采购管理工具箱

1.依职能设计采购组织结构图2.依物品类别设计采购组织结构图3.依采购地区设计采购组织结构图4.大型企业采购组织结构图5.超市采购部采购组织图6.生产制造企业采购部职责8.采购部权利9.采购经理岗位职责三.供应商开发与管理1.供应商主管岗位职责2.供应商管理专员岗位职责3.供应商评估小组备案表4.供应商基本资料表5.供应商考核项目及评分标准6.供应商调查表7.供应商评价标准表8.供应商评分表9.供应商筛选表四.采购价格\谈判及合同管理1.采购合同主管岗位职责2.采购合同专员岗位职责3.采购询价记录表4.询价结果记录表6.采购谈判计划表7.合同谈判记录表8.合同信息统计表9.采购价格调查流程图五.采购检验与质量控制1.采购质量主管岗位职责2.采购检验专员岗位职责3.采购订单进度表4.供应商交货进度表5.试制认证过程示意图6.期间认证过程示意图7.批量认证过程示意图8.样品质量评价表9.货物采购环境表\六.采购结算管理1.采购结算主管岗位职责2.采购结算专员岗位职责3.预付款申请表4.付款申请表5.现金采购申请表6.委托付款申请表7.货款结算表8.付款(内部)结算单9.支出证明表七.采购成本控制1.采购成本控制主管岗位职责2.采购成本分析专员岗位职责3.采购成本季度预算表4.采购成本年度预算表5.采购成本分析表6.采购费用分配表7.采购成本计算表8.采购成本汇总表9.采购差异汇总表八.采购绩效管理1.采购绩效主管岗位职责2.采购绩效专员岗位职责3.采购工作业绩考核指标4.采购稽核重点依据表5.采购目标管理卡6.采购人员绩效考核表一7.采购人员绩效考核表二8.采购绩效改进表一计划专员预算专员采购员采购员采购员采购员采购员采购员采购员采购员(A产品)(B产品)总经理采购经理采购高级专员A区采购处处长秘书B区采购处处长秘书采购一科科长采购二科科长采购一科科长采购二科科长采购三科科长采购员采购员采购员采购员主办(外购)采购员主办(内购)采购员采购经理助理商品行政部经理采购经理A类产品采购主管管理专员B类产品采购主管食品采购经理生鲜采购经理数据分析员录入专员采购合同排面员核算员采购主管家居百货C类产品买手里手7.生产制造企业采购部的职责理管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息本作完成上级交办的其他工作求合同及设计任务书所做的预经营需求、加工要求工程项目所需公司采购的材料、设备等日常经营所需的材料、设备等请提出人项目负责人各部门部门负责人或授权人经营副总理月月初提出采购申请在年初编制固定资产采购申请根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请日常领料情况、库存情况根据需求时间提出月度或日采购申请工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等经营、办公等需要的大件设备和工具(属于固定资产投资类)普通办公用品、劳保用常备用料料、辅助材料、工具、设备等使用部门使用部门综合办公室采购计划专员(由库房管理员配合)技术中心部门负责人或授权人部门负责人或授权人部门负责人或授权人相关主管领导总经理总经理各部门经理技术副总经理季度季度一二三四合计材料单耗预计生产需用量加：期末库存量预计需要量合计材料单价(单位：元)预计采购金额(单位：元)1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计1月2月3月……类别新购预付到期新购预付到期新购预付到期……1234写日期：年月日最高存量写日期：年月日规规格部门单价金额数量金额每月采购计划2月3月……数量金额数量金额…………123456789品名规格单位单价表日期：年月日物物资用途描述申请原因间期：年月日品品名规格物料编号部门数量请购项目别交货情况□一次交货□分批询价记录1234单价总价参考资料商理型号零件参考要求到购买序号名称数量单位备注规格编号单价货时间单价123456789申请经办人审批设备部经理采购经理主管副总经理总经理订货期月日订货人到货期与订货人联系)完成数量型号有无合格证收货期月日收货人情况是否相符有无说明书名称联系人供应商地址邮编资料电话传真开户行账号采购经理 (盖章)年月日(盖章)年月日总经理(盖章)年月日印件、已采购合同复印件2．本表一式四份：请购部门、采购部、财务部、企业管理部各一份批复文号是否通过审批□是□否数量询价记录4品名品名订购供应商单价数量规格日期实际日请购订购传票检验期品名数量单价数量单价金额交期付款摘要部门日期编号结果序号名称规格型号供应商联系人单价金额1223营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度销售计划次年度年底预计库存，制订次年划采购部根据实际库存量、生产需求量编制“采购总计划”供应商认证计划，为供应商认证工作做好准备生产计划及工艺常识，准备订单资料和制订次分析市场需求、生产需求、订单需求，并分析项目供应资料”①②③④⑤⑥⑦⑧核财务部采购经理采购部相关部门总经理财务部采购经理采购部相关部门①提出采上年度经营状况及年度经营目标相关信息的收集与分析类、数量、时间、方式等算③制订采购计划批批采购计划分解①②营目标，确定年度采购需求经理审核定计划并执行③④①交请购单和采购计划调整申请单单表②③否是①②③④⑤购申请的日期、预算金额容对采购需求进行汇总，并进行需求分析，制订采购作业计划，并组织实施采购工作出替代品的替代品，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与划划购历史数据理购计划计划异分析否审批审批是根据企业内相关部门提出的用料计划，采购部制订物料需求计划采购部了解所需物料库存情况和以前的使用情况，修正第①步制订的物料需求计划找新的供应商，以备选择力强、价格低廉的供应商预算和资金平衡的审核①②③④出成本预算范围，报总经理审批⑤部执行采购计划购买所需的物料，在执行过程中分析差异、修正计划⑤处理方法、渠道及技术，以确定什么可以为企业创造最大利润的数据，以制定最佳决策序及物料，以确定能以最低成本满足要求的方法竞争力的采购行为考察所使用的具体物料的用途，考虑用一种通用物料来满足众多要求的可能性分析法是一种无需降低产品质量而削减产品成本的方法是能否以更低的价格采购到此物料及利润主要用途、次要用途、可能的替代品及替代品的经济性情况、政府规定、技术更新的预测、政治及生态的趋势与问题目标、潜在的最低价、同行中的价格变动等做出决策传统预算编制方法的缺陷，扩大了预算的适用范围2．有利于客观的对预算执行情况3．避免了由于业务量发生变化而对预算的频繁修订1．利于根据前期预算的执行情况及时调整和修订近期预算2．有助于保证采购支出的连续性和完整性和评价采购预算的执行情况操作复杂，工作量大操作复杂，工作量大适用于在一定范围内相额固定的采购项目业务量变化而变化的采购场份额不确定的企业长的工程类或大型设备采购项目的预算弹性预算33．能够充分发挥预算的指导和控制作用方法简便、容易操作1．确保重点采购项目的实现2．有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益素得以长期沿袭资金使用上“等、靠、要”预算工作量大，需要投入大资源适用于由于某些计划采加的支出采购项目于各种采购预算增量预算零基预算计划的资源的预算数据购数量的因素当的采购数量适的订货方法量2．经济采购数量=(2×年用量×设置成本+采购成本)/(单位成本×仓储成本)的方根采购数量＝生产需求量－现有库存量3．计算采购数量，采购数量＝[(定货周期＋调度周期)×消费预定量]―现有库存成本×仓储成本)的值的算术平方根2．决定订货点，订货点＝(年生产数量/12)×调度期间+安全库存量采购费用较高，而且来源不能保障生产的顺速度可能满足不了生产需要(存量管制卡)本日存货本日存货本日存货抵达后供应商订购日期订购数量抵达日期日期存货量耗用期限库存总量．供应商开发与管理安排部门的日常工作，协调本部门内部及与其他部门的关系其他相关职责招标机构名称招标备案编号评标开始时间预结束时间开标时间小组负责人评估小组人数专家人数序号姓名职务联系方式评审意见序号序号姓名职务联系方式评审意见序号姓名专业领域联系方式评审意见 年月日联系人用状况状况产品及服务传真其他事项所提供的产品占生产的60×(不合格批数／总交货批数)20×(迟交批数／总交货批数)配合度、送样速度、纠正措施回复、超额运费价格水平本主要生产设备及用途E-mail□国际标准□国家标准□行业标准□企业标准字用等级调查人人人人人%联系人电话发控制制度优良差优差优良差差优良差差优差优良差优良差按照本公司提供的图样或样品进行制造册，现场文件均受到控制，人员均按标准操作更新不及时，人员不完全按标准操作，全凭口头指挥操作，或凭工人经验操作同设产情况有降波动场波动及少优良优良良优够主动，客户偶有投诉，会解决，但不够及时差总计优良差□优□良□差良差优良设备工具认证水平况表目数123456789计划承接企业产品及加工工艺过程优4差1劣035供应商数量生产技术设备情况产品质量服务水平认证水平管理水平名称优良差优良差优良差优良差优良差优良差称15)最低价格比率(15)得分 (供应商的供货价格-市场平均价格)×100% (供应商的供货价格-市场最低价格)×100%质量合格率(15质量合格率(15)退货率(15)交货准时率(10)按时交货量率(10)配合度(5)信用度(5)数×100%次数×100%数×100%期内实际未交货量/期内应交货量×100%期内失信次数/期内合作总次数×100%管理制度是否完善，质量手册是否完整、全面不合格供应商，应予以淘汰名单考核项目考核意见签字确认ABCD姓名85~100分70~84分60~69分供应商名称供应商名称各项考核分数等级价格得分质量得分交付得分服务得分管理得分签字确认交付项目按时到货批次其他项目生产工艺改进评估人员姓名评估意见部门签字确认填写日期：年月日序号供应商名称采购材料类别计量单位年度采购量年度采购金额合作内容123456789供应商步评估量采购价审核⑧供应商开发报告采购部经理根据所需物料单对材料进行物料分类，可按物料等级与物料成本、性能分类商主管根据《供应商开发计划》开展调查和信息收集工作对调查合格的供应商，供应商主管通知供应商进行送样或小批量采购供应商主管对样品或合格材料评定等级，并进行比价、议价，确定最优的价格性能比商主管对供应商进行后期跟踪，并每个月进行简单的考核行小批量采购；优秀供应商进行大批量采购①②③④⑤⑥⑦⑧否是是否存档采购部通过各渠道收集供应商的信息，包括发放供应商问卷、面谈和收集资料等方式采购部通过采购物资的分类，根据实际需要，判断是否需要组织现场评审需现场评审的供应商，可直接提出供应商的等级排序名单①②③④⑤⑥划汇报审名单的供应商。①②③④⑤⑥①制定等级评定标准②收集评级资料配合③进行标准评估配合等级评定建议级应商档案资料沟通意见进行完善，经修改后交总经理审批及相关人员根据新评定的供应商等级更新企业供应商的档案资料所准备的沟通资料与供应商进行沟通①②③④⑤⑥⑦相关信息评价意见现场认证报告⑤最终认证报告供应商主管根据收集到的供应商情况对供应商进行分类，以便确定供应商认证标准供应商主管组织相关人员对供应商企业的基本情况、生产水平等方面进行初步评价①②③④⑤⑥采购部经理采购部相关部门供应商①制订考核计划指标填写考核表④编制考核报告方案审核方案实施奖惩方案核指标体系①②③④⑤⑥商⑨考核供应商反馈意见审商作，并将其结果报总经理审核、审批部经理对多个供应商进行筛选，选出合格的供应商购部经理经过对供应商的筛选，形成合格供应商的名单其结果报企业相关领导审核、审批统①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩书件采购部发布招标广告，说明招标项目的名称、地点和任务等情况采购部收到供应商资格审查文件后，对供应商资质、信誉等方面的进行审查采购部通过审查供应商各方面指标后，确定合格的供应商采购部向合格的供应商发售标书，供应商填写完毕后递交到采购部采购部对供应商的投标书进行初步审核，剔除明显不合格的供应商采购部经理组织相关人员或专家对经筛选通过的投标书进行论证，选出最终的中标者标者经总经理签字确认后，由采购部相关人员宣布中标单位应商签订《采购合同》①②③④⑤⑥⑦⑧⑨纪律提出需澄清的问题澄清的问题购部经理制定评标纪律，供应商据此进行投标活动采购部经理组织评标小组人员编写评标管理办法，报总经理审批采购部经理组织相关评标人员对供应商投标文件进行评定，评定供应商是否符合条件供应商主管对符合条件的供应商的价格进行综合比较，挑选价格方面具有优势的供应商采购部经理对于符合条件且具有价格优势的供应商进行研究，确定其是否最终符合条件①②③④⑤⑥⑦设设备名称地址法人联系人电话传真E-mail网址资本额万元名称台数厂牌规格购入时间购入成本性能建厂登记日期年月日公往来银行机司器概况材材料名称供应商料来源职能人数干部数员工数大学高中以上员工主名称比例名称比例主名称比例名称比例要客户项目调查项目内容了解程度状况□请求当面沟通了解□请求当面沟通了解供应商名称第几次调查调查评核项目得分评分说明调查评核者备注价格2．加工费用评核3．估价方法质量2．品质规范标准评核3．检验方法记录合计核项目产品质量水平格水平术能力服务配置4．对质量问题的处理承诺弹性应能力1．主要从进料检验合格率与现场生产不良退货率两方面考核分为偏高(分)、居中(分)、偏低(分)三个重考核内容权重况交付情况15%价格水平10%服务质量10%管理能力5%改进供货工作90~100分80~89分70~79分计划单单工作号员员工号供应商报价(单位：元)()购字第号请购单编号请购单编号材料编号规格说明单位数量说明(1)交货期限(2)交货地点(3)付款办法(4)订购方法(1)请于年月日时以前予以报价商单位主管价谈判目标谈判目标参加谈判策略谈判议程谈判议题最优目标预期目标底线目标人员实施策略备选策略记录时间：年月日(内容较多可以附表)购产品名称产品规格和型号判内容描述谈判主要争议点判参加人员管领导审批意见1234部经理制订价格调查计划②制作价格调查表③发放并回收表价格信息④建立价格平台供信息生产部、市场营销部等相关部门配合采购部价格信息的收集工作，及时提供相关价格信息采购部制作价格调查表，价格调查表可分为内部调查和外部调查平台采购经理按照价格平台的体系进行采购价格管理,采购人员执行价格平台体系,执行中发现①②③④⑤⑥采购人员通过各种渠道收集供应商价格信息，充实采购的价格数据库根据特定的采购对象，采购人员制作订购单，向初步选定的供应商询问价格等相关人员进行审核可接受的供应商洽谈质量、售后、结算等条件条件最好的供应商择的供应商情况进行审核和审批①②③④⑤⑥⑦调查分析询价磋商配合信息本等围①②③④⑤⑥开始审批审核谈判项目商信息优劣势案判目标、①②③④⑤⑥⑦否法性见否否是会同相关部门和人员对供应商的综合实力进行评审，最终形成供应商的名单同改编制完毕后，采购部应安排与供应商签订采购合同的相关事宜①②③④⑤⑥⑦⑧审批审核审阅①起草合同协商审批④审核③审阅复审合同采购部就采购谈判所达成的条款起草采购合同采购部根据评审的意见和提出的相关问题，与供应商协商解决相关问题修改后的采购合同送采购经理进行复审，核查合同条款采购合同送法律顾问进行复审，核查合同具体条款的法律性问题采购合同经复审确认无问题后，采购部相关人员按合同的规范格式制作正式的采购合同,并将正式的采购合同交给相关人员，以准备与供应商签订合同①②③④⑤采购部根据采购需要选择供应商，与供应商进行询价、比价、议价，并说明采购需求律顾问组织相关人员制定《采购合同》供应商收到采购部的《采购订单》后，安排人员执行订单，组织备货和送货采购部定期关注、跟踪订单的进程，根据需要催促供应商在交货期内交货同相关部门人员验收货物，填写《货物检验表》商收到企业的付款后，及时开具发票，采购部相关人员予以跟踪员对采购合同的执行情况进行评价，填写《采购执行工作评价表》①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩否否是否是采购部和供应商按照合同确定的双方的权利和义务严格履行《采购合同》质量管理部、物资使用部门等相关部门，在采购部执行《采购合同》的过程中进行配合采购部将《采购合同》执行情况进行记录，包括货款的支付、货物的交接等内容相关部门在使用物资的过程中，提出具体的变更合同要求供应商在执行合同或供货过程中，提出变更合同要求，并发出《合同变更通知》采购部分析合同的变更要求，并就具体的变更事项与供应商进行协商合同变更意见达成一致后，采购部着手修改原《采购合同》的相关条款①②③④⑤⑥⑦⑧⑨建立企业各类需采购物料质量标准档案，关注新技术、新产品的发展完成采购部经理临时交办的其他工作选择订单合选择订单合同跟踪检验接收入库付款选择接收入库表物料编码物料名称规格描述年需求量开单始位日期订单经办人订单计划号完成日期订单跟检合踪验同付款123456789资料制样品试制过程制信息，调整技术方案件进行检验和评估样件的试制控小批样件的生产过程信息，调整技术分案件小批样件进行检验、中试评估资料件的生产制批量样件生产的过程信息，调整技术方案样件进行检验名称型号年需名称型号年需求量价格期限合同比例价格期限合同序号号123456789货物单比位例采购环境会签123456789地址地址年需求量年容量总金额(大写)：佰拾万仟佰拾元整制定审核日期年供订单付款单位单价比例备注应量周期周期年容量总金额(小写)：批准日期录入商：订约日期合同编号物料名称与规范数量单位约定交货日期备注编号名称订货数量单位实收数量单价总价是否分批是否分批□是科目供应商交货□否会计供应检查验收结果检查主管检查员主管主管收料主管制单核算码借方贷方入库需求交货科目科目单位日期日期件号品名厂牌单位收单价金额拒拒收数现状本订再交不交货数收数打卡(1)(2)供应商供应商交易情况采物采发检批总质A类不良品B类不良品C类不良品退备注购品购货验抽抽量货单名数批批检检水记号称量数数率率平录总经理采购部经理相关职能部门采购部供应商按时发货无③组织质量检验审核出具检验报告有无有④提出解决方案重新发货或其他采采购货物验收和质量检验工作过程管理量，决办法，及时联络供应商①②③④⑤采购部质量管理部其他职能部门供应商定检验配合是用否反馈市场调研估计划同核对验收意见货采购采购货物事前、事中、事后的质量控制管理息、价格信息、供应商信息等，以便为定价、选择供应商等提供决策依据①②③④⑤⑥⑦⑧⑨⑩购点，组织质量检验案，要求赔偿采购货单，要求调货赔是否程货物采购退货管理制度，上报采购部经理审核和总经理审批后贯彻执行购部进行清点核对，数量无误后组织相关部门进行质量检验①②③④、受潮、变形等残损、锈蚀、碰伤等作为凭据机、附件的规格、型号、配置逐件清查核对备注验收完毕，应立即持验收报告单到设备管理科办理固定资产登记和入库手续序号物品名称规格型号验收情况验收人验收日期123456789采购经办人使用部门、手感、限度样品进行验证、千分尺、塞规等量具验证、扭力器、压力器验证仪器和特定方法来验证供应商高层取得联系，通过和平方式解决，尽快达成交货应商协调，要求供应商继续履行合同，设定交货期限偿经济损失，同时寻找新的供应商或进行替代品的采购不赔偿损失等□订金(尚未开发票)说明材料材料型号合同合同入库序号名称单位单价金额备注编码描述编号数量数量总金额(大写)支支汇汇现用途金额供货单位全称开户银行账号票款票金(盖章)日人民币：佰拾万仟佰拾元角分付款期数共()期本次为第()期请表分分(每片)(片)(%)税额面积金额品种规格收收入支实付金额(大写)8.付款(内部)结算单月日至年月日应余123余无元元往来月日类： (大写)￥：(小写)(大写)￥：(小写)序序号123456789欠款已付款结算金额退货数量退货金额质量罚款单位数量备注单价备货对相符配合认配合审核是不相符若存在验收单不齐全或与采购订单不符，则采购人员应及时与相关部门人员沟通协调和催收，相关部门人员应给予配合解产生问题的原因，然后进行单据汇总部审核没有问题，则根据企业的审批制度进行审批，并由财务部安排付款①②③④⑤⑥⑦否是是是管理，并进行审核，保证数字准确无误回主管副总经理处理①②③④⑤订定采购部根据企业各部门需求制订采购计划，报采购经理审核和总经理审批期市场状况、价位等，采购部确定此项采购项目所需费用，编制采购预算同相关预算清单、说明报采购经理审核(2)采购经理审核签字后报财务部，财务部根据年度采购计划与预算情况进行审核，签署供应方销售人员议价交易达成后，供货商进行备货，采购部与之结算货款并索取发票①②③④⑤⑥⑦⑧协商同签订采购合同安排接货交货通知确认收款理财务部接收发票，进行会计记录、做账，同时保存相关单证①②③④⑤⑥⑦⑧负责公司采购费用的控制，提出降低采购成本的方案完成公司领导临时交办的其他工作3.采购成本预算表(季度)项目月份月份月份合计名称规格采购量成本额采购量成本额采购量成本额采购量成本额合计月份月份月份合计4.采购成本预算表(年度)商品商品型号第一季度第二季度第三季度第四季度合计名称规格数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额合计产品名称产品名称零件名称零件料号估价数量备注材料费材料名称编号规格厂牌单价用量损耗率材料费加工费工程内容编号使用设备日产量设备折旧模具折旧单价加工费后加工费加工名称编号使用设备日产量加工单价说明总价税金后加工费合计利润分配率金额分配分配率金额费分配分配率金额合计采购价人工费运杂费仓储费采购成本合计材料合计物料价格名称代码国别内销外销费用金额方式内销外销与方式商采购材料数材料价各种费用合计总成本合计名称量估计实际差异(%)估计实际差异(%)估计实际差异(%)合计上月本年累计上年累计项目金额%金额%金额%金额%开始算流程核工作人员在采购部经理的领导下，开展物资采购工作采购成本分析专员核算采购订货成本，包括请购手续成本、往来沟通成本等采购成本分析专员核算采购维持成本，包括资金成本、搬运成本、仓储成本、折旧等采购成本分析专员核算采购费用，包括人工费用、保险费用等采购成本分析专员对各项成本费用进行汇总采购成本分析专员根据采购部经理的审核意见，编制《采购成本核算表》①②③④⑤⑥⑦⑧主管主管开始对象规格对象材料费用支出析流程等发出本①②③④⑤⑥制流程围内，填写《物资申购单》经总经理批准，办理相关采购手续关的采购手续，如填报出差申请、借款等析工作①②③④⑤根据绩效考核结果和相关规定，报相关领导审批后，对相关人员实施奖惩完成领导临时交办的其他工作表采购效率(活动)指标标格的差额购预算管理请购作业购作业验收作业1．采购预算的编制是否考虑存货定量及定价管制，以及是否制定2．采购预算是否与销售计划、生产计划、库存状况等相配合3．采购预算是否得到全面执行，若与实际采购费用存在差异，是否对采购预算进行修正1．请购是否与预算相符，并按照核准权限核准2．请购单(数量、规格等)变更是否按照相关程序进行3．紧急采购原因分析2．招标管理3．采购合同管理1．合同的规范性、合法性2．采购合同的执行情况3．订单发出后有无跟踪控制4．因某种原因当供应商没有按约定的日期将采购物资送达时，采购部是否采取了相应的措施以保证企业正常生产1．采购物资达到时，采购部是否会同(采购物资)使用部门、质量管理部及其他相关部门共同对采购物资进行验收采购物资进行验收关单据，对采购物资的品名、数量、单价等逐一点检，并做好相应的记录划表询价单、采购合同请购单、采购合同入库验收单送货发票内计划完低工作进度(%)3月9月6月12月考评6.采购人员绩效考核表(一)被考核者姓名所在职位所属部门考核期间年月日至年月日率量合格率评价，且勇于承担责任完成情况采购工作保证企业生产(经营)的顺利进行质量情况降低情况评价7.采购人员绩效考核表(二)被考核者姓名所在职位