医疗行业企业高效会议管理方案

高效会议Jeff4/25/20231医疗行业企业高效会议管理方案第1页4/25/20232医疗行业企业高效会议管理方案第2页学习目标

您是否因为效率低下而错失良机？您是否天天应酬于无数会议之中，经常分身乏数？本课将使各级管理人员快速提升会议效率，进而将高效会议转化为生产力提供极大帮助。4/25/20233医疗行业企业高效会议管理方案第3页主要内容会议概述高效会议成功法则高效会议技巧会议统计与会后跟进4/25/20234医疗行业企业高效会议管理方案第4页会议意义帮助群体沟通关键词：我存在，故我开会4/25/20235医疗行业企业高效会议管理方案第5页会议种类按人数分类按开会方式分类按开会目标分类团体会议一对一会议面对面会议电话会议视频会议宣告人事安排、讲解政策会议当众表彰和批评会议暂时处理突发事件会议固定会议集思广益会议关键词：万会朝宗—处理问题4/25/20236医疗行业企业高效会议管理方案第6页会议成本计算时间成本＝参加会议人数×（与会者准备时间＋与会者旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）金钱成本＝开会时间成本×与会人员平均每小时工资直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费不定损失成本会议必须成功以回收成本4/25/20237医疗行业企业高效会议管理方案第7页高效会议成功法则（1）必要时才开会4/25/20238医疗行业企业高效会议管理方案第8页无需开会五个假如高效会议在开始之前就开始了假如已经按通例每七天聚会会议成本太大还有比开会更加好方法没什么尤其事情要讨论你是唯一做决议而且知道该怎么做人（开会让他人参加只能把问题弄乱）4/25/20239医疗行业企业高效会议管理方案第9页必需开会五个假如高效会议在开始之前就开始了假如必须把信息同时传递给很多人要他人参加决议以集思广益给小组委派任务听取部门汇报工作有些事情需要当众表彰或批评4/25/202310医疗行业企业高效会议管理方案第10页高效会议成功法则（2）会前做好准备，不然你将为会议失败做准备4/25/202311医疗行业企业高效会议管理方案第11页会议准备工作查对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会议目标2.是否一定要开会3.确定会议形式4.安排会议议程5.决定会议时间6.确定会议主持人7.决定会议地点8.研究会场怎样布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周围位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知4/25/202312医疗行业企业高效会议管理方案第12页高效会议成功法则（3）选择适当时间、地点、人物能够确保会议高效率运转4/25/202313医疗行业企业高效会议管理方案第13页高效会议成功法则（4）会后跟进，将使会议事半功倍，转化为现实生产力4/25/202314医疗行业企业高效会议管理方案第14页高效会议技巧（一）－主持会议技巧怎样做开场白主持人守则怎样处理会议中意外和冲突4/25/202315医疗行业企业高效会议管理方案第15页开场语练习：标准：明确会议议题限定会议时间会议内容会议方式4/25/202316医疗行业企业高效会议管理方案第16页主持人守则与责任营造友好气氛按照议程进行正确总结讨论内容引导讲话者解释令人迷惑讲话帮助与会者理清不假思索想法尊重他人，防止出现会中意见一边倒情况降低与议题无关争辩和讨论保持中立态度4/25/202317医疗行业企业高效会议管理方案第17页意外和冲突处理与蝉相遇蝉症状：讲与主题无关故事讲得含糊而不详细明确拒绝倾听他人主要观点主持人对策：采取非语言性暗示探询、总结、测试其了解成度善意提醒关于程序及时间限制带入他人讲话4/25/202318医疗行业企业高效会议管理方案第18页意外和冲突处理与鲨鱼相遇鲨鱼症状：有攻击他人倾向总是给予消极、否定意见主持人对策：了解对方想法或情绪重申会议中不论什么意见都能够提但正面提议会更受欢迎采取非语言性方式打断4/25/202319医疗行业企业高效会议管理方案第19页意外和冲突处理与驴相遇驴症状：过于敏感防卫性很强，心中有面“墙”不能站在他人立场看问题主持人对策：突出他贡献重复问题短暂缄默4/25/202320医疗行业企业高效会议管理方案第20页意外和冲突处理与兔子相遇兔子症状：质疑正在使用程序总是提议不一样程序或提议主持人对策：突出他贡献重申能够先试用现在程序，如不奏效，则马上按他方法实施4/25/202321医疗行业企业高效会议管理方案第21页意外和冲突处理与螃蟹相遇螃蟹症状：开会时还在做别工作私自进入小团体讨论时常接电话打瞌睡，走神主持人对策：对开小会者，主持人停顿说话或者示意讲话者暂停，使会议短暂缄默问他们是不是以为应该先分组讨论，然后集中讨论对打瞌睡者，可中间休息5分钟，并加紧会议议程4/25/202322医疗行业企业高效会议管理方案第22页高效会议技巧（二）－参加会议技巧与会者守则怎样进行信息沟通与反馈4/25/202323医疗行业企业高效会议管理方案第23页与会者守则与责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己创意与意见以处理问题为己任保持开放心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人意见勇于讲话，言之有物不进行人身攻击防止出现不妥肢体语言会后总结4/25/202324医疗行业企业高效会议管理方案第24页会议中信息沟通与反馈沟通漏斗沟通金三角反馈时汉堡原理良好反馈特征4/25/202325医疗行业企业高效会议管理方案第25页沟通漏斗他人行动20％他人听懂40％他人听到60％你嘴上说80％你心里想100％4/25/202326医疗行业企业高效会议管理方案第26页沟通金三角自己对方设身处地4/25/202327医疗行业企业高效会议管理方案第27页良好反馈特征要描述行为，不要判断侧重表现而非性格要征求意见，着眼未来不能伤害他人自尊实际可行4/25/202328医疗行业企业高效会议管理方案第28页高效会议技巧（三）－怎样达成决议彼得•德鲁克决议方法决议类型及应用4/25/202329医疗行业企业高效会议管理方案第29页达成决议－彼得德鲁克决议法用足够多时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案优劣，防止意气之争预计各提案之获益率评定有没有采集更多资料需要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同单位对提案做适当修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行监督4/25/202330医疗行业企业高效会议管理方案第30页决议类型及应用无异议决议权威决议少数服从多数共识决议确保团体每个人都认为所达成决议是最正确，并公开支持它；意见不和及冲突发生率最低确保全部问题和思想得到公开辩论，每个团体组员都有机会发表意见；复杂决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议允许多数人对问题发表自己意见；确保大多数人获胜；决议能够经过简单唱票，相对快速和高效地做出决议快速高效；在急需行动情况下最实用；在权利界限显著地方最有效4/25/202331医疗行业企业高效会议管理方案第31页会议统计与会后跟进技巧会议统计者应含有技能与会者会后跟进主持人会后跟进跟跟跟4/25/202332医疗行业企业高效会议管理方案第32页会议统计技巧主要会议要录音，日后不用录音等于浪费时间主持人，不要兼任会议统计者工作。会议统计尽可能维持在一页纸内会议统计内容应包含：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议统计起头处；列出会议重点；工作分配情况及完成日期尽可能当日或者最迟第二天将会议统计发给与会者4/25/202333医疗行业企业高效会议管理方案第33页与会者会后跟进拿到会议统计后要细读，尤其是对与自己工作相关信息做标识分析一下会议过程，不一样与会者对同一问题不一样态度和表现分析一下人际关系状态考虑会议上所分配给自己任务完成方案将会议精神贯通到下一步工作中跟跟跟4/25/202334医疗行业企业高效会议管理方案第34页主