信息交流沟通控制规范

1/4信息交流沟通控制规范文件编号版本号修改号A0目的规范管理体系信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进体系、过程、产品和服务的持续改进。范围适用于组织内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。术语和定义管理体系：质量、环境、职业健康安全管理体系等相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。职责管理者代表负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审查、管理评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程、环境因素、危险源、以及与外界进行信息交流、沟通，并负责及时向总经理汇报体系运行中的重要事项。质量部负责质量管理体系的信息管理、内部外部沟通、联络等。行政部负责职业健康安全体系的信息管理，负责内部沟通、参与和协商管理；设备部负责有关环境因素及环境管理体系的信息管理，负责环境信息交流、沟通；工会及员工代表是员工在职业健康安全方面权益的代表，负责职工权益保护信息的交流与反馈，负责建立内部协商机制、以及工会系统内、外信息的交流管理。内容及要求信息的分类：外部信息——质监局、环保局、安监局、检测站、健康监检部门、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。——政策、法律法规、标准类信息，如环境保护法等。——相关方的信息及投诉等——其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息内部信息——正常信息，如方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等。——不符合信息（含潜在的），如管理体系内部审查的不符合等。——紧急信息，如发生环境事件、安全事件、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。——其它内部信息，如培训记录、职工建议、管理层对管理体系的各项批示等。信息的收集外部信息的收集1）设备部负责环保局、检测站等监测检查结果反馈信息的收集，并及时传递到有关部门。2）行政部负责汇总登记各类政策、法律法规、标准类信息，具体按《法律法规及其它要求控制程序》执行。3)质量部负责汇总内外部质量监督、检测、检查方面的信息，并及时反馈有关部门进行处理；4）各归口职能部门与工程合同方、物资供应商、废弃物收购方、运输公司等进行沟通，对其产品或服务的质量、环境、安全施加影响，相关方反馈的信息，由对应主管部门按运行控制程序，填写《信息交流协商与沟通记录》传递给相关部门处理。内部信息的收集1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，品管部按响应程序规定传递组织的方针、目标、指标、管理方案、内部审查结果、管理评审结果、法律法规等信息。2）不符合信息（含潜在信息）的处理详见《不合格控制规范》。3）紧急的环境、安全方面的信息处理，详见《应急准备与响应控制规范》。4）其它内部信息，提供者可填写《信息反馈单》或《信息交流沟通记录》反馈给有关部门分析、传递、跟踪、验证当信息反馈部门收集的信息涉及到产品重要质量、环境、职业健康安全隐患,应及时向管理者代表或总经理报告。信息交流沟通方式方式一般有职工代表大会、体系管理评审及内部审查、业务系统工作会、生产协调会、环境、职业健康安全例会；方针目标宣传、人员培训、各类文件的发布实施；各类业务数据统计报表；合理化建议改善、与组织有关的选型手册、报刊、信息简报、看板、OA系统等内部信息媒体；组织内部局域网及外部网络传输；各部门各单位与相关方的沟通、满意度调查评估分析以及其它各种相关交流活动。参与和协商员工代表应参与质量、环境、职业健康安全方针、程序的制定和评审。工会通过职工代表大会、座谈会、征集合理化建议等厂务公开的形式，征求职工在体系运行、影响作业场所环境、安全各因素改善等方面的要求和意见，与管理者代表定期沟通与协商。组织领导及相关部门通过听取汇报、接待处理相关方等形式，了解各项要求和抱怨，以便沟通解决相关问题。信息资料保管归口部门需将所有信息资料存档并保存三年。有关事件信息的具体原因调查分析、纠正措施、预防措施，按《持续改进控制规范》进行。流程图信息交流、沟通流程图见附件相关文件化信息7.5.1《文件化信息控制规范》6.1.3《法律法规及其它要求控制规范》10.2.1《不合格纠正措施控制规范》10.1.1《持续改进控制规范》7.4-01《信息沟通事项清单》7.4-02《信息交流沟通协商记录》8、修改栏序号页码修改内容修改日期实施日期批准编制：审核：批准：日期：日期：日期：附件信息交流、沟通流程图流程责任部门/人任务内外环境健康安全内外环境健康安全质量测量行政部设备部品管部行政部设备部品管部反馈反馈反馈原因分析原因分析信息运用信息运用信息交流、沟通信息交流、沟通制定并实施纠正措施制定并实施纠正措施/预防措施措施的验证措施的验证措施有效性评审措施标准化反馈部门归口部门责任