行政管理制度50720

行政管理制度GDXZ-01-02TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"第一章 员工行为规范管理制度 2\o"CurrentDocument"一、道德、行为规范 2\o"CurrentDocument"二、着装、仪表规范 3\o"CurrentDocument"三、商务礼仪规范 3（一）电话礼仪 3（二）接待礼仪 4（三）拜访礼仪 4\o"CurrentDocument"第二章 办公区域管理制度 4\o"CurrentDocument"一、办公区域环境 4\o"CurrentDocument"二、办公区域工作纪律 5\o"CurrentDocument"第三章 固定资产及办公用品的管理制度 5\o"CurrentDocument"一、管理原则 5\o"CurrentDocument"二、范围 5\o"CurrentDocument"三、管理办法 6（一）固定资产购置及保管制度 6（二）办公用品的保管和发放制度 6（三）宣传品的管理 7（四）名片的管理 7第四章 前台事务管理制度 8\o"CurrentDocument"一、电话接待制度 8\o"CurrentDocument"二、出入公司办公区域的管理 8第五章 会议室管理制度 9\o"CurrentDocument"一、会议室由行政部负责统一管理，并统筹安排使用 9\o"CurrentDocument"二、会议室的预定 9\o"CurrentDocument"三、会议室的管理纪律 9第六章 设施设备管理制度 9\o"CurrentDocument"一、电脑管理制度 9\o"CurrentDocument"二、公司设施设备 11（一）设施分类 11（二）设施设备管理 11\o"CurrentDocument"第七章 印信管理制度 11\o"CurrentDocument"一、印信的种类 11\o"CurrentDocument"二、印信的使用规定 12\o"CurrentDocument"三、印信盖用 12\o"CurrentDocument"第八章 投诉（申诉）制度 12\o"CurrentDocument"一、目的 12\o"CurrentDocument"二、适用范围 12\o"CurrentDocument"三、投诉的管理 12第一章员工行为规范管理制度一、道德、行为规范1．员工必须严格遵守国家法律、法规及政令，不得有与之相悖的行为。2．员工必须严格遵守公司各项规章制度与操作规程。3．员工在日常工作中应尊重同仁，服从上级指令，发扬团队精神。4．员工应热爱本职工作，努力钻研业务，提高工作技能，严禁员工在未离职前接受其他单位的聘用。5．员工必须严守公司机密及客户信息，未经公司领导许可，不得向任何人透露有关公司的经营情况、财务状况、薪资，更不得越权签署任何文件或合同。6．员工在职期间与同仁团结友爱，坦诚相见，互相扶持。7．员工应爱护公物、厉行节约。8．员工应随时维护办公区域及工作间的环境卫生， 办公区域内严禁随地吐痰、吸烟、饮酒、乱扔乱放包装纸、废弃物等，遵守公司及物业管理单位的各项规定。9．严禁将公司密级文件（合同、重要文件、项目计划等）交给无关人员保管或翻阅。公司密级文件在得到相关部门确认失效后，应立即销毁，不得乱放乱弃。10．未经允许严禁非本公司人员进入办公区域使用或利用公司办公资源从事个人事务。11．员工在工作时间应严格遵守劳动纪律，工作联系应尽量使用电话。12．严禁串岗聊天、脱岗、工作时间做与工作无关的事宜。13．员工不得在上班时间，利用办公设备从事与工作无关的私人活动，包括：网上聊天、利用网络下载电影、游戏、刻录光盘等。14．员工用餐后，应将快餐盒小心谨放于垃圾袋中，不得乱丢乱弃；饭后应及时清理办公区域的环境卫生。15．公司全体员工应恪守 “客户是上帝” 的服务意识。非客户接待部门亦应对客户保持良好的服务态度，包括： 礼貌接听客户电话、 礼貌转接客户电话、 礼貌引导客户进入客户服务部门、不与客户发生争执等。16．员工在进行业务活动时应庄重大方，正直坦率，时刻树立企业良好社会形象。17．离职前必须将公司物品清退完毕。禁止离职前私自删除电脑中的办公文件、程序软件、设计方案、客户信息等相关重要资料，并应在部门及相关部门核查无误签字确认后离岗。于不辞而别等违约行为，公司视情节轻重，有权依法追究当事人责任。二、着装、仪表规范1．员工在上班时应穿着与本公司工作环境相协调的服装。（西服、2．公司举行重要活动或遇有重要客户来访、谈判时，管理岗位人员一律着职业套装（西服、套裙、西裤）、衬衫、领带（男员工）、皮鞋。套裙、西裤）、衬衫、领带（男员工）、皮鞋。3．服装必须保持清洁、平整，不得缺扣、破损。4．夏季上班一律不得穿短裤、拖鞋、男员工不得穿跨栏背心、女员工不得穿吊带背心。5．在上岗时必须保持头发整洁，男员工不得留光头、一律不准蓄须。6．在上岗时应注意个人卫生，无汗味、异味；上班时间不得饮酒（公务应酬除外） 。7．员工在工作区域内的坐姿应端正、稳重，任何时候不得将脚翘至办公桌上。三、商务礼仪规范（一）电话礼仪1）接听电话1．及时、热情。电话铃响三声之内，接起电话，语调平和，吐字清晰；2．通话时，使用公司的标准用语：A“您好！北京公大永泰，口讲”B“您好！北京公大永泰，我是 XX”3．电话记录时， 5W1H原则记录，即： “谁”、“时间” 、“在哪” 、“什么事” 、“为什么” 、“怎么样” ，并复述记录内容，切记准确、全面；4．通话后，应轻放话筒，并应在对方挂断后再放听筒。2）拨打电话.时间与时机的选择要得当；.谈话对象的选择要准确；3．语言表达要准确、全面、简明扼要；4．应习惯使用“您好！ ”、“请 !”、“谢谢！ ”、“对不起”等礼貌用语；5．需谈论敏感话题时，要先问对方谈话是否方便；6．通话过程中，如有事情需要处理，要礼貌告知对方，以免误解。未讲清的事情，应再约时间并履行诺言。（二）接待礼仪1．问候---热情大方；2．握手---有力，适度；3．相互介绍 ---有序。职务低向职务高、年轻向年长、本公司向外公司等；4．互换名片 ---字冲对方、双手并举、站立递送；注意事项：1）有约来访：提前做好准备，避免延误接待；2）突然来访：除确有急事外，一般应礼貌的告知对方公余时间再来或再约定时间；3）接待来访：引导客人到接待区入座、倒水；结束后，引导客人离去；4）打断会议：不要敲门，进入会议室将写好的字条交给有关人员；5）当来访者出现时：微笑正视来访者，马上打招呼。（三）拜访礼仪定访问目的、约定时间、地点，告知对方到访人员姓名和身份；前一天确认访问，若有改变，应尽早通知对方；准时赴约，客随主便；结束拜访时致谢。第二章 办公区域管理制度一、办公区域环境人事行政部将遵循有关规定作全维护办公区域的良好环境是每位职员的职责和义务。人事行政部将遵循有关规定作全面监督和管理。（二）每位员工均应将物品规范摆放。（三）将个人工作场所整理干净，保持整洁、亮丽的环境。二、办公区域工作纪律（一）上班时间请勿大声喧哗，请勿打瞌睡，严禁在办公区吸烟。上班时间应提高工作效率， 尽量减少个人电话， 办公区域严禁进行与工作无关的各种形式的聊天。（三）上班时间请勿阅读与工作内容无关的书报杂志。（四）上班时间，禁止在办公区域从事其它与工作无关的行为。（五）违反以上办公区域工作纪律的行为，将视情节轻重，给予警告、罚款 50元—200元的处分；三次以上违反工作纪律的，将采取降低工资、解除劳动合同等处理措施。第三章固定资产及办公用品的管理制度一、管理原则1、公司固定资产及办公用品的采购、保管、发放工作，由行政部统一负责。2、采购程序：1000元内：由各部门经理根据需求填写《办公用品申购单》 ，交由上级领导及行政部签字批准后，由行政部负责采购，由使用部门负责管理。1000元上：人事行政部填写《办公用品申购单》 、《询价对比表》交总经理签字批准采购，并负责管理。3、采购原则：严格依据公司及各部门制定的年度、季度及月份预算控制支出。二、范围固定资产： （电脑、 打印机、 传真机、 手提电脑、 电话机、 办公家具、 投影仪等）办公用品： （各类文具、专业办公用具、纸张及信笺、名片等）图书资料： （各类专业、公用书籍及报纸、杂志、资料等）三、管理办法(一)固定资产购置及保管制度固定资产的购置要做到计划性强，保证工作需要，控制库存。购置办公设备，须就设备的品牌、型号、价格、性能等做好市场调查，报部门经理及总经理审批。公司配置的办公家具、电脑、打印机等由领用人负责保管，并办理领用手续。如发生丢失、人为损毁，由领用责任人负赔偿责任。其他办公设备由行政部统一保管。属于行政部保管的办公设备借用，到行政部办理借用手续，再到保管人员处领取，用毕立即归还。保管人员在设备归还时应检查设备是否完好，如发现问题要及时了解原因，属非正常原因损坏的，借用人照价赔偿。(二)办公用品的保管和发放制度办公用品的分类：口消耗品：铅笔、胶棒、胶带、曲别针、信纸、橡皮擦、口书口……口管理消耗品：笔记本、签字笔、荧光笔、涂改口、纸巾、修正带……③管理品：剪刀、口书器、打孔机、口笔器、计算器、起订器……申购程序每月月底， 行政部保管人根据下月办公用品的实际需求及本月库存情况作出办公用品购买明细，以月结帐方式采购。采购的办公用品需在库管处填写入库单、出库单，以此作为向财务报帐时的凭证。领用程序①办公用品主要为个人领用。行政部由办公用品保管人员将办公用品发②新进职员到职时根据人事行政部通知，至职员手中。行政部由办公用品保管人员将办公用品发③平时职员工作所需用品需在每周三向行政部专人领用。④消耗品应依据历史记录（如过去半年耗用平均数） 、经验法则（估计消耗时间）由行政部专人核定发放。⑤管理消耗品、管理品限定人员使用权，自第二次发放起，必须以旧品替换新品，但消耗品不在此限。⑥管理品列入移交， 如有故障或损坏， 应以旧品替换新品， 如遗失应由个人或部门赔偿或自购。⑦行政部制定一本《办公用品领用登记表》 ，按部门区分，以个人为单位，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。⑧办公用品严禁取回家私用。⑨职员离职时，应将剩余文具一并上缴交行政部。★行政部有权将办公用品消耗控制在每人每年 120元以内口（三）宣传品的管理1、公司宣传品（包括统一印制的宣传品、手提袋、信封等）由行政部统一订购。2、在使用前应填写《办公用品领用登记表》 （注明宣传品） ，在使用及分发时应注意节约，请勿将公司宣传品占为已有或挪作他用。（四）名片的管理1、新员工试用期结束并签订正式劳动合同后，由行政部负责在 7个工作日内将名片发放至新员工手中。2、已印制过名片的员工再印名片时， 若名片内容没有改动， 交一张名片作为样品即可；如名片内容有改动，应向行政部人员指明并经过行政部人员确认后方可印制。3、名片印制周期为2--3个工作日。第四章前台事务管理制度一、电话接待制度XXX”（内线）XXX”（内线）如所找员工不在座位，前台或距电话最近者应代接电话，并礼貌地询问对方姓名、单位、电话、事宜，并做书面记录以便转达。语音信箱：根据语音提示自行操作。二、出入公司办公区域的管理为维护公司的财产、 人身安全、保证工作秩序的正常进行，公司对员工、访客出入办公区域及物品出入办公区域实行严格的管理制度，安装门禁管理系统，并由公司行政部负责管理。员工出入：员工出入办公区域，应随身携带门禁卡。访客出入：所有访客到访前，接见人提前到前台作好会客预定。所有访客到访，需经公司内部人员同意后方可进入公司。对于有预约的客人，在确认之后，应尽快电话通知接待人，并安排来客在会议室等侯。如所约见人不在，应告诉来客详细原因，请他（她）等侯或留言；如约见人此刻正开会，应及时告知，并请客人等侯。严禁推销人员及其它无预约的陌生人进入公司，对于将上述人员放入公司者，公司将对其处以20公司将对其处以20元/次的罚款。（（1）系统安全第五章会议室管理制度第五章会议室管理制度一、会议室由行政部负责统一管理，并统筹安排使用二、会议室的预定（一）会议室要优先保证管理层的需要，科学安排，合理调配。在不与管理层会议冲突的前提下，可安排其他部门进行会议时使用。（二）一般会议原则应先向前台提出会议室预约，由前台根据会议的性质、会议的时间（二）一般会议原则应先向前台提出会议室预约，由前台根据会议的性质、会议的时间列入《会议室预定登记表》中安排。若有冲突，以重要程度排序。三、会议室的管理纪律（一）保持会议室的清洁卫生、严禁吸烟。（二）物品摆放整齐有序，保证会议室随时处于待用状态。（三）下班前应关闭会议室内所有电源。第六章设施设备管理制度第六章设施设备管理制度一、电脑管理制度（一）管理部门技术部、行政部（二）管理职责技术部负责公司局域网的总体全面维护，包括公司级服务器硬软件系统的安装、调试及技术部负责公司局域网的总体全面维护，包括公司级服务器硬软件系统的安装、调试及正常运行维护，网络设备的互联性维护，Internet的连通性维护及公司邮件系统维护。公正常运行维护，网络设备的互联性维护，司每个员工都有维护自己计算机安全稳定运行的义务，有保护自己工作中的业务数据的义务，有协助公司进行杀毒软件测试的义务，

有自觉遵守公司计算机及局域网管理制度的义务。（三）电脑使用及管理（（5）注意事项1、不得故意在公司局域网内制造或传播计算机病毒、木马等黑客程序，不得利用黑客技术手段攻击、破坏服务器和他人计算机，不得非法窃取他人或公司业务数据。一经发现，给予开除并移交司法部门处理。2、定期备份自己的业务数据。3、必须安装并及时升级杀毒软件，必须随时开启防火墙功能。不得在公司的计算机上运行与工作无关的软件。 可能接触计算机病毒的计算机应与公司局域网隔离， 没有条件隔离的，应将带毒文件采取压缩格式的方式进行保存。 从互联网上下载的软件在使用前必须先查杀病毒。 对于未按要求查杀病毒而将病毒带入局域网的， 情节特别严重， 造成局域网重大损失的，视损失的具体情况进行赔偿。4、必须经常性地进行自己计算机的维护工作，比如磁盘碎片的整理，文件夹的整理；每周至少全部硬盘查毒一次。（2）系统 IP地址使用的规定IP为保证每台机器的正常工作及局域网的稳定，在公司内部运行的每一台终端机的IP地址由技术部统一分配 ，公司员工不得随意改动机器的 IP地址。如有特殊需要改变 IP地址的，口经过部门经理和技术部批准方可修改 .（3）关于上网的规定1、公司员工不得在工作时间上网浏览与工作内容无关的网站。2、公司员工不得在工作时间利用 QQ、ICQ、MSN、YMSG等聊天工具与他人聊天，不得进入网上任何聊天室，除非确有工作需要。3、公司员工不得利用公司网络浏览黄色淫秽网站，不得利用公司网络在网上从事商业活动，不得利用公司网络进行违反国家法律法规行为。（4）计算机软件安装及使用规定1、所有计算机不得安装及使用游戏软件，一经发现，将处以 100元以上 500元以下的罚款；2、任何计算机需安装软件时，由相关负责人提出书面报告，由公司技术部负责安装；3、所使用计算机的操作系统、 Office软件由公司统一部署。任何人在未经批准的情况下，不得安装操作系统。4、使用人在离开前应退出系统并关机；5、任何人未经保管人同意，不得使用他人的计算机。1、硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施；2、硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原；3、要求各部门负责人采取必要措施，确保所用的计算机及外设始终处于整洁和良好的状态；4、除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机或相关的计算机设备；二、公司设施设备（一）设施分类1、硬件设施：