发货管理流程与执行及发票报销管理规定

发货管理流程与执行发货流程的目的：规范发货管理工作，确保发货质量、数量均达到客户需求‘加快发货速度，提高服务质量，提升企业形象。准备工作：掌握备货、理货、装箱、装车的方法。熟悉发货手续的办理流程和方法。发货管理工作流程流程步骤细化执行关键点说明1填写发货单1.发货单关键点1：销售人员根据审核后的订单安排，在客户要求的时间内，向仓储部发出“发货单”，要求备货理货准备。关键点2：仓储管理人员对出库产品进行检验，仔细清点数量，观察外包装是否完好，并且对包装受损等不适合运输要求的产品根据需要进行整理、加固和改换包装。关键点3物流人员及时联系运输部门进行发货，物流部门装车发运后，及时告知销售人员，以便后者通知客户做好收货准备。关键点4货物送达后，需由销售人员将客户签字确认的收货回执交回财务部。如工程的由安装队主管和销售人员签好收货回执交回财务部核对。2.备货理货--2发货单3发货检验-发货检验管理制度4发货复核产品订货单发货单5.产品装箱--产品装箱单6发货安排发货管理控制程序7.交货客户回执单发货日报表发货月报表发货管理控制程序程序名称发货管理控制程序目的为规范本公司发货作业，确保销售合同执行得准确、及时，提示顾客满意度。范围本程序适用于公司所有因销售产品发生的发货作业。职责1、销售部发货组织与全程跟踪工作。2、仓储部负责货物的清点、包装及出货准备工作’3、物流部负责货物的运输、送货等工作‘填写发货单1、销售人员根据正式签订的“销售合同”或“产品订货单”编制“发货单”，经销售部经理及财务经理审核签字后，交仓储部备货。2“发货单”一式四联，列明客户、地址、产品名称、数量、备品备件和制单人。备货理货1、根据“发货单”要求，仓储人员应当了解产品存放的货位，检查产品完好情况，合理安排出库产品的堆放地点，并且准备好相关器具，安排相关人员的工作，以保证产品及时、准确、安全地出库。2、对需要拼箱包装的产品和拆箱装零的产品，仓储人员应当做好拣选、分类、整理和配套的准备工作，并准备好各种包装材料、衬垫物、打包，条码印刷等工具。3、仓储人员需要准备好随货出库的相关证件和资料，包括附带技术证书、合格证、使用说明书、质量检验书等。4、出库凭证上规定有发货批次的，按照批次发货；没有规定批次的，按照“先进先出”的原则确定应发货的垛位。六、出库检验与复核（一）出库检验1、对于里好的货物，仓储人员应仔细清点应付的数量，以防出现差错。2、仓储人员需要仔细对出库产品进行检验，仔细清点数量，观察外包装是否完好，并且对包装受损等不适合运输要求的产品根据需要进行整理、加固和改换包装。3、清点过程中发现有损坏的产品，应及时进行更换。（二）出库复核销售人员对仓储部已备好的产品进行清点、复核，主要需要复核以下5个方面：产品名称、规格、型号、批次、数量等是否与出库凭证所列内容一致。发货产品的配件是否齐全。产品所附证件是否齐全。产品外观质量、包装是否完好。箱号、防震防潮标示是否正确、明显。产品装箱1、出库产品经清点与复核无误后，方可进行装箱。2、仓储人员填写“产品装箱单”后，经销售人员确认。3、仓储人员需将确认的“产品装箱单”与产品一起打包、封存。八、安排发货（一）发货作业1、物流人员联络运输部门执行发货、运输作业。2、物流部门根据销售人员提供的"产品发货单"，与仓储部门进行交接清点，无误后装车。3、发车前销售人员应及时通知客户安排接货。（二）发货手续产品交接完毕后，仓储管理人员在出库凭证上签字和批注结存数以明确责任，并供登帐时进行数目核对。（三）产品运送1、如送货途中有任何异常，造成延误或不能送货，物流部门应及时通知销售人员与客户取得联系。2、销售人员需与客户进行沟通协调，确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户。收取客户回执1、物流部将物流送达后，需由销售人员取回客户签字确认的回执。2、销售人员将客户签字确认的回执交给财务，如工程的由安装队主管和销售人员签好收货回执交回财务部核对。3、销售部将回执登记并归档，作为考核客户信誉额度的参考依据。附件：（一）产品装箱单编号：日期：年月日箱号长×宽×高（cm）内装产品名称产品编号重量数量单价总价备注毛重净重总计（二）产品发货单编号：日期：年月日客户名称交货方式□一次交货□分批交货订单号码交货日期客户地址发货情况序号产品名称产品编号数量单价金额仓管员：仓储主管：制表人：（三）发货日报表编号：日期：年月日序号客户名称客户编号品名规格数量单价金额备注合计目的：为了加强公司的内部管理，合理控制费用发生并管理好公司的资金，避免公司不必要的资金流失，特制定本制度来规范公司的发票报销行为。适用范围：本制度适用于XXXXX公司全体员工。细则：1、报销发票抬头的界定：为规范公司的成本核算，员工费用报销时所提供的发票必须要有正确的发票抬头。以后项目公司成立后，相应项目公司发生费用的发票抬头应为相应项目公司。目前，XXXXX发生费用的发票抬头暂时可列为XXXX有限公司。不接受发票抬头为个人的发票。2、报销发票取得的种类要求：报销时请按规定提供增值税专用发票或普通发票。①、专用发票：办公费、差旅费、会议费、加油费、车辆维修、培训费、租赁费、水电费、燃气费、广告宣传、购买货物等费用均需提供增值税专用发票。②、普通发票：职工福利项目，餐饮费、车、船、机票费用等可以提供普通发票。3、发票开具的品名应与所发生的经济业务实质相符，不接受第三方发票，即向甲方购物，只能由甲方开票，不接受由甲方介绍的乙方开具的发票，否则不予报销。4、当开具的发票上品种规格为“一批”时，必须列明商品的明细，该商品的明细可以在发票上列明，也可以附【增值税应税货物或劳务销货清单】并盖上公章。办公用品、食品、车辆维修、会议培训、礼品、日用品等费用报销时必须列明商品明细。5、报销时提供增值税专用发票、普通发票上的开票信息栏必须准确无误的填入完整纳税人的信息（可到财务部取得公司开票信息卡）。发票上的“开票人”、“复核人”、“收款人”不能空白，且“开票人”、“复核人”、“收款人”不能为同一人。6、取得的专用发票应尽快办理报销，以便财务在税务机关规定的时间内进行专票认证。7、出差规定：详见OA上行政运营部规定的【出差管理规定】。8、餐费报销：不论客餐还是招待宴请，报销时都需要附招待对象的单位、招待人的职级、姓名、事由。9、会议报销：报销公司自己组织的会议费，需附预算表、结算表