集团采购管理流程-20170719

----------------------------文件类型流程文件机密等级内部公开流程域人工填写(暂不填写)拟制者人工填写主流程人工填写(暂不填写)拟定部门人工填写集团物资采购流程修改记录版本号 新增/更改章节 新增/更改理由说明 拟制者 批准者 生效日期精选资料----------------------------集团物资采购流程目的为加强采购工作的管理，规范采购业务的开展，提高采购效率，特制定本流程。适用范围本流程适用于集团采购业务的采购工作，下属子公司可参照执行。术语和定义3.1 装饰装修：用于办公场所，宿舍，操作场地的内部装修或简单装饰；3.2 集采：由集团物资采购部负责的集中采购；3.3 分采：集采外的采购；3.4 专业人员：对涉及技术、规划做专业判断的人员；4 职责与权限角色 职责需求部门 1、负责计划/临时/非计划性需求的收集、提交；1、作为行政部，1.1负责跨部门统筹类事项的项目管理；1.2负责物资需求的收集的统筹；2、承担集采物资外的采购职责，主要如下：各级行政部2.1负责分采供应商的开发和管理；2.2负责分采物资的价格谈判、采购；2.3负责物资入库、验收的跟进，台账的建立和物资的分发领用；2.4主导分采供应商账务核对、付款的跟进、异常的协调处理；1、负责采购制度、流程的建设和完善；2、负责集采物资标准化建设和管理；3、负责采购标准的建立和维护；集团物资采购 4、负责集采供应商的开发与管理，分采供应商监管；部 5、负责集采合同的管理；6、负责采购策略的制定；7、负责商务谈判和招投标；精选资料----------------------------8、负责集采物资的采购；9、主导集采账务核对、付款的跟进、异常的协调处理；10、市场供求信息调查，及时优化采购品质，有效控制采购成本；专业人员 1、负责对样品的专业鉴定 /对设计方案的把关确认；2、人员信息见附件一《专业人员列表》；物资申请流程5.1物资采购流程框架 物资采购流程框架流程图物资采购流程框架项目型采购：工程建设、装饰装修、流水线、飞机等除工程、流水线、飞机之外的行政类物资、营运类物资1000元以下非常用物资或常用但无法通过正常供应商询比价以 或紧急特殊情况

事前申请事中采购项目立项流物资选型流程程物资库价格库物资申请流样品确认流招标流程/合同签订流常规采购的新新物资询比价流程程程程价格缺失，则先走询比价流程确定并维护价格信息；供应商缺失，则走供应商开发、询比价等维护供应商及价格信息采购下单流物料、价格、供应商均有效，则直接下单程杂项物供应商库资，当地行政供应商管理做出判断，并采购完毕后，以采购清单(采通过自

事后结算管理定期分析非集采数据，判断分采转集采是否可集采流程网点物料申领用申请请验收/入库出库流程流程下报领导审批同意的

行采购购人、部门领导签字确认)、收货清单/物资发放清单（采流程执购人、使用人签字确认）、发行采购1、控制预算，超预算需额外票或收据为报销依据。上述清审批单2、事后监督有无常规物资走杂项物资采购通道，各部门或需求人自行3、定期分析零星物资是否可做标准化采购

退库流程

采购对账付款申请及开票流 流程程费用报销流程 流程详细说明活动 活动名 执行岗位/编号 称 角色需求部门，事前申01 行政部、专请业人员

活动操作1、采购业务开展前原则上必须有需求申请；2、需求人员根据自身需求，提交对应的流程；2.1、项目型采购，包括工程建设、装饰装修、流水线和飞机等按照《项目立项流程》提交需求；2.2、除以上2.1之外的行政类物资， 营运物资按照《物资申请流程》提交需求；2.3、1000 元以下非常用物资或无法通过正常供应商询比价或经分管领导同意的紧急采购按照《杂项物资申请流程》提交需求；精选资料事中采 专业人员，02购 物资采购部需求部门，事后结03 仓管员，财算管理务部5.3询比价流程 询比价流程图询比价流程价格无效或缺失预警、市场询价师程工01物资申请流程发出询价讯购息采团集项目立项流程商02应提供报价供员人签权

----------------------------3、事先做好相关预算；4、对于需求的相关申请，行政部门负责对该物品能否采购还是进行调配进行合理化安排，专业人员负责对是否需要采购和采购配置要求提出合理化建议。1、按照需求完成物资选型和样品确认；2、采购工程师原则上至少选定 3家合格供应商参与招标或比价议价工作，根据商务谈判结果，进行合同以及下单工作；3、采购工程师按照供应商管理制度和流程，负责对供应商进行有效管理和关系的维护。1、根据相关流程进行验收，出入库等流程；2、按照合同确定的付款方式进行结算；3、使用人按照领用流程进行物料申领、出库人做好台账登记；4、集团行政部定期分析非集采数据，并判断是否可集采，可行则提交集采申请至集团物资采购部确定；采购价格审批表没有签订框架合同合同流程报价比价表价格库030406收集报价比价议价录入合作期间价格下单流程信息全年框架合作性价格协议如果有系统会关联前面审批的价格已经签订框架合同05详见权签表5.3.2流程详细说明活动活动名执行岗位活动操作编号称/角色01发出询集团采购1、无价格、无供应商的情况下，进行供应商的开发并发出询价单；价讯息工程师2、流程流转至02节点；精选资料----------------------------02报价供应商1、按照要求提供报价；流程流转至03节点；1、原则上至少需要三家及以上的供应商报价，以下情况附上说明原因经领导同意后供应商数量可酌情考虑：A、该产品/物资/服务为独供类型；B、集团高层或者经使用部门主管副总批准指定的产品/供应商时；03收集报集团采购C、使用同一个供应商且在框架协议外增加使用频率不高的产品时；价工程师D、采购频率低，价格少于10000元的非大众化的产品以及其他特殊情况的产品，例如礼品类等；2、目标供应商为新供应商的，则需要提供营业执照，供应商调查表等资料；流程流转至04节点；1、对标的进行成本分析，比价议价，与供应商谈判，根据谈判结果，制比较议集团采购作报价对比表、采购价格审批表，综和总采购成本最优原则输出自己04价工程师建议的备选供应商以及原因；2、流程流转至05节点；05商务核1、根据提交信息审核、批准相关价格和供应商；权签人员批1、流程流转至06节点；1、根据审批结果，对于签署框架协议的，在系统录入相关价格以及其他06信息录集团采购条款或手工制作价格台账，直接进入下单流程；入工程师2、对于非框架合同物资，则进入合同评审流程；5.4采购下单流程 采购下单流程图采购下单流程师程工购01采办公用品/运团营物资申请订购下单集

05入库流程 结束催交员人签02权详见权签表商应0304供接收并确认按单供货订单信息 流程详细说明精选资料----------------------------活动 活动名 执行岗位/编号 称 角色制作订集团采购工01程师单/合同02 审核 权签人员接收订03 供应商单04 供货 供应商05集团采购工跟催程师5.6对账流程 对账流程图对账流程

活动操作1、在有框架协议的情况下，直接根据框架协议有效期内价格进行下单，订单模板见附件二《采购订单》；2、若无框架协议，则根据审批结果，签订合同下单；3、流程流转至 02节点；1、审核价格、各条款的准确性，批准下单；2、流程流转至 03节点；1、确认并接收订单 /合同，并安排生产；1、按照要求交货；2、若按时供货，则直接进入入库（验收）流程，否则进入 05节点；1、跟催供应商交货；2、异常情况处理；3、对接各分子公司收货人，确保进入入库（验收）流程。购采入库单、退库单、质1.核对供应商的对账单数量、单价与入库单团量问题处理要求入库数量、采购单的采购单价是否一致集2.如果不一致，与供应商、仓库沟通查找/师0203原因并作出说明05a06付款申请员程入库流程收集原始单核对发票信通知开票流程专工据核对账单息政行R1团集R1商05b应01开具发票供供应商对账单提供对账单务入库记录、采购记录及入库单、采购单财04团审核对账单集5.6.2流程详细说明活动活动名执行岗位/活动操作编号称角色01提供对供应商1、按照约定的对账时间提供对账单；账单精选资料----------------------------收集单集团采购工02程师据核对账集团采购工03程师单审核对04 集团财务账单集团行政专通知开05a 员/集团采票购工程师05b 开票 供应商集团行政专核实信06 员/集团采息购工程师5.9样品确认流程

1、收集订单/合同复印件、入库单、对账单、收货签收单等单据；2、若存在数量与订单 /合同约定的不符合情况， 以及因异常造成的供应商扣款情况，则需要将双方确认的单据一并收集；1、根据订单/合同复印件、入库单、对账单、收货签收单、核实对账单数量、单价和金额，并确认；2、若存在不一致，则与供应商和收货方沟通、核实；1、根据入库记录，采购订单和入库单 /签收单，审核对账单的真实性；1、若对账单无误，总部行政专员 /集团采购专员通知供应商开票；、供应商根据通知，按照对账单上的金额开具相关合法发票；、根据各子公司开票信息，核对发票信息，无误则进入付款申请流程。 样品确认流程图样品确认流程（集采）公子/政02a政行确认需求符合行司团度集师样品不少于3种或样品实物或图片资三张有效图片信息料程工1、物品新购0102b增或变更采2、供应商团收集样品信息组织评比开发或更集换R102c员评估规格型号人业专1R/理理经行政经理和采购经理共同对购经样品确认结果做最终审批。政1、各环节是否严格按照流程采执行2、相关资料是否齐全团行集5.9.2流程详细说明活动活动名执行岗位/编号称角色

集团或子公司行政人员代表需求人行使该职责样品或者邮件03是否检验确认是需要测试的5个工作为物料检验标准作日完成，其他3及依据个工作日完成可以在样品上签字的就签字，其他的04发邮件验收标准鉴定1检验R否05结束审核活动操作精选资料收集样 集团采购01品信息 工程师确认需02a集团/子公求符合司行政专员度组织对02b集团采购工样品的程师评比评估规02c 专业人员格型号是否检 集团采购工03验确认 程师鉴定检04 专业人员验05行政经理/审核采购经理5.10付款申请流程 付款申请流程图

----------------------------、当开发新供应商或增加新物料时，对于需要进行样品确认，则根据需求人员的要求和实物，提供不少于3种或者三张有效的照片给到相关部门评估；1、根据样品，代表需求人员确认需求的符合度；2、原则上回复需要在实物上签字或者书面回复确认；1、以实物或者邮件（图片）的形式，组织相关部门对样品进行确认；1、评估样品的规格型号是否符合要求；2、原则上回复需要在实物上签字或者书面回复确认；、人员信息见附件一《专业人员列表》；1、汇总各部门的评估结果，输出书面资料；2、若无需再次检验的话，则流程流转至 05节点；3、若需要再次检验，则流程流转至 04节点；1、对样品再次进行鉴定，需要测试的原则上 5个工作日完成，其他3个工作日完成；2、能够在实物样品上签字的则签字留样，其他的发邮件确认。样品作为物资来料的检验标准以及依据；、对于样品评估的结果进行审核确认。精选资料----------------------------支付申请流程阶段对账开票0102a08扫描单据/提交付款申线上OA操作流程结束人合同上传请确认收款请包括定金、进度款、尾款申02b的支付金额及支付时间填写付款单提1.订单/合同供合同/单据2.发票、送货单、对账单线下操作员人03签详见权签图权计0409010会结束团核对付款单会计做账打印凭证及单据排序装订集管主05计会签字确认团集纳0607出资金付款核实单据已付款单据团计划执行给会计集5.7.2流程详细说明活动活动名执行岗位/活动操作编号称角色01扫描单1、根据对账结果，将合同/订单，发票，对账单，签收单等单据扫描申请人据上传上传至OA流程；提交报1、提交OA报销申请；02a申请人销申请2、流程流转至03节点；1、将发票原件、送货签收单和对账单/合同以纸质的形式提交至会02b填写报申请人计；销单据2、流程流转至04节点；OA流程1、在线上对付款流程核查、审批；03权签人员审批2、流程流转至06节点；04核对单1、核对申请人提交的纸质报销单和单据的完整性和准确性；集团会计据2、流程流转至05节点；05签字确集团会计主1、对报销单和单据进行签字确认，同时交给出纳；认管06核实单集团出纳1、对OA流程和纸质单据进行核实，无误则进入资金付款计划；据07付款凭集团出纳1、根据付款信息，将已付款凭证提交至会计，用于做账