公司行政管理规章制度

目录:第一章 办公用品管理制度第二章 文件管理制度第三章 车辆管理制度第四章 会议管理制度第五章 保密管理制度第六章 对外宣传管理制度第七章 接待管理制度第八章 出差管理制度第九章 财务报销管理制度第十章 合同管理制度第十一章公章管理制度第十二章考勤管理制度第一章办公日常用品管理制度1、目的：为规范办公日常用品的管理，特制定本制度。2、办公日常用品分为个人领用和部门领用两种。⑴“个人领用”是个人使用办公日常用品，如圆珠笔、橡皮、毛巾等；⑵“部门领用”是部门共同使用品，如打孔机、办公电脑、及部门专用办公用具。3、领用流程：⑴个人领用办公日常用品的，各部门每月汇总，企管办经理审核后，行政专员负责发放。⑵领用办公日常用品超过200元以上，领用人须单独填写领用申请表，经人事行政经理审核及分管副总审批后，方可领取。⑶企管办应建立台账，书面登记所有购买的办公日常用品、礼品的入库和领取的详细信息。⑷领用时间：个人领用办公用品时间定为每月1日全天（特殊情况除外），部门领用办公用品时间不定。⑸新员工到职第一次领用不受时间限制，员工离职时应将剩余办公用品归还企管办。4、采购流程：⑴各部门每月统计所需办公日常用品，经分管副总审核，总经理审批后，企管办向财务支取备用金统一购买。⑵采购小额办公日常用品200元以下由人事行政经理审批，200-500元由分管副总审批，500元以上由总经理审批。⑶子公司行政专员每月统计数量，子公司人事行政经理复核，报总公司统一购买，特殊情况并金额在200元以下，可由总公司委托购买。5、相机、摄像机等物品由企管办统一管理，使用时需填写借用单，由企管办经理审批后方可借用，私用时须注明，使用完毕后须及时归还，行政专员应进行检查，如发现有损坏，由使用人承担责任。6、所有办公日常用品属公司财产，严禁拿公私用。第二章文件管理制度1、为了加强公司的文件管理，特制定本制度。2、发文：凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要或会议简报等，均属发文范围。⑴全公司：上报下发正式文件的权力集中于总公司，各子公司和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。⑵各子公司：需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文时，应向总公司提出发文申请，并将文件底稿交总公司企管办审核。总公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以总公司X字发文。⑶发文流程：提出申请一一起草一一审核（分管副总）一一批准签发（总经理）一一印刷分发（一式两份）一一企管办存档原件一份。⑷公司上行文、外发文主要用于：①对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；②同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。除此可用内部通知形式发文。3、公文的签收：⑴凡来公司公启文件（除公司领导订启外）均由行政专员登记签收后交送企管办经理拆封。在签收和拆封时，拆封人均要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。⑵对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。⑶企管办对上级来文拆封后应及时附上《文件传阅用笺》，呈总经理处阅批，并送各部门阅签后，分类登记编号、存档。需由公司承办或公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交企管办办理正常流程手续。⑷本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政专员进行登记编号保管，不得个人保存。4、公文的阅批与分转：⑴凡正式文件均需企管办经理根据文件内容和性质阅签后，由行政专员分送承办部门阅办，重要文件应呈送各分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，必须在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。⑵一般函、电、单据等，分别由行政专员直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。⑶为加速文件运转，行政专员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过1天（特殊情况例外）。⑷传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。⑸阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政专员，阅批文件一般不得超过1天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，行政专员应催办有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。⑹行政专员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得企管办经理同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。⑺文件阅完后，应送交行政专员，切忌横传。子公司人事行政经理每个月月初将上个月所有公文送总公司行政部归档。5、公司各类证书由总公司企管办统一管理，需要借用原件须向分管副总审批同意后方可借用，用后及时归还，借用复印件，由人事行政经理审批后，方可借用。属于公司保密类的证书参照公司保密制度。第三章车辆管理制度1、为了加强公司车辆管理，特制定以下制度。2、公司车辆全部由企管办统一调配，上班时间公司所有车辆钥匙必须准时交到企管办，交钥匙时间定为：上班工作时间。⑴上午8：30前，将车钥匙送企管办，12：00可拿回。⑵下午14：00前，将车钥匙送企管办，17：30可拿回。（注：根据季节的变化，上班时间有待调整，企管办另行通知。）3、车钥匙送企管办，企管办统一安排车辆的使用，其中车辆包括： ，任何员工不得以任何理由私自占用车辆，工作时间用车由驾驶员负责驾驶，特殊情况自己驾驶的，使用人须告知企管办经理。4、用车范围：⑴领导办公用车由企管办经理安排，驾驶员应随时待命，长途用车，应提前告知企管办，以便安排车辆。⑵因工作需要，办事人员需派车外出，必须到企管办填写派车审批表，由分管副总审批后方可用车，驾驶员由企管办统一安排。⑶公司各职员用车到某地方，适当的时候可一起拼车。5、在公司所有车辆都被派出后，出外办事人员可自行坐出租车，车票写明打车原因，按财务报销流程财务给予报销。6、上班时间任何人不得用公司车辆办私事，违者处罚款50元/次，并记记过处分一次。7、公司车辆的保养、维护、力口油、洗车等，一律由企管办驾驶员负责管理。8、公司统一购买加油卡及洗车卡，两卡均由企管办负责保管，除驾驶员任何人不得私拿油卡和洗车卡使用。9、驾驶员不得酒后驾驶，不得违章超车行驶，公司无驾照者不得违章驾驶公司车辆，违反此规定，一切责任和后果均由驾驶者承担。10、在行使过程中由于客观原因发生重大车祸，公司会配合保险公司处理索赔；如果是驾驶员或其他驾驶者违规原因造成车祸，一切损失由个人承担。第四章会议管理制度1、为改进作风，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。2、公司会议分为五类：⑴公司会议：主要包括公司领导（扩大）会，公司经理会、总经理办公会、公司职工大会、公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请总经理办公室批准后，由各办事部门分别负责组织召开，一个月一次，每个月月底安排开会。⑵专业会议：公司业务综合会（如经营分析会、销售分析会及项目策划分析会等）。由分管副总组织不定期地召开此会议。⑶部门工作会：各部门召开的工作会（如操作部、市场部、财务部等每周的工作例会），由各部门经理决定召开并负责组织，每周召开一次，总结本周工作，安排下周计划。⑷上级或外单位在本公司召开的会议：如现场会、报告会、新闻发布会等交际业务会一切由公司企管办安排，对口部门协助企管办做好会务工作。⑸年终会：年终全员会议原则上每年举行一次，总结工作，奖励先进，提出下一年度的目标等。3、会议安排：企管办会以本公司通知形式传达给各部门领导。4、各部门必须服从公司统一安排的会议内容，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。5、会议的纪律：参加会议人员不得以任何理由迟到、早退，迟到、早退参照考勤处罚，会前关闭手机铃声或调制震动。除接待人员，会议其他人员不得随意走动，不得吃零食，不得做和会议无关的事情。6、会议的原则：所有参会人员严禁“会上不说，背后乱说”，严格遵循“人人畅所欲言”的原则。第五章保密管理制度1、为增强公司全员的保密意识，加强公司的保密工作，特制定本制度。2、公司秘密包括：⑴公司重大决策中的秘密事项。⑵公司正在决策中的秘密事项。⑶公司内部掌握的客户、意向客户资料、合同、协议、意向书及可行性报告、和主要会议记录。⑷公司财务预算报告及各类财务报表、统计报表。⑸公司计划开发的、尚不宜对外公开的项目信息。⑹公司员工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。3、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。⑴绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；⑵机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权利和利益遭到严重的损害；⑶秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。4、公司密级的确定：⑴公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料和正在洽谈尚未公开的新项目为绝密级。⑵公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。⑶公司人事档案、合同、协议、员工工资收入的各类信息为秘密级。5、属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。6、对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：⑴未经总公司总经理或分管副总经理批准，不得复制和摘抄。⑵收发、传递和外出携带，必须由指定人员担任，并采取必要的安全措施。⑶企管办留底存档。7、不准在私人交往和通信中泄露，不准在公共场所谈论，不准通过其他方式传递公司秘密。8、公司人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时上报上级领导。9、责任与处罚：⑴出现下列情况之一者，给予记过处分，并扣发工资300元一500元。①泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。②已泄露公司秘密但采取补救措施的。⑵出现下列情况之一的，公司与其解除劳动合同并酌情赔偿经济损失，情节严重者，直至追究其法律责任。①故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的。②违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。③利用职务指使或权力强制他人违反保密规定的。第六章对外宣传管理制度1、为了规范公司的对外宣传特制定本制度。2、对外宣传的素材包括：⑴公司举办的各种活动。⑵公司经营活动的业绩和成果，如决算和财务状况。⑶公司确定新的经营方针、经营计划，推出的新项目。⑷公司人事组织制度的变动和高层经营者变动情况。⑸公司的社会公益活动，如募捐等活动。3、对外宣传素材的选择标准：⑴应充分宣传公司的经营方针和经营观念，为公司的总体发展服务。⑵应考虑对外宣传的正面作用和副面作用，有利于维护和提高公司形象为准则。⑶在对外宣传活动时，考虑与本公司保持良好关系的组织或个人的利益与反响。4、对外宣传的形式包括：媒体宣传、公开宣传、公众广告、商业演出、产品展示、社会公益等活动。5、对外宣传组织：负责对外宣传活动的部门为总公司总经理办公室。特殊情况下，经过授权副总经理可以是发言人。子公司对外宣传，必须征得总公司总经理的书面审批。6、费用预算审批：一般情况下，对外宣传活动所需的费用支出，包括以下几个方面：⑴活动费用：包括制作费、摄影费。⑵人工费用：包括支付给记者的公关费。⑶日常费用：包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费、杂费等。⑷印刷费。⑸捐款。⑹以上费用由提出对外宣传的部门预先做好预算，报分管副总审核，最后经总经理审批同意后方可进行。私自以公司主体对外宣传的，按后果严重性对相关人进行处罚，处罚参照人事管理的奖惩细则，对外宣传活动要核算其成本，力求成本与效益的统一。7、子公司所有关于对外宣传的资料整理完毕后送交总公司企管办，总经理办公室应每半年进行一次对外新闻宣传工作的总结，形成报告交董事会讨论。第七章接待管理制度1、公司有关客户、合作方、融资方以及其他外部关系的交际费、接待费和招待费（以下简称“接待费”）的开支一律按本规定执行。2、有关接待费的申请、批准、结算等，一律按本规定的手续办理。凡不按本规定办理者，任何对外接待与交际的开支费用，本公司一概不负责。3、接待方式：公司员工不得擅自或任意动用接待和公关费用开支。4、接待内容包括：会议费、研讨费、招待费、交际费、典礼费、捐赠、烟酒费等。5、接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清接待的目的和方法。6、接待客户范围：⑴招待新交易伙伴关系户；⑵庆祝合作关系的建立；⑶销售收入提高后的致谢；⑷出访时的请客；⑸来访时的招待；⑹接纳各种建议后的致谢；⑺达到各种目的后的致谢；⑻重要的节日或庆典。7、接待按对象、目的以及场合，分为以下三档：⑴高档（特别重要和重大的接待，100元以上/人）；⑵中档（比较重要和重大的接待，50元-100元/人）；⑶普通（一般的接待，50元以下/人）。企管办对本市的接待场所进行收集整理并归类。8、审批流程：⑴申请人接待对方用餐住宿前必须填写招待审批表送总公司总经理审批同意后，送企管办备案，方可进行接待工作。⑵领取招待费必须申请人填写领款单，财务负责人签字后，由企管办统一负责领取费用。接待费实行多退少补原则。9、接待流程：⑴申请人填写招待申请表，总公司总经理签字后，由企管办安排就餐、住宿地点。⑵申请人接待完后将酒店账单送到企管办，由企管办统一将申请单和账单送财务，并由财务统一付款。⑶临时在外招待，须电话请示总经理同意，第二天再补办审批手续。⑷子公司进行接待，由子公司企管办负责走上述流程。⑸申请单和账单缺一不可，否则企管办将不予承认，财务也将不予报销，一切款项由申请人负责。第八章出差管理制度1、为了保证公司出差人员工作与生活的需要，并贯彻勤俭节约、艰苦奋斗的精神制定本规定。2、出差审批流程：员工出差前必须填写出差审批表，经审批同意后交企管办，以便企管办做考勤记录。如时间来不及可电话通知总经理或企管办，出差归来后再补出差审批表。总公司员工出差应在出差前事先提出具体的出差计划书，对该次出差做出预算，经总经理审批后，方可到财务预支备用金，子公司员工出差向子公司总经理审批，子公司总经理须向总公司总经理审批，归来后以正常报销的形式走财务报销流程。3、出差类别包括：当日出差和住宿出差。其中因公务出差，而且必须是到连云港市以外的城市或乡镇方可算是出差。当日出差：是指从公司出发后，当日可返回的出差。住宿出差：是指出差较远，通常需要住宿的出差。4、出差中遇到的问题：(1)出差途中如遇天灾人祸等不可抗拒因素，需改变路线时，应征得总经理同意，按实际旅费支付。(2)在出差过程中，到达某城市或乡镇乘坐出租车时，其中只限于陪客户同行、紧急情况、耽误出发时间或携带过重物品、下雨、访问客户等情况，公司会给予正常报销。办私事乘坐出租车费用自理。(3)出差过程中如遇公休日，应以公务为重，继续执行任务。公休日当天可算出差天数，正常给予补贴；且当天也算加班，归来后公司企管办会发放调休单。(4)在出差过程中，自行观光的所有费用一律自理。5、下级员工与上级领导一同出差时，下级员工可享有上级领导的标准住宿和乘坐交通工具。6、员工出差定票：公司员工出差订票(如火车票、汽车票、飞机票等)，由企管办统一订票购买，企管办应与票务机构做好协议，如中途转乘，出差人订票需电话请示总经理，私自购买，公司一律不予报销。7、对于公司员工出差费用报销标准如下: 类别补贴(元/天)住宿费(元/天)总经理50元实报副总经理50元300元部门经理50元240元各部门员工50元180元8、对于公司员工出差乘坐交通工具的标准如下:类别不足六小时的交通工具超过六小时的交通工具总经理汽车、火车硬卧汽卧、火车软卧、轮船一等舱、飞机副总经理汽车、火车硬卧汽卧、火车软卧、轮船二等舱、飞机部门经理汽车、火车硬座汽卧、火车硬卧、轮船三等舱、各部门员工汽车、火车硬座汽卧、火车硬卧、轮船三等舱、9、以上对公司员工的住宿费和乘坐交通工具的费用，超出公司的标准费用之外，一律个人承担，公司不予报销。第九章财务报销管理制度1、为加强财务支出管理，规范经费报销程序，结合我公司具体情况，制定本制度。2、各部门的经费支出严格按计划管理的要求，实行计划用款。对用款不事先申请的部门，财务部不得安排该部门的用款计划。3、报销流程：报销人填写报销单一一部门主管复核一一财务部负责人审核一一总经理审批一一财务报销。4、报销时间：为了集中处理报销事务，每周三全天办理各种报销单据的签字、复核、审批。除特殊情况，其他时间不再办理报销业务。发票超过一个月，财务一律不予报销，特殊情况除外。5、各种票据是财务报销的凭据，下列票据财务部不予报销：⑴审批手续不全的票据。⑵内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的票据。⑶无公章、无私人签章(字)的白条收据。⑷购物无用途、资产无验收的票据。⑸数量、单价、金额不符的票据。⑹假发票等。6、为加强资金管理，及时收回借款、备用金，借款人应在业务发生后6日内到财务部办理报销还款手续，还款时，票、款必须与借出的金额相符，财务部才予以报销，财务部应严格坚持''前帐不清，后帐不借〃的原则。7、付款申请流程：写明收款单位名称、帐号、开户行名称、金额及理由等详细信息，送财务复核一一分管副总审核一一总经理审批一一财务付款。8、支票的领取：空白现金支票外带使用必须经相关领导审批认可后，由财务部人员或财务负责人指派人员前往办理。第十章合同管理制度1、为加强公司的合同管理，规范经营行为、降低风险，维护公司的合法权益，制定本制度。2、公司合同是指各部门以公司名义与合作单位签订的经济合同和非经济合同等。本制度不包括员工与公司签订的劳动合同。3、有权代表公司签订经济合同的：⑴公司法定代表人。⑵公司法定代表人书面授权的委托人。①在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；②对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；③对所签订合同应履行义务，履行中发现问题应立即上报，同时积极想办法解决；④负责保管好本人所签合同的一切资料，合同履行完毕后应立即将资料移交企管办门归档。4、关于谈判：合同谈判必须由相关领导两人以上参加，谈判后谈判人需签字确认。5、合同签订流程：⑴对公司各类合同的签订，签约人必须填写经济合同项目认定表，律师审核，总公司总经理审批后，签订方为有效。合同金额5万元以上由董事长审批。⑵签订合同完毕，必须执行印章审批流程6、合同履行：⑴合同依法成立后，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同履行。⑵在合同履行过程中出现的问题，各部门应及时督促解决。如无法履约，应向分管副总和总经理汇报。如遇到法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件时，应向总经理汇报后，可以变更或解除合同。⑶合同经签订即依法成立，任何人不得擅自变更或解除。7、合同文本必须至少一式肆份，其中贰份交对方签约人。其余贰份必须在合同签订之后三个工作日内报送财务部壹份、企管办存档壹份，签约部门根据需要可以留复印件备用，需用合同书原件时应经分管副总审批后方可借用。8、大宗和重要物资采购、对外工程承包，必须采取招标方式确定供应商 和承包商，方可签订合作合同（具体实施细则详见《工程招投标管理办法》）。第十一章印章管理制度1、纳入管理的公章特指：“江苏新雅国际物流有限公司公章，江苏新雅国际物流有限公司合同专用章”2、以上2枚印章由企管办负责保管。3、印章的使用必须由经手人填写印章使用审批表，连同书面材料报分管副总审核，总公司总经理审批后，方可使用。4、印章外带使用时，经总经理审批认可后方可外带，外带印章必须由财务部人员随同或财务负责人指派人前往办理。5、非本公司文件使用印章时，须总经理审批后，方可使用，复印件财务部留底。6、未按上述要求，擅自使用印章的，将追究印章保管人失职责任，第一次给予警告处分，再次作记大过处分，并在全员大会上检讨；情节严重，给公司造成重大经济损失的，失职人应赔偿相应经济损失并与其解除劳动合同。第十二章 考勤管理制度1、为加强公司职工考勤管理，特制定本制度。2、公司每周工作时间为48小时，员工正常工作时间为上午8时00分至11时30分，下午13时30分至18时。员工应提前5分钟到岗。具体休息时间由店面经理根据具体情况安排。3、4、员工外出办理业务，必须经主管领导批准，主管领导不在须告知企管办，方可出去。未告知或私自外出，按旷工处罚。归来后立即将销假证明审批表送至企管办备案。5、上班时间开始后1至15分钟到班者，按迟到论处，超过15分钟以上者，按旷工半日论处。提前1-15分钟以内下班者按早退论处，超过15分钟者按旷工半天论处。遇突发情况，需电话通知企管办。每个月迟到1-3次，每次公司给予警告处分，并每次处罚款50元，部门经理以上管理者每次处罚款100元，超过3次，立即作劝退处理6、以下情况，一律视为旷工：⑴无故缺勤半天以上；⑵请假未获批准擅自不上班的（包括续假未获批准的）；⑶以虚假理由请假并未获批准而不上班的。7、旷工1至2天处罚款100元/天，7-15天以上，公司将与其解除劳动合同，不给予任何经济补偿。8、关于加班、调休：⑴周末员工加班需提前到企管办填写《加班申请表》，企管办按实际加班天数发放调休单。⑵遇“五一”“十一”等法定假日加班的，企管办给予发放调休单，调休单只限员工本人使用。

⑶因疏忽大意犯错而导致加班加点的，或自行加班加点未经过企管办或相关领导批准不予发放调休单。⑷调休单有效期自加班起一年期限，过期则作废。⑸调休时需填写《调休审批表》，并由审批人签字，同时附上企管办发放的调休单，两单齐全则有效。⑹调休期间调休单和调休审批表需由调休人在调休之前交到企管办，否则按旷工处理。⑺调休审批表和调休单以公司标准格式为准，其他格式均无效。9、关于假期：⑴国家法定节日员工放假包括：元旦、春节、三八、清明、五一、中秋、十一等，期间照常支付薪金。⑵员工转正后可享受带薪假期包括：年休假、婚假、丧假、生育假、探亲假。⑶事假期间扣除薪金。⑷工伤假：工伤期间参照《工伤管理条例》等国家相关条例进行管理。⑸病（伤）假内：6天以下提供相关证明，发放病（伤）假日薪金的1/2,超过6天以上，病（伤）假薪金停发。⑹探亲假：非连云港市籍员工一年给予一次探亲假（除国家法定节日外），为5天，超过以上时间的视为事假。探亲假需提前一个月申请，并合理安排本职工作，否则不予休假。10、员工请假：⑴请假人必须到企管办填写请假审批表，由相关领导签字后送企管办备案，未送企管办备案的，一律按旷工处理，以上所有请假类别必须事前请假，否则作旷工处理。⑵特殊紧急情况下先电话通知部门经理，再报知企管办，事后再补请假审批