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文档简介

Word版本，下载可自由编辑物业公司文书、档案、资料管理办法物业公司文书、档案、资料管理方法

1.0目的:

便利资料查阅，完美记录档案。是大事有源可查。

2.0适用范围物业公司的各种资料、档案。

3.0管理内容

3.1文件和资料的分类--质量体系文件（质量手册、物业管理计划、程序文件、作业文件、质量记录）

--文书档案(国家有关物业管理行业的规矩、条例、通知、来往单位文件等)

--其它资料的分类（业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等）3.2文书档案管理

--上级机关、来往单位发来的文件，由行政部在《收文薄》记下，送经理阅转，并送有关部门传阅，阅者签署姓名后送回行政部存档。

--外来信件，写明领导人亲收或写明领导人姓名的由受文领导拆阅后，若需保存再退回行政部记下处理《信函收存记下表》指明存往何处。--以公司名义的发文，由承办部门起草，行政部核稿，编文号、经理签发，然后支配打印，文件类应记下在《发文簿》，信函类的记下与收据或收件人签名应记录在《信函寄发记下表》上，以便查询。

--电脑资料的存贮和查找参见《电脑资料存贮说明》(附录)。

3.3其他资料管理--行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档，并记下、收拾、编写检索名目,详细办理参见相关细则如《业主档案的管理方法》等。

--定期收集收拾档案资料，收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料，如确有需要，可随时在行政部举行查阅。

--档案资料普通不借出，若特别状况需借出须经经理同意，完美记下手续后方可借阅。--借阅资料档案必需妥当保管，注重保密，不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时光原则上不得超过七天，在规定时光内使用人应准时归还，如因保管不善造成档案资料的遗失，将视情节轻重，处以50-300元罚款。

--公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取，并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作，由公司文员负责，每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、收拾及传阅。

--由行政部统一收取专业类杂志并提示相关部门主管借阅，非专业类杂志，由公司行政部负责准时支配借阅，限定归还日期后按时收回，以便其他人员借阅。--借阅公司的图书及参考资料应办理记下手续，专业参考类图书由对口专业员工举行借用；非专业类图书借阅数目普通不超过叁册，要求在两个月内归还。

--公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量举行清理，并通知员工应归还的日期，员工应乐观协作清理，以便文员准时把握员工使用状况，确保不遗失又能充分的发挥图书价值。

--全部图书资料均应妥当保管、准时归还，如因借阅人保管不善造成资料遗失，将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。4.0各职能部门的资料管理

各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的，可在资料室设专柜存放、取用，有须要时应分离建立内部资料管理办法和记下。

5.0相关文件5.1《业主档案的管理方法》

6.0相关记录

6.1《收文薄》6.2《发文簿》

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