公司公文管理制度

公司公文管理制度第一总则第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化，根据《党政机关公文格式国家标准应用指南》GB/T9704-2012。特制定本制度。第二条公司的公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的收发办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。第四条公文处理斥当坚实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本制度并加强对公司、部门公文处理工作的领导和检查。第六条公司综合部是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。公司除综合部外，其他部门、项目不得对处正式行文，各部门之间不互相行文。第七条本制度由总则、公文种类、公文格式、会议纪要（记录）格式、公文处理程序、收文办理、公文保管、附则八章组成。第八条本制度适用于贵州通力达公路监理公司相关公文管理。第二公文种类第八条公文分为公司公文和部门公文两种。1、公司公文主要有以下七种：决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。请示：适用于向上级单位请求指示，批准的事项。批复：适用管复下级单位的请示事项。函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。2、部门公文主要有会议纪要、会议记录、汇报、请示、周计划、周小结、月计划、月总结、年计划、年总结等十种。会议纪要、记录使用情形同上。汇报：适用于部门向上级领导反映工作情况、计划决议执行情况等事项。请示：适用于部门就方案的选择、处理方式的确定等事项向上级领导征询意见。计划、总结：是各部门工作安排、工作完成情况的检查落实及考核的重要依据。第三公文格式第九条公文用纸及版心尺寸：公文用纸统一采用A4型纸，根据实际需要，附件中可采用其他纸型；公文用纸天头（上白边）为37土1mm，公文用纸订（左白边）为28mm土1mm,版心尺寸为156mm*225mm。第十条公文字体均为黑色，3号仿宋体，一般每面排22行，和行排28个字，撑满版心。第十一条排版规格与印装要求1、公文应左侧装订，不掉页。两钉的钉位应该在文件上下各14处，距文件左边为3mm-5mm。第十二条公文中各要素标识规则发文机关标识：由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，一般采用红色宋体字。如“XX有限公司文件”（颜色格式为RGB,红色255）。发文字号：发文字号编排在发文机关下空二行位置，由发文机关代字、年份和序号组成，统一采用3号仿宋字体，居中排布，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角号〔〕”如：黔路监[20**]**号”。公文标题：一般由发文机关名称+事由+文种构成，红色反线下空2行，用2号小标宋，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整。如：“关于印发《**公司公文管理办法的规定》的通知”。主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识；如有多个主送机关，则主送机关之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如“公司所属各部门、各总（驻）监理工程师办公室：”。正文（1）统一采用3号仿宋体字，文中如有小标题，采用3号黑体字。（2）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如《关于下发**公司公文管理办法的通知》（**字[20**]**号几(3)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为(一)”,第三层为“1・”，第四层为(1)”。(4)文内使用非规范化简称，应当先用全称并在圆括号()”内注明简称。附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。如“附件：机构人员名单”。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如“附件1”，版记在附件之后。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。发文印章：落款处发文单位名称、成文日期。抄送单位：公文如有抄送单位，一般用4号仿宋字体，空一字编排，在最后一个抄送单位后标句号。如“抄送：****业主办。”印发单位和印发日期：一般用4号仿宋字体，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿位伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位。页码：4号半角宋体阿拉伯数字，编溶解度在版心下边缘之下，左右各放一条-线；一字线上距版心下边缘7mm。版记上不编排页码。特殊情况说明（1）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（2）不得在公文中插入任何形式的页眉与页脚。（3）会议纪要不加盖公章。第四公文处理程序第十三条公司公文由相关各个部门负责草拟、审核后，交综合部填写“公文审核签发单。由综合部秘书完成会签、定稿签发、校稿、印发、签收程序。第十四条公司公文（会议纪要/记录除外）的处理程序包括：草拟、审稿、会签、定稿签发、校稿、印发、签收七个环节。1、草拟公文及附件文件应做到：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。“谁主办、谁草拟”的原则。2、审核：公文及附件文件应由其主管领导审核。①由部门起草，面向本部门发送的公文，应由部门负责人审稿，分管副总定稿。②由部门起草，面向公司各部或公司以外单位发送的公文，应由部门负责人、分管副总审稿后，交其他相关副总会签后由总经理定稿。由部门起草，面向董事会或股东会的公文，应由总经理审稿，董事长定稿。3、会签：拟稿部门分管副总根据文件性质确定会签人名单（职务由低至高），由综合部秘书负责会签传递。若会签人意见不统一、且意见较多在“公文审核签发单”上无法详细列出的，应由传递人进行汇总打印成单独文件，并按会签人意见重新修改直至定稿。4、定稿签发：由最高级别的会签人定稿签发。5、校稿：拟稿部门经理应指定专人将定稿后的公文进行校对，修改标点、错字。6、印发：董事会公文由董事会秘书负责印发并存档。公司公文由综合部秘书负责印发并存档。部门公文由各部门负责人指定人员印发并存档。公文正式印发前，印发人应进行复核。复核重点是：审核、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否规范、用字是否正确等。7、签收：公文印发时须由签收人在“发文登记表”上签字确认。第十五条部门公文处理程序：草拟、审稿、会签、签批意见四个环节。1、草拟：要求同上。2、审稿：由其部门经理及分管副总审核。3、会签意见：拟稿部门分管副总根据文件性质确定会签人名单（职务由低至高），由部门负责人指定专人负责会签传递。若会签人意见不统一、且意见较多在“公文签发审核单”上无法详细列出的，应由传递人进行汇总打印成单独文件，并按会签人意见重新修改直至定稿。4、签批意见：签批人应结合会签人意见，提出最终意见。第十六条行文应遵守以下规则：1、未经分管副总、总经理审核批准，公司内部任何部门不得自行对外正式发文。2、涉及多个部门职权范围的事项，主办部门应主动协商，并取得一致意见后方可以公司名义行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。3、受双重领导的部门向上级主管行文，除了主送对象外，应当写明抄送对象。上级主管向受双重领导的下级部门行文，应当抄送其另一上级主管。第十七条公司公文涉及到相关部门由综合部秘书负责传阅。第五公文保管第十八条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，以确保归档公文齐全、完整，便于调用。非公司授权指定人员，任何人不得保存公司公文原件。第十九条公司公文由综合部统一保存。部门公文由各部门指定专人保存。其他人员复印、调用公文，须公文需求人员持“工作审批单”经部门负责人、分管副总、总经理审批后到公文保存部门办理