总经理秘书第四组课件

人员素质测评与选拔——总经理秘书胜任力特征模型小组成员：吴秋萍刘长坤刘国强卢家娇李远霞陈晓琦何阳目录一、题目要求二、胜任力特征模型三、秘书的定位与主要职责四、工作描述五、秘书应具备的能力和素质题目要求案例：总经理秘书的人选问题：

1.如果你是人力资源部的招聘负责人，现在总经理让你负责这个秘书职位的招聘。你认为作为这个总经理秘书职位的人选，应该具备怎样的能力特征和人格特征呢？为总经理秘书制定一个胜任力特征模型。秘书的定位与主要职责

职责一：总经理秘书是总经理的日常工作助手，最重要的职责就是为总经理服务，日常工作非常繁琐，最重要的工作核心就是围绕着总经理转，为总经理解决各种日常问题。职责二：作为秘书，还有一项重要的职责，就是桥梁与纽带作用，你是总经理与其他部门、领导、同事的桥梁与纽带，要通过你来做到上传下达、下情上传，因此要忠实地做好传声筒，千万不能猜测，加入自己的理解和东西，这一点十分重要。

秘书的定位与主要职责定位一：总经理秘书与办公室行政工作有类似的地方，而且很多工作是相同的，比如内勤、文件处理、档案管理、来人来电接待等，都有这样的工作。

定位二：俗话说：秘书不是官，见官大一级，你所说的一切都代表总经理，因此说话做事要慎重，不能信口开河，不懂就问，多与总经理沟通。

工作描述秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，根据案例得出，大致有以下几项：

1、接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；2、收发与回复日常邮件；3、将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；4、接待访客；5、根据领导意图起草有关公文：如工作计划、工作总结、决定、请示、批复、报告、通知、通告等；6、负责会务、会议的安排；与后勤部门做好会议筹备工作。秘书主要负责文件材料的准备，会议日程安排等项工作，确保会议取得圆满成功；7、完成办公室领导交办的其他工作

秘书应具备的能力和素质秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，因此，总经历秘书应该具备以下素质与能力：

1、要具备一定的文字功底。秘书经常会帮助总经理起草一些信函和常规的文件，因此，她必须要有一定的文字功底。秘书应具备的能力和素质2、计算机操作能力。秘书要帮助总经理收发邮件，对邮件进行分类存档、复印、打印等，并且有时会帮助总经理录入一些文件，或者做一些幻灯片和电子表格，因此总经理秘书需要能够熟练的使用MS—OFFICE中的各种软件，并且打字的速度要在每分钟70字以上，并且要能使用公司的LotusNotes系统。3、英语能力。总经理所接触的文件有些是英语，为了能更好的整理、找到这些文件，秘书应具备熟练的英语能力。秘书应具备的能力和素质4、理解、沟通能力。做为总经理秘书，必须能很快理解老总说话或发布命令的意思，并能顺畅传递相关信息。因此，需要具备很好的理解和沟通的能力。5、人际交往能力。作为总经理的秘书，经常需要与其他部门的人交往，也会与外部的客户或政府部门、媒体等打交道，因此秘书必须非常善于处理各种人际关系。6、情绪管理能力。秘书所要做的工作是琐碎的，也是很繁重的，总经理的工作压力很大，因此有时难免会发脾气，或者也有错怪别人的时候，作为秘书，挨骂或者受到冤枉也是常有的事情。因此，良好的情绪管理能力是不可或缺的。秘书应具备的能力和素质10、具备一定的商务知识和技能。由于秘书所要管理的文件中大量都是与业务有关的文件，因此她最好能懂得一些商务的和技术的知识。而现在的秘书是商务英语本科毕业的，因此，前来应聘的新秘书最好也要是商务本科或以上学历毕业。11、具备一定的外在素质。作为总经理秘书，经常与外部的客户或政府部门、媒体等打交道，因此，需要具备一定的形象和气质，穿着打扮要大方得体。

在新的时代背景下，秘书不仅仅是从事其本职工作，更重要的是，随着秘书管理功能的加强，很多时候，秘书要取代公司的主管进行公司对外的活动。秘书在对外的一言一行均代表着公司的形象。这就凸显了秘书作为公司的形象代表特点。

总结：秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重