第一章 会议概述

第一章会议概述会议经营对酒店来说具有重要的意义：☆创造可观的经济效益与会者一般不会只是单纯的参加会议，他们往往顺带去旅游。会议旅游者不仅经费来源可靠，而且消费水平高。他们的经费一般由政府、企业、基金会提供赞助，所以其消费水平也较高。☆扩大企业的社会影响会议客人往往来自不同地区、代表性广泛。会议接待中给他们留下的美好感受会让他们有意无意地将宾馆酒店介绍给其亲朋好友。而参加会议的新闻记者在宣传报道会议情况的同时，也间接或直接地为企业做宣传。☆调节淡季市场会议较少地受气候条件的限制。有调查表明会议旅游在一年中各月份差别不大，因此开发会议旅游市场是充分发挥宾馆酒店设施潜力的好途径。第一节会议基础一、会议的含义人们在一定时间内，有目的有组织地把有关人员召集起来，通过多向沟通，集中大家的智慧来认识问题、解决问题而举行的活动，就是会议。这个概念可以从以下几方面来理解：1）目的性2）规定性共同推动会议的有序进行。另外，会议的人数也有基本规定，通常认为，3人以上（包括3人）聚合在一起才有可能构成会议。3）程序性会议是组织有序进行的一项集体活动。会议的基本程序包括宣布开会的程序、会议报告的程序、会议讨论发言的程序、散会的程序等。每一个环节都具有相应的程序。在许多国家，会议的规则和约定用法的形式固定下来。4）多向沟通行多向的而不是单向的沟通。二、会议的类型1、按照会议的性质划分，可以分为正式会议和非正式会议。2、按照会议的内容划分，可以分为传达动员会、汇报检查会、座谈讨论会、工作决策会以及除此之外的其他会议。13、按照与会人员的数量划分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。一般从人数来说，一百人以内的属于小型会议，百人以上、千人以内的属于中型会议，千人以上、万人以内的属于大型会议，万人以上的就是特大型会议。4、按照会议活动特征划分，可以分为商务型会议、度假型会议、展销型会议、文化交流会议、专业学术会议和政治性会议。5、按照举办单位划分，可以分为公司类会议、协会类会议和其他组织会议。6、按照技术手段划分，可以分为传统会议和现代电子会议。7、以与会者是否单一国籍划分，可分为国内会议、国际会议。8、以会期间隔稳定与否划分，可分为定期会议和不定期会议。三、会议的主要功能1、分权功能会议是民主政治的一个部分。会议是还权于社会，还权于人民的保证。2、协调功能通过会议的形式，问题才能被摆到桌面上来。这是因为，一方面会议是一个正式的、严肃的场合，如果在会上掩盖事实真相，就需要承担相应的责任。另一方面，会场又是资源调节的最佳场所之一，所面临的困难和问题被摆出来之后，比较容易获得解决的机会。3、决策功能通过会议，管理者了解了情况，获得了必要的信息，从而找到解决问题的方法和对策。4、组织领导功能会议不仅对每一位与会者和相关组织产生约束力，而且，会议提出的号召与要求又可以将有关人员调动起来；会议做出的决定与决策还支持着领导者的权威，使其能够成功地实施有效的管理。5、资讯服务功能会议能够通过讲话、报告、发言、文字材料以及与会人员会下的多向沟通，让与会者对某些事项由不知到知，由知之片面到知之全面，进而形成自觉的、步履一致的行动。6、亲和功能会议不仅为新老朋友的相聚提供了最佳的理由和最为理想的场所，而且，会风优良的会议还能让人直抒胸臆，解决困扰自己的一些问题，因而为许多人期待。四、会议对酒店场地的要求由于经营会议的宾馆酒店客流量较大，不但有住店客人，还有外来参加会议的客人，因此，它的厅堂面积比同等普通酒店要大一倍左右，比度假酒店要大30％。由于有大量的非住店客人，餐厅和酒吧的容量又要比上述酒店大10％-15％。其购物设施也要比市区、郊区或机场酒店大50％。会议和多功能设施要比一般商务酒店大一倍，比度假酒店多三分之一。主要会议厅之间的联结要便于参加会议客人在会议厅和分组会议室之间的流动。在开国际会议的地方要备有同声传译设备、可调节灯光和变光设备、活动舞台、讲台、舞池及活动隔音墙板(可以根据需要将多功能间分隔成灵活的小间)，在会议厅、分组会议室和董2事会会议间还要有移动黑板，连续图表轨，图钉板和移动讲台。适宜的灯光可以给会议厅一种舒适的感觉。会议厅要用荧光灯和白炽灯。荧光灯适于读书写字，白炽灯可以创造一种柔和的气氛。会议厅往往要加设轨迹灯，适用于沿墙的单独台面。第二节会议要素一、主办者主办者是指出资举办会议的组织或个人。它的任务主要是根据会议的目标和规则制订具体的会议方案并加以实施，为会议提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。会议的主办者一般有四种：一是领导机关主办。主办者同与会者之间具有上下级（或领导与从属）关系。二是发起人主办。会议的发起人可以是一个组织，也可以是几个组织联合发起并共同主办，会议发起人同与会者之间没有领导和隶属关系而是合作关系。三是成员轮流主办。四是申请人主办。二、会议主持人会议主持人承担着有效组织会议和推进会议进程，以及解决会议组织过程中遇到的重大问题的重要责任。三、与会人员与会人员也就是参加会议的对象，也称为会议成员。与会人员的数量直接决定了会议的规模和举行方式，也影响了会议的效率。根据会议管理的需要，会议成员可以分为四类：（1）正式成员。正式成员拥有会议的表决权和选举权。（2）列席成员。列席成员在会议上有发言权，但无表决权和选举权。且一般情况下，会议列席成员的人数不能超过正式成员。（3）特邀成员。他们不具有正式资格，既无表决权，也无发言权。（4）工作人员。承担会议组织和会议筹备，以及在会议过程中从事会间事务性工作及做会议记录等。四、会议议题会议议题，是会议所要讨论、协商、决定和处理的一个个具体问题。主要议题构成会议的主要内容，议题的总和构成会议全部的内容。什么样的问题能被列入会议要讨论的范围原则上是由会议既定目标来决定的。议题的产生通常由两种渠道：一种是领导根据需要指定的。另一种是秘书通过调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。议题的数量是由会议的规模和时间等因素综合决定的。与会议议题紧密相关的一个概念是会议议程。会议议程即为会议议题在会议上被具体讨论时的次序安排，也就是会议议事次序。所有的会议都有会议议程，只在繁简程度上有差别。3五、会议名称会议名称一般包括“主办单位名称会议主题会议名称必须要用确切、规范的文字表达。六、会议时间会议的时间应该包含两方面内容：1、到会时间：即要求与会者到达会场、出席会议的具体时间。2、会期：即会议全过程预期延续的时间。七、会议地点对于传统的独立会议而言，会议地点通常就是单位里的会议室。大型会议一般会有主会场和分会场的区分。八、会议结果会议的结果即会议结束时实现目标的程度，因为左右会议结果的因素很多，所以会议结果并不是一定与会议预期目标相等。当会议结束时，可能达到了预期目标，也可能部分达到，甚至也会出现完全背道而驰的结果。这样做能够让与会人员明白在刚才的会议上发生了什么，会后还要做哪些工作。第三节一般会议流程一、会议流程（一）会前准备1、目标设定目标一般表现了领导决定召开会议的初衷。确定目标的决定权在领导或者负责人手中。一个清晰而明确的目标会成功引导接下来的所有重要安排。2、确定参会人员、主持人谁来参会、以什么身份参会、在会议的哪个阶段参会是根据实现会议目标的需要而确定的。通常情况下主持人就是会议召集方的负责人。确定主持人等于确定了会议的规格和重要程度。3、拟定会议议程、日程、会议方案(1)后排序，让与会者明白会议讨论次序。（2）时间较长的会议需要制定日程表。所谓会议日程就是指会议在一定时间内的具体安排。会议日程表一般采用简短文字或者表格形式，以上午、下午、晚上为单元把会议的内容固定在具体的时间段内。(3)会议方案是在前两者基础上完成的。除了会议主办者、会议目的、参会人员、议程和日程之外，方案还要对由会议产生的各项具体花费做出预算，有利于主办者对于会议产生一4个相对明确的认识，再次检查会议的规格、规模、议程、日程的必要性和可行性。4、确定会议时间、地点(1)确定会议时间有以下几个方面的内容。首先，确定会议开始的时间。其次，确定会议结束的时间。会议必须要明确结束时间。这是保证效率的一个有力措施。最后，明确每个议题的讨论时问，每个参会者的发言时间。(2)会议地点的选择除了考虑会议本身的规模和性质之外，还要考虑会议所需设备的情况。5、准备会议文件包括相关的数据、报表、各类报告、前期分析、已发布的行业法规、本单位制度等。还要准备的会议文件包括会议主体文字资料，比如开幕词、重要发言、会议决议、闭幕词等。召开大型会议时还需要在会议开始前准备会议须知、作息时间、与会人员名单、分组情况、小组负责人等。6、发布会议信息发布会议信息就是在会前发送会议通知。会议通知的主要内容就是将会议的议程(日程)、会议文件、时间、地点等重要会议信息提前告知确定的参会人员，提示他们会议需要的材料或用品，提醒他们对会议进行准备，按时参会。会议通知通常需要回复。回复的方式根据通知的方式也有多种。组织内部的可以通过口头告知，组织以外的可以通过函件回复。要在规定时间内向主办方确认是否参会，以便对方开展相应的筹备工作。7、会场布置会场布置最重要的是突出主题，美观大方。会场布置时要注意的具体事务有以下几点。第一，会议将采用什么样的会议桌，或者干脆就是主席台和听众席，这要根据会议议题来决定。第二，会议使用的设备。根据议题讨论需要，合理布置所需要的仪器设备。第三，每个会议都需要的装饰性的布置。（二）会议开始1、会前确认会议开始之前，要对参会人员、预定的会场做最后的确认。2、会场检查在会议正式开始之前，为了避免在紧要关头出差错或者造成尴尬局面，应该再次检查所需要的设备是否已经都安排在合适的地方，要将所有的设备再次调试检查一遍，出现问题迅速解决，或者变换会场。3、会议开始会议开始后要注意做好会议记录。会场上一定要指定一个人作为专门的会议记录员。正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此务必准确、完整和条理清楚。（三）会议结束1、整理会议室5(1)清理所有的文件、物品，检查是否遗漏。(2)多余的文件、资料等要认真清点，按要求进行销毁。(3)需要存档的文件要整理齐全。(4)让所有使用过的设备恢复到备用状态。2、整理会议记录，形成会议纪要会议纪要在会议记录的基础上形成，重点在总结会议的重要观点和重要决策。在会议主持人或领导确认无误之后，会议纪要必须在最短的时间内发到与决议有关的部门和个人手中以便通知照办。3、经费结算按照财务制度，仔细核对并及时结算会议的各项花费开支。4、对会议进行总结评估会议结束后，必须对会议的组织工作和效益、得失进行评估和总结。通过评估，主办者可以了解如下信息。(1)会议目标是否得到了实现？(2)会议的成本效益如何?也就是会议是否超支或者盈利？(3)与会者是否满意?他们从会议中获得了什么？(4)以后的会议需要哪些方面的改进？会议评估经常采用定量评估和定性评估两种方法对采集来的数据进行分析。二、影响会议效率的因素1、会前影响会议效果的因素1）没有既定的会议目标或目标