工程项目沟通和协调管理要点10VIP

工程项目沟通和协调管理要点项目沟通协调的主要内容项目沟通协调的主要内容主要体现在外部社会环境及公共关系协调、与业主单位的协调配合、与监理单位的协调、与专业分包及独立承包商协调配合四个方面。具体协调内容详见表5.9-1所示。表5.9-1项目沟通协调主要内容序号沟通协调主体协调的内容和措施1与外部社会环境及公共关系项目位于西安市高新区，施工现场周围交通情况复杂，西侧相邻现有建筑物距离较近，工程建设环境复杂。妥善协调与项目施工有关各个方面的关系，保证项目施工尽可能地顺利进行，同时努力树立良好企业形象，争取社会理解和支持。1)与政府各部门的关系处理(1)政府部门包括市政府、工商行政管理机关、市容监察部门、税收部门、公安交通部门、质量监督站、安全监督站、消防管理部门、劳动部门等；(2)自觉接受政府的依法监督指导，随时了解国家和政府的有关方针、政策，掌握近期市场信息，熟悉西安市的法规和惯例，一切项目管理活动都必须遵纪守法；(3)通过经常性的上门咨询和信息发布形式，沟通与政府部门间的关系；(4)主动向工商税务局部门依法纳税，与公安交通部门取得联系；(5)主动与司法部门取得联系，求得法律保护和指导；(6)主动与有关部门联系，搞好施工现场周围地区的环境卫生，搞好与周边社区居民的关系，防止扰民，协调好周边道路场地的利用；(7)主动与质检站、安监站联系，求得他们对于工程质量和施工安全的指导和认可。按竣工备案制进行验收。2)与相邻各单位的关系协调(1)及时联系现场周围的企事业单位，做到互帮互助，在做好工程的同时，努力减少对相邻企事业单位的影响；(2)由于工地施工产生的噪音等给周围社会群众造成生活上的不便，项目部将及时与社区管理部门进行沟通和协商，通过各种渠道争取群众的理解与支持，定期对社区群众进行访问，听取群众意见，并及时解决问题；(3)对施工中大型机械进出场、混凝土运输和大量施工材料进出场等情况，可能对周围单位产生影响时，应派专人负责维持秩序，维护好安全和交通及进场通道口外的公共道路的卫生。2与业主单位的协调配合1)过程中的配合(1)帮助业主办理各种政府部门要求的有关工程所需要的证件、证书等手续，为其提供我方相关的资格、资质证书等；(2)加强与业主的沟通和了解，根据业主的建设意图，征求业主对工程施工的意见，对业主提出的问题将及时予以答复和处理，不断改进我们的工作；(3)积极做好施工与设计结合工作建立施工图设计与施工组织设计的紧密联系，充分理解方案设计意图；做好设计与施工的衔接工作，协调、解决施工与设计的矛盾；设专人负责审图工作，并及时组织设计交底形成施工组织设计，对存在的设计问题及时沟通，确保施工顺利进行；(4)当好业主的助手和参谋。根据业主的建设意图，发挥我单位的技术优势，站在业主的高度从工程的使用功能、设计的合理性等方面考虑问题，多提合理化建议；(5)根据合同要求，科学合理的组织施工，统一协调、管理、解决工程中存在的各种问题，让业主放心；(6)每月、每周向业主提供工程报告，及时向业主提供各项进度计划；(7)建立有业主、监理参加的工程例会制度，加强沟通，及时解决工程质量、进度等问题；(8)成立现场管理小组，加强与当地街道、环卫环保、派出所、市政等部门的联系，及时解决可能出现的扰民等问题，确保工程顺利进行；(9)合理使用工程资金，实行专款专用。根据施工进度计划，制定资金使用计划，保持资金处于最佳使用状态。如果本工程施工中某阶段业主发生困难，我们保证工程连续施工，工期不受影响；(10)向现场业主管理人员提供良好的办公环境，让业主心情愉快地进行工作，诚心对待业主、相信业主。2)竣工后的配合服务(1)我单位十分重视工程交工后的服务工作，按照ISO9000质量体系文件的规定，我联合体承诺以下服务措施：(2)对于任何原因造成的任何损坏，我方将一律主动地先维修，后分析原因；(3)分专业向业主提供保修书；(4)对业主相关工作人员进行必要的培训；(5)为本工程建立由专人负责的保修队，并与业主建立稳定的工程维修联系制度；(6)如业主有更进一步对工程保修或售后服务方面的要求或期望，联合体将积极配合。3与监理单位的协调配合在本工程总包管理过程中，对监理公司的配合方面，我单位将做作好如下工作：1）充分了解监理工作的性质、原则，尊重监理人员，对其工作积极配合，始终坚持双方目标一致的原则，并积极主动地处理各项工作；2）及时向监理单位提供有关生产计划、统计资料、工程报告等，按《建设工程监理规范》的规定和施工合同的要求，接受监理单位的监督和管理，搞好协作配合；3）在合作过程中，遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等工作沟通时，及时得到监理人员的认可，并形成书面材料；4）严格组织施工，避免在施工中出现敏感问题；一旦与监理意见不一致时，双方在相互理解、相互配合的原则下进行协商，尊重监理人员或监理单位的最后决定；5）严格按照相关要求，为监理在工程项目施工现场提供良好的工作条件，为监理在现场顺利开展工作提供保障；6）工程开工前，向监理提交施工组织设计和工程总体进度计划，经审批后方可进行施工的全面质量管理、进度管理、安全管理等，并严格执行；对特殊分部工程要向监理提交施工方案，并定期制定阶段进度计划，呈报监理；7）严格按照文件规定要求，及时全面地提供施工组织设计、施工方案、现场检查申请、材料报批、分包选择等书面资料，使监理及时、充分地了解掌握相关工作的进展，对工程实施实行全面有效地监理；8）积极组织工程相关各方参加监理例会，听取业主、监理、设计各方对工程施工的指导意见，认真落实各方对总包单位提出的要求；对要求总包单位需提交书面资料时，及时提交相关资料，确保监理及时做出决定，保证整个工程的顺利实施；9）在施工全过程中，服从监理公司的“四控”(即质量控制、工程投资控制、工期控制和安全控制)、“两管”(即合同管理和资料管理)和监督、协调；10）在施工过程中严格执行“三检制”，服从监理公司验收和检查，并按照监理工程师提出的要求，予以整改，对各分包单位予以检控，行使承包商的职责，确保产品达到优良，杜绝现场分包单位不服从监理工作的现象发生，使监理的一切指令得到全面执行；11）所有进入现场使用成品、半成品、设备、材料、器具(含各分包)，在使用前按规定进行检验、试验，并向监理提交产品合格证和检测报告；经确认后，方可用在工程上。12）对监理在现场检查中提出的口头或书面整改要求，及时按要求进行整改后，请监理再次验收，最大限度地缩短整改时间，以为后续工作创造条件；13）现场验收申请、审批资料的申报要提前提交监理，为监理正常的验收和审批留有足够的时间；为监理顺利开展工作给予积极地配合，在现场质量管理中服从监理的管理；14）积极教育员工，包括各专业分包商作业人员，充分尊重监理人员，对监理提出的要求积极相应，避免无视监理指示乃至抵触现象的发生。4与专业工分包及独立承包协调配合1)作为总承包单位，为指定专业分包工程施工单位、独立施工单位及公用事业单位提供照管和协调，为其提供总包单位在现场现有的各种施工机械、棚架、脚手架、梯子、升降设备，提供给他们正常的临时照明和电力、用水，以及所有的守卫、照明，清理堆放在垃圾堆放区的垃圾等；2)作为总承包单位，为指定专业分包工程施工单位、独立施工单位及公用事业单位考虑安排施工的时间和顺序；3)在各相关分部分项工程施工前，积极与指定专业分包工程施工单位、独立施工单位及公用事业单位联络、协商，并向各分包商和独立专项承包单位提供施工详图；4)与各分包单位建立联络关系，以保证取得充分合作，特别是不同工种之间的相交范围的各类设备的协调；5)在施工前和施工期间，总承包单位将根据需要，主持定期协调会议。所有有关协调各种设备的事情可在会议中充分协商，并获得解决；6)在项目管理组织内选派设备协调人常驻现场，该协调人按需要负责于合同工程之前、过程和竣工时的设备协调工作；7)对于政府部门施工单位进行的工程我们也将提供便利，并在编制工程进度计划表中包括其具体的时间安排。项目沟通协调程序1项目会议流程及制度项目沟通协调中项目会议贯穿整个工程的始终，严格的会议流程和制度是落实会议安排事项的前期，从而确保工程的顺利实施。项目会议形式及内容详见表5.9-2所示。表5.9-2项目会议内容及形式序号会议形式会议组织(主持人)其他与会人员议题及任务1工程(月)周例会项目总监业主专业工程师、监理公司、总包项目部领导班子成员、分包负责人1)总承包人向业主代表汇报工程进展情况；2)由业主建筑师、工程师及监理公司向总承包方提出有关施工的建议和要求；3)研究解决需要项目建设各参与方共同协调的其他问题;4)业主代表工程月(周)例会会议纪要由业主工程师记录，会议主持人签发。2业主工程师专题工作会议业主工程师监理公司、总承包项目部总工以及相关分包单位技术负责人参加1)会议不定期召开，研究工程建设中需要项目各相关方共同协调的专业技术问题并提出解决方案;2)业主工程师专题工作会议纪要，由业主工程师记录，会议主持人签发。3施工进度周计划协调会议总包施工经理项目领导班子成员、各部门负责人、分包单位负责人1)检查上周施工计划完成情况，布置本周施工进度计划；2)解决本周内施工现场管理中各类阻碍实施进度周计划的问题；3)各部门经理提出需要其他部门协调解决的事宜，明确责任部门和配合部门的工作要求；4)其他工程例会和专题会议无法解决的遗留问题；5)会议由综合管理办公室记录，填写“施工进度周计划协调会议纪要”，由会议主持人签发，发至领导成员及各部门。4总包主承建工程周例会总包生产副经理总包相关部门负责人、分包单位负责人1)会议主要解决施工现场管理中的结构、机电和装饰等相互协调的问题；落实进度计划，寻找进度延后(如果有)的原因并拟订解决办法。2)会议由计划协调管理部记录，填写“总包主承建工程周例会会议纪要”，由会议主持人签发，发至相关领导班子成员、总包相关部门、参会分包单位。5总承包部工程协调会总包部项目副经理业主工程师、监理、总包相关领导班子成员、各职能部门经理以及各分包负责人1)会议主要跟踪落实上次会议纪要提出需解决的问题，明确新问题的解决方法及完成时间；2)讨论总分包工程管理上存在的问题。3)总包工程管理部起草会议纪要，填写“工程协调会议纪要”，填写“行文审批单”，由部门经理审核；4)将“行文审批单”及电子文档经综合管理办公室核稿后，交项目副经理签发。5)由综合管理办公室向领导班子成员、部门经理、各与会分包单位以及业主工程师、监理发放；6总承包部周安全(质量)巡视检查会议总包部安全(质量）总监项目部领导班子成员、各部门负责人、安全(质量)工程师、各分包单位负责人、安全员(质量员）1)总结一周施工过程中存在的安全(质量)问题或安全(质量)隐患，提出整改措施及整改期限，对责任单位例行奖罚，安排下周重点安全注意事宜；2)安全环境(质量)管理部起草会议纪要，填写“安全(质量)巡视会议纪要”，填写“行文审批单”，由部门经理审核；3)将“行文审批单”及电子文档交综合管理办公室，由综合管理办公室核稿后，交安全总监签发；4)由综合管理办公室向领导班子成员、部门经理、各与会分包单位以及业主工程师、监理发放；2工程文件沟通协调内容见表5.9-3所示。表5.9-3工程文件沟通协调管理序号文件形式文件要求1与业主(工程师、业主代表)往来文件收发管理1）业主(工程师、业主代表)发文(1)业主(工程师、业主代表)发来的文件，由综合管理办公室统一负责接收(除图纸外)，由资料员进行登记，填写《收文处理单》，送相关部门领导提出送阅、送批意见，然后按顺序送阅送批。(2)涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题和内容综合性强的重要文件由项目主要领导阅批。(3)对专业性强的一般文件，按部门领导分工范围进行阅批。如需主要领导阅批，由分管领导提出意见再送主要领导阅批。(4)项目领导在对公文阅批时，明确提出主办部门。(5)送有关部门办理和传阅的公文，资料员应做好记录，便于追索，并根据办理时限及时办理，防止漏办和延误；凡逾期延误和漏办者，部门负责人和经办人员要承担责任。(6)公文按领导批示意见优先送相关部门办理；承办部门应将处理结果在《收文处理单》上注明，并将公文退还资料员，不得自行交他人传阅，所有阅文和办文人员均应在《收文处理单》上签署姓名和日期。(7)建立台账，整理归档。2)向业主(工程师、业主代表)发文(1)向业主(工程师、业主代表)发文都以“专送工程师函件”、“专送业主函件”形式发放。文件起草可由各相关部门完成，填写行文审批单，由部门经理审核。(2)将“行文审批单”及电子文档发送综合管理办公室，综合管理办公室资料员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给拟稿人补办，直至符合要求。(3)有关商务合约、财务及其他重要的函件、工作联系单，项目经理部文件，各部门起草的涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题的各个类别文件由项目经理签发。其他一般往来函件、工作联系单等按照分工范围由分管领导签发。(4)为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合办公室送交领导班子成员传阅。(5)领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理办公室按文件管理的有关规定进行复印、发放。(6)建立台账，整理归档。2与监理往来文件收发管理1)监理来文(1)对监理发来的文件，由综合管理办公室统一负责接收，由资料员进行登记，填写《收文处理单》，送相关部门领导提出送阅、送批意见，然后按顺序送阅送批。(2)按照专业性划分，按部门领导分工范围进行阅批。如需主要领导阅批，由分管领导提出意见再送主要领导阅批。(3)项目领导在对公文阅批时，明确提出主办部门。(4)建立台账，整理归档。2)向监理发文(1)对监理的发文以“专送监理函件”或“监理通知回复单”形式发放(“监理通知回复单”使用监理提供的表式)。文件起草可由相关职能部门完成，由部门经理审核，交分管领导签发。(2)将“行文审批单”及电子文档交综合管理办公室，综合管理办公室资料员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给拟稿人补办，直至符合要求。(3)签发后的文件，由综合管理办公室归档并向监理及各相关单位发放。(4)为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合管理办公室送项目经理和项目副经理传阅。(5)领导班子成员阅后若需要复印，由综合管理办公室按文件管理的有关规定进行复印、发放。(6)建立台账，整理归档。3与分包往来文件收发管理1)总承包项目经理部向分包发文(1)对分包发文以“专送×××工程分包函件”形式发放。(2)文件可由各相关部门完成文件起草，由部门经理审核。文件起草部门将“行文审批单”及电子文档交综合管理办公室，综合管理办公室资料员接到拟稿人送交的文件后，应检查《行文审批单》上各栏目是否填写齐全、清楚，如不合要求，应退给拟稿人补办，直至符合要求。(3)商务管理部、综合部起草发出的函件、工作联系单，项目经理部文件，各部门起草的涉及工期、报价、索赔等重大商务性问题的各个类别文件由项目经理签发。其他一般往来函件、工作联系单等按照分工范围由分管领导签发。(4)签发后的文件，由综合管理办公室归档并向各相关单位发放。(5)为加强总承包内部协调，发放后的文件，由综合管理办公室送项目经理传阅。(6)领导班子成员阅后若需要复印，由