物业管理公司文书管理标准作业规程(五)

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1.0目的

规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。

2.0适用范围适用于物业管理有限公司及下属管理处各部门的文书管理工作。

3.0职责

3.1总经理负责全部发文审批。3.2部门经理负责本部门文件的拟制与审核。

3.3行政部主管负责公司文件格式及内容的审核，用印管理。

3.4行政部文员负责公司文件收发及归档。3.5管理处经理负责管理处文件审批。

3.6行政部负责文件的打印及文号的管理工作。

4.0程序要点4.1公文格式。

4.1.1公文种类。

a)按《国家行政公文管理与处理方法》有关规定要求，常用行政文书包括：命令、指令；打算（决议）；指示；公告、通告（布告）；通知；通报；请示；批复；函；会议纪要；方案；总结。b)按照物业管理特点，可引人以下文件类别：

--上行文：请示、报告、方案、总结；

--下行文：批复、打算、通知、通告、通报；--平行文：函、会议纪要。

4.1.2文件标题：

a)行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清楚、美观为原则；b)标题统一使用2号黑体字，放在公文纸间隔线以下，文号上方居中位置。

4.1.3发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和挨次号三项内容。

a)按照发文挨次及发文时光对文件编号。b)物业管理公司文号作为以下统一规定。

--物业公司文号：

××发［×××××］××号文件序号

发文日期，前两位为年份

公司如：物发[000430]15号，是指物业管理有限公司2000年4月30日所发的公司第×个文件；物管发「001121」92号，是指物业管理处2000年11月21日所发的管理处第92号文件。

c)文号统一使用5号宋体字，放在文件标题下一行的偏右位置。

d)公司文号由行政部统一管理。e)发文部门需到以上部门记下领取文号后，方可发文。

4.1.4隐秘等级和紧张程度，用来确定公文发送方式及办理速度：

a)一般文件不加注明；b)隐秘文件必需在文件的左上角位置注明"隐秘"字样；

c）急件必需在文件的左上角位置注明"急件"字样；

d)为示区分，普通用红色字体举行标注，统一使用2号宋体字。4.1.5主送机关。是指用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关：

a)应放在文号下方，正文之上，专行顶格，结尾用"冒号，"；

b)主送机关不止一个时，要按其机关级别的凹凸、职权范围大小依次罗列，中间用"顿号"隔开；c）按照文件内容量，普通挑选使用4号或小4号宋体字。

4.1.6正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和按照，叙述什么事情，解决什么问题以及方法和要求，都要在正文中阐述清晰：

a)正文文字一律自左而右横排；b)要合理地划分段落、正确使用标点符号，每段开始空两个字；

c）正文字体与主送机关保持全都。

4.1.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料：a)假如该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明"附件：×××"字样；假如附件较多，还须编上序号1、2、3……末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的，无须注明；

b)要写明附件的全称；

c)附件字体与正文相同。4.1.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身份）署名：

a)落款普通放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置；

b)假如正文恰好占满全页，落款必需放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；c)落款字体与正文相同。

4.1.9日期：

a)普通应写发文日期；b)会议利用的文件应写会议利用的日期；

c)重要的文件应写签发的日期；

d)日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。4.1.10盖章。是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，普通状况下文件都应加盖印章（单位经理署名除外）：

a)盖章应在公文打印校对完之后举行，由管理印章的工作人员经手并记下；

b)印章应盖在落款和年代日中间，即"骑年盖月"位置。4.1.11公文文尾。指落款以下的页面部分，位于末页下端，包括：抄送机关、印刷机关、印刷时光和印刷份数等内容：

a)公文文尾与文件日期中间应有间隔，普通需用向来线分割以示区分；

b)公文文尾字体与正文相同，另行顶格；c）抄送机关是帮助或协作主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关，再写抄送机关；

d)印刷时光指开印的时光，印刷机关和印刷时光排在一行，通常用两条黑色横线夹住，与版头遥相呼应；

e）印刷份数指的是印刷的总份数，位于底线的偏右侧位置。4.2发文办理。包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等工作。

4.2.1交拟和拟议。

a）经理将撰写文书的任务和意图明确详细交代给负责草拟文稿的详细部门或人员。b)拟稿人员接受任务后，对所要撰写的文书举行酝酿和构思：

--深人领悟意图，把握其精神实质；

--注重提炼观点，挑选材料；--支配文稿的结构、搭好文件的骨架；

--如对原交拟意图不清或需有重大修正时，须征得交拟人同意，不行擅自做主。

4.2.2撰写和审核（正规文件须打印，普通状况下，由公司行政部负责打印，拟稿人举行校对）。

a)拟稿人在拟议的基础上，根据拟议的设计撰写文稿，撰写时应注重：

--不与国家法律、规矩相违反；

--掌握各种文书的特点、逻辑和写作办法；

--坚持观点与材料相统一。

b)交拟人对拟稿人的文件举行审核：--审查文稿内容，看其主旨是否符合交拟原意，是否违法；

--所提的任务、措施或办法是否切实可行；

--所规定的步骤和期限是否恰当；--主送和抄送单位规定的是否恰当；

--文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确。

c）行政部主管审核文件以下内容：--文稿体式和格式是否完备、规范；

--所用文种和名义是否恰当；

--文件的密级和紧张程度是否恰当；--文字表述是否通顺、清楚、严密，符合标准的，附上《发文审批表》交拟稿部门签署后报总经理审批；不符合的退回拟稿部门。

4.2.3签发：总经理对签发的文件负有彻低责任，应本着负责精神，认真阅读文实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办不同意的写出详细看法返还行政部或管理处重新撰写。

4.2.4盖章和发放：a)盖章部门管理人员（普通为行政部经理／管理处经理）依据总经理签准的意印：

--总经理未签准的公文一律不能盖章；

--盖章的份数严格根据文件要求印发的份数要求盖章；--须将盖章文件至少保留一份存档（对特别商定的按商定处理）；

--对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。

b)发放。发放（装封和发送）工作要快速、精确     、平安：--发文记下：由行政部将要发放的文件举行记下后，依据范围（包括：主送单位、抄报部门、抄送部门）填写《文件发放记下表》；

--采纳快捷方式（电子邮件、信件或亲手送达）发放文件，并落实收到状况；

--将发放状况记下在《文件发放记下表》中；--次年二月底将当年的《文件发放记下表》与所发文件底稿移交档案室保管；--重要文件接收方需签收。

4.3收文办理。普通包括：收拆、记下、拟办、批办、承办、催办、归档等工作

4.3.1收拆。指文书的收进和拆封。a)公司行政部或管理处公共事务部为收拆工作的主要部门。

b)凡封套上写明给本机关或办公室收启的文件由行政部拆封；写明为详细部门或详细人收启的信，信部门／人拆封，拆封时应注重：

--检查信封内文件是否齐全，发觉问题，要做出须要的记载和准时处理；--取净封内的文件及附件，注重保持封套和文件的完好；

--急件拆封后要立刻记下分送，密件普通交由部门经理拆封。

4.3.2记下。a)凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、期限长的公文，都要记下。

b)以下文件无须举行记下：

--各种无机密性的出版物；--普通性的简报、资料；

--告之性的广告；

--事务性的便函等。c)文书管理人员（普通为行政部文员或公共事务部相关人员）将文件记下在《收文记下簿》内，内容包括：总流水号、收文日期、发文机关、发文标题、发文字号、发文日期、份数、处理状况、备注等，记下时应注重：

--要将收到的文件编列总流水号，每年编一次；此编号应与《收文记下簿》上的总流水号相同；

--需要办复的文件，还要填写《公文处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理；--字迹要清楚干净；

--准时记下，不错登、漏登、积压。

4.3.3拟办与批办。a)拟办是对收文如何处理提出初步看法，供领导或业务部门主管审核裁决：

--拟办工作普通由行政部门主管；假如来文内容专业性很强，也可以直接由相关部门主管拟办；

--拟办时要认真阅读来文，同时要把握本机关各部门的职责范围、业务分工和工作状况；--拟办看法要精确     恰当，明确详细，切实可行，简明扼要；

--拟办看法要填写在《公文处理单》的"拟办"栏内，并签署姓名，写明日期。

b)批办是总经理或管理处经理针对拟办看法做出的批暗示见：--属公司文件的，由总经理批办；属管理处文件的，由管理处经理批办；

--批办看法应该比拟办看法更明确、详细、绝对；

--对拟办看法中内容不全面、不妥善的地方，应加以补充和修改；--要求几个部门合办的，应指明由哪个部门牵头主办；

--需要传阅的，应该写出传阅的对象和范围；

--需要传达贯彻的，应写出由谁传达和传达范围；--假如拟办看法有两种以上计划，批办时应有所裁决；

--批办看法应写在《公文处理单》的"批办"栏内，并签署姓名、日期。

4.3.4承办和传阅。a)承办是有关部门按照批办看法对收文的处理。包括办文与办事两种状况。办文是收拾文字材料、制发文件；办事是以实际行动落实收文内容，如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等：

--承办时应仔细阅读来文和批办看法，有时还要提出承办计划送有关领导审核指示后再着手办理；

--属本部门自立承办的，要准时仔细办理，不能推诿、拖拉；--由本部门牵头主办的，应预备好有关文件和办理看法，主动与有关部门商议，收拾、综合商议看法，报送有关领导审批；

--承办完毕，把承办状况填写在《公文处理单》的"处理结果"栏内，并签署--姓名及日期。

b)传阅工作普通由公司行政部办理：--支配传阅应先主后次，对主要领导、主管应优先支配阅读；

--传阅范围要适当，不能任意扩大或缩小；

--各阅读人收退文件均应直接与行政部或公共事务部联系，切不行在阅读人之间传递和交