文件控制程序模板

行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页次1/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX管理标准文件文件名称： 文件控制程序文件编号： XXX-XX-XX-XXX生效日期： XXXX年XX月XX日版本号： A/0 适用部门： 集团各部门受控正本受控副本受控正本受控副本编制： 审核：

行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页次2/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX核准： 修订明细序号修订内容描述修订人生效日期1首次发出行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页次3/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX一、目的对集团管理体系所要求的文件进行控制，确保相关部门（单位）及时得到并使用有效文件，防止失效或作废。二、适用范围本程序适用于XX集团管理体系有关文件的控制。三、职责（一）、各部门负责所在部门文件按本制度标准进行编写；（二）、行政部负责文件是否标准化的核查与考核。四、作业要求（一）、文件分类1、管理文件；2、作业指导书；3、集团行政文件；4、数据记录；5、外来文件。（二）、文件编号1、总裁办文件编号：XX-GM-0001—文件编号 总裁办文件 XX集团缩写2、管理文件、作业指导书编号：XX-WI-XX-000匚编号（流水号）——部门编号管理文件、作业指导书行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页次4/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX3、集团表单编号：XX-GFORM-XX-0001-编号（流水号） 部门编号 集团表单——XX集团缩写4、公文红头文件编号XX-XX-[XXX]-000I 1-流水号（第X号）——年份 部门代号I——XX集团缩写5、文件的版号以A、B、C…依次类推，修改号以0、1、2…依次类推。6、外来文件编号按各自原来的编号（三）、集团各部门代码总裁办GM技术中心电商中心行政部设计部TD渠道部CD人事部HR摄影部SY网销部EC行政部AD型设部MD企划部PD数据部SH销售中心客服中心财务中心选片部XP客服部CSD财务部FD门市部MS后勤部HJ采购部PD礼服部DD（四）、文件编写与审批行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页次5/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX1、集团级文件及行政文件由人资行政中心政部组织编写,直属上级审核，总裁办批准。2、各部门管理办法由相关职能部门编写，直属上级审核，总裁办批准。3、其他文件分别由相关职能部门编制,部门领导审核,直属分管领导批准。4、外来文件由人资行政中心政部提出拟办意见，送总裁办批示，交相关部门（单位）办理。（五）、文件发放与使用1、文件发放时，由行政部档案管理员根据《文件发放签收表》，与文件使用部门办理发放签收手续，确保在使用部门获得适用文件的有关版本。2、行政部负责收集国家主管部门的法律法规法规和相关文件，适时宣贯。3、收到外来文件时，行政部档案管理员应识别其适用性及版本的有效性，控制分发，并在《外来文件登记表》做好发放记录。4、使用文件受到严重损坏时，应到行政部档案管理员处办理更换手续，破损文件由人资行政中心政部档案管理员收回。5、若文件丢失，应向行政部门说明原因，申请补发。6、人员调动时，调出人应做好接手人文件的交接工作。7、电子文档要做好相应标识和备份管理工作。（六）、文件更改1、管理体系文件的更改：由提出部门组织行政部档案管理员探讨可行性，达成一致后填写《文件更改申请单》，经分管领导批准后由行政部档案管理员实施更改。2、文件更改时必须在文件审批页面处“修改内容描述”栏内注明修改内容。3、文件更改后，保存《文件更改申请单》，下发新修改版本，收回原文件进行作废。文件五次以上更改或更改内容超过30%时应换版，换版同时作废原文件。（七）、文件保存与销毁1、文件应放在干燥、通风、安全的地方。2、所有的文件原稿及其“文件发放表”由人资行政中心政部档案管理员统一保存。各部门（单位）设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。3、人资行政中心政部档案管理员负责编制并及时更新《文件登记一览表》和相关回收文件登记反映版本最新情况。4、作废文件由行政部档案管理员收集后填写《文件销毁申请单》，经批准后统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件分开保存。行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页次6/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX5、留用的作废文件，应办理手续，加标识并单独存放。（八）、在用文件评审每年年底由行政部档案管理员组织使用部门，对现有体系文体的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订，更新《集团文件登记一览表》。（九）、反馈1、每年不定时按本文件控制程序要求对各部门（单位）使用的文件情况进行抽查，识别和处理记录控制中存在的问题并提出改进。2、对抽查情况登记入《文件抽查状况表》，提交人资行政中心总监审批处理后备案。（十）、优化改进由人资行政中心行政部档案管理员不定时督促各部门（单位）制定整改措施，改进文件管理工作。五、相关记录--《文件发放签收表》--《文件更改申请单》--《外来文件登记表》--《文件抽查状况表》--《文件销毁申请单》--《文件登记一览表》六、检查与考核（一）、本标准由行政部负责指导组织实施并定期组织监督和检查。（二）、本标准的具体考核办法按集团相关检查与考核管理标准进行。行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页次7/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX附1:文件编写管控流程:重新调整格式或字体，按文件要求编写。下发各部门并登记

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