行政组织沟通中的障碍分析

行政组织沟通中的障碍分析

Summary：在当前的社会环境中，行政组织要想对自身进行有效地管理就需要充分的信息沟通，良好的行政沟通是组织信息工作得以高效开展的重要条件。因而，探讨和研究行政组织内部沟通存在的有关问题，对于建立新型组织文化、及时传达各种信息，提高组织运行效率有着积极地意义。Keys：行政组织；障碍；组织沟通1行政组织沟通的概念行政组织沟通是在行政管理活动中，行政组织与外界环境之间，行政组织内部各部门、层级、人员之间信息的交流与传递过程。组织中的行政沟通不仅是工作中上下级之间的管理与被管理的关系，也是一种以工作为媒介的人际关系。在行政部门这样一个特定的交往环境中，每个人的交往对象相对而言都是较长期的、无法选择的，组织中各成员之间产生意见分歧和矛盾也是在所难免的,这体现出有效的行政组织沟通的重要性。2行政组织沟通中存在的障碍随着我国行政体制改革的不断推进，行政组织内部沟通有了一定程度的改善。沟通的作用开始为人们所认识，沟通手段落后、效率低下的状况得以改善，沟通的组织系统和制度保障逐步建立。但是仍存在着不少问题和缺陷。2.1组织结构障碍行政组织自身固有的一些因素会首先成为组织沟通的障碍，在结构上，大多数组织都采取传统的“金字塔型”组织结构，在这种行政层级制度的影响下，会产生上层领导和基层群众相距甚远，不便交流，不易沟通；管理层次多，造成信息传递不畅，甚至出现信息在传递过程中失真等问题。在地位上，工作人员在组织中的地位不同，因此对问题的看法不同，心态也不同。但总体表现为：为了个人或部门利益，或迫于领导的威严，下属往往报喜不报忧，对信息进行过滤。相同级别人员各有分工，可能认为自己工作方面的信息对他人的工作作用不大，从而知而不提，影响沟通。2.2心理知觉障碍所谓知觉，是指人们对事物的认识。行政组织沟通能否取得预期效果，很大程度上取决于信息接受方与传递方对信息的认知及其心理状态，由于人的经历、地位、知识水平、个性差异、价值观念、心理状态等方面的不同，所以对同一事物可能会产生不同的看法或结论，从而常会造成沟通上的障碍。2.3文化障碍文化决定了人的存在、表达自我的方式、思维方式和希望方式，文化因素深刻地影响着人们的沟通行为。文化方面的障碍表现为文化背景的差异；不同文化背景的人之间的沟通难度要大于相同的文化孕育出的人之间沟通。文化方面的障碍还表现为由于年龄的差距而造成的沟通困难。不同年龄阶段的人生活在不同的社会背景下，接受的教育、经历的磨练不尽相同，因而会对事物产生不同的认识与判断，当这种距离达到一定程度时，就会产生沟通屏障。3行政组织沟通障碍产生的原因3.1行政组织沟通机制不健全当前，行政组织几乎都是按照传统金字塔式的层级构建,并且这种结构的沟通方式是单一的，信息按照层级一级一级地向下传达，信息发送者会过滤信息，留下对自己有利的信息，剔除不利于自己的信息，甚至歪曲信息，使信息很难完整地通过每一层级传递到接受者手中。由于沟通机制的单一，致使失真的信息无法通过灵活的沟通方式得到纠正。3.2行政组织沟通中的主体地位差异行政组织中地位不同的人通常具有不同的意识、价值观念和道德标准，会造成一定的沟通困难。处于不同的地位，所享有的权利不同，所应承担的责任和义务也不同，这就造成了上下级之间考虑问题的角度和出发点会有所不同，这种不同难免使上下级之间的行政沟通出现障碍。3.3行政组织沟通的双方在知觉上存在差异一个工作组织是靠上下级之间的信息沟通、协调和组织全体工作人员的力量来完成工作任务、实现工作目标的。如果上下级的知觉相差较大，就会对所存在的问题产生不同的见解，难以在认识上达成一致。上下级之间难以进行有效的沟通,也会使单位内上下级工作人员之间的工作步调难以保持一致，最终妨碍部门内工作效率的提高。3.4行政组织沟通中传统思想影响受我国长时期的“官本位”思想影响，造成部分领导安排工作多，听取意见少，并且要求下属迅速贯彻指示以维护其领导权威，这也就形成了行政组织文化中的不良现象：领导的命令就是指示，下属的使命就是服从。不仅如此，在我国“含蓄”文化的影响下，行政人员在口头表达信息时往往都比较委婉曲折,不直接露骨。如果信息的接收者与传递者在不同文化背景的影响下，有了截然不同的认识与理解，常会造成信息理解不到位的状况。4行政组织沟通的优化途径4.1改善和健全行政组织沟通的机制为了改善和健全行政组织沟通的机制,行政组织应该在不影响组织总体结构框架和主要目标的前提下，尽量减少结构层次，同时撤除不必要的岗位和管理层，从而减少组织沟通内容被过滤、曲解和延误的机会。建立良好的行政组织沟通系统要做到以下几点：一、事前充分沟通，任何措施实施前要预先告知所有人员，只有使组织成员充分了解措施，才能获得他们的支持与合作；二、消除本位主义，确保机关组织中的工作人员彼此之间没有因为职位悬殊而存在交流压力；三、健全机关组织的组织结构，划清各单位和个人的职责。4.2营造以人为本的民主和谐的文化氛围行政组织沟通效果的好坏，在很大程度上受沟通双方心理的影响。所以要想在行政组织内部消除沟通双方的这种心理障碍,就要强调公务伦理，创新工作理念，营造以人为本的民主和谐文化氛围，从而确保组织中的成员间能以平常心进行交流、处理事情。在组织内部可开展一系列的互动活动，使工作人员统一思想、规范行为、坦诚相待，增加信任感，增强凝聚力。4.3实现行政组织沟通手段的现代化，建立必要的反馈机制随着现代信息技术的发展,信息化正在从整体上引导着世界经济和社会发展的进程。“语言”这种沟通工具已经不能满足机关工作的需要了，所以要抓住契机，建设好国家信息化基础结构。实现行政沟通手段的现代化，开展办公自动化。建立办公事务处理系统，主要目的是让各单位、各部门都能够使用电脑及各种文书、数据处理系统来处理日常的行政信息业务。在行政组织的沟通过程中，应该建立必要的反馈机制，从而减少信息失真的可能。常见的反馈的方法主要表现为向信息发送者重复接受的信息、向信息发送者表述自己的理解、用表情或肢体语言来反馈等。建立必要的反馈机制，是检查行政实施情况、评估政策后果的主要依据。5结语行政沟通是行政管理的核心，是一门领导艺术。良好的沟通技能有助于上情下达和下情上达，是领导者所必须掌握的技能。因此，行政组织要提高行政效率，实现以人为本的管理方式，提高服务质量，促进工作发展，就必须实现有效的行政组织沟通。Reference[1]刘立国.政府内部行政沟通的误区及其对策研究[J]．2005(1):13-28[2]尹钢梁丽芝.行政组织学[M].北京:北京大学出版社，2005.6,119-139[3]范耀江.行政机关内部沟通的障