公益基金会援助型项目管理

援助型项目管理PAGE1PAGE30援助型项目管理目录第一章资助工作的概述3第二章资助工作的流程5第三章捐款的管理8第四章候选受助人的管理12第五章结对的管理16第六章拨款的管理18第七章领款确认的管理20第八章受助人的管理22第九章项目委托第三方的管理24第十章捐赠人服务的管理27第十一章其它工作管理28第十二章岗位设置及职责32第一章资助工作的概述援助型项目项目是一项以受助人为帮助对象，提供经济资助和成才支持服务两方面的帮助。经济资助是援助型项目项目的重要基础，是我们对受助人提供的第一步帮助.第一节经济资助的内容一.经济资助的对象二.经济资助的界定三.经济资助的标准四.经济资助期限第二节资助工作的内容一.核心内容：资助工作的核心内容是将劝募来的善款（捐赠人的捐款）与受助人“一一对应”后，按资助标准及时、准确地发放到最需要帮助的受助人手中。二.具体内容：资助工作包括：捐款的管理、候选受助人的管理、结对的管理、拨款的管理、领款确认的管理、受助受助人的管理、捐赠人服务的管理、项目项目执行机构的管理等。 第三节资助工作的原则统一标准、规范操作、坚持4个有利于。一.统一标准资助工作中的标准必须统一，不得随意更改。二.规范操作制定标准的操作流程和操作手册并通过制度要求、培训、监督等方式使相关人员的操作逐步规范。在整个经济操作中确定岗位数量、明确岗位责权、实行流程化管理、表格化管理、注重细节管理、加强对数字的管理。三.坚持四个有利于1.有利于提高工作效率：开发并不断完善计算机信息管理系统，提高资助工作信息管理的工作效率；不断改进与完善项目操作流程，去掉多余动作，调整流程中不合理环节或顺序；将重复性强、工作量大、时间要求紧等工作组织大受助人志愿者协助完成，减小项目管理人员工作量，提高工作效率。2.有利于劝募：高质量的项目管理和优质的捐赠人服务将是项目筹资的一个有利条件。3.有利于降低风险：严格执行项目对捐款管理、结对管理和拨款及领款确认管理等操作的规定，使项目资金及时、准确的发放到需要帮助受助人手中。保证项目资金使用的公开透明，经得起社会各界的监督。4.有利于项目可持续发展：注重对捐赠人、项目执行机构、受助受助人、贫困县等关系的维护，注重诚信、树立服务意识、加强沟通。援助型项目项目工作总流程项目部项目部收集并确定候选学生名单地区县项目执行机构捐赠人劝募捐款捐款管理“1+1”结对通过银行（向项目执行机构）发放资助款受助人受助人社团支持捐赠人反馈与服务项目监测（监督）捐款分类入账捐赠人意愿统计向捐赠人寄捐赠票据、捐赠证书、致捐赠人的一封信、后期说明书、项目资料从目标地区收集侯选受助人名单捐款分类入账捐赠人意愿统计向捐赠人寄捐赠票据、捐赠证书、致捐赠人的一封信、后期说明书、项目资料从目标地区收集侯选受助人名单从项目执行机构收集侯选受助人名单执行机构核实名单确定侯选受助人名单“1+1”结对与受助人签订《关爱契约》通过银行拨款到执行机构账户或受助人个人账户接收执行机构收款票据和已签字的领款确认单（签约项目执行机构）向捐赠人寄发结对卡向执行机构寄未签字领款确认单、结对卡对项目进行监察（受助人领款情况和回信情况）整理、统计各项项目数据和表格；各类档案整理造册通过网站、特刊、年报等形式公布项目进展情况向相关机构、省、县反馈年度资助名单捐赠人捐赠人后续服务签约执行机构签订《项目执行合同》三.项目管理模式NgwNgwSSSSSNgwNgwScCcSSSSSSngw:援助型项目项目部c：签约项目执行机构s：受助人四、捐款的管理4.1.捐款管理流程图意向捐赠人咨询本项目意向捐赠人咨询本项目财务部负责捐款的接收；我部负责现金捐赠者的接待和邮局汇款的领取。财务部开具捐赠票据从财务部定期领取捐赠票据原件、进账单、汇款单、网上支付单、短信捐结算单等复印件，并分类存档（包括捐赠人信息登记表）；捐款途径银行汇款邮局汇款在线支付现金捐款短信捐款将捐赠人信息和捐款信息录入捐款数据库-给捐赠人寄发捐赠票据和捐赠证书备份捐款管理数据库、每周（或适当时间段）整理存档（捐款凭证和票据等）定期制作待结对捐款（捐赠人）表每月与财务部核对捐款收入定期与筹资组核对捐赠人联系等相关信息制作月度捐赠资金明细表筹资组将《捐款协议》、《认捐书》、《捐赠人信息登记表》等交给资金主管以上信息是捐款入账的依据（包括捐款来源、类别、金额、途径以及捐赠人信息等。表格4.2.捐款概况1.捐款来源：公众、企业、组织。1）公众：大陆公众、港澳台公众、海外公众；2）企业：国有企业、民营企业、港澳台企业、国际企业、其它；3）组织：部委、事业单位、国际组织、其它。2.捐款类别：1）资助资金：直接用于资助受助人生活费的资金。2）管理经费：用于日常联络、邮寄简讯、计算机应用及英语水平提高、网络交流、暑期社会实践、自强社建设、自强社干部及社员社会知识培训、志愿者补助、资助仪式及自强社成立大会、项目执行机构考察、项目监测、项目开发等费用；3）活动经费：用于基金会及相关机构举行项目推广、筹资等大型活动所需费用；4）培训经费：用于基金会及相关机构为实施项目而开展的对指导老师和相关组织工作人员的培训的费用；3.捐款途径1）银行汇款2）邮局汇款3）现金捐款4）在线捐款：5）短信捐赠：4.3.捐款的接收：1.银行汇款：财务部负责此类捐款的接收。2.邮局汇款：基金会所有的邮局汇款单先由行政部统一接收，分类后将捐给援助型项目项目的汇款单转给我部（我部有邮局取款记录薄），我部资金主管负责到邮局取款，取款后将款交给财务部。3.现金捐款：捐赠人到我会捐赠现金（或支票），我部负责接待捐赠人，填写《捐赠人登记表》后引领捐赠人到财务部交款。4.在线支付：捐赠人通过网络捐款进行在线支付，我会相关部门将定期与服务公司（或银行）进行结算，并将捐款转入援助型项目专项帐户，财务部负责接收。5、短信捐款：中国移动或联通公司将捐款和捐款名细表定期汇入援助型项目专用账户。4.4、捐款的登记：1.登记依据：银行进账单复印件、邮局汇款单复印件、网上支付单复印件、短信捐转账单、《捐赠人登记表》、爱心回馈表或捐赠协议书等。2.登记内容：按捐款类别分别登记，登记内容根据捐款登记表的内容进行，包括捐款信息、捐赠人（或联系人）信息；4.5.捐款的统计1.捐款统计内容：援助型项目捐款统计表捐款类别捐款来源资助资金管理经费活动经费培训经费合计公众大陆公众港澳台公众海外公众小计企业国有企业民营企业港澳台企业国际企业其它小计组织部委事业单位国际组织其它小计合计2.捐款统计时间：捐款统计可分为月统计和年统计；3、其它统计见后面表格4.6、爱心组合将不达标准金额的捐赠方和结对后的结余的资助资金，通过组合构成资助新单元的过程叫爱心组合。爱心组合资金一览表序号组合号组合时间组合捐赠人名细备注4.7.捐款信息档案管理1.电子档案类别：《捐款信息登记表》、《捐款信息统计表》捐赠人个人信息一览表个人信息捐款信息结对受助人信息拨款信息服务信息反馈信息联系信息备注2.文本档案类别：a.登记依据：银行进账单复印件、邮局汇款单复印件、网上支付单复印件、捐赠人登记表、短信捐转账单、爱心回馈表或捐赠协议书b.未寄出捐赠人捐赠票据、邮局汇款单领取记录薄c.捐款信息登记薄（月制作、年汇总）、捐赠人联系表4.8.与筹资组衔接1.登记后的捐赠人票据及证书由捐赠人维护员负责邮寄给捐赠人，并做寄出记录。2.筹资组负责捐助热线管理，热线反馈的捐赠人信息及时反馈给资金主管。3.现场捐款的捐赠信息定期反馈给资金主管。4.资金主管将捐款信息及时反馈给热线管理员，以便回答捐赠人咨询。5.定期与筹资组核对捐赠人联系信息，捐赠人联系信息要尽量完整准确。6.筹资组及时将爱心回馈表或捐赠协议书交给资金主管。.与财务部的沟通1.资金主管每天到财务部接收捐款信息单据。2.资金主管定期与财务核对捐款收入与项目资金支出。第五章候选受助人的管理5.1.候选受助人管理流程图将已被资助的受助人文本资料从候选受助人资料库转到受助受助人资料库；将已被资助的受助人文本资料从候选受助人资料库转到受助受助人资料库；填写《候选受助人名单收集需求表》产生候选受助人名单需求批准后执行收集向目标地区县发《调查函》或《关于推荐候选受助人的函》向项目项目执行机构发《关于推荐援助项目候选受助人的通知》整理推荐来的材料，建立资料库（准候选受助人）确定合格候选受助人收集相关行业信息编制《援助项目候选受助人核实表》送项目执行机构核实结对资助候选受助人其它：合作媒体经同意后推荐所报道受助人组织志愿者寻访收集名单淘汰未被签约受助人审核项目执行机构推荐候选受助人材料数据审查，淘汰不符合标准的名单5.2.候选受助人的来源（1）.资助候选受助人名单的收集1.名单收集原则：a.先有捐款到帐或明确的意向后再开展收集；b.收集了就要尽量资助；c．库存一定数量的候选受助人。2.收集名单的申请：当候选受助人资料库中没有或不足符合捐赠人意向结对的受助人时，筹资工作人员、受助人管理员、资金主管根据捐款到帐情况或捐赠人明确的捐赠意向，填写〈收集候选受助人名单需求表〉，经资助主管和部门主任同意后执行。3.名单收集过程：a.通过签约项目执行机构推荐：项目执行机构推荐过程为：公布援助型项目资助信息，受助人写资助申请交到所在地项目执行机构，机构对申请受助人提供推荐意见后汇总，将所有求助人汇总整理后报至援助型项目办公室，同时将推荐受助人名单和援助型项目监督电话进行公示。b.通过贫困县推荐：c.通过媒体推荐：（2）候选受助人的确认1.从签约项目项目执行机构推荐的资助候选受助人，经受助人管理员对受助受助人材料进行核实，包括对材料完整性，家庭情况等进行核实，核实无误确认为资助候选受助人；2.通过地区政府及相关机构推荐的受助人、合作媒体报道受助人，若被援助型项目的签约项目项目执行机构所录取，先对受助人材料进行核实，签约项目项目执行机构进行复审，项目项目执行机构复审合格的候选经受助人管理员确认后成为为援助型项目资助候选受助人。5.3项目执行机构推荐候选受助人参考流程图：接到援助项目收集候选受助人名单的函公布项目资助信息接到援助项目收集候选受助人名单的函公布项目资助信息个人申请,填写《申请表》，并提交《申请书》个人申请,填写《申请表》，并提交《申请书》第三方审批并附意见第三方审批并附意见项目执行机构审批并附意见项目执行机构审批并附意见张榜公示并监督电话张榜公示并监督电话将审核后的受助人名单及资料报将审核后的受助人名单及资料报项目管理办公室5.4.候选受助人管理涉及的档案1.候选受助人信息采用数据库管理2.原始文本资料导入数据库系统：1）综合名单表清单：《XX推荐调查名单表》，《项目执行机构推荐候选受助人名单表》2）受助人个人档案：《援助型项目受助人调查表》、《援助型项目受助人申请表》、《援助型项目资助金申请书》；3)《候选受助人名单收集需求表》5.5.与公关组的衔接受助人名单，需经项目组长同意后，公关组才能对媒体提供。公关组在对媒体提供名单时，要考虑到保护受助人个人隐私等问题。定期提交〈待结对捐赠人表〉侯选受助人名单库整理出捐赠人结对意向（要求）并录入信息系统定期提交〈待结对捐赠人表〉侯选受助人名单库整理出捐赠人结对意向（要求）并录入信息系统捐赠人登记表爱心回馈表汇款留言电话留言捐赠协议书根据捐赠人意向选择侯选受助人结对生成结对名单表经资助主管审核同意后生效结对管理数据库结对编号受助人信息拨款信息捐赠人信息备注信息书写结对卡，准备好6.1.结对管理流程图6.2.结对原则1.对捐赠人：1）可以保证满足捐赠人对资助受助人籍贯（省）、性别、专业这三项意愿中的至少一项，若不能满足，需征求捐赠人的同意；2）尽可能满足捐赠人对结对受助人的其它要求，若不能满足，恕不通知捐赠人；3）多个捐赠人同时意向结对同一个受助人时，选择资助力度大（已到帐资金为准）的捐赠人优先结对（其它捐赠人不需要通知，因为我们已经告知捐赠人项目不提倡捐赠人指定受助受助人的规定）。2.对受助人1）对被合作媒体（经过项目部同意的）报道过的符合条件的受助人必须结对；2）同等条件下结对优先的原则a.符合捐赠人捐赠意向的；c.所从事的工作或所学专业的外容性与公益事业有关，如医学等；d.来自国家扶贫开发重点县。6.3.结对操作结对管理员根据资金主管定期制作《待结对捐款（捐赠人）表》，从候选受助人资料库中选择合适的受助人进行结对，并制作成《结对审批表》，经资助主管同意后结对生效，将捐助双方信息结对放入结对管理数据库中，同时对已结对的捐赠人标记，将被结对受助人在候选受助人库中的状态注明为已结对，避免重复结对。所有的结对操作由结对管理员专人操作，其它人私自结对无效。6.4.结对管理涉及的档案1.结对信息管理数据库（表格）结对管理数据库包括：结对编号、捐赠人信息、捐款信息、受助受助人信息、拨款信息。2.文本档案《待结对（捐赠人）表》、《结对审批表》、将结对库中信息打印后，存档2份，一份资金主管存放，一份综合事务处存放。6.5.每月提交结对工作小结及一览表，报项目经理及相关领导。第七章拨款管理7.1.拨款管理工作流程图根据根据《结对审批表》，制作拨款名单表拨款账户的准备：核实签约项目项目执行机构账户个人账户学生资料准备：核实项目执行机构推荐（核实）名单表《申请表》财务审核无误后，资金主管提出拨款申请资金主管填拨款申请表、资助主管核实部门主任审批、财务主管审批、会领导审批财务核实：《拨款名单表》、拨款账户、拨款受助人（申请表）是否（对应）准确财务部根据拨款格式内容拨款对退款进行查因，重新核实后重拨进入领款确认工作7.2.拨款前准备1.制作拨款名单表：1）从结对数据库中按项目执行机构提取已结对应拨款受助受助人名单（根据〈〈结对审批表〉〉）。2）根据捐赠人续捐情况提取出续拨款受助人名单。3）将新结对拨款和续捐拨款按学校制作拨款名单。2.拨款账户准备：1）签约项目项目执行机构将通过学校统一帐户拨款，因此需要确认与项目执行机构签订的《援助型项目项目执行合同书》中学校提供的专用帐户是否更改；2）个别非签约项目项目执行机构的受助受助人，需要学校组织受助受助人在四大银行办理个人存折，并将存折复印件提供给新办。3.根据拨款名单制作拨款格式表。4.财务部核对：向财务部提供项目执行机构统一帐户有效证明复印件（《援助型项目项目执行合同书》或执行机构帐户证明）或个人存折复印件，提供受助人身份证明材料（项目执行机构推荐表或项目执行机构复核表或个人申请表），财务部根据拨款名单表进行一一核对。7.3．拨款申请与审批经财务部核对拨款账户和名单无误后，新办填写拨款申请单，并附拨款申请表、拨款名单表、拨款格式表等。经资助主管核实、部门主任批准、财务部主任批准、会领导批准。7.4.拨款执行1.拨款申请批准后，财务部根据拨款格式表进行拨款。2.拨款后若有退款，财务部与项目部共同查明原因，制作退款说明表，并修改后重新提交拨款。3.拨款后在捐赠人数据库和结对管理数据库中将拨款时间和金额按捐赠人对应记录。7.5.拨款管理工作相关档案1.电子文档：续拨款受助人名单2.文本文档：拨款申请单、拨款名单表、拨款申请表、拨款格式表第八章、领款确认管理8.1.领款确认管理的流程图财务部拨款财务部拨款制作项目执行机构《领款确认单》向项目执行机构寄发《领款确认单》和新受助人的结对卡、《关爱契约》、其它材料等项目执行机构财务开具收款单据学生处组织新受助学生签订《自强关爱契约》，根据《领款确认单》发放资助款，并将结对卡等资料发到学生手中受助人领款后在《领款确认单》上签字，执行机构加盖公章项目执行机构学生处将收款票据和《领款确认单》、《关爱契约》整理后反馈至项目办项目办将项目执行机构的收款票据整理后提交给财务部。通过项目执行机构统一账户拨款通过个人存折拨款财务部从银行取回单将《领款确认单》、银行取回单整理好后存档相关单据与拨款单核对未及时返回相关材料的项目执行机构需要催收《关爱契约》整理好后存档8.2．领款确认的操作1.通过项目执行机构拨款：拨款后新办将领款确认单和新受助受助人的结对卡、《关爱契约》等资料一并邮寄给项目执行机构（信息系统使用后，领款确认单，项目执行机构可直接打印生成）。项目执行机构处收到后，组织新受助人签订《关爱契约》，签约后发款，受助人收款签字（注名：领款日期、领款人），项目执行机构将受助人签字的领款确认单加盖公章后同《关爱契约》一并邮寄给援助型项目办公室。2.通过受助人个人账户拨款：拨款后项目办通知项目执行机构，并请项目执行机构组织受助受助人签订《关爱契约》，核实受助受助人收款情况，并将受助人签字的领款确认单同《关爱契约》一并邮寄给援助型项目办公室。3.项目执行机构应在收到拨款后10个工作日内，将资助款发放给受助人，并将《关爱契约》和领款确认单及时邮寄给援助型项目办公室。第九章受助人的管理一.受助受助人的管理内容受助人的管理包括：受助人资格的取消与调整、受助人资助的结束、回信管理、信息维护、续捐资格审核。二.受助人资格的取消与资助调整受助受助人有下列行为之一者，将有可能被取消与调整资助：1）所报材料不属实者；2）违反相关规定3）不愿意参加公益或志愿活动者；4）不愿给捐赠人回信者；5）个人生活铺张浪费者； 6）接受其它资助或奖励超过5000元/年者；7）主动申请放弃者；8）对捐赠人提出额外要求的；2.取消过程当执行机构或援助型项目办公室发现出现以上行为者时，经项目办核实后（相关机构出具有效证明或报告），在征求捐赠人意见后停止对其资助并取消今后申请资格，并为捐赠人重新选择新的资助对象，整个过程需要有一个《资助调整登记表》备案。三.受助受助人资助的结束当捐赠人的捐款发放完毕，捐赠人不再续捐后或取消受助资格的受助人，受助受助人的资助就结束了。受助人的状态由正受助受助人变为已受助受助人状态。四.回信管理受助人回信的意义1）表达自己对捐赠人的感谢，是对爱心人士的鼓励；2）对项目的监督：告诉捐赠人是否收到捐赠款，是对项目执行机构的有效监督。3）与捐赠人沟通的渠道。2．回信的要求1）根据结对卡的地址给捐赠人写回信，注意三点：一点是注意捐赠人是个人还是企业（或组织），信件的抬头不要写错；第二点是若无捐赠人可将信写给援助型项目项目办公室；第三点若捐赠人没有地址可将信写给援助型项目办公室转交。2）每次收到款后必须在两个星期内给捐赠人回信。同时倡导受助人在元旦、春节或特殊节日给捐赠人致节日问候。3．回信的督导与统计由项目执行机构督促并统计受助人的回信情况，每年6月份和11月份对受助受助人回信情况进行统计。援助型项目项目部对各项目执行机构的回信统计进行抽查（电话抽查、问卷抽查），抽查率在5%-10%（每校至少抽查2人），五.受助受助人信息的维护（变更）由各项目执行机构将受助人的信息（专业、宿舍电话、通信地址、邮编）的变更能及时反馈给援助型项目办公室（通过信息管理系统进行修改），第二年续捐的受助人要全部进行信息核实。？（修改信息或增添信息需要加盖公章后反馈给援助型项目）六.续捐资格审核得到第二年资助的受助人为续捐受助人，续捐受助人在领取第二年资助款前要进行年度复核，受助人个人信息一览表个人信息家庭信息联系信息拨款信息结对受助人信息反馈信息回信情况其它记录第十章项目项目执行机构管理.项目项目执行机构的定义该校有特困受助人接受援助型项目资助的项目执行机构为项目项目执行机构。没有特困受助人接受援助型项目资助的项目执行机构为非项目项目执行机构。10.1.项目项目执行机构的分类签约项目项目执行机构：通过签订《援助型项目项目执行合同书》建立长期稳定合作关系的项目项目执行机构为签约项目项目执行机构。非签约项目项目执行机构：没有签订《援助型项目项目执行合同书》的项目执行机构为非签约项目项目执行机构。10.2.签约项目项目执行机构的建立1.项目执行机构条件：1）援助型项目办公室项目发展规划需要；2）捐赠人意愿（一次性到帐捐款20万元以上）；3）考虑各地区项目项目执行机构分布。3.项目项目执行机构的建立经援助型项目办公室审核，与符合项目项目执行机构条件和项目项目执行机构选择原则的项目执行机构签订《援助型项目项目执行合同书》，合同签订后，该项目执行机构成为正式项目项目执行机构，并根据《援助型项目项目执行合同书》和《援助型项目项目项目执行机构操作手册》开展援助型项目项目工作。10.3.签约项目项目执行机构的职责：1.核实县（或其它渠道）推荐受助人情况；2.推荐资助候选人，组织受助人提交申请材料，提供受助人信息电子版；3.组织新受助人签订《关爱契约》；4.为受助人发放结对卡及项目材料；5.发放资助款，组织受助人领款并确认签字；6.反馈收款票据和《领款确认单》；7.督促受助人回信，并进行统计；8.对受助受助人信息进行管理，变更信息后时向项目部通报；9.对受助人获得续捐的资格和信息进行年度复核；10.配合援助型项目开展项目调研11.配合援助型项目在该校开展其它工作：如资助仪式、爱心见面会或其他活动；12.对项目执行机构自强社进行指导、支持、管理；13.每年注册一次项目执行机构信息10.4.对项目执行机构的监测与记录1.推荐受助人合格率：推荐受助人合格人数/推荐受助人人数，通过候选受助人确认的候选受助人为合格候选受助人。2.发款准确率：实际受助受助人领款人数/实际受助受助人拨款人数，经项目部抽查后，确认受助人领款情况。3.发款及时度：实际发款周期/规定发款周期，根据拨款时间和领款确认书及票据反馈时间统计，并经项目部电话抽查、问卷抽查。--受助人可进行短信投诉4.回信率：实际回信人数/应回信人数，项目执行机构进行回信统计，项目部抽查。5.工作配合情况：结对卡、资料发放漏发情况记录，日常联系记录，其它工作配合记录。6.项目执行机构操作违规记录：7.项目执行机构实地监察报告记录：形式：项目执行机构报告、抽查记录、实地检查记录（检查报告）10.5.项目项目执行机构的奖惩规定对严重违反项目规定和《援助型项目项目执行机构执行合同》规定，以及配合不积极的项目执行机构，视情节轻重给予书面提醒、减少资助、取消资助的处罚。根据记录对做的比较好的项目执行机构给予书面表