行政收发文管理制度规范和完善各部门对文件的管理

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档1.目的为更好规范和完善公司各部门对公司行政收发文的管理，特制定本制度。2.范围适用于公司内部各部门行政类文件的收发管理。3.职责3.1行政部：负责公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的保管、管理、归档工作及外来行政单位行政类文件的承办、归档工作。3.2各部门：负责本部门文件的起草、保管和管理工作。3.3总经理负责及时对各类文件的审批工作。4.内容4.1文件分类。行政类文件公司内部行政收发文和公司外部行政单位行政收发文，公司内部行政收发文是指以各部门为单位之间的收发文，如请示、报告等，由各部门负责起草、收集、整理。公司外部行政收发文是指公司与外单位之间公文往来，由公司行政部负责起草、收集整理及归档。4.2文件的保管。各部门文员负责本部门文件的保管。4.3文件的编号公司内部行政类文件收发文，应按规定的编号要求编制，各部门文件的编号：行政部：JFWX***（文件序号）物流部：JFWW***（文件序号）生产部：JFWS***（文件序号）质检部：JFWZ***（文件序号）计财部：JFWJ***（文件序号）业务部：JFWY***（文件序号）前面字母部分为各部门行文代号，后面为文件序号，文件序号每年1月1日重新从001开始编号。4.4文件的起草、审核、批准和发放、归档。4.4.1文件的起草。各部门文件的起草由所在岗位人员负责起草。公司对外文件，由行政部负责起草。公司各类文件的编写必须按照行政部规定的格式进行编写。4.4.2各部门文件由各部门主管进行审核后发文，然后上报；公司对外文件由总经理进行审核后发文。4.4.3文件的批准。由公司总经理进行批示后执行或处理。4.4.4对于一些知晓性文件，如通知、规定类的文件，经总经理批准后，由起草部门复印后分发到各部门，文件正本归档保管。 对于一些承办性文件，经总经理批示后，交由承办单位承办。承办单位处理完毕后，在文件上写上处理结果，然后交由文件起草部门存档保管。4.4.5文件的归档。所在部门文员负责本部门文件的归档工作，所有归档文件应该是“正本”，而不能是复印件或传真件等。4.4.6文件的发放。各部门发文，各部门文员应在《发文登记表》上登记。各部门之间文件的传递发放时，应让接收部门人员在《收文登记表》上签字。4.4.7外部单位行政文件。 公司对外单位行文，由行政部负责编制，经总经理批准后寄发至外单位。 外单位来文由行政部登记后，交总经理进行批示，然后由行政部负责承办及归档。4.4.8各部门文员每年年初负责将上一年度的文件整理完毕后，统一交档案管理员归档。5.相关记录《发文登记表》《收文登记表》6、相关文件《文件控制程序》《档案管理制度》序号作业流程责任部门责任人相关表单作业内容1归档保管处理发放总经理批示编号、登记起草审核归档保管处理发放总经理批示编号、登记起草审核各部门各部门有关人员公司报告格式各部门有关人员将需要上报的事项编写成报告或申请。2各部门各部门主管3各部门各部门文员《发文登记表》4总经理室总经理《收文登记表》5各部门各部门主管6各部门各部门文员文件处理完毕后，由本部门起草的，文件应将该文件“正本”归档保管，由其它部门起草的，应注明处理结果，将“正本”归还起草部门。各部门各部门文员各部门文件每年年底将上一年度文件整理并移交档案管理员，由档案管理员进行整理、归档。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档塔里木油田分公司文件塔油发[2003]54塔里木油田分公司文件塔油发[2003]54号股份有限公司中国石油天然气关于印发塔里木油田分公司物资管理办法的通知油田各有关单位：为落实科学管理年举措，加强物资管理，规范运作，现将《塔里木油田分公司物资管理办法》印发给你们，请各单位遵照执行。若在执行过程中遇到问题，请及时与企管与法规处联系。二○一三年三月三十一日主题词：物资管理办法抄送：股份公司电子商务部，油田领导、总经理助理、副总师、顾问，机关各处室。塔里木油田分公司办公室2003年3月31日印发塔里木油田分公司物资管理办法全文目录第一章总则 2第二章物资管理机构与职责 3第三章物资计划管理 4第四章物资采购管理 6第五章物资结算与核算管理 8第六章物资的仓储保管和回收处理 8第七章罚则 10第八章附则 11第一章总则第一条为了加强塔里木油田分公司物资管理，规范运作，依据股份公司物资采购与电子商务管理的有关规定以及油田分公司相关管理制度，并结合塔里木油田实际，特制定塔里木油田分公司物资管理办法(以下简称本办法)。第二条物资管理实行“五个集中统一管理”的原则，即集中统一物资计划管理、集中统一物资采购供应市场管理、集中统一物资采购管理、集中统一仓储管理、集中统一货款结算与材料核算管理。第三条本办法适用于塔里木油田分公司所有投资项目需要的物资(含带料承包项目物资)。具体指为油田勘探、开发生产、科研、基本建设、维修及后勤服务等所需采购的全部物资。第二章物资管理机构与职责第四条油田分公司物资采办中心（以下简称采办中心）是油田分公司物资管理的职能部门，负责油田分公司物资管理工作。具体职责为：1.贯彻执行股份公司物资采购与电子商务管理的有关规定，制定油田分公司物资采购与电子商务管理办法及相关管理规定，并组织、监督实施；2.根据油田分公司中长期规划和年度发展计划，负责制定和组织实施油田分公司物资工作战略、发展规划和业务计划；3.负责油田分公司物资采购供应业务的归口管理，汇总、编制、实施油田分公司物资采购计划，组织完成物资采购和供应工作，负责物资委托采购及授权采购、委托仓储等全面性物资业务管理工作，协助搞好材料结算与核算工作；4.协助股份公司做好Ⅰ、Ⅱ类及国外物资供应商准入招投标优选会员工作，参与油田分公司Ⅲ类物资供应商准入的审查和管理工作；5.负责股份公司电子商务采购系统、物资编码系统、油田分公司物资管理系统的维护、技术培训与推广应用，保障电子商务采购工作顺利开展与物资管理系统正常运行。第五条外事办公室（以下简称外办）负责非安装设备采购计划的编制和引进物资的采购工作。第六条各用户负责物资需求计划编制、技术澄清确认、物资领用和剩余料及废旧料现场回收管理，参与提报物资采购的招投标及合同谈判、非标准物资到货后的验收。第三章物资计划管理第七条物资计划包括物资需求计划和物资采购计划。常用的有年度、季度、月度、临时和急用料计划及非安装设备计划、引进物资计划和国内物资计划。第八条物资需求计划由物资用户依据项目立项、生产经营计划、工程设计、生产建设需要以及物资采购和生产周期等情况编制，并通过油田分公司物资管理信息系统完成。第九条非安装设备物资年度需求计划由用户提前6个月编制完成并经本单位主要领导审核签字后报外办，由外办和计划财务处审核，在年度计划会议上讨论确定后报股份公司审定。按年度资产折旧额5％返还的小型机具购置费用于非安装设备购置的，由用户向外办报物资需求计划，审查汇总后交计划财务处，由其向主管领导汇报，经主管领导审定后向用户下达采购计划。用户持下达的采购计划到外办签字确认后由采办中心组织实施。第十条引进物资和国内物资需求计划按照规定格式分别填报。引进设备、进口管材需求计划提前1年、其他引进物资需求计划提前半年由用户编制完成报送，国内设备需求计划提前4个月、其他国内物资需求计划提前1～2个月由用户编制完成报送，临时和急料物资需求计划根据生产情况编制报送。物资需求计划经单位负责人、项目负责人或分管领导审核签字后报采办中心。第十一条带料项目总包的物资需求计划由承包商提出，经油田分公司项目发包单位在2个工作日内审核签字后报送采办中心，采办中心在2个工作日内确定完上网采购量后返回项目发包单位，项目发包单位将物资需求计划返回承包商，并负责监督实施。第十二条用户需求计划中，如涉及著作权、商标权、专利权等知识产权的使用和转移等，采办中心要一并将知识产权转让、使用、许可计划报技术发展处、企管与法规处等有关部门进行技术、商务及法律方面的咨询与确认，在5个工作日内完成，并将咨询、论证结果报领导审批后反馈给采办中心。第十三条由计划财务处按照股份公司和油田分公司审定的非安装设备需求计划，向用户下达采购计划。用户持下达的采购计划到外办签字后送采办中心。采办中心对用户提报的引进物资需求计划汇总平衡后编制物资采购计划，经外办审核签字报主管外事工作的领导审批。采办中心将审批的引进物资采购计划(除进口管材)交外办。第十四条采办中心对用户提报的国内物资和进口管材需求计划分类汇总平衡编制物资采购计划(除非安装设备外的其他设备采购计划应征求外办的意见),编制完成的物资采购计划由采办中心领导审批或油田分公司分管领导审批。用户经采办中心授权后通过物资管理信息系统查询批准的物资采购计划，信息系统发生故障超过3个工作日不能查询时，由采办中心书面将相关信息反馈给用户。第四章物资采购管理第十五条审批的物资采购计划作为物资采购的依据。根据股份公司有关物资采购与电子商务管理规定及《塔里木油田分公司招投标管理办法》的规定，具备上网采购条件的必须上网采购；具备招标条件的必须进行招标采购；既具备上网采购又具备招标条件的，要上网进行招标采购；不具备招投标条件和上网采购条件的采用合同洽谈形式组织或零星采购。第十六条所有物资必须在股份公司能源1号网或油田分公司供应商市场内采购。物资供应商的管理按《塔里木油田分公司市场管理试行办法》规定执行。第十七条股份公司规定上网采购的物资必须上网采购。采办中心每年初将电子商务采购任务指标分解到各物资采购有关单位，监管部门督促物资采购单位完成电子商务采购任务指标。第十八条Ⅰ、Ⅱ类物资采购必须遵照电子商务采购管理程序进行运作。Ⅰ类物资，按股份公司要求，进行网上目录式采购；Ⅱ类物资，实行网上动态交易采购，事前确定上网交易方案（交易方式、成交原则及报价保密等），然后上网采购。通过电子商务进行招标采购的必须按照电子商务管理规定和《塔里木油田分公司招投标管理办法》的规定，进行招标申请、投标、开标、评标、定标、上报审批和发标工作。第十九条不具备在能源1号网采购的引进物资采购按塔油发[2001]218号文件规定执行。第二十条国内物资及进口管材的采购由采办中心负责组织实施；采办中心授权各单位采购的物资，由其自行组织。第二十一条零星物资是指生产急需、采购金额较小且为采办中心向二级单位下达的零星物资采购目录中的物资。每年初采办中心向二级单位下达零星物资采购控制总量和零星物资采购目录。采办中心只能办理批量物资采购,不得办理零星物资采购。二级单位零星物资采购严格按照采办中心下达的零星物资采购控制总量和零星物资采购目录执行，由二级单位物资管理人员填制零星物资采购审批单，经其主管领导审批后采购。凭供货到库验收单、供货发票、零星采购审批单在本单位财务办理结算。第二十二条带料总包项目物资符合上网采购的由承包商上网交易采购，不具备上网采购的物资由承包商自行采购。第二十三条对技术含量不高的常耗大宗物资，通过招投标的方式选择供应商，与其签订长期供货协议。每年对其业绩评价一次，根据考核结果确定是否续签。第二十四条除及时清结的零星物资采购外的物资采购必须签订书面合同，合同的签订按照《塔里木油田分公司经济合同管理办法》的有关规定执行。合同签订完后，用户经采办中心授权后通过物资管理信息系统查询合同相关内容。第二十五条全面加强采购物资质量管理，严格执行集团公司、股份公司有关规定及塔油发[2002]46号及塔油发[2002]47号文件所明确的质量管理规定及要求。第二十六条在物资采购过程中，实行质量一票否决制。任何从事、参与物资采购供应管理工作的单位及工作人员都要树立牢固的质量意识，并积极主动接受质量管理部门的监督。第五章物资结算与核算管理第二十七条塔里木油田公司计划财务处统一负责油田分公司对外物资购销合同的结算。物资结算与核算严格按照《塔里木油田分公司器材物资会计核算暂行办法》（塔油发[2001]171号）之规定执行。新的核算办法制定后，按新办法执行。第二十八条结算付款必须以书面采购合同为依据，凭原始的物资入库单、验收单(经用户签署意见)、付款通知单、发票等有效凭证，按照合同约定的内容和结算方式办理付款手续。第六章物资的仓储保管和回收处理第二十九条物资的催交催运、接运、检验、保管、保养、装卸、发送及进口物资通关、报关、商检、接运、保管、保养、装卸、发送等服务由油田分公司委托物资贸易公司行使，采办中心进行监管，各单位发现问题及时向采办中心反映。第三十条采购物资到货后，必须经过物资贸易公司进行验收（或报检合格后）入库后方能出库，禁止未经验收的物资直接送达现场。物资贸易公司根据购货单位提供的订货合同或供销协议书及采办中心填制的入库通知单办理入库手续，进口物资在20个工作日内(含商检)验收入库，国内物资7个工作日内(含检测化验)验收入库。需采办中心和用户共同验收的，由物资贸易公司通知采办中心，采办中心通知用户。无“质量证明书”“产品合格证”“产品说明书”的物资不得验收入库。物资贸易公司将验收、商检、质检过程中发现的物资问题及时向采办中心反映，由采办中心协调处理。第三十一条物资贸易公司按照《物资保管保养规程》，在委托方的监督下，实行专人、专库、分帐管理，对库存物资实施合理储存和养护，确保库存物资数量完全，防止变质、损坏。第三十二条用户到采办中心办理出库单，物资贸易公司凭物资出库单办理物资出库，出库单应标明出库物资名称、规格型号、数量和出库价。生产急用料由采办中心组织落实，有库存的直接通知物资贸易公司及时发料，用户在3个工作日内补办出库手续。第三十三条用户通过物资管理信息系统查询物资动态，包括现有库存物资、到货情况。在物资管理信息系统投入使用前，采办中心每月底向用户反馈物资动态信息。第三十四条钻井用甲方物资的余料及废旧物资回收和处理按塔油发[2001]84号文件执行，油田分公司其他单位余料及废旧物资回收由其自行组织。第三十五条余、废、旧物资要及时回收并有效利用。油田分公司无使用价值的物资(含废旧及已报批可处理的积压物资)，由用户向采办中心提出申请，由采办中心报分管领导审批后，在审计监察处、计划财务处和企管与法规处的参与、监督下以公开招标、拍卖的方式进行处理，所得收入冲减成本，任何单位不得占有和挪用。第七章罚则第三十六条因编制和审核的物资需求计划、物资采购计划有错误影响生产、增加采购成本；或者形成物资积压、报废或浪费的，由编报、审核人承担相应的责任。急用料需求计划不能超过用户全