专门档案管理 （文书与档案管理课件）

1电子档案概述3任务实训CONTENTS（1）电子档案概念电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案。在子档案的全部信息都以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像形态，因此，电子档案又称为“机读档案”或“数字式档案”。1电子档案概述含义：◆借助计算机形成、转换◆代码形式存储

◆有保存价值（2）电子档案特点

1电子档案概述

◆信息的非人工识读性◆信息存储的高密度性◆信息与载体之间的可分离性◆多种信息载体的集成性◆系统的依赖性（3）电子档案种类

1电子档案概述

◆文本文件◆命令文件◆图像、图形文件◆数据文件◆影像文件◆声音文件◆多媒体文件（4）电子档案的管理原则◆完整性原则◆可读性原则◆可靠性原则

1电子档案概述

◆集中统一管理◆建议纸质文档与电子文档双套归档◆文书档案管理一体化（5）电子档案的管理体系

传统纸质载体的档案信息被固定，与载体不可分离，信息具有原始性特征。电子档案可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性造成电子档案信息易于更改，电子档案的易变性，同纸质文件比较，电子文件的修改等操作十分方便，可以变得不留痕迹。查找相关资料，就解决这一问题深入思考，形成个人认知。如何改变“电子档案的易变性”深入思考，形成科技小论文，不少于3000字。任务驱动2任务实训1电子档案整理2电子档案保管3电子档案利用CONTENTS4任务实训（1）电子档案的分类◆一般文件（以文书档案为主）◆科技文件◆数据文件◆命令文件1电子档案整理（2）电子档案的存储电子档案的存储方式，取决于单位电子文档的收集归档方式。（3）电子文件的编目◆电子文件清单◆保管单位清单（1）保管内容◆维护电子档案载体物理性能安全。维护载体不受损伤。◆保证电子档案内容逻辑上的准确。保存电子档案所依赖的技术及数据结构相关定义、参数，同时考虑到电子档案适应新技术。2电子档案保管（2）保管要求◆归档载体应作防写处理。◆单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。◆存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，防止磁场干扰。◆环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。◆库房内要清洁、无腐蚀性气体、通风良好，地面不打蜡、不铺地毯，电子档案应洁净无尘。◆库房及的档案装具要具有防火、防尘、防水性能，防止紫外线直接照射电子档案。2电子档案保管（3）保养维护

◆归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。◆对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。◆对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。◆档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。（4）电子档案迁移随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。（1）电子档案提供利用特点◆复用性好◆方便快捷◆依赖网络和计算机系统3电子档案利用（2）电子档案提供利用服务方式

◆电子文件的提供利用服务方式多种多样，如就地阅览、出借、复制供应、咨询、网络利用、编研等，不同组织单位根据实际情况提供利用服务。（3）电子档案提供利用注意问题

◆提高电子档案信息安全意识◆制定电子档案的利用制度。包括资格审查、阅览操作、复制等◆引进和应用信息安全技术◆对复制件进行可靠性审核◆加强电子档案信息综合利用技术的研究和开发电子档案的载体形式有磁带、软盘、硬盘、光盘等，其保管时需要注意对温湿度的控制，做到防光、防尘、防水、防有害气体、防磁等，此外，档案管理人员还要定期对电子档案进行养护。如何开展电子档案的保养与维护？任务驱动4任务实训1电子档案收集2电子档案鉴定CONTENTS3任务实训（1）收集积累要求1电子档案收集◆记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。◆电子文件产生时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。◆对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。◆对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。◆对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。◆对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。◆对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。◆对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。◆对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。◆计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。◆对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。◆定期制作电子文件的备份。（2）归档方式1电子档案收集◆逻辑归档是指电子文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅电子文件。

◆物理归档是指将电子文件集中传输到独立的或者可脱机保存的载体上，向档案部门移交。物理归档又可分为网络归档和介质归档两种。

（3）归档时间◆电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。◆为保证电子文件的安全可以双套制保存，也可对电子文件进行备份。双套制保存的时间应该统一一致，电子文件的备份应和原文件分开保存。

（4）归档质量要求1电子档案收集◆齐全完整◆真实有效◆整理、编辑、划分保管期限（5）归档方法◆逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。◆物理归档◆规定同一载体形式◆防病毒（6）归档手续（1）电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定2电子档案鉴定◆内容鉴定◆技术状态鉴定（2）确定密级、归档范围和划定保管期限办理审批手续后，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。（3）电子档案的销毁对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。张珊应如何开展电子文件鉴定工作？任务驱动3任务实训1人事档案概述2人事档案工作3任务实训CONTENTS（1）人事档案概念人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。1人事档案概述含义：◆人事档案的作用:是组织、人事部门考察了解和正确选择使用一个人的重要依据。◆人事档案来源:于组织、机构的人事管理活动。

◆人事档案的内容:是反映一个人思想品德、业务能力、工作情况、个性特征、专长爱好等情况的原始记录，真实反映一个人的客观情况。◆人事档案的形式:是以个人姓名为特征组成的专卷或专册。◆人事档案的要求:是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料。（2）人事档案特点真实性、动态性、机密性、现实性。1人事档案概述（3）人事档案作用

◆了解个人的历史和现实情况的主要手段之一◆为人才开发提供依据：人事管理◆是澄清个人问题的凭证◆是编写人物传记和专业史的依据（1）人事档案工作任务

2人事档案工作◆做好收集、归档整理工作◆提高管理水平，适应现代化利用要求（2）人事档案工作的管理体制

◆集中统一、分级负责的管理体制（3）人事档案工作机构

2人事档案工作《干部档案工作条例》规定：

◆

县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。

◆每管理1000人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应业务指导人员。

◆县以下实行集中或相对集中管理档案的单位，根据上述原则应当配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。（4）人事档案工作人员的素质

2人事档案工作◆具有较高的职业道德和思想品德素质◆了解相关的档案法规，如：中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》◆努力学习档案管理的理论、方法和技巧做好本职工作海天集团公司为抢占市场，公司重视生产管理，今年来，公司业绩年年增长，在人事档案管理中一般采用在人员入职时填写《人员信息登记表》，对于入职人员以前的人事档案采用“自由”方式，即入职人员可以提供给公司，也可以自己保管，公司从不主动收取。海天集团公司在人事档案管理中是否符合相关规定？为什么？任务驱动3任务实训1人事档案收集2人事档案鉴定3人事档案整理CONTENTS5人事档案移交与转递4人事档案保管与提供利用1人事档案收集（1）人事档案收集范围《干部人事档案材料收集归档规定》一共十类：◆履历材料◆自传材料◆鉴定、考核、考察材料◆学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料◆政治历史审查材料◆入党入团材料◆奖励材料◆处分材料◆录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议的材料◆其他可供组织参考的材料，主要：工作能力、实绩、学识水平、思想、身体等为主。1科技档案收集◆办理完毕的正式文件

◆材料齐全、完整◆手续齐备◆统一使用办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸。除电传材料外，一般不得使用复印件替代原件。（2）人事档案收集归档要求（3）人事档案的收集主要方法1人事档案收集◆建立健全并认真执行“归档制度”◆各部门形成的人事档案应按规定及时移交给人事档案管理部门◆人事档案管理部门对于各部门单位移交来的不合归档要求的人事档案提出错误和要求并通知形成单位补办或补送相关材料

（4）人事档案收集制度1人事档案收集◆移交是常规的制度-归档制度◆索要制度◆检查核对制度◆补充制度

（1）鉴定工作的原2人事档案鉴定取之有据，舍之有理（2）鉴定工作的内容◆是否属于人事档案◆鉴定收集来的人事档案是否是本人的档案材料◆是否“处理完毕”以及“手续是否齐全”◆鉴定归档材料的准确性、完整性、真实性◆检查是否有重复归档现象（3）剔除材料处理◆转出◆退回◆留存◆销毁（1）以“个人姓名”为特征建立“个人”案卷或专册3人事档案整理《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》将人事档案的正本分为10类，副本分为7类。（3）人事档案类内文件的排列①排列方法◆按档案材料形成时间顺序排列--正本的1、2、3、4、7、10类均按此法排列◆按材料内容的重要程度不同进行排列--正本的5、8类◆将时间因素和内容因素结合起来对档案材料进行排序--正本的6、9类②排列要求◆保持材料之间的有机联系，使类内的各材料成为一个有机的整体◆每份材料应有固定位置◆能适应人事档案材料不断增加的特点（4）人事档案的编码◆一般采用分类流水号（小流水号）（5）装盒、填写档案盒脊背◆将编好页码的个人人事档案，放入个人姓名特征的案卷盒内（6）人事档案上架排列◆以姓氏笔画顺序或姓氏字母顺序为序上架排列◆以单位内设机构排序，结合职务为序排列（2）人事档案个人案卷的分类、组卷工作（1）人事档案保管4人事档案的保管与提供利用◆保管范围：县以上（含县）的组织、人事部门管理干