工程公司档案管理制度

———工程公司档案管理制度

篇1:工程公司档案管理制度

************工程有限公司档案管理制度

汇编：

行政人事部

二零一四年十二月四日

档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责1二、档案分类及归档范围、要求2三、档案移交、整理、编号3四、档案的利用4五、档案的保管5六、档案的销毁5七、档案保密制度6附件：

档案管理相关表格

公司档案管理明细表

总则

(一)为了加强对工程资料的管理，完善和规范公司管理制度，特制定本规定。

(二)本规定适用于公司总部及项目部。

一、管理责任部门及相关人员职责

(一)人事行政部负责制度的推动以及各部门档案管理体系的建立、优化与督察，并直接向人事行政部经理负责。

(二)总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。

(三)部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制登记表》、《档案查阅登记表》、《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》，和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。

(四)各部门资料员/资料管理员

1、制度在部门的执行;

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作;

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期分类整理保存。

二、档案分类及归档范围、要求

(一)文书档案

1.1归档范围：

1.1.1、集团资料

各类营业证照(营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

公司章程

集团公司发来的与公司有关的打算、决议、指示、命令、条例、规定、方案等各类正式行文

1.1.2、红头文件

公司下发和上报的各类正式行文

1.1.3、外来文件

各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件

1.1.4、会议资料

会议纪要利用明源流程存档

专题会会议讲义

1.1.5、法律文件

合同、协议审核;

诉讼材料

1.1.6、物资选购合同

1.1.7、车辆资料

公司拥有全部权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、修理记录、事故资料

1.2归档要求：

1.2.1、集团证照资料：由财务部关注各类营业证照更新时间，保证证照准时更新，做好使用登记以及复制登记。

1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件及外来相关文件移交行政部;车辆资料直接移交车辆管理员。

1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。

(二)人事档案

2.1、归档范围

2.1.1劳动合同、聘用协议;

2.1.2一般员工转正、调动、任免、离职、降职文件;

2.1.3职称评定材料;

2.1.4面试表;

2.1.5劳务合同纠纷及处理材料;

2.1.6员工培训方案、总结、方案

2.2、归档要求

2.2.1由人事专员保存于部门档案柜;

(三)建设类档案

3.1、归档范围(附件：具体列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同(协议)。

3.1.2预算、结算文件：

3.1.3项目核准(立项)阶段

3.1.4方案审查阶段

3.1.5初设审查阶段

3.1.6施工许可证阶段

3.1.7预售阶段

3.1.8竣工验收备案登记阶段

3.1.9产权证办理阶段

3.2、归档要求

3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交相关的管理人员。

3.2.2工程部档案按项目的可行性讨论、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成后准时将资料整理归类造册，合理保存。

3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖"图纸确认'章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图(变更图纸)上加盖"变更确认'章。

3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交负责人保管。

(四)会计档案

4.1、归档范围

4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;

4.1.2、会计账簿类：

(1)总账;

(2)现金日记账，

(3)银行存款账、银行明细账;

(4)帮助账簿;

4.1.3财务报告类：

(1)年度决算报表(经会计师事务所审计后);

(2)月度、季度财务报表;

(3)不定期重要一次性报表;

(4)审计报告;

(5)验资报告;

(6)资产评估报告。

4.1.4其他类：

(1)会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册;

(2)银行存款余额调整表、银行对账单;

4.2、归档要求

4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。;

4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后妥当保管。

(五)实物档案

5.1、归档范围：

5.1.1、照片、音像类

(1)反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。

(2)党和国家领导人及闻名人物参与与集团公司有关的重大公务活动。

(3)公司组织或参加的重大外事活动。

(4)记录公司重大大事。

(5)与其他档案有亲密联系(如表彰、总结大会)。

(6)其他具有保存价值。

5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等

5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等

5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物

5.2、归档要求：

5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放;数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。

5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。

三、档案移交、整理、编号

(一)移交

1.1、各部门档案管理人员在留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。

1.2、各部门培训、学习、考察、调查讨论、参与上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必需将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才赐予核报。

(二)整理

鉴定分类扫描成电子文件录入卷内名目印临时档号装订对号装盒入档案柜

(三)编号

(公司)简称+(业务部门)简称-档案类别代码(一级+二级)-年度+挨次号;

四、档案的利用

(一)查阅

1.1、查阅的授权范围

(1)总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。

(2)部门经理有权查阅本部门产生的全部档案。

(3)一般员工有权查阅本部门职责范围内的档案。

(4)跨部门档案查阅需由主管领导批准，并填写借阅单。

(5)由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。

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1.2、档案查阅程序要求

(1)权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。

(2)权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的"档案查阅审批'流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。

(二)借阅

2.1、借阅程序要求

(1)员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料;

(2)各部门档案管理人员员收到借阅者完成审批的"档案借阅审批'流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案查阅登记表》上签字，备查。

2.2、档案的归还

(1)借出的档案原件，档案管理人员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人准时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。

(2)档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和原来面目且不应无故扣押档案。

2.3、其他规定

会计档案原则上不借出。

(三)档案复制

申请复制档案者完成审批流程后，由档案管理人员调取档案原件进行复制供应给查阅者。

五、档案的保管

(一)档案的保管期限

各部门的档案管理人员依据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。

(二)专项档案的保管规定

2.1、公司各部门档案(含会计档案)：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在特地的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。

2.2、电子版档案的传递和保存

(1)原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必需同时保存电子版档案。

(2)人事行政专员制作电子版档案的名目，使其与纸质档案的挨次一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。

(3)每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。

(三)档案的正式装盒、造册

3.1、装订要求：参照统一标准进行。

3.2、装盒：人事行政专员于每年固定时间进行上年档案的正式装盒造册及调整工作。

(四)档案的存放

档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清楚、坚固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内名目(分名目)及备考表。

装盒档案应存放在专用的档案柜内，根据年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)档案意外损毁的处理

档案丢失或发生意外损毁时，档案管理人员应马上将大事状况填写《文件丢失损毁报告表》，报部门经理审核，总经理审批。

档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，借用人应请有关部门帮助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对大事发生的缘由进行调查，追究有关人员的责任。

六、档案的销毁

(一)目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。

(二)程序及要求

2.1、档案管理人员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交部门经理及总经理审核，经总经理审批同意后予以销毁。

2.2、正式销毁前档案管理人员应再次进行核对;销毁时应有档案管理员和监销人同时在场;销毁后监销员在销毁登记表上签字确认。

2.3、档案销毁状况应做到准时登记。

(三)会计档案的销毁

3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁看法，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署看法。

3.3、销毁会计档案时，应当由至少两人共同销毁并签字确认。

3.4、监销人在销毁会计档案前，应当根据会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销状况报告财务负责人。

3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、档案保密制度

1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论隐秘事项，严禁在私人通信、通话中泄露隐秘内容;

2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门把握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁;

3、严禁打听和记录与自己工作无关的隐秘，严禁向他人传播自己知晓的隐秘内容;

4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理;

5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所把握的业务隐秘转交给其它单位从事与本司业务相关的工作;

6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地;

7、公司领导或与公司利益亲密相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露;

8、对模范执行本规定者，公司赐予表彰嘉奖;对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将赐予行政、经济惩罚;对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。

本方法自颁布之日起执行。

篇2:出入管理制度

出入管理制度

制定

审批

生效日期

1.目的：

为维护公司及公司员工财产平安，规范与加强人员、车辆、物品的进出管理。

2.适应范围：

公司各层人员、物资、车辆（包括外来车辆）进出的管理。

3.职责

3.1行政部负责建立并完善管理制度；

3.2保安员对出入公司人员、车辆、物品进行管理；

3.3公司各部门及相关人员协作执行。

4.定义：

无

5.内容：

5.1员工进出管理

5.1.1本公司员工进入公司须出示厂牌，否则门卫有权拒绝放其进入。

5.1.2本公司员工在上班时间外出者，应持本部门负责人签署的《放行条》方可放行。

5.1.3门岗的门禁时间：周一至周六晚上12：00，周日晚上则在次日凌晨2点，出差人员或特别状况除外。

5.1.4自行车、摩托车出入门岗应下车推行。

5.1.5员工外出时，随身携带的手袋或其它袋子，必需自觉出示给保安人员检查，不协作检查者，门卫有权不予放行（经总经理批准可不予检查的除外）。

5.2来访人员进出管理。

5.2.1来访人员应先由保安人员与被访人电话联系，得到被访人确认后，填写《来访登记表》然后由保安带领来访人员进入公司。

5.3探亲家属进出管理

5.3.1上班时间，家属活动的范围仅限于生活区内。

5.3.2家属探访时应登记，并留有效证件存保安室，由被探访者带领进入生活区，探访结束离开公司时由保安员退回所存证件。

5.4来访人员进出程序

5.4.1外来人员进入公司程序：出入公司时由其本人出示证件，门卫检查证件、携带物品及说明事由，然后填写《来访登记表》，门卫通知相关部门/个人并予以确认，最终进入公司。

5.4.2离开公司时，门卫检查其携带物品并在《来访登记表》上注明离开时间，最终来宾离开公司。

5.5车辆进出管理

5.5.1公司内部车辆

5.5.1.1公司总经理、副总经理车辆直接赐予放行

5.5.1.2公司车辆离开公司，应持行政部填写的有效《放行条》，车辆携带物品须经保安核查无误后放行；

5.5.1.3公司车辆外出送货离开公司，应持行政部填写的《放行条》，《放行条》上必需有生产部门负责人的签名方可有效。

5.5.1.4除直接放行车辆（含公司供应直接放行车牌号车辆）外，全部车辆外出，保安员须凭有效《放行条》方可赐予放行。

5.5.2外部车辆

5.5.2.1来访车辆在进公司前由保安员填写《来访登记表》后进入公司。离开时如有物品带出，应持有效《放行条》经保安员核查无误后放行。

5.5.2.2送货车辆进入公司时由保安员填写《来访登记表》后进入公司。离开时如有物品带出，应持有效《放行条》经保安员核查无误后放行。

5.5.2.3外来车辆有自带物料或其它物品进厂时，保安人员登记时应注明品名、规格和数量，离开时保安人员再次核查，无误后赐予放行。

5.5.3政府及相关单位车辆

5.5.3.1政府及相关单位指定车辆直接放行，无须登记。

5.5.3.2未指定车辆进入公司前应由保安员询问事由后填写《来访登记表》方可进入公司。

5.5.4带货车辆进出程序

5.5.4.1带货车辆出入公司大门的程序：车辆进入公司时停车接受门卫进行登记，记录车牌号及车上物资，特殊是要注明随车带入尚须带走的非本公司物资名称、数量，接着门卫通知相关部门确认，最终车辆进入公司。

5.5.4.2车辆离开公司程序：车辆离开公司时停车接受门卫检查，接着门卫核对进入公司记录，然后对非随车带入的物资一律凭公司领导签字的《放行条》放行，最终车辆离开公司。

5.6物品进出管理

5.6.1来访人员需携带物品进入公司时，应填写自备物品清单交保安室，在离开公司时保安人员依据其自备物品清单检查携带物品，假如所携带的物品超出自备物品清单范围，应另持本公司签发的有效《放行条》方可放行。

5.6.2公司物品

5.6.2.1因业务需要带出本公司的图纸及其它技术资料时，需持图纸管理部门负责人代签名的《放行条》经保安员核实后放行。

5.6.2.2公司装配成品放行，需持相关部门负责人确认的《放行条》经保安员核实后放行。

5.6.2.3携带物料、加工零件、样板或模具离开公司，须相关部门经理确认的《放行条》经保安员核实后放行。

5.6.2.4离职人员在离职前应将随身物品搬到保安室，持人事行政部开具的《放行条》，经保安员核实后放行。

5.6.2.5特别状况处理。非工作时间紧急物品放行，由相关部门负责人确认后放行。

5.7严禁进入公司的外来人员与车辆：

5.7.1携带易燃易爆及危急品的人员及车辆。

5.7.2不明身份，衣冠不整的人员。

5.7.3未与被访人事先联系好前来洽谈业务的人员及车辆。

5.7.4洽谈业务但拒绝登记检查者。

5.7.5来访人员报不清受访部门及受访人者。

5.7.6来访人员不能出示有效证件者。

5.7.7已离职人员未办理探访手续者。

5.8严禁进入公司工作场所的员工：

5.8.1携带违禁物品者。

5.8.2未经部门经理或以上人员核准，擅自带客参观者。

5.8.3上班时间穿拖鞋、短裤、背心者。

5.8.4上班时间衣帽不整、形象太差者。

5.9严禁放行的人员、车辆及物品：

5.9.1人员与车辆拒绝检查的。

5.9.2物品无《放行条》或所装物品与《放行条》不符的。

5.9.3虽有《放行条》，但《放行条》未经相关部门经理确认的。

5.9.4员工上班时间外出，无《放行条》的。

5.9.5员工外出，携带公司物品，《放行条》上无相关人员确认的。

5.9.6员工携带之物品与《放行条》不符的。

5.10检查及监督：

5.10.1行政部将不定时不定期地对保安登记状况进行检查，原则上每周不低于四次随时抽查。

5.10.2每月2日前保安员须将上月的《来访登记表》交予行政部，由行政部保管。

6.惩罚状况：

6.1初次违反规定但态度良好人员进行口头警告，不作现金惩罚。

6.2初次违反规定但态度恶劣人员进行10元以下现金惩罚。

6.3连续三次违反规定人员进行20-100元现金惩罚。

6.3多次违反规定拒不接受教育人员，公司将进行开除，并扣除其半个月工资。

6.4以上罚款由行政部统计交于财务部，财务部从本人当月工资中扣除罚款金额。

7.相关表格

7.1《放行条》《见附表一》

7.2《来访登记表》《见附表二》

篇3:质安科管理制度

质安科管理制度

一、岗位职责

质安科负责对各项目的平安、质量管理工作，对项目的施工组织设计、施工方案进行审核，并进行指导、监督，担当公司平安、质量管理工作的责任。

1、质安科人员配置

(1)质安科科长一名负责科室全面工作。

(2)平安员一名分管平安技术管理工作。

(3)质量员