学校公文管理办法

XXX学校公文管理办法第一章总则第一条为促进我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《XXX（XXX）有限责任XXX公文处理办法》和省XXX办公厅、XXX有关公文处理规定，结合学校实际，特制定本细则。第二条本办法适用于XXX学校、XXX学校及XXX（XXX）有限责任XXX职工XXX公文处理工作。第三条我校公文是在XXX政管理工作中形成和使用的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻XXX和XXX的方针政策，发布学校规章，施行XXX政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第四条电子公文是指通过0A办公自动化系统，按照公文管理程序形成、发布和存储的具有与纸质文件同等效力的电子文件。第五条电子印章是指通过扫描处理，将实物印章的图形转换为电子图形并进行防伪处理后，用于电子公文中的印模。第六条上行公文是指下级单位（部门）向上级单位（部门）和XX请示、报告工作事项而呈递的文书。平行公文是指同级单位（部门）之间、无直接隶属关系的单位（部门）之间为沟通交流工作而出具的文书。下行公文是指上级单位（部门）向下级单位（部门）指示工作、公示规范、通知事项而出具的文书。第七条公文处理指公文拟制、审批、发布、批示、受理、办理、反馈、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第八条公文处理必须坚持XXX政分开、实事求是、精简高效、安全保密的原则，做到准确、及时、安全。第九条要高度重视并积极推进办公自动化建设工作，逐步推广电子公文，努力减少纸质公文，提高公文处理工作的效率和质量。一上交销毁。第三十条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。第七章附则第三H"•一条本细则由学校办公室负责解释。第三十二条本细则自发布之日起施行。第十条学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管学校XXX政的公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章公文种类第十条公文应根据行文目的、发文XX的职权和与主送XX的关系正确选用公文种类。第十一条我校公文的主要种类有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动作出安排；奖惩有关部门及人员；变更或者撤销下级XX不适当的决定事项。（二）公告适用于向校内外宣布重要事项或者决定事项。（三）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）通知适用于批转下级XX的公文，转发上级XX和不相隶属XX的公文；发布规章；传达要求下级XX办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项；任免人员和聘用XX。（五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）报告适用于向上级XX汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级XX的询问。（七）请示适用于向上级XX请求指示、批准。（八）批复适用于答复下级XX的请示事项。（九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函适用于平行XX、不相隶属XX之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十一）XXX纪要适用于记载、传达XXX情况或要求与会单位共同遵守、执行的议定事项。第三章公文格式第十二条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发机构部门和印发日期、页码组成。具体规定如下：（一）涉密公文，秘密等级（“XX”、“XX”）用3号黑体字顶格标识在版心左上角第2行，两字之间空1字；在公文首页左上角顶格用阿拉伯数字标明印发份号。（二）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。紧急程度用3号黑体字在版心左上角第1行顶格标明，且两字之间要空1字。当需同时标识秘密等级和紧急程度时，秘密等级顶格标识在版心左上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。信函式公文需标识秘密等级或紧急程度的，可置于函头下1行版心左边缘顶格标识。（三）发文XX须使用全称或规范化简称。（四）发文字号包括XX代字、年份、序号。发文字号在发文XX标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用“（）”括入；序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。学校的发文字号，由学校办公室统一确定；（五）上行文须在首页上横线右上方注明签发人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人（主办部门相关事务的具体承办人）的姓名和电话。签发人姓名与发文字号在同一行标识。发文字号居版心左侧左空1字；签发人姓名居版心右侧右空1字，“签发人”三个字用3号仿宋体字，后标全角冒号；冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名。联合上行文有多个签发人的，主办机构签发人姓名置于第1行；其他机构签发人姓名从第2行起，在主办机构签发人姓名之下依序对齐顺排，红色反线随之下移，发文字号也随之与最后一个签发人的姓名同处一行。（六）公文标题应简明扼要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应标明发文XX。除X、规章、批转和转发的公文标题加书名号外，一般不用标点符号。公文标题应在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（七）主送XX指公文的主要受理机构，使用全称或规范化简称、统称。主送部门在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机构名称后标全角冒号。（八）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。主送部门名称下1行，每自然段左空2字，顶格回行，数字、年份不能中断回行（即须在同一行中完整排布）。文字从左至右横写、横排，用3号仿宋字体。一般每个页面排22行、每行排28个字。无特殊用途的，一般用黑色字体。公文的首页和末页必须显示有正文的文字，如按标准格式不能显示正文文字时，可通过调整行距、字距的方式显示，不得采用“此页无正文”的方式处理。（九）附件说明。公文附件的顺序号和名称。附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标识“附件”二字，后标全角冒号并跟附件名称。附件如有序号，统一使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXXXX"），每个附件名称，应回行标识且序号与前序号上下对齐；附件名称后不加标点符号。（+）发文机构署名。署发文机构全称或规范化简称，用3号仿宋字体。（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发负责人的签发日期为准。成文日期一律用中文日期形式，年、月、日文字应完整标识，其中数字用阿拉伯数字，如"XXX年12月10日”。（十二）印章。除了XXX纪要不加盖印章外，学校公文都应加盖印章，并与署名机构相符。印章一般盖在成文日期处，上不压正文，下要骑年盖月。当加盖印章为两枚时，两枚印章平齐加盖，第一个署名机构印章在前，两枚印章不得相交或相切，印章相邻的外弧间距不超过3mm。当公文按标准格式排版后，应调整正文全文的行距、字距，务使所有印章与正文的文字同处一个页面，不得在无正文的页面加盖印章。（十三）电子印章。电子印章仅用于OA办公自动化系统的公文流转,电子邮件系统一律不得使用电子印章。扫描模拟的电子印章应与实物印模的尺寸相等。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。附注应标识在成文日期下1行左空2字加圆括号排布，用3号仿宋体字。（十五）主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，应按照上级XX的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号华文中宋字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。一般情况下，一篇公文可标1〜5个主题词，但最多不超过5个。主题词词目之间间隔一个字的距离。主题词应置于公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方以及抄送XX的左上侧。（十六）抄送部门。除主送部门外需要执行或知晓公文内容的其他部门、个人。抄送部门应使用全称、规范化简称或同类型部门统称。抄送部门在版记第1行，左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”二字，后标全角冒号。抄送部门按先上级部门、再平行部门、后下级部门的次序排列，各部门之间用逗号隔开，最末对象后标句号；多个部门不能同行排布时，回行的首字应与“抄送”二字冒号后的首字对齐。（十七）印发机构和印发日期、份数。公文的送印机构和送印日期。印发机构和印发日期位于“抄送”标识之下（无抄送标识时，在版记第1行）占1行位置，用3号仿宋体字。印发机构居左空1字，印发日期居右空1字。印发日期采用文件付印的日期，用阿拉伯数字标识。份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。（十八）页码。公文页数顺序号。（十九）附件。公文正文的说明、补充或参考资料。附件应当与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”二字，用3号仿宋体字，有序号时应标识序号；附件的序号和名称，应与正文中的标识对应一致。如附件与正文不能一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号和附件名称。（二十）附表。纸质公文如需附表，横排表格（A4纸型）应将页码放在横表的左侧，其中单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码的表头在订口一边，双页码的表头在切口一边。如需附A3纸型表格，且当最后为A3纸型表格时，表格应排在封三前，封四应为空白面。第十三条使用规范化汉字，不得使用繁体字或已废止的简化字；文字从左至右横写、横排，从上至下分行；一般独字不占行。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二层用“（一）”,第三层用“1.”，第四层用“（1）”。XX规章视需要按章、节、条、款、项、目标明层次。第十四条公文用纸一般采用国际标准A4型（XXXOmmX297nlm）,左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第十五条电子公文的格式。0A办公自动化系统处理公文，统一采用.doc格式拟制（包括附件的表格），原则上一份公文应合并统一为一个电子文档。如附件表格分类较多、结构复杂，转换处理困难，允许采用.xls格式附载（多个.xls文件也应统一合并为一个电子文档）。最终发布和存档的正式公文，统一转换为.pdf格式。第四章行文规则第十六条行文应当确有必要，精简实效，规范得体，注重针对性和可操作性。第十七条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。第十八条院办根据院XXX委、XX的授权，可以分别向上级主管XX的办公厅（室）、不相隶属的有关主管部门和单位、XXXXXXXXX群部门、XX部门行文。XXX力、、院办作为XXX群、XX的办事机构，一般不与其他平行部门联合行文。第十九条院办在职权范围内，可以分别向上级主管XX的业务部门、不相隶属的有关主管部门和单位就一般业务问题行文；可以向学校的相关部门行文，但不得对上级机构发布指示性公文。部门之间有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。同级部门之间必要时可以联合行文。第二十条院办根据职权范围，可以分别向XXX群部门、XX部门及下属单位行文。第二十一条各部门如需行文，一般通过0A办公自动化系统流程发文。第二十二条向上级XX行文应当主送一个上级XX或上级XX,如需其他相关XX阅知，可以抄送。一般不得多头呈报或越级行文，因特殊情况需越级行文时，应同时抄送被越过的上级XX。向下级XX的重要行文，应当同时抄送发文XX的直接上级XXO第二十三条对上级XX的来文，如无具体贯彻意见，可原文翻印下发，不另重复行文。第五章公文办理第二十四条公文办理分为收文和发文的办理。第二十五条发文按照0A办公自动化系统流程办理：发文部门起草公文f拟稿人登陆0A邮箱发文一本部门XX核稿（签署意见）f分管院XX审核（签署意见）f办公室责任秘书核稿f办公室主任核稿签转一报请院长签发一办公室0A管理员编号、套打、盖章、发文f文件流转f归档。第二十六条公文起草应当做到：（一）符合XXX法律X和XXX的路线方针政策、学校管理制度，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。（二）情况确实，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，文字简练。（三）文种正确，格式规范。（四）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门责任人意见，力求达成一致。（五）拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。（六）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（七）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。（八）使用XXX法定计量单位。（九）公文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。（十）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。（H■■一）纸质方式的起草公文文稿，首页应使用本机构专用发文稿纸；通过XXXXXX办公自动化系统起草公文，必须对应一致地填写发文主页各项要素的内容。正文以附件形式上载时，统一采用.doc格式，原则上一份公文应合并统一为一个电子文档。第二十五条公文文稿签发前，应当审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；内容是否符合XXX法律X和XXX的路线方针政策、学校管理制度；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。第二十六条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。第二十六条公文发文份数不够，允许按原版补印；公文一经印发，不得随意修改重印；因特殊情况确需修改的，须撤销原公文另行发文，或经签发人重新签发后印刷。第二十七条收文办理