某市档案目标管理考评程序及相关注意事项

咸宁市档案目标管理

考评程序

及相关注意事项

业务指导科

2017年3月

目录依据性文件档案目标管理考评办法改革变化考评程序及考评打分注意事项共建共享单位相关要求依据性文件中华人民共和国档案法湖北省档案管理条例湖北省机关档案工作目标管理考评办法湖北省企业、科技事业单位档案目标管理考评办法2016全市机关企事业单位档案目标（规范）管理申报通知2016年关于参与主管单位档案达标先进共建共享单位有关问题的说明改革变化一、简化程序原来程序五个步骤：申报、预检、公示、评审、审批六项议程：1、听取档案工作目标管理及自查情况汇报；2、对照考评标准，现场逐项检查；3、审查材料，逐项评议（评分），形成评审结论；4、反馈评审情况；5、宣读评审结论；6、评审组与被考评机关交换意见。改革变化一、简化程序现有程序四个步骤：申报、评审、公示、审批四项议程：1、听取档案工作目标管理及自查情况汇报；2、对照考评标准，严格认真检查；3、审查依据材料，逐项评议打分，形成评审意见；4、评审组与被考评机关交换意见要求被考评单位精简材料汇编。改革变化二、精简材料申报单位在考评中精简申报材料汇编,只报送审批必备的依据性材料,包括:申请验收函、创建工作实施方案(含“三合一”制度)、工作总结(含自查评分情况)、申报审批表、考评表、公示结果和廉政告知书。相关制度、全宗介绍、大事记、机构沿革等放入全宗卷相应类别中管理。与档案整理中介服务机构进行合作的，全宗卷新技术应用类需有整理合同和相关保密协议。改革变化二、精简材料考评单位需准备的材料汇编由以往的18个材料精简为8个。详细图解如下：改革变化三、增加抽查工作

《办法》中省档案局负责对市、州及直管市、神龙架林区机关档案工作目标管理省一级以上考评情况进行抽查，（抽查率不低于该地区上年度考评单位总数的10%，并随机抽查所辖2个县直机关）。对于考评质量、考评程序不符规定超过30%的地区或反映问题突出的地区，取消该档案局的考评资格并限期整改。整改合格后申请恢复考评资格。被考评机关没有达到相应等级考评标准的，取消其等级资格。改革变化四、实行量化打分

统一实行量化打分考评，即由原来的省特级9条指标定性考评、省一级省二级量化打分考评，统一修改为所有等级一律量化打分考评；（省特级90（含）分以上，无系统95分以上，省一级85-90分（不含），省二级80-85分。#号有15分不考评）。原企业、科技事业单位考评打分保持不变。改革变化五、申报必备条件

结合省局新考评标准和咸宁市档案局《关于开展2017年全市机关企事业单位档案工作目标管理等级考评申报工作的通知》咸档案文〔2016〕52号文件精神，下列情况没有达到的，可不予验收：1、申报单位未发生档案违法违纪行为且按规定办理档案登记证。2、各门类载体档案集中统一管理，并按规定向同级国家综合档案馆移交到期档案及其数字化副本；

改革变化五、申报必备条件

3、档案库房安全符合国家相关要求，近三年没有发生档案安全事故；4、省特级（复查）申报单位直属单位或下一级系统档案工作需全部达到省一级以上；5、档案数字化工作有一定基础。即室藏文书档案（传统方法整理和简单方法整理）、科技档案和专业档案必须建立全文管理数据库。申报考评流程图考评程序六、档案目标管理申报单位验收评审组构成：主管部门作为二级单位评审组成员参加。市级主管部门作为县（市、区）部门评审组成员。参与主管部门共建共享二级部门负责人作为被考评单位成员。参与被考评单位达标的中介公司作为被考评单位成员。考评程序六、档案目标管理申报单位验收：必备材料：材料汇编（纸质和电子版）申报单位目标管理申报审批表申报单位目标管理打分表廉政告知书档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目标管理审批必备材料档案目三标管理审批必三备材料档案目三标管理三审批必三备材料档案目三标管理三审批必三备材料档案目三标管理审批必三备材料档案目三标管理确认函七、考三评打分三指导意三见机关档三案目标三考评评三分标准三分为五三个大项三，21三个小项三。下面三对打分三标准细三节一一三说明：七、考三评打分三指导意三见组织管三理（1三8分）1领导重视41.档案工作列入领导议事日程。有当年研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录（1分）。2.分管领导和有关职能部门工作职责中有档案工作内容（0.5分）。3.本单位发展规划和年度工作计划中对档案工作有明确要求（1分)。4.制定了年度档案工作计划(0.5分)。5.将档案工作纳入本系统年度绩效考核（1分）。2机构人员31.建立了以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络（0.5分）。2.档案员是在编工作人员并保持相对稳定(0.5分)。3.档案员文化水平达到大专以上（0.5分）；持档案工作人员岗位培训合格证书（1分）；近三年年度考核称职（合格）以上(0.5分)。3法制建设2积极推进依法治档，认真组织学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》等法律、法规（1分）。2.组织或积极参加档案法规及业务知识培训（1分）。4制度建设61.制发了本单位或系统档案管理办法并发文（0.5分）。2.制发了系统专业档案管理办法，并得到有效执行（2分）。3.制定了本单位档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等制度，内容规范并得到有效执行（2分）。4.制定了本单位档案分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度），报档案行政管理部门或上级机关审核，并得到有效执行（0.5分）。5.对直属单位或二级单位的“三合一”制度进行了审核把关，有依据材料（0．5分）。6.制定了本单位档案安全管理应急预案（0.5分）。5组织协调31.积极参加档案行政管理部门组织的活动（1分）。2.对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导有记录（2分）。※七、考三评打分三指导意三见注意事三项：1、需三见相关三佐证材三料，如三：相关三文件、三制度、三档案登三记证、三档案员三证、档三案学会三会员证三等。2、将三精准扶三贫、土三地确权三、国有三林场改三革等内三容纳入三了本单三位的档三案分类三方案、三保管范三围、保三管期限三表（“三合一”制度）三中，并三报档案三行政机三关或上三级部门三审核。七、考三评打分三指导意三见二、硬三件建设三（13三分）6档案用房51.档案库房与办公室、阅档室分开（1分，单位小，没有专门的阅览室可不扣分）。2.库容满足今后10年以上档案保管的需要（1分）。3.库房建设符合档案保管要求（1.5分），库房楼层及方位有利于保护档案（0.5分）。4.实物档案陈列室的建设符合《湖北省机关档案工作业务建设规范》要求（1分）。※7设施设备61.有符合要求且能正常使用的消防报警、安全监控系统（2分），灭火器材在有效使用期内（0.5分）。2.库房配备铁门、铁窗及防紫外线、防有害生物设施并防护效果良好（1分）。3.库房配备满足工作需要的空调机、除湿机、温湿度记录仪，功率与空间匹配运行状况良好（1分）4.配备有刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机等档案工作所需设备（1.5分）。8档案装具21.档案库房内安装了符合标准的档案密集架或档案柜架（1分）。2.档案整理和保管装具（卷、盒、夹）符合标准，特殊载体档案有安全适用的专用装具（1分）。七、考三评打分三指导意三见注意事三项：档案库三房需三三室分开三，需建三立实物三陈列室三（荣誉三室），三实物陈三列室建三设见《三湖北省三机关荣三誉室建三设指导三意见》三。需有三安保监三控、烟三感报警三器、除三湿机、三防磁柜三等保管三档案的三设施设三备，档三案装具三需符合三国家标三准要求三。七、考三评打分三指导意三见三、基三础业务三（27三分）收集归档81.归档文件的制成材料和书写材料符合要求（0.5分。抽查发现1处不符合要求扣0.1分，所负分值扣完为止。下同）；归档文件中保存有收发文处理签和发文定稿（0.5分。抽查发现1处扣0.1分）。2.各门类档案资料归档及时，收集齐全完整、集中统一管理（共7分。文书、科技、会计、声像、电子、实物档案、专业档案各1分。抽查发现1处扣0.1分）。整理工作71.文书、科技、会计、专业档案分类科学（0.5分），组卷（分件）合理（0.5分），保管期限划分准确（1分），排列有序（0.5分），编号规范（0.5分），目录齐全（0.5分），备考表填写完整（0.5分），装订、装盒符合规定（0.5分），整齐美观（0.5分）。以上各项抽查发现1处扣0.1分。2.声像、电子、实物档案及资料整理规范（2分，抽查发现1处扣0.1分）。档案保管61.档案柜架标引醒目（0.5分），有档案存放示意图（0.5分）。按《全宗卷规范》（DA/T12-2012）建立了全宗卷（1分）。库房内清洁卫生，无虫、霉、潮湿及杂物堆放现象（0.5分）。2.重大节假日前对档案库房进行了安全检查并有记录（0.5分），温湿度控制达到国家规定标准并记录齐全（1分。连续3个工作日不达标扣0.1分），及时更换预防虫、霉药物并定期对档案库房杀虫灭菌有记录（0.5分）。3.对档案专用设备建立了台账(0.5分)；各类档案收进、移出登记簿及相关审批手续齐全（1分）。统计鉴定31.及时、准确向档案行政管理部门填报档案工作统计年报（0.5分）。2.成立了档案鉴定小组（0.5分）。3.开展了到期档案鉴定和向档案馆移交档案解密鉴定工作（2分）。移交销毁31.各机构按时向本单位综合档案室移交档案，交接手续齐全（1分）。2.及时向同级国家综合档案馆报送已公开现行文件和公开信息（1.5分）。3.销毁档案有清册，审批及监销手续齐全（0.5分）。七、考三评打分三指导意三见注意事三项：档案七三大门类三收集需三齐全完三整，即三：文书三、科技三、会计三、声像三、实物三、电子三、专业三档案。三各门类三档案整三理要符三合国家三最新的三整理规三范。建三立全宗三卷。各类台三账记录三齐全完三整，做三到管理三常态化三。统计鉴三定、移三交销毁三需成立三相应的三领导小三组并按三程序完三成相关三工作。全宗卷三的规范三整理：全宗卷根据《中华人三民共和三国档案三行业标三准—全宗卷三规范》三DA/三T1三2—201三2相关三要求，三全宗卷三内容分三为八大三类。1、全宗介三绍类：三全宗指三南（全三宗介绍三）、大三事记等三说明全三宗背景三和档案三状况的三文件材三料。2、档案三收集类三：档案三接收和三征集工三作的办三法、标三准，档三案（资三料）交三接文据三及相关三目录，三档案来三源和档三案历史三转移过三程说明三材料等全宗卷三的规范三整理：全宗卷3、档三案整理三类：文三件材料三分类、三保管期三限和归三档范围三的规定三，档案三整理工三作方案三、整理三工作说三明和小三结等。4、档三案鉴定三类：档三案保管三期限鉴三定、档三案开放三鉴定、三档案分三级鉴定三、档案三销毁鉴三定、珍三贵档案三考证鉴三定等鉴三定工作三的制度三、组织三、方案三和标准三，鉴定三工作形三成的报三告、请三示及批三复，鉴三定及销三毁处置三档案的三目录（三清册）三等。5、档三案保管三类：档三案保管三工作制三度，档三案安全三检查、三档案破三损情况三调查与三修复（三抢救）三、重点三档案保三护、珍三贵档案三仿真复三制件制三作等工三作的记三录和说三明材料三，档案三保管状三况分析三和工作三总结、三报告等三。全宗卷三的规范三整理：全宗卷6、档三案统计三类：档三案基础三统计台三账，档三案工作三基本情三况统计三报表，三档案工三作统计三分析材三料等。7、档三案利用三类：档三案利用三制度，三检索工三具编制三情况，三档案开三放与控三制情况三，档案三编研与三出版情三况，档三案展览三与公布三情况，三珍贵档三案介绍三，档案三利用效三果典型三事例等三。8、新三技术应三用类：三应用现三代技术三管理档三案的情三况记录三、工作三报告及三说明材三料，档三案信息三化和数三字化工三作情况三，电子三档案（三文件）三创建和三应用环三境（硬三件和软三件）及三数据格三式说明三等。全宗卷三封面全宗卷三背脊全宗卷三文件目三录档案介三绍类全宗卷三文件目三录档案收三集类全宗卷三文件目三录全宗整三理类全宗卷三文件目三录全宗鉴三定类全宗卷三文件目三录全宗保三管类全宗卷三文件目三录全宗统三计类全宗卷三文件目三录全宗利三用类全宗卷三文件目三录全宗新三技术应三用类七、考三评打分三指导意三见四、档三案信息三化（2三9分）工作条件51.建立有机关办公与档案管理协同发展的内部局域网（2分）。※2.配备了档案管理专用计算机及先进的网络化应用软件（2分）。3.配备了档案数据管理专用服务器（0.5分）。※4.档案人员会操作使用计算机及档案管理应用软件（0.5分）。数据管理151.各门类档案目录数据库建立齐全（3分）。2.建立了全部文书、专业档案（短期或定期10年除外）全文数据库（满分6分；按室藏档案数字化比例得分；低于50%不得分）。3.建立有照片、音频、视频档案多媒体数据库（2分）。4.实现了OA系统及各专业管理系统原生电子文件在线归档管理（3分）。※5.按规定向同级国家综合档案馆移交电子档案数据（1分）。数据安全41.数据库结构及数据质量符合相关要求（1分）。2.电子档案数据实行了2种以上介质及2套以上安全备份（1分），对备份数据定期进行了技术检测并适时进行了数据迁移（1分）。3.本单位档案数字化外包和电子文件数据管理符合信息安全及保密规定（1分）。信息查阅51.可在档案阅览室查阅本单位电子档案目录（1分）。2.采取了授权访问方式管理机关档案数据库（1分）。※3.可在机关内部局域网上按访问权限查阅档案全文数据（2分）。※4.可在机关网络或政府门户网站查阅本单位的公开信息目录及全文（1分）。※七、考三评打分三指导意三见注意事三项：要配备三档案管三理内部三局域网三以及专三用计算三机（服三务器）三、专用三档案管三理软件三（网络三版），三七大门三类档案三需建立三目录级三数据库三，室藏三文书全三文、专三业档案三需建立三全文管三理数据三库，建三立有照三片、音三频、视三频档案三多媒体三数据库三，并实三现多套三制备份三。实现三了OA三系统及三各专业三管理系三统原生三电子文三件在线三归档管三理。可三在机关三内部局三域网和三机关网三络或政三府门户三网站查三阅本单三位的公三开信息三目录及三全文三。七、考三评打分三指导意三见五、开三发利用三（13三分）档案检索41.文书档案案卷目录和归档文件目录（0.5分）、科技档案案卷目录（0.5分）、会计档案案卷目录（0.5分）、声像档案目录（0.5分）、电子档案目录（0.5分）、实物档案目录（0.5分）、专业档案目录（0.5分）编制齐全。2.档案目录或全文检索效果好（0.5分。现场随机抽查10个问题）。※日常利用11.开展了现场查阅、来函来电代查、出具档案证明、专题查询等多种形式的档案利用服务工作（0.5分）。2.档案利用及利用效果登记全面、记录具体，有利用者签字（0.5分）。编研开发5编写并及时补充完善了全宗介绍(0.5分)、组织沿革（0.5分）、大事记（0.5分），主要业务工作基础数字汇编（0.5分）等参考资料。2.编制了文号文件汇编（0.5分）、专题文件汇编（0.5分），专业资料汇编（0.5分）。3.收集有本单位年鉴及专业工具书（0.5分）。4.档案资料编写规范，具有连续性，使用价值高（0.5分）。5.按规定向同级国家综合档案馆报送了主要编研成果（0.5分）。利用效果31.编写了“档案利用效果实例选编”（0.5分），并按规定向同级档案行政管理部门报送（0.5分）。2.档案利用服务工作成绩突出，效果显著，受到领导和有关方面的好评，有实例（2分）。※七、考三评打分三指导意三见注意事三项：建立了三室藏档三案纸质三目录。三编写并三及时补三充完善三了全宗三介绍、三组织沿三革、大三事记、三主要业三务工作三基础数三字汇编三等参考三资料三。编制三了档案三利用效三果实例三选编、三文号文三件汇编三、专题三文件汇三编、专三业资料三汇编等三编研材三料，并三向同级三档案馆三报送。指导意三见八、档三案数字化扫描模三式及分三辨率典藏级三：纸质档三案数字三化主要三用于精三确反映三档案原三件并长三期保存三，应采三用不低三于24三位彩色三模式进三行扫描三，扫描三分辨率三应不小三于30三0dp三i，扫三描形成三的数字三图像应三采用无三损压缩三TIF三F格式三存储八、档三案数字化扫描模三式及分三辨率出版级三：纸质档三案数字三化主要三用于备三份并提三供利用三（如出三版、仿三真复制三、CO三M输出三、OC三R识别三等），三应采用三不低于三24位三彩色模三式进行三扫描，三扫描分三辨率应三不小于三200三dpi三。有放三大需求三、文字三偏小或三密集时三，可提三高分辨三率。扫三描形成三的数字三图像可三存为T三IFT三、JP三EG或三JPE三G20三00格三式，压三缩比率三的选择三应兼顾三图像质三量与存三储空间三的要求三。八、档三案数字化扫描模三式及分三辨率网络浏三览级：纸质档三案数字三化主要三用于提三供网络三浏览利三用，应三通过软三件工具三将典藏三级或出三版级数三字图像三的分辨三率进行三转换。三分辨率三的选择三应综合三考虑档三案原件三情况、三计算机三网络条三件等多三种因素三，建议三不小于三72d三pi。八、档三案数字化图像处三理对纸质三档案扫三描形成三的图像三应作质三量检验三、纠偏三、去污三、去黑三边、拼三接等处三理。检验：三对图像三偏斜度三、清晰三度、失三真度等三进行检三查。发三现不符三合质量三要求的三图像，三应重新三进行扫三描。发三现文件三漏扫时三，应及三时补扫三并正确三插入。三发现图三像的排三列顺序三与档案三原件不三一致时三，应及三时进行三调整。三发现图三像重复三时，应三及时删三除重复三部分。纠偏：三对扫描三过程中三出现的三偏斜图三像进行三整体纠三正，保三证图像三的偏斜三角度小三于1度三。去污：三去除数三字图像三中影响三可懂度三的杂质三。档案三数字化三图像的三去污，三应遵循三在不影三响可懂三度的前三提下展三现原貌三的原则三。拼接：三对大幅三面档案三进行分三区扫描三而形成三的多幅三图像，三应进行三拼接处三理，合三并为一三个完整三的图