客户考察参观及接待流程

为规范客户来司考察接待工作，充分展示良好的企业形象，提升客户接待水平和客户对公司的认知度，确保接待工作的有礼、有节、有效，特制定本流程。一、申请/审批流程1、流程确认客户考察意向→提交客户接待申请→部门经理核准→行政办公室按接待流程标准审核→市场营销部分管领导审批→书面批复送至申请部门接待专干→接待实施、说明与要求客户来公司考察前2天以上，申请人（营销代表）必须填写《客户考察申请表》，填表内容须真实、仔细、完整（详见表1）。《客户考察申请表》由部门经理核准后发送至公司行政办公室，由办公室和分管领导按管理权限审批后实施。接待的具体实施由办公室统一安排。原则上，对未预先申请或填写《客户考察申请表》的情况行政办公室可不予以安排。二、接待流程确认客户级别及需求→办理票务→预定宾馆→安排接待人员及车辆→事先再次确认→布置接待环境→机场（车站）接客户→安排住宿休息→公司功能区介绍→致欢迎词→公司介绍（宣传片+产品介绍）→参观车间→领导会见→合影留念→赠送礼品→商务洽谈→餐饮娱乐安排→旅游安排→预定返程票务→宾馆结账→送客户至机场（车站）开始

部门提交客户

部门经理审核

行政办公室审核考察申请表确认考察客户级别、人数等需求

审核意见回复

分管领导审核实用标准文案宾馆预定办理票务（如需要）（如需要）申请接待车辆（如需要）欢迎牌/会议室相关工作准备（含水果）接站/接机（如需要）陪同车间参观/产品演示精彩文档实用标准文案客户返程 宴请客户 合影留念 领导参与车辆安排 娱乐/旅游活动 /礼品赠送 商务洽谈送站/机 客户考察 考察效果评估（如需要） o费用核算 及结果分析结束三、各接待环节说明与要求1、确认客户级别及需求接待专干在接到《客户考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括客户单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据客户重要程度按公司接待标准安排相应的接待。责任人员：接待专干、营销经理、相关领导u2、办理票务接待专干根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。飞机票以折扣票为主，时间不宜过早或过晚。责任人员：接待专干、申请人（营销经理）、预定宾馆接待专干根据客户的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2）（由我司制作50个温馨台卡，内容：上海丰慧欢迎您、祝您身体健康！存放各协议酒店，由酒店服务员代为摆放在我司预定房内，退房即收回保管以备下次再用）精彩文档实用标准文案对于特殊要求的客户应事先了解，妥善合理安排。责任人员：接待专干4、 安排接待人员及车辆接待专干开具《车辆使用申请单》，仔细填写相关内容，交至车队以安排车辆。接待专干同时协调好客户考察当日所需的接待人员—产品推介员、相关领导等。根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2责任人员：接待专干、车队5、 事先再次确认客户出发前一天，与申请人或客户再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、客户姓名，联系方式和人数等信息。与车队确认接客户的司机安排是否落实。与产品推介员、设备演示员、相关领导确认。与预定的宾馆再次确认客人入住房间。责任人员：接待专干、申请人（营销经理或分管经理）、车队、布置接待环境接待室的环境应明亮、安静、幽雅。应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花卉盆景、字画，还可放置几份报刊杂志和有关本单位的宣传资料供客人翻阅。在公司门厅边上打上欢迎词。责任人员：接待专干、机场（车站）接客户根据接待专干事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接客户，接客户司机与接待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，还需事先准备迎宾牌，精彩文档实用标准文案写上“欢迎XX单位XXX先生（女士）”以及本单位的名称；若有需要，可准备鲜花等。按照身份对等的原则安排接待人员，对较重要的客人，安排身份相当、专业对口的人士出面迎送；也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待；对于一般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。接待人员在机场、车站出口处手举迎宾牌，遇到客户应主动上前握手表示欢迎主动帮助提取行李。在接客户车辆回程途中，接待人员应主动和客户寒暄交流，并大概介绍一下这次客户来访的行程安排，切忌冷落客户。责任人员：接待专干、司机8、 安排住宿休息客户抵达后，应先安置其休息。如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息，并提供茶水等；若是远道而来的客户，应先把客户引进事先安排的客房休息。并与客户约定时间，再行安排下一步事宜。责任人员：接待专干、营销经理或分管经理、司机、公司功能区介绍客户从宾馆抵达公司后，接待人员先大概介绍一下公司内的各个功能区的划分和建筑，包括办公楼、工厂区内的车间。责任人员：接待专干、营销经理或分管经理、公司介绍（宣传片）接待专干将客户引导至接待室或会议室， 为客户倒好茶水，准备好将要播放的宣传片等影音资料。接待人员进行简短的欢迎词，然后接待专干开始播放公司宣传片，产品推介员通过幻灯片讲解客户意向所需公司产品（产品推介员必须对精彩文档实用标准文案公司背景、公司产品等内容熟记在心、流利讲解，整个介绍时间控制在30分钟之内）。责任人员：接待专干、营销经理或分管经理、产品推介员11、参观工厂车间由产品推介员和接待专干陪同客户参观工厂生产车间（具体参观线路附后），产品推介员向客户逐一介绍生产车间、生产工艺及涉及到的技术特点，并准确详细地回答客户提出的技术问题，产品推介员对客户提出的涉及商务的问题应巧妙地回避；接待人员做一些路线的引导并且照顾好客户的情绪。产品推介员要求非常熟悉工厂车间、生产工艺及公司产品的技术特点，并有很强的沟通能力和商务礼仪技巧。展示区摆放发泡水泥板、无机保温砂浆、岩棉板等公司的样品，并附设技术参数展牌，由产品推介员负责产品的讲解。责任人员：接待专干、产品推介员12、客户参观礼品礼品由公司市场部监管。申请人提出申请→营销部核准→总经理审批市场部凭“礼品领用申请表”核发责任人员：接待专干、营销经理或分管经理、合