某项目文件档案管理制度

xxxxxx项目文件档案管理制度（第一版）xxxxxx项目建设管理部

2020年9月批准:审核:编写:TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1总则 1\o"CurrentDocument"2管理规定 1概要 1收文 2发文 4文档传阅 5文件归档与利用 6\o"CurrentDocument"3附则 7文件档案管理制度1总则为了规范xxxxxx项目建设过程中建设管理部收发文及文档传阅制度，保证办公室工作的标准化，提高文件传阅及处理速度，提高办公效率，提高文件归档的规范性，特制订本制度。2管理规定概要1）收发文工作应做到收发及时，规范统一，传递快速，环节畅通；2）文件经办过程中，应防止原文件损坏，确保文件的安全；文件办理后，保证文件的齐全、完整和准确；3）在工程项目实施过程中所形成的往来文件，任何个人不得私自占有，统一归口综合管理办公室存档，进行集中管理，收到公文、图纸、技术资料要分类存放，并建立清单电子目录存档；4）建设管理部员工在文件经办过程中应注意做好保密工作，禁止泄露来往文件中的保密内容；5）建设管理部各部门接到收文后，应按领导的审签意见及时办理；属于部门联合承办的，由综合管理办公室做好衔接、协调工作，相关部门密切配合、及时办理；6）文件处理完后应按公司的相关规定进行归档；收文1)公文(1)公文包括各级政府有关部门、上级主管单位及工程相关建设单位的来文、来函。(2)建设管理部员工直接收到的文件，应将文件原文转交综合管理办公室，由综合管理办公室按收文处理流程办理。(3)公文处理流程(见图)。22）工程资料设计、施工、监理报来的工程技术资料，设备厂家资料，工程建设有关的合同协议，招（投）标书等。（1）设计单位的图纸、设计修改通知单等设计文件。设计单位发来的施工图、设计修改通知单等设计文件，要经过建设管理部部门领导和建设管理部主任审签（附件3：《施工设计文件审查意见单》）后才能发送。设计单位的图纸、设计修改通知单等设计文件发送分配情况见下表：建设管理部施工图发送分配表 共14套施工图类别监理建设管理部主任工程建设管理办公室综合管理办公室施工单位存档土建2套1套4套2套2套3套电气2套1套4套2套2套3套（2）施工、监理单位上报的资料。施工、监理单位上报的资料，经过部门会签（附件4：《内部会签单》），由建设管理部主任签署处理意见后，将处理意见返还来文单位。（3）工程建设有关的合同、协议；应分类存放，未经建设管理部主任签字允许，不得借阅。（4）设备厂家资料，工程建设有关的合同协议，招（投）书等按建设管理部负责人批示发送。3(5)建设管理部收到工程资料，需要发给参建单位或部门的，应及时登记和发送。见附件5：《图纸资料发送登记表》。发文1)公文(1)建设管理部以红头文件形式向相关建设单位及地方政府发出的文(函)。(2)统一建设管理部向相关建设单位发文编号：义义义义(综、安、质、技、计、经)字［年份］义义义义号。向地方政府发文编号：义义义义函［年份］义义义义号。建设管理部呈批件发文编号：义义义义呈批［年份］义义义义号。建设管理部会议纪要：义义义义会纪［年份］义义义义号。(3)文件密级：A级：机密B级：秘密不做标识：普通。(4)参照《GB/T9704-1999国家行政机关公文格式》，规范建设管理部发文格式(见附件6：《建设管理部公文格式》。(5)发文处理流程(见图)：

2）工程资料在工程项目实施过程中，建设管理部向设计、监理及有关单位发出的联系单、通知、会议纪要文件资料以《建设管理部公函格式》（附件9）形式发出。3）建设管理部通过邮寄、传真或E-mail等方式发送文件后，收发文人员应与对方确认收到文件。文档传阅1）资料员收文后应按收文规定及时办理收文录入，并及时报领导批阅，根据领导意见送相关人员阅处或阅办。2、资料员应每天10点前将收文根据领导审批意见送相关部门阅办，并跟踪昨日发文处理情况，根据处理意见及时回收并送达相关人员阅办；3、各部门（指综合管理办公室、工程建设管理办公室，下同）员工应在当天晚上10点前完成对资料员送来的文件进行批阅，并根据领导审批意见及时在部门传阅，凡阅知文件每个部门处理时限为1天，负责阅处或阅办的部门可以根据实际情况处理时限酌情延迟，需向分管领导汇报，且处理时限一般不宜超过3天；4、如文件紧急，资料员应该根据领导批阅已经及时送达相关人员处理，相关人员处理完毕后及时反馈给收发员，并送下一个人员处理；5、对于阅知文件，各部门人员应在文件传阅栏相应位置填写“已阅”，并签名和日期；对于阅处或阅办文件，负责阅处或阅办的人员应提出处理意见，处理结果等，其他人员在相应位置填写“已阅”，并签名和日期。6、各部门处理完毕后，收发员应及时收回存档，并建立文档电子目录。文件归档与利用1）来往公文按及工程资料进行编号后分类存放，并建立有效的文件