档案验收表及评分标准

附件1

湖南省第一次水利普查

市级档案验收申请表一、申请验收具备的条件1、水利普查数据上报已结束是（）否（）2、已完成普查全过程应归档文件材料的收集、整理与归档工作是（）否（）3、已按要求进行自检，各项指标要求自检合格是（）否（）二、档案验收申请的主要内容1、本单位水利普查工作概况:

附件2：湖南省第一次水利普查市级档案验收评分表序号验收项目验收内容备查材料评分标准标准分值验收赋分1档案管理工作水利普查档案管理情况，包括档案管理规章制度建立执行及同步管理，设备设施及装具配备，履行对水利普查档案监督指导职责、人员配备、经费保障等方面详见以下各分项内容20分1.1组织（5分）1.1.1明确有档案工作的分管领导有关文件或岗位职责达不到要求的不得分2分1.1.2明确专职档案管理人员人员岗位职责无专职档案管理人员不得分；岗位职责不明确扣1分；2分1.1.3建立了由档案管理人员负责，各相关部门和技术支撑单位组成的档案管理体系，并明确了相关责任人查档案管理体系网络图达不到要求的扣0.5-1分1分1.2制度（5分）1.2.1贯彻落实水利部、国家档案局相关制度办法有关文件1、无相关文件的不得分1分1.2.2制定了档案收集、整理、保管、利用、安全等内部业务制度相关制度等2、档案内部管理制度不全或有明显缺、漏项的，扣1-2分；3分1.2.3档案工作与普查各项业务工作同步开展有关普查档案工作文件1分1.3经费（5分）将档案工作所需经费列入水利普查经费总概算或年度经费预算，并能满足档案工作的需要凭证性文件材料虽未列专项经费但能较好地解决档案业务工作所需经费不扣分；因经费原因已影响到档案工作的正常开展，或已造成一定后果的，扣2-4分5分1.4设备设施及装具1.4.1有符合档案安全保管条件的档案（文件）柜实地检查无专用档案柜的不得分；存在一定差距的扣0.5-1.5分2

序号验收项目验收内容备查材料评分标准标准分值验收赋分（5分）1.4.2档案装具符合标准要求并能满足工作需要实地检查档案装具明显不足或有缺漏的扣1-2分3分2收集、整理、移交归档水利普查档案收集、整理与归档情况，包括归档文件材料的完整性、准确性、系统性符合要求。类目齐全，归档文件材料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注清楚、图纸编制规范、审核签字手续完备，案卷质量符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》，开展档案信息化管理，电子数据与纸质档案整理规范，归档与移交工作已基本完成详见以下各分项内容80分2.1归档文件材料的完整性（30分）2.1.1水利普查管理文件材料档案实体和目录对管理类、专业类及特殊载体类档案应分别检查其完整性，对照有关“归档范围与保管期限表”逐项检查，存在缺项的，所缺项不得分；各项内存在不完整现象的，每发现一处，扣0.2-0.5分；重要阶段、重大事件和事故，必须要有完整的声象材料，无声像材料的，相关项不得分；重要声像材料不齐全的，扣1-2分；无电子文件材料归档的，不得分；缺少重要电子文件材料的，扣1-2分。各省（区、市）可根据实际情况增删项目并予以适当调整赋分，但此项总分应控制在30分以内。3分2.1.2水利工程基本情况普查相关资料（见备注2）3分2.1.3经济社会用水情况普查相关资料（见备注3）3分2.1.4河湖开发治理保护普查相关资料（见备注3）3分2.1.5水土保持情况普查相关资料（见备注4）3分2.1.6水利行业能力建设普查相关资料（见备注2）3分2.1.7灌区专项普查相关资料（见备注3）3分2.1.8地下水取水井专项普查相关资料（见备注5）3分2.1.9声像材料3分2.1.10电子文件材料相关数据与文件材料3分

序号验收项目验收内容备查材料评分标准标准分值验收赋分2.2归档文件材料的准确性（10分）2.2.1各类文件材料内容清晰、准确，图纸编制规范，各类地图、地形图、数字划线图、位置图等，能清晰、准确地反映实际情况抽查归档文件材料图纸有字迹模糊不清、不准确，破损、亏渍、审核签字手续不全、装具或摆放不规定等现象，每一处扣0.2-0.5分，问题较多酌扣2-4分5分2.2.2反映同一问题的不同文件材料内容应一致抽查归档文件材料有文件材料记载相互矛盾现象，酌扣1-3分5分2.3归档文件材料的系统性（15分）2.3.1分类科学。依据《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办[2011]161号），对收集的文件材料分类准确，每类文件材料的脉络清晰，各类文件材料之间的关系明确分类方案与案卷分类情况未建立分类方案或按有关归档范围准确分类的不得分；分类有缺漏的扣1-3分5分2.3.2组卷合理。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用检查组卷情况未按要求组卷的不得分；存在一定问题的扣1-3分5分2.3.3排列有序。相同内容或关系密切的文件按重要程度或时间顺序排列在相关案卷中;反映同一主题或案卷相对集中排列检查卷内文件排列与案卷编号情况文件排列存在不规范现象的酌扣1-3分；案卷编号无序的不得分5分

序号验收项目验收内容备查材料评分标准标准分值验收赋分2.4档案著录（4分）2.4.1归档材料应字迹清晰，图表整洁，审核签字手续完备，书写材料符合耐久性要求检查卷内目录书写不整齐、美观，无案卷目录的，不得分；案卷目录编制存在一定问题的，扣0.51分2.4.2案卷题名简明、准确，目录编制规范，著录内容详实检查案卷目录存在一定问题的酌扣0.2-0.8分1分2.4.3卷内目录著录清楚完备，页码编写准确无误检查卷内目录无卷内目录的不得分，存在一定问题的扣0.5分1分2.4.4备考表填写规范，需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释，并履行了立卷、审核的签字手续检查备考表无备考表不得分，存在一定问题的扣0.5分1分2.5档案装订、折叠（3）分2.5.1案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容抽查案卷装订不规范的酌扣0.5分1分2.5.2图纸折叠符合要求，案卷中均是图纸的可不装订，但应逐张填写档号章检查图纸案卷折叠或装袋不规范的酌扣0.5分1分2.5.2对不符合要求的归档材料采取了必要的个修复、复制等补救措施抽查案卷未采取补救措施的不得分1分2.6特殊载体档案的整理（5分）2.6.1非纸质文件应逐张、逐盒（盘）标注事由、时间、地点、人物、作者等内容抽查档案实体著录不全的酌扣1分2分2.6.2电子档案数据光盘至少应一式两张，注明数据库名称，所依托的管理系统和软、硬件运行环境抽查档案实体数量不足或著录不全的酌扣1-3分3分序号验收项目验收内容备查材料评分标准标准分值验收赋分2.7档案信息化管理（5）分2.7.1建立并使用水利普查档案的案卷级和文件级目录数据库上机查看未建立目录或目录不完整酌扣0.5-1.5分1分2.7.2建立并使用水利普查重要档案全文数据库上机查看未建立全文数据库不得分，内容不全酌扣1分2分2.7.3重要阶段或节点的电子数据档案，应有可直接利用的电子数据显示形式和相应的纸制档案上机抽查及相关纸制档案不能采用通用软件显示或没有纸制档案的不得分2分2.8涉密档案管理（4）分建立涉密档案管理制度，档案保管和利用符合保密要求查看相关制度并实地检查未建立制度但有相关保密措施，未发生泄密事件扣1-2分，保管环境存在问题酌扣1分4分2.9归档和移交（4分）2.9.1水利普查办公室按要求将其形成的文件材料进行整理、归档归档目录普查办未进行归档不得分;存在一定问题的扣1分2分2.9.2各技术支撑单位