集团公司文书档案管理制度

集团公司文书档案管理制度第一条范围集团公司各部门在工作经营中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按规定分别立卷归档，保证其档案系统的完整性（集团公司文件的各种附件一律不准抽存），且归档的文件材料必须按年度立卷。集团公司每年由总裁办组织对档案管理进行一次检查。第二条文件材料的收集1、各部门均应有专职或兼职人员，负责管理本部门的文件材料，及时收集归档；2、由几个部门共同参与工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归档。第三条文书档案管理1、集中管理：集团公司文书档案由总裁办集中统一管理,便于及时使用，维护档案的完整与安全；归档文书包括：①上级部门下发的文件和集团公司的各类申报资料、统计报表等；②集团公司与有关单位的来往函件、传真件、各种协议书以及合同等；③集团公司内部的规章制度、会议纪要、通知、通报、决定、下发各部门的文件以及各部门上报的资料等；2、分散管理：集团公司各部门在各项工作经营中形成的具有参考性价值的材料、文件，由承办部门、承办人负责将之及时归档；3、归档文书包括：本部门的文件、制度、通知、决定和会议纪要等；4、归档的文件材料，按照自然形成、保持原有格式、按照文件内容、顺序进行分类归档；5、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表；6、借阅文书档案必须在借阅登记本登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经集团公司总裁批准且只可在总裁办查阅；借阅期限不得超过两天，到期必须归还，如需再借应办理续借手续；7、借阅档案的员工必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。违者处罚当事人100元/次；8、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告总裁办；9、借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经总裁办领导和集团公司总裁批准。第四条保密制度1、秘密文书档案分为绝密、机密、秘密三个等级。各部门员工应严守秘密，不得以任何方式向集团公司内、外无关人员散布、泄漏集团公司机密；2、严格遵守文书档案（包括传真件、计算机盘片等）归档和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告集团公司总裁。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件；3、员工调职、离职时必须将自己管理的秘密文书档案直接交给中部门领导或集团公司总裁，切不可随意移交给其他人员。第五条遗失责任1、各部门的档案由各部门指定专员负责保管，如发现有遗失情况，集团公司对该遗失档案的部门保管人罚款100元/次，同时该部门领导应负监督不力的责任，并罚款200元/次；2、总裁办是汇集集团公司所有重要资料归档的部门，由该部门指定专员负责保管工作，如发现有遗失档案、资料、图片的情况，集团公司对于保管人给予罚款100元/次，该部门领导亦承担监督不力的责任，罚款200元/次。第六条泄密责任1、各部门人员因失职造成集团公司及本部门档案泄密者给予记过处分，处以罚款300元/次；情节严重者，给予开除处分，同时负责赔偿由此给集团公司造成的损失；2、技术研发部是集团公司的技术核心部门，其技术档案（包括已归档和未归档）属机密要件。该部门人员因失职造成集团公司技术资料泄密并给集团公司造成严重损失者给予开除处分，并负责赔偿由此给集团公司造成的损失。为进一步做好该部门的保密工作，集团公司规定：非部门工作人员非因公事严禁进入技术研发部办公场所。属本集团公司员工违反规定者罚款50元/