档案管理手册

档案管理手册 1.1档案分类方案一．目的为了加强中国远大集团公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理，促进服务，结合档案管理工作的实际情况，特制定本分类方案。二．适用范围本方案主要适用于中国远大集团公司医疗制药、地产开发公司档案的分类整理、组织案卷和排架管理，是上述企业档案分类的基本依据，其他单位可参照执行。三．定义 (一)企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 (二)类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。职责 (一)中国远大集团公司负责制定《企业档案分类方案》。 (二)中国远大集团公司所属各单位执行《企业档案分类方案》。五．分类原则 (一)中国远大集团公司企业档案分类原则是以企业全部档案为对象，依据企业管理科学管理和开发利用。 (二)中国远大集团公司企业档案分类以办公职能为基础，类目设置考虑了企业档案关规定或企业实际可自行调整。六．类目的设置 (一)中国远大集团公司企业档案分类设置八级类目。即：党群工作类、行政管理 (二)中国远大集团公司企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。一般不予变动。 (三)二级以下类目的设置，企业可根据有关规定和自身实际，参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定，一般不宜超过三级。 (四)类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位，可只分到一级或二级七．分类方法 (一)党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件采用：问题—年度—保管期限进行分类。 目类的二级类目按工程程序设置，三级类目按建设项目或单位工程设置，其中一些三级类目属类设置自定。 研究类的二级类目按管理性文件和项目设置，三级类目按科研课题设 (四)医药、医疗设备仪器类的二级类目按管理性文件和医疗设备仪器的种类设置，三级类目按单机设置。 (五)会计档案类的二级类目按文种设置。八．标识符号 (一)中国远大集团公司企业档案分类中的类目标识符号，一律采用英文字母与阿拉 (二)中国远大集团公司企业档案分类一级类目英文字母(大写)标识。即：党群工作类--------------------------A行政管理类--------------------------B经营管理类--------------------------C生产技术管理类----------------------D房地产项目类-----------------------E科学技术研究类----------------------F医疗设备仪器类----------------------H会计档案类--------------------------I特殊载体(电子文件类)--------------------------*G特殊载体(声像档案类)--------------------------*S特殊载体(信用文件类)--------------------------*X九．档号编制与排列 (一)在编档号时，目录号、案卷号、件号之间用“-”隔开；在编案卷号时，一级类编号排列有下列三种方式：||||件号||年度||||卷内顺序号||一级和二级类号3.特殊载体(声像、电子、信用)档案排列示例：00-*X.0001-001||||案卷顺序号 (二)党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的归档文件以件为单位进行整理，编号排列方法为：类方法最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。2．归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 (三)房地产项目类、科学技术研究类、医药档案类的编号排列方法为：房地产项目类中的商务资料不能与工程施工资料同时归档，特此规定房地产项目类设两个 (四)会计档案类的编号排列方法： (五)各类档案的案卷排列，均按该类档案分类编号体例依次排列，即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同，为方便提供利用，在保持档案有机联系和成套性的原则下，可以采取灵活的排列方法，但必须做到系列规律，井然有序。1.2档案分类、归档范围与保管期限表类名号称A工类名号称党务1工作组织2工作宣传3统战纪律4检察工会5工作共青6团工作概要本内容会议全套材料会记录、纪要大事记、年度工作计划、总结、报告、请示、批复工作制度、管理规定、专项工作安排、总结、处理收、发文簿党员组织关系接转介绍信及存根组织工作年计划、总结传工作年度计划、总结任免、分工会记录(重要的)类名号称B管类名号称7协会1234567行政工作机构人事公安保卫教法纪监行政工作机构人事公安保卫教概要团体议材料务构设置免理企业劳务安弹药本内容成立、请示、批复、章程、成员名单、任职情况、章程、活动内容、历史沿革、企业史、基本情况介绍、大事记、年鉴及编志材料年度工作会议成套材料上级召开会议成套材料、召开的综合性和专业会议材料董事会、监事会、股东会、总经理办公会、记录、纪要年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告印鉴管理的规定、制度、公文处理、行文规则的规定、车辆管理改革、费用补贴标准规定、办公用品管理、通讯费用补贴标准)规定、保密工作安排、总结、人员调整材料、一般信访材料、企业调研工作形成的材料、参与社会活动形成的材料工作质量及责任目标考核、人事管理的规定、制度、办法年度统计报表、职工花名册顾问签订的合同协议划、总结规定、办法、制度监察廉政工作的安排、总结、政纪监察的规定、制度、办法治安工作的规定、办法、制度、计划、总结武装保卫工作的规定、办法、制度、计划、总结枪支弹药管理工作的规定、办法、制度、通知重大交通事故的调查报告材料经经营管理类经营类名号称CC类名号称育工作8912345卫生后勤管理计划统计财务管理卫生后勤管理计划统计财务管理财务概要学险作革理活企业管理格管理管理管理本内容绩材料绩材料制度、办法(重要的)卫生监督与管理工作的规定、办法、制度材料妇幼保健工作的规定、办法、制度材料职工防病治病工作的规定、办法、制度材料计划生育工作的规定、办法、制度材料医疗费用管理、医疗保险的规定、制度、办法保人员资料规定、办法、制度、职工住房公积金、个人台帐、年度报表外租房产的协议、合同生活福利)物业管理的规定、办法、制度调研、考察、信息、学习带回有保存价值的经验材料与外单位的重要知名人物工作往来过程中形成的文字、声像资料经营工作会议全套材料责任制管理签定的经济责任状与承包合同、考核兑现的资料定、制度、办法企业中长期计划、年度计划计划工作的管理年度的综合的统计报表统计工作的管理规定、制度重要的)欠会计管理规定、办法、制度纳税申请和批准减免税方面的财务管理工作计划、总结物物资管理进出口贸易境外经营多经类名号称D技类名号称管理6789123工程管理质量安工程管理质量安全管理概要税业务场面质量优质工程量体系管理本内容时设施和装备费提取、请示、批复、财务交接和资产划转的请示与批复)资料协议书、协议(合同)履约情况说明、标)工作规定、制度、办法、措施、通知回收与修旧工作的管理规定、制度进出口贸易洽谈、签约方面资料创汇、收汇方面、资料境外工程管理资料境外工程经营工作形成的资料重点工程施工组织设计审批意见项目管理工作规定、制度、办法现场文明施工检查评比标准文明施工获奖证书与奖罚工程监理的规定、制度、办法、工程咨询综合管理工作与奖罚量监督检查条例、规定、办法、制度、建筑安装工程(产品)质收标准规定中形成的材料安全生产责任状和奖罚办法重伤以上安全事故调查处理报告及批复类名号称房地G产类类名号称45612345劳动管理科劳动管理科技管理概要员障规作作统本内容事故隐患原因分析和整改措施材料职工安全教育的管理办法、规定、学习内容劳动定额、定员管理规定、制度、办法劳动调配的规定、制度、办法、通知变化情况劳务承包合同、任务书、用工台帐工资基金计划、执行年薪、岗薪标准、奖金分配的请示与批复、各种津贴发放标准、实行下岗、待岗、内退、退离休职工工资待遇工资改革方案及实施后经验总结材料年度劳动工资统计报表、上报地方统计局报表劳动保护管理规定、办法、制度、通知作的)、资料、报表本企业科技发展规划、工作计划、总结(年度、长远)重要建议、谈话记录料(重要的)评审材料及证书、统计报表、安排、总结档案工作管理办法、规定、制度管理规定、制度、办法、计算机联网材料工作规定、制度、办法、各种针对有利用价值和参考价值的材料管理规定、制度、办法规范按建设项目或单位工程设置属类。中标工程招投标资料、各种承包合具有参考价值未中标工程的资料按建设项目或工程子项设置属类按建设项目或工程子项设置属类类名号称6123456789121234类GBT8—2001。研发计划、标准、制度、办法、法规、获奖参照《国家医药档案分类》上级和制发的机械设备仪器的使用、维修、更新、改装、改造管理制度、规定、办法、修理技术定额机械设备操作及安全技术、维修保养规程、引进、购进、报废、转、固定资产折旧、机械设备统计报表(年度以上的)机械设备和大修理台账按单机组卷(同一设备仪器内包含设备购置、安装调试、运行、维修和设备管理等)参照国家相关规定科研项目及经费分配计划、办法、规定、制度法规课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定成果报奖、推广应用项目研究和管理的全过程器设备类科技出版物类管理项目包括文字分析)涉及外事和对私改造的会计帐簿)涉及外事和对私改造的会计凭证会计移交清册会计档案保管清册、会计档案销毁清册类名号称HFI会计档案类医药档案类本内容科技类概要2.1全宗卷管理办法一．目的加强全宗卷管理，为提高中国远大集团公司档案管理水平，根据《中华人民共和国档二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位全宗卷的管理。三．定义全宗卷--是指档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。职责各单位档案室负责按年度编制全宗卷。五．归档要求和归档范围 (一)归档要求：全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。 (二)归档范围：档案移交清册，接收、征集记录，档案来源和价值说明等;档案分类方案、整理工作方案、案卷目录说明、整理工作小结等;档案鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、档案的销毁清册等;档案保管安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等;档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等;全宗介绍，开放利用登记和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等情况的文字说明材料;缩微复制和计算机辅助管理等有关档案管理新技术的应用情况的六．整理、归档时间、编目、保管期限、移交内容独立成册的方式装入硬卷盒。文件材料过多时，可分装数盒。 (一)整理有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。统排列，排列顺序为：全宗情况：全宗介绍、全宗分类4编制卷内目录(见表2)。卷内文件材料封面(见表1)逐件加、封底、编件号，装订后。卷内目录文件材料题名文件材料题名文件编号责任者序备注文件封面表1 (二)归档时间年三月份立卷归档。 (三)编目全宗卷按年度排列顺序流水编号。 (四)保管期限全宗卷的保管期限为永久保存。 (五)移交1．各单位档案使用部门所管理的档案的情况记录于次年三月底前移交档案室。2．在资产与产权变动档案移交时，全宗卷应当随全宗档案一并移交。2.2归档文件整理办法一．目的为适应档案现代化管理的需要，规范简化归档文件整理工作，提高档案工作的效率和质量，根据国家档案局《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《归档文件整理工作指二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位办公文件归档的整理。三．定义1．归档文件--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存2．归档文件整理--是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。职责 (一)档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。 (二)职能部门负责归档文件的整理和归档工作。五．整理要求和整理范围 的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和 (二)反映本单位职能活动，具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行《档案分类、归档范围与保管期限表》。六．整理 (一)质量要求2．整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 (二)装订、分类、排列、编号发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。消毒。—年度—保管期限，其中⑶每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案，同一全宗应保持分类方案稳归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章(见图示)并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。归档章，设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构(问题)项目。⑴全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，此项空置，暂不填写。”。⑶保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。简称为“永、长、短”，代码为“Y、CD当归档文件上有⑸室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开⑺机构(问题)：为分类方案类目的一级名称或代码。归档文件应依据《中国远大集团公司档案分类方案》和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目；来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录(见归档文件目录表1⑴件号：填写室编件号。⑶文号：文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录，不能省略。注为“20010909”。⑹页数：每一件归档文件的页数。⑺备注：注释文件需说明的情况。 (三)纸张尺寸、编制封面、电子版归档2．归档文件目录应装订成册并编制封面(表式自拟)，目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。3．各单位档案部门应同时保存归档文件目录的电子版，并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。 (四)装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内，装不满一盒时，应通过使用不同厚度的档案盒来解决，使文件不至弯曲受损。⑴项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×⑵档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即：档案盒的排列顺序号，没有进馆任务的企业可不用填2.备考表(见表2)备考表表2D．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。2.3房地产档案管理办法一．目的为加强房地产档案管理，维护房地产权利人的合法权益，更好地为房地产管理工作服房地产档案是指在房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、三．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位房地产档案的管理。四．管理原则与管理职能属档案管理为核心，遵循统一组织、分级负责、分类归单位的房地产档案管理工作，协调与地方政府档案业务部门的关系。3．房地产档案工作接受国家档案行政主管部门的业务指导。2．主管部门结合房地产档案管理工作实际，定期组织开展档案检查和业务培训，提高房地产档案管理人员业务素质。管理的标准化、信息化水平。五．收集、保存、移交和利用产权人负责房地产档案的收集、保存、移交和利用等工作。各部门、各单位组织、领导并监督检查本部门、本单位内各产权人的房地产档案工本办法所指产权人，即房屋所有权证、国有土地使用证中“所有权人”、“土地使用者”栏目记载的法人。未取得房屋所有权证、国有土地使用证的，出资人或主要出资人承六．档案分类房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。权属档案是指房地产权属登记、调查、测绘、转移、变更等工作中，形成的记载证明房屋所有权及土地使用权权属来源、变动情况等内容的文件材料。建设工程档案是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中使用管理档案是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。七．归档范围(一)房地产权属档案的归档范围包括：建设用地规划许可证、建设工程施工许可证、工程竣工验收报告、国有土地使用证、房屋所有权证等；书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件或会议纪要等；3．房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；4．其他有关房地产的权属来源资料。(二)房地产建设工程档案的归档范围包括：；建设工程施工许可证；4．年度投资计划、初步设计和投资概算申报文件及批复；5．竣工结(决)算报告；6．竣工图及设备技术说明书、试运行报告；案验收合格备案文件、管线测量资料及竣工验收报告；相关材料。(三)房地产使用管理档案的归档范围包括：1.办公与业务用房使用管理档案⑴调配申请及批文；⑵使用协议；⑷设施设备运行、维修、维护、改造等记录。2.住宅使用管理档案⑵职工住房档案；⑶周转住房的装修、制度设立及分配方案；⑷物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告；⑸职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；⑹住房的各类证明或信函。八.归档要求(一)权属档案按照《城市房屋权属档案管理办法》有关规定归档；权属档案应为原件，原件已存其他档案馆或者确属另有重要用途的，可以是复印件或复制件，但须经产权人与原件校对、签章，并注明校对日期及原件存放处。(二)建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档；除纸质文件外，有条件的还应保存缩微品及电子文件。九.收集、保存、移交(一)各产权人以年度为单位，及时收集、保存和移交权属档案、建设工程档案、使用管理档案，并在国家法定法规的期限内完成归档；有隶属关系的各产权人，其档案移交工作须服从上级管理部门的决定。(二)使用人和物业服务单位根据实际需要收集、保存部分建设工程档案及使用管十.变更、补制(一)房地产档案与现状不符时，产权人应及时变更档案。(二)房地产档案不完备的，产权人应组织力量补制。十一.利用产权人对所移交的档案有优先利用权；其他单位或个人需调阅、抄录、复制房地产档案的，应经产权人及档案管理部门同意。十二.保管期限、销毁(一)权属档案应永久保存，建筑物续存期间应保存完整的建设工程档案，使用管理档案的保存期限由产权人根据实际情况设定。(二)档案销毁需本单位档案管理部门同意，经上一级资产管理部门批准，档案销毁后应保存销毁清单。十三.奖励与处罚主管部门对在房地产档案管理工作中做出显着成绩的单位和个人，应当给予表彰和奖管人员1.无故延期或者不按规定收集、保存和移交房地产档案的；3.房地产档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的；4.其他违反档案管理规定的行为。2.4医药档案管理暂行办法一．目的为了加强医药档案工作，提高档案管理的科学水平，充分发挥医药档案在企业建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》制定本办二．定义医药档案--是指各级医药管理单位、医药企事业单位、团体或个人从事药品、医疗器械、制药机械、医药包装、卫生材料的生产、经营、科研、教育、设计、情报、外事活动和医药党、政、群管理工作以及其它各项活动直接形成的具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声象以及实物等不同形式的历史记录。三．管理原则与管理职能(一)医药档案工作在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督导”下进行。(二)中国远大集团公司档案室负责对所属单位及医药行业档案工作进行指导监督与检规划计划，对档案机构、人员、经费、库房、设备等给予保证，切实解决好档案工作中存在的实际问题。(五)档案机构配备工作人员数量，应当根据档案藏量和工作任务需要确定。．必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱医药档案事技术基础知识。评技术职务聘任制(或任命制)。四．文件材料的形成、积累与归档术、经营、科研等各项管理程序和各类专业技术和管理人员的职责范围，确保重要的医药保管期限，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案处(室、馆)移交并做好移交手清楚、图样清晰，便于长久保存。(四)归档时间：各医药管理单位的文书档案、财务档案，应当在次年6月底以前归档。科研项目及技术工作完成后两个月内归档。归档范围及管理期限的规定另发。(五)一般档案归档一份，重要档案除正本外，应当将副本一份组卷归档备用。几个单位协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本之外，应当将复制本送交主办单位归档保存。(六)医药管理单位从事公务活动形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本单位档案室归档，任何个人不得据为己有。对于个人在非公务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。个人向档案部门捐赠档案的，医药管理单位应当予以奖励。五．档案管理与库房设备案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施，并实行监销制。向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况和统计报表。(二)重视档案保护技术的研究，最大限度地延长档案寿命。(三)保管要有足够面积的档案库房，库房门窗坚固，库内保持适当的湿度、温度，有须配备恒温、恒湿设备，以保证档案的安全和工作的正常运行。六．利用可查阅属于开放范围的档案。术问题，需经该技术部门负责人批准，查阅机密档案应当按《保密法》有关规定执行。需持单位介绍信，经综合性档案机构或分管档案工作的领导批准后方可查阅。2.5医疗设备档案管理办法一．目的本办法。二．适用范围本办法适用于集团各单位医疗设备档案的管理。三．定义设备档案--指在机械设备管理过程中形成的具有保存和查考价值的文件及随机械设备的全套资料。职责 五．归档要求及归档范围 (一)归档要求完毕和进口设备索赔期满后，设备文件材料形成部门的档案员应及时将形成的设备文件材料整理归档。2．根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和档案载体形式等实际情况，在坚持文件之间的有机联系和便于查找的原则下进行归档。 (二)归档范围机械设备归档范围主要是有关机械设备的综合管理、依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等。具体包括：上级和本单位关于机械设备的法规、规定和业务管理办法；机械设备工作的计划、报告、总结和其他有关管理工作如监督、检查使用情况的文件材料；机械设备购置计划、报告及经费分配方案；机械设备操作及安全技术、维修保养规程；六．管理、难收、整理、编目、保管、归档、转让、保管期限、销毁 (一)设备档案应设有专门的保管柜。 (二)设备进场应由专(兼)职档案员参与开箱验收并在验收单上签字。 (三)整理按单机组卷。包括：机械设备的购置、安装调试、运行、维修和设备合同、验收报告、索赔材料等排在前面，其余设备的技术文件材料应按设备的工作程序及重要程度，依次排列。 (四)编目3．填写设备档案移交(表1)、卷内文件目录(表2)和案卷目录(表3)。 (年度)设备档案移交表表1卷内目录生生产厂家/供应商设备型号/名称验收件档号备注目录设备型号/名称生产厂家/供应商购货价格所在科室验收案卷号分类号柜备注 (五)保管。设备文件采取档案盒方式保管；引进设备文件用档案盒有困难的，可按 (六)归档时间 (七)转让。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》当设备转让、卖出时，随机档案同时转出，并写出书面说明，进行备案。 (八)保管期限。执行集团档案分类、归档范围与保管期限表。 (九)销毁。设备档案随设备报废后销毁。 (十)统计。设备档案保管部门应将年度内形成的设备档案目录报本单位档案室，确保企业档案统计工作的准确性。2.6医药科技档案管理办法一．目的二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位医药科技档案的管理。三．定义 单位(以下简称各单位)。都应当把科技档案工作纳入有关管理工作之中，切实加强领各单位都必须贯彻执行集中统一管理科技档案的原则，采取有效措施。集中统一管职能中国远大集团公司下设档案处。国家医药局档案处是医药科技档案的业务主管部： (一)贯彻执行国家有关科技档案工作的各项方针、政策和法规，制定医药专业系 (二)对中国远大集团公司各直属单位的科技档案工作进行经常地监督、指导和检 本单位有关业务部门进行立卷归档工作；负责组织鉴定科技档案和剔除已失去保存价值的科技档案的处理工作；做好需要向上级医药科技档案管理部门移交科技档案的各项准备工作；凡有条件的应结合工作实际，开展科技档案的信息加工工作，编撰简介、文摘、汇编、手册及进行有关科技史料的编研工作。五．资料形成和归档要求 (一)资料形成条件1.各单位建立科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，并列入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围，要做到每项科研、生产等活动都有完整、准确、系统的科技文件材料归档。2.各单位在对每一科研、生产或设计工程项目进行评议、鉴定、贵重仪器设备开箱验收、基建工程竣工验收时，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料归案的项目，不能验收。3.一个科研课题、生产产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落后，都必5.需要归档的科技文件材料至少配套归档一份。重要项目的科技文件材料应复制二份 (二)归档要求1.科技档案的归档时间，以一项科研成果鉴定、产品正式投产、仪器设备正常运转、总后归档的科技档案。参加协作单位除保存本单位承担任务部分的档案正本外，应将复制本送主办单位保3.因故中断的研制任务，项目(课题)负责人必须将该项目的技术文件材料及时整理 (三)归档内容六．管理 医药管理局科技档案分类法》是医药科技档案分类的依据，供本集团公司分类科技档案应 失密的情况下扩大利用范围。 (三)科技档案的保管期限分永久、长期(15年以上)、短期(15年以下)三种。各单位根据国家医药管理局科技档案保管期限表结合本单位具体情况制定本单位的科技档案具体保管期限。 (四)各单位的科技档案部门，要做好科技档案的鉴定工作，在总工程师或技术负责查，对案卷的密别、保管期限进行严格的审核和调整。凡没有划定保管期限的，应确定其保管期限；对已失去保存价值的，应及时进行剔除处理；凡属需要销毁的，应提出销毁意见，并写出销毁报告、编造清册，经单位领导审定，并报上级主管机关备案。 (五)销毁档案时，应与本单位的保密、保卫部门取得联系，并指定销毁地点和监销 (六)各单位应建立和健全对已归档的科技文件材料的补充修改制度，在得到业务负责人的审批后方可进行补充、修改。 (七)管理科技档案必须有专用库房，库房内保持适当的温、湿度，并应有防火、防虫、防鼠、防晒等措施，搞好技术保护工作。档案部门应经常地对科技档案进行保管状况的检查。如发现问题除及时报告本单位的保密、保卫部门及单位领导外，应采取补救措 (八)各单位的科技档案部门应建立登记统计制度，对科技档案的接收、借阅、利用效果等方面进行登记和统计 2.7科研档案管理办法一．目的为加强科技档案的管理，提升科学技术研究工作水平，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)，更好地服务于企业各项工作，特制定本办法。二．适用范围本办法适用于集团各单位科研档案的管理。三．定义科研档案--是指企业在建筑、建材等方面的科学研究及生产技术应用活动中形成的应职能 室有责任检查和协助科研人员做好科研文件材料的形成、积累、整 (二)企业在科学研究及科研技术在生产(施工)应用中形成的科研文件材料由产品的五．归档要求与归档范围 (一)归档要求1．归档的文件材料必须完整，准确反映企业科研活动的真实内容和历史过程。2．归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。按科研项目或专题进行整理、立卷。 成果报告、专题总结报告；专题研究应用情况报告；技术鉴定证书；成果使用说明书、技六．管理、整理、编目、归档时间、移交 (一)各单位应当按照集中统一管理科研档案的基本原则，建立、健全科研档案工作，达到科研档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。 (二)一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。 (三)各单位应当定期对科研档案的密级进行审查，根据上级的规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。 (四)各单位应当定期做好科研档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档业的科研人员和科研档案人员共同进行。 (五)档案部门对重要的科研档案应当复制副本，分别保存，以保证在非常情况下科研档案的安全和提供利用。 (六)整理段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。2.管理性科研文件材料按问题、时间或重要程度排列。 (七)编目科研档案按照《科技档案案卷整理办法》进行编目。 (八)归档时间在项目完成后三个月内将应归档的文件材料立卷、归档。 (九)移交案移交目录(见表1)一式二份，交接双方逐项核对后签字认可，各留一份备查。档案移交目录表1保保管期限案卷题名备注年度序2.8声像档案管理办法一．目的二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位声像档案的管理。三．定义声像档案--是指企业在从事生产、经营、科研等工作活动中形成的具有保存利用价值职责 负责对声像档案进行收集、编目、鉴定、统计和利用，并对声像 (二)声像档案材料形成部门和人员负责声像档案的积累和整理，并按规定向档案室五．归档要求及归档范围 (一)归档要求1.归档的声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料，可归原版复制片。2.照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。底片不得磨损，每幅照片或每组照片都要有文字说明，说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。3.录像带必须画面清晰、声音清楚，录像带盒上要贴上标签，注明录制内容、录制时间、地点、带长、声道、机器型号及摄像者等。4.录音带必须声音清楚，录音带盒上贴上标签，注明录音内容、录制时间、地点、盒制者等。5.缩微片上贴上标签，注明内容、编号及责任者等。 (二)归档范围在各项工作活动中形成的各类声像档案是企事业单位档案的重要组成部分，均属于声档案的管理范围。包括下列内容：党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本单位视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料；；竣料；照片以及授奖仪式的声像材料；本单位先进人物表彰的声像材料；声像材料；新闻发布会、记者招待会、展览展示会等声像材料；单位有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料。六．管理、分类、整理、编目、 (一)声像档案实行集中统一管理。 (二)分类。执行《企业档案分类方案》 (三)整理1.照片档案的整理应有利于保持照片之间的有机联系，一般按年度---问题进行整理。底片应对应照片内容单独整理和存放。2.照片构成应包括照片、底片和文字说明三部分，按照国家标准《照片档案管理规 (四)编目1.声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编号，按一级类目顺序排架。因载体形式和保管要求不同应分库或分柜架保管。字说明包括：内容、时间、地点、人物、背景、摄影(像)者六要素。文字说明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息，做到文字简练、语句通顺。用阿拉伯数字表示时间，照片说明要以自然张为单位编写。5.编制声像档案目录(见表1)声像档案目录表1张张(盘)数保管柜号备注 (五)移交立卷单位编制档案移交清册(见表2)，一式二份，交接双方逐项核对后签字认可，各档案移交目录表2保保管期限备注1.声像材料形成后，有关部门应及时向本单位档案部门移交归档，不得私自保管和留2.由摄录制部门或人员负责收集、整理和向档案部门移交归档。 (六)归档时间一般专项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档；工程项目声像材料在工程竣工 (七)保管1.保管声像档案应有专用库房或专用装具。2.保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。3.照片与底片应分开保管，底片应装入特制的底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案 (八)利用1.利用声像档案要严格办理借阅登记手续。2.借往外省市或外单位的须经单位主管领导审批，办理档案借阅审批表手续方可借《中华人民共和国专利法》和知识产权保护的有关条款办理。2.9财计档案管理办法一．目的为了加强财会档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》等法律、法规，结合财会档案工作情况制定本办法。二．适用范围本办法适用于中国远大集团公司各单位会计档案的管理。三．定义会计档案--是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。职责 (一)各单位财务部门和档案部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 (二)各单位档案室负责会计档案的收集、编目、保管和提供利用。 (三)对每年形成的会计档案，各单位会计部门应按照归档要求，负责整理、立卷。 (四)未设档案部门的单位，应在财务部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会五．归档范围销毁清册。六．立卷方法及原则、拟写标题、编目及排列、 (一)原则2.立卷单位或立卷人在立卷时要遵循会计核算材料形成规律及特点，注意保持其有机限等分别整理组卷。不同年度的会计核算材料不能混在一起组卷装订。 (二)方法1.会计凭证、帐薄、报表的立卷会计凭证会计人员应将办理完毕的记帐凭证连同所附对一些不便随同记帐凭证一起装订或保存价值明显不同的原始凭证(如涉及外事、职工工资名册、退职退休及房产产权转让和处理历史遗留问题等有参考价值的原始凭证)应2.会计帐簿应在会计年度终了结帐，决算后按照帐簿种类(名称)整理立卷。其中款项目结清年度或分阶段立卷。立卷时应按原装订本加以整理立卷，活页帐或卡片帐，应去掉空白页，依次编号，装订成册。3.会计报表本单位的会计报表和下级单位的会计报表一般应分开立卷，决算应单独立卷，月、季报表，可视其多少分开或合并立卷，报表较多者，可以按报表名称或报表所反映事物属性特点立卷。采用电子计算机记帐的单位，机器打印输出的会计记录视同帐簿，应装订成册，凡未打印成书面文件的其磁带、磁、光盘等存储介质，不得轻易删去其内容，应视同等会计种 (三)书写案卷标题2.案卷卷皮及卷内目录一律要用毛笔或钢笔(篮黑墨水)书写，禁止使用圆珠笔、铅 (四)卷内文件材料编目与排列号均从1开始，书写位置在卷内文件的右上角。会计帐簿本身已经编定连续页号的，可以不再编写页号。会计凭证、记帐凭证已编定流水号的可不再编号。4.案卷的装订采用三孔一线的装订方法装订成册，卷内文件以左对齐，以下对齐，在七．管理 (二)改制企业会计档案管理续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管。必须保证全2．单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可3．单位分立后原