某公司代销品标准作业暂行规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档厦门夏商旅游集团酒店管理公司代销品标准作业暂行规定制订：财会部修订日期：2008年2月一、制定目的：加强门店代销品销售项目管理，明确代销品在订、购、验、存、领、售等环节的作业流程和岗位职责。二、制定依据：厦门夏商旅游酒店管理公司财务内控管理制度之09《采购管理暂行规定》及之08《存货管理暂行规定》。三、业务操作：分别请购，统一定购，分别配送，分别支付货款。四、业务性质账务处理：根据合同内容此项业务性质是代购代销性质，但实际操作是供货商的销售发票开给各单位，各单位此项收入并入客房收入，统一开具住宿专用发票，据此确定此项业务的实际性质是进销行为。代销商品分为客房代销品和大堂代销品，财务处理以进销性质进行核算，客房代销品收入在营业日报表客房收入项目的“客房酒吧”栏体现，大堂代销品收入在营业日报表客房收入项目的“商务中心-商务代销”栏体现，账务依此计入“客房收入-其他收入”科目核算，成本根据月末销售月报表的品种、数量计入“客房成本-其他成本”科目核算。五、作业流程：1、订购环节：（1）订货：采购小组确定代销品的供应商、品种、进价、代销价格、付款方式等，签订购销合同；（2）购货：各单位根据需要，填制“材料申购单”，注明采购商品的编号、名称、规格、数量，并经责任人审批后送酒店管理公司采购专员，管理公司采购专员接单复核签字，统一定购。“材料申购单”的仓库联退还请购单位（定购与请购有差异的应及时与请购单位确认）。采购专员保存采购联单，详细登记各单位的进货时间、金额。货款由各门店根据购货情况由各门店根据审批流程分别支付。2、验收环节：供货商送货上门，由各单位的采购经办人和仓管员根据仓库联内容验收，按实际验收的品种和数量填制“验收进仓单”（实际验收与请购内容有差异的及时告知管理公司的采购专员并附验收单复印件）。3、入库保管：仓管员负责代销品的实物保管工作，根据验收单的内容登记仓库账，摆放好实物。4、领用销售：客房或总台（以下称销售部门）根据需要领用的品种、数量填制“材料申请领用单”，经部门主管审批后到仓库领取；仓管员根据实际领用的品种、数量填制“材料领用出仓单”，经领用人、仓管员签字确认后，领取实物，并登记仓库账；销售部门根据实际需要将代销品摆放在货架上，并按酒店管理公司要求摆放相应商品的价格标签。剩余的代销品存放于部门二级仓库，货架上应制作一价格目录表注明代销品的存放数量。5、定价管理：门店所有代销品应按酒店管理公司统一制定的售价进行销售。在销售过程中若对商品的销售价格及品项有调整建议，应告知酒店管理公司采购部门，待公司领导同意后统一执行。所有代销商品的品项及售价应报备管理公司财会部，以便财会部核对。6、销售管理：（1）客房代销品：客人在房间消费完后退房结账的，楼层服务员查房后应先电话通知前台服务员先填写代销品销售清单并入账（切记前台服务员应重复楼层服务员所报客人消费代销品的品名、数量、金额），事后与楼层服务员及时核对，如有特殊情况客人需补充代销品的由楼层服务员填写“代销品销售清单”经客人签字后交前台服务员签字入账；门店客房部应由一名人员负责代销品的进、销、存管理，每天依据领用单、代销品销售清单等相关单据做好客房代销品台账并每天根据当天代销品的销售情况填写“客房代销品销售清单”,并将财务联交资金管理员。资金管理员在核对每天日报表的同时要核对消费明细，并对账单、杂项单进行消号（代销品销售清单由各相关人员向资金管理员领取，资金管理员应做好登记和核销工作）；（2）大堂代销品：客人消费时，前台人员填写“杂项消费单”并及时将此收入录入客房收入的“商务中心-商务代销”栏目。每天根据当天代销品的销售情况填写“前台代销品销售清单”,并将财务联交资金管理员。资金管理员在核对每天日报表的同时要核对杂项消费明细，并对账单、杂项单进行消号（杂项单由各相关人员向资金管理员领取，资金管理员应做好登记和核销工作）；各门店应由一名人员负责代销品的进、销、存管理，每天依据领用单、杂项消费单等相关单据做好代销品台账；客人发生消费时，前台服务员应先填写“杂项消费单”，再根据“杂项消费单”录入电脑，否则一经发现视作违规，将视具体情况按公司奖惩规定执行。7、月末统计：月末由资金管理员根据每天的“代销品销售清单”统计当月销售代销品的品种和数量，填制“代销品销售统计表”（样式附后），经责任人审核后移交核算会计，核算会计据此单结转销售成本，计入“客房成本-其他成本”。8、月末盘点：月末，各经营单位仓库、部门二级仓库以及总台都必须进行盘点，盘点表酒店管理公司统一制作。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档厦门夏商旅游集团酒店管理公司请款作业暂行规定制订：财会部修订日期：2008年2月一、制定目的为规范公司各类资金的支出行为，执行精确化管理的思路，同时方便各部门的请款作业，特制订本规定，对各类资金支出的单据规范及操作流程予以明确。二、适应范围（一）本规定适用于包括货款支付、费用支出、资金调拨、暂借等所有涉及资金支出的交易行为。（二）本规定适应于厦门夏商旅游集团酒店管理公司(简称管理公司,下同)各部门及其下属和托管单位(简称各单位,下同)。三、审批权限及审批流程本规定适用的审批权限具体参照《厦门夏商旅游集团酒店管理公司审批权限及流程管理暂行办法》执行。四、表单要求本规定共设计三种财务表单，分别适用于不同的资金支出行为：（一）、用款申请单1、适用范围：凡是需要从财会部支出资金的任何行为，无论是采取现金还是转帐方式，均要填写《用款申请单》。例如费用报销、冲帐补款、供应商货款等。《用款申请单》是公司资金支出的主要内部表单，其他财务表单仅作为其附件使用。2、单据样本(具体请参照内控表单)3、填写要求：（1）填制时间：即填制本表单的当天（2）单位：即管理公司或下属及托管单位的单位名称代码（3）部门：即经办人所属部门,最好是成本负担部门（4）收款单位：即交易方公司名称或经办人个人,如果是交易方,则名称必须要和其发票上的签章一致.（5）单据：即后附原始凭证的张数（6）付款方式：依所需要的付款方式在相应的□内划√即可，若非现金或转帐方式，则选“其他”，并把需要的付款方式填在后面，如承兑汇票等。（7）汇入银行帐号：仅在转帐付款方式下才要填写,即对方的银行名称及帐号（8）请款金额：即本次所需报销或付款的金额。请依上述规范填写。（9）用途：即本次用款申请的理由，若有多项，请分门别类详细填写。（二）暂借款冲帐单1、适用范围：凡是因暂时无法取得正式报销凭证而又必须预先支出资金的行为，均要填写《暂借款冲帐单》，仅作为《用款申请单》的附件使用，不能作为直接支出资金的表单。如预付货款、差旅费等。2、单据样本和操作流程(具体请参照附件一)3、填写要求：还款冲账单（1）填制日期、单位、部门、收款单位、单据、用途等栏位的填写请参照《用款申请单》，数字填写规范亦同。（2）应补(退)金额：即借款金额减冲帐金额后的余额，正则退，负则补。若是补，则需要一并填写《用款申请单》才可领款。（3）冲帐金额：即实际报销或付款金额，即实际支出金额，（4）本表单在请款时无须审批,冲帐时才需要按权限进行审批。借款单根据借款的时间、金额、原因、预计还款时间、方式等相关内容填写，注意在“借款人：处签字确认。还款证明单根据借款人的还款冲账单办理完还款冲账手续后，由核算会计填写此单，签名确认后交给借款人以证明款项还清，借款人应保管好此单。（三）、内部报销单1、适用范围：仅适用确实无法取得正式发票的小额资金支出行为，仅作为《用款申请单》的附件使用，不能作为直接支出资金的表单。如工资、过节费、外购水果等无法取得发票的外购行为及内部行为。该表单使用要严格限制。2、单据样本(具体请参照内控表单)。3、填写要求（1）填制日期、单位、部门、数字填写规范等同《用款申请单》。（2）事由：即发生支出的具体内容，需详细填写。（3）姓名/内容：即发生事由的具体项目或对象，如人员名单或项目。（4）公司标准：公司规定该项目的具体标准。（5）金额：依相应栏位填写小写数字即可。（6）领款人：即受益人或经办人。请对号签核，空白处划“∫”。（7）合计：即上述金额的汇总小写数字。（8）实发金额：即对应的大写数字四、相关操作规定（一）财务表单作为公司内部控制重要的原始单据，要严格按照上述规定进行填写，字迹要求清楚工整，不得涂改，否则视为无效单据不得报销。（二）财务表单的使用要严格按照公司规定的审批权限及审批流程进行，不得颠倒审批顺序或者越级签核。（三）各类表单和原始凭证在申请用款之前，要求用胶水进行粘贴，不得用大头针或曲别针代替，以防单据丢失，具体粘贴要求如下：1、粘贴时要求同类单据粘贴在一起，若厚度过厚时，要摊平粘贴在一张厚纸上，图示如下；…8642…864297531975312、粘贴时要求统一粘贴单据的左侧或左上角，超出《用款申请单》的部分要折叠到小于等于《用款申请单》的面积为止。（四）不同付款方式或不同受益人的支出要分开填写，不能使用一张《用款申请单》。（五）申请用款或冲帐时，除要附上对等金额的正式发票以外(包括内部报销单)，还要附上相应的其他资料，以表示交易的完整性或安全性。具体列举如下：1、差旅费：暂借款时要附上暂借款冲帐单和出差申请单冲帐时要附上出差费用明细表和出差工作报告2、预付款时要附上对方的报价单、公司内部请购单、合同或是其他能够证明此笔支出的资料，除差旅费外，严禁不明确具体金额就申请支出。3、若是一笔交易多次付款的，第一次必须附上相应的合同或付款计划，后续请款时可不必再附，但必须注明付款进度及总金额、已付金额、未付金额等。4、付货款时需附上内部验收单等。5、其他未尽事项以财务实际需要为准。（六）若牵涉到其他部门或公司要求统一管控的，均需要相关部门会签。比如书籍的购买需要办公室会签，人事方面