保管，应根据物料的特征和用途规划仓库区域，定置存放管理。物料的堆放应尽量做到过目点数，检点方便，成行成列，整齐易取。物料如有损失，报废等，仓管员要及时向公司汇报，审批前方可处理，未经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅自借出，拆件零发，私自挪用，损坏等物料出库：如需从仓库借或领用物料时，需要填写领料单，是领用还是借用要注明清楚，由工程经理签字，领用人签字，方可领取物料，仓管员要及时填写出库单并让工程经理签字，及时登记账目并保存好出库单，做好库账，做到物账相符。物料出库后，如未完全使用完，必须退回仓库，退回仓库也是用入库单。如有突发情况需要领用物料的仓管人员可以视情况采取先发料后补单的程序，并做好记录，领料人要在第一时间内补办手续，交给仓库。仓库盘点：根据工期可以进展周、月、季、年的期限做好入库，出库，剩余库存汇总工作。采购部责任负责与财务协调做好出入库，发票清理和结款，合同管理工作及时与技术部、工程部了解工程进展情况和紧急变动情况物质售后效劳，负责返修和调换产品明细。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短时间返还到施工现场。采购岗位责任采购应严格遵守采购程序，有效地进展采购不断的开辟建立新的物资供