稽核管理制度和供应商调查管理制度

PAGEPAGE9稽核管理制度第一章总则第一条为保证公司经营方针、政策及各项制度的贯彻执行，建立有效的决策监督和反馈机制，加强经营风险防范，维护公司财产的安全、完整和有效的经营；加强稽核工作的严肃性、独立性和权威性，根据《证券法》、《证券公司内部控制制度》的要求和公司的各项管理制度的规定，制定本制度。第二条公司总部专设稽核部门负责公司的稽核工作。稽核部门直接对公司董事会负责，稽核工作保持相对独立性。第二章稽核部门的职责第三条公司稽核部门在公司总稽核领导下工作。1.稽核业务的管理以公司各部门和分支机构为单位,实行稽核专员管理制度。2.公司全资子公司和控股子公司，应设置专（兼）职稽核员。稽核员在业务上接受公司稽核部门的指导。3.稽核工作的实施方式，包括：现场稽核、非现场稽核、专项稽核。第四条公司稽核部门的职责是：1.负责定期组织检查和评估公司各有关部门经营管理活动等是否合法、合规，是否符合公司有关管理制度的规定，督促各项管理措施和规章制度的贯彻实施。2.定期组织公司内控制度的审核，对公司内控环境的的有效性、科学性进行评价。3.对分支机构、子公司的主要负责人，关键岗位的负责人进行离任审计。4.查处公司内部的违法、违规行为，违反公司制度的行为和其它责任事故。5.对外出具公司内部(含子公司)的稽核检查报告。6.其他需要稽核的事项。第五条稽核检查和离任审计活动，以工作小组或审计小组的形式进行，由稽核主审担任组长,负责具体项目的组织和实施。组长的职责包括:1.负责编制稽核(审计)工作方案，提出稽核目的、组织方式、重点和完成时间。2.负责收集和整理被稽核单位的有关数据资料。3.负责协调小组的工作进度，并向总稽核报告工作。4.负责起草和提交稽核(审计)报告。第六条稽核部门在稽核工作中，享有知情权、检查权、建议权。1.参与制定、审查、修订公司的各项管理制度、规定和操作规程。2.要求被稽核单位提供有关业务数据、财务资料，以及其他文件及报告材料。3.对被稽核单位的经营管理活动实施检查，纠正违规的业务和管理活动，并要求其限期整改。4.对违法乱纪行为和相关责任人提出处理建议；对阻挠、拒绝稽核检查工作的责任人员，提请公司有关部门追究其责任。第七条稽核专员在其职责范围内，可以行使调查、谈话、查阅、取证的权力。被稽核对象应在下述工作范围内，配合稽核专员履行其职责。1.列席有关业务会议，调阅公司相关规章制度文件。2.调阅各业务部门有关经营管理计划及其执行情况。3.要求被检查部门就相关问题提供有关材料，做出口头或书面说明。第八条稽核部门及稽核专员在其工作职责范围内，必须对稽核事项的调查程序和工作报告的结论负责。1.在稽核检查周期内，对被稽核对象存在的问题和经营风险的揭示无重大遗漏。2.对被稽核单位内控机制和内控体系存在的缺陷的揭示无重大遗漏。3.对被审计个人的经营管理责任事项充分揭示无重大遗漏。4.对出具的稽核检查报告和审计报告的客观性负责。第九条稽核部门及稽核人员在以下情况中可以免除责任:1.稽核检查或审计工作报告中已给予充分以说明的；2.按例行工作程序,及时向相关部门和单位作出了通报的；3.按审计准则和审计惯例可以免除责任的其他情形。第三章稽核人员的任职标准第十条稽核人员的任职标准1.符合公司员工选聘的基本要求；2.取得证券执业资格，并具备从事稽核业务要求的综合专业素质；3.品格优秀,遵循准则，严守公司商业秘密。第十一条稽核业务人员分为高级稽核经理、稽核经理和稽核助理三个层次。稽核经理和稽核助理由公司稽核部门提名，并报公司总稽核批准,报公司人事部门备案；高级稽核经理由公司稽核部门负责人提名，由公司总稽核会同公司人事部门负责任命。第四章稽核检查第十二条稽核检查的组织,可以是由稽核部门单独组织的例行检查，也可以由稽核部门牵头组织或参与其他相关部门组织的专题检查。附图是稽核检查流程的示意图。第十三条稽核工作开始前，经总稽核批准,向被稽核单位发出稽核通知书。根据稽核通知的要求，被稽核单位应在规定的时间内向工作小组提供有关稽核调查资料和调查问卷。稽核调查资料包括但不限于：1.公司下达的各项计划及其执行情况。2.月度、季度和年度会计报表及其分析资料。3.交易系统数据资料。4.内部控制状况的自查（自评）报告。5.部门业务规章制度及其有关资料。稽核通知书可以是书面、电子邮件或其他方式。可以提前送达，也可以现场送达。第十四条稽核人员在稽核过程中，应按照稽核检查的规范要求，结合稽核目的和重点进行调查、分析和记录，建立稽核工作底稿。稽核调查范围包括但不限于：1.经营管理及财务状况分析。2.对特殊业务活动及风险状况的分析。3.对异常交易及违规交易操作的分析。4.IT信息系统管理状况的调查。5.对骨干员工的座谈调查。6.风险案例专项调查。第十五条稽核工作结束后，稽核小组应根据稽查情况写出“稽核检查报告”，并与被稽核单位书面交换意见。稽核检查报告经总稽核审定后以稽核部文件形式上报公司领导、主管部门，发往被稽核单位。第十六条稽核检查报告应包括以下基本内容：1.稽核的目的、范围、内容、方式和时间；2.被稽核单位的基本情况；3.内部控制制度的评价；4.稽核中发现的问题；5.稽核结论。第十七条被稽核单位、有关责任人对稽核检查报告中所列事实、所作结论和处理意见如有异议，应自接到报告日起的五个工作日内，向稽核部门或总稽核提出书面陈述意见和复审要求。未按期提出异议的，视同认可。第十八条被稽核单位应自接到报告日起的五个工作日内，根据报告中所列问题和意见应逐一检查对照，提出限期整改措施，书面报送公司稽核部门。根据整改措施的落实情况，稽核部门认为有必要时可进行后续稽核。第十九条对被稽核单位的稽核检查和评价结论，作为对其进行管理分类评级的重要依据。同时，列入该部门年度综合考核范围。

第五章制度评审第二十条内控制度年检的评审原则和要求，按照《证券公司管理办法》、《证券公司内部控制指引》的相关规定为依据。评价的标准包括但不限于：制度体系的完整性、制度的合理性、制度的时效性等。第二十一条内控制度年检的范围，涵盖公司各职能部门、分支机构的内控环境和内控管理的各项业务和行政管理制度。年检的重点包括并不限于：部门基本管理制度、业务管理制度、岗位工作流程、决策监督与考核管理制度等。第二十二条内控制度年检的程序，按照文本评审、检查通报、限期整改、验收通过的基本流程进行。内控制度年检每年进行一次，并提出年检报告。第六章离任审计第二十三条子公司负责人及财务部负责人、证券营业部负责人及财务部负责人离职前，必需进行离任审计。离任审计范围包括但不限于：财务会计责任、经营管理责任、财经法纪责任，以及其它及被审计人员在有关审计事项中的责任情况。第二十四条离任审计，可以由被审计人本人提出申请，或由主管部门委托，或根据公司授权决定进行。被审计人应在审计小组到达前五个工作日，向审计小组提交书面任期述职报告。离任审计的工作程序，参照稽核检查的程序规定。第二十五条离任审计报告的内容包括但不限于:1．被审计人所在部门概况以及被审计人岗位任职基本情况。2．被审计人任期内的主要经营目标与业绩表现。3．重要审计事项以及审计责任。4．被审计人财务、会计责任与财经法纪责任的综合评价。5.有关工作移交事项的说明。第七章稽核问责制第二十六条实行稽核问责的范围，是指对公司经营管理活动中的重大责任事故、重大损失案件、侵害公司利益的行为进行问责。主要包括：重大责任事故；滥用职权和管理失职行为；侵害公司利益的行为以及稽核中发现的重大问题。第二十七条问责的对象包括公司各级部门、分支机构、子公司和员工。问责事项的调查与处理实行专案负责制，由总稽核直接管理。第二十八条纳入问责程序的责任事项，对相关部门和当事人的处理与处罚，以问责会议的形式进行。作出处分和处罚决定时，遵循多数通过的表决原则。第八章处理与处罚第二十九条处理与处罚方式(一)、对部门的处理处罚：1、经济处罚；2、通报批评；3、取消年度评奖资格；4、建议作出人事调整；以上四种方式可以单处或并处。(二)、对责任人的处理与处罚：1、经济处罚；2、通报批评；3、警告；4、降级；5、撤职；6、除名；以上六种方式可以单处或并处。第三十条处分或处罚决定，按以下三重情形处理：1.对常规稽核检查中发现的违法、违规、违反公司制度的行为，由公司总稽核提出稽核处理建议，责成其主管部门作出处理并通报稽核部门。2.对情节严重的并造成消极影响的,报经公司总裁同意,由稽核部门作出处理，处理结果上报董事长，并在全公司通报。3.对严重超越决策权限、超越操作权限、违犯操作流程等，造成公司较大经济损失等重大责任，依照稽核问责的处理程序进行。由公司人力资源总部作出处理并通报。第三十一条作出稽核事项调查处理过程中，应遵守公开、公正、严谨的原则，说明作出稽核处理决定的事实、理由及依据，充分听取被稽核单位、有关责任人的陈述和辩解，不得因被稽核单位和有关责任人的辩驳而加重处罚。第三十二条被稽单位和有关责任人，违反本制度有关规定，阻挠、拖延提供稽核工作所需要的有关资料的，或者提供虚假资料、隐瞒事实真相的，或恶意攻击、陷害稽核人员等行为，经查证属实，可视其情节给予被稽核单位负责人和直接当事人经济处罚、通报批评、辞退的处分。第三十三条稽核部门和稽核人员，违反本制度有关规定，对存在的问题故意隐瞒不报，损害了公司利益的，或假公济私、蓄意打击报复被稽核对象等行为，经查证属实，可视其情节给予直接责任人经济处罚、通报批评、调离稽核岗位、辞退的处分。第九章附则第三十四条公司稽核部门，负责定期组织、召开公司“稽核情况通报会”，就检查中发现的有关问题和潜在的风险状况，进行通报和提出警示。第三十五条稽核业务方案、工作报告、有关工作底稿和专项调查报告，是稽核业务的重要档案，必须由专人管理，定期保存。第三十六条本规定自发布之日起实行。原湘财证券（稽）字[2023]第01号《稽核管理制度》同时中止执行。第三十七条本规定的解释、修订权属稽核总部。

供应商调查管理制度总则1．1制定目的为了解供应商之制程能力、品管功能，确认其是否有提供符合成本、交期、品质之物料的能力，特制定本规章。1．2适用范围对拟开发供应商之调查，及本公司合格供应商之年度复查，除另有规定外，悉依本规章办理。1．3权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。供应商调查作业规定2．1供应商调查程序采购部实施采购前，应对拟开发之厂商组织供应商调查工作，目的是了解供应商之各项管理能力，以确定其可否列为合格供应商名列。由采购、生技、品管、生管人员组成供应商调查小组，对供应商实施调查评核，并填写《供应商调查表》。评核之结果由各单位作出建议，供总经理核定是否准予成为本公司之合格供应商。未经供应商调查认可之厂商，除总经理特准外，不可成为本公司之供应商。2．2供应商调查评核2．2．1价格评核对供应商所提供之物料价格，由采购部依下列因素作评核：原料价格。加工费用。估价方法。付款方式。2．2．2技术评核对供应商之生产技术，由生技部依下列因素作评核：技术水准。技术资料管理。设备状况。工艺流程与作业标准。2．2．3品质评核对供应商之品质，由品管部依下列因素作评核：品管组织与体系。品质规范与标准。检验之方法与记录。纠正与预防措施。2．2．4生管评核对供应商之生产管理，由生管部依下列因素作主核：生产计划体系。最短及最长之交货期限。进度控制方法。异常排除能力。2．3供应商复查规定经调查认可之合格供应商，原则上每年复查一次。复查流程类同首次调查评核。复查不合格之供应商，除经本公司总经理特准外，不可列入次年合格供应商之列。若供应商之交期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中，随时对供应商作必要之复查。附件[附件]GA02-1《供应商调查表（范例）》

供应商调查表（范例）