2记录管理程序

记录管理程序QH/CX-C/0-02-2011记录管理程序QH/CX-C/0-02-2011第1页共4页1目的为了规范记录的管理，确保与QHSE管理体系运行相关的记录（以下简称记录）得到有效控制，满足可追溯性要求，制定本程序。本程序规定了记录的建立、标识、填写、收集、编目、查阅、保管和处置等过程的控制要求，适用于QHSE管理体系运行过程中涉及到的相关记录（包括电子文档记录）的管理和控制。3管理流程（见流程图）4工作程序记录设置及标识1.1质量安全环保处是本程序的归口管理部门，机关处室、直属、附属单位，根据QHSE标准的要求和《HSE管理手册》、《质量手册》、《程序文件》规定，确定受控范围后，明确记录的名称、编码、保存期限等自行进行控制。油田公司机关处室、直属单位依据本部门/单位所管理业务确定本部门/单位所需设置的记录，建立本部门《记录清单》进行管理。二级单位主管部门依据油田公司QHSE管理体系的总体要求，确定本单位QHSE管理体系运行的相关记录范围，建立本单位QHSE《记录》。基层站队按要求建立本单位QHSE《记录清单》。HSE信息系统要求填报的相关记录，不再建立纸质记录，各单位应按时、按要求如实填报。但特殊要求必须建立纸质记录的，按规定要求执行。所有QHSE记录应标明记录的名称、编码等便于识别。记录的编码执行油田公司QHSE体系《文件管理程序》的规定。当出现以下情况时，沿用原记录格式。a）使用外部记录时，如法律、法规、标准等规定的记录。b）使用上级部门记录时。c）使用内控体系和ERP体系设立的记录时。QH/CX-C/0-02-2011第2页共4页4.2记录填写要求记录填写要做到真实准确、字迹清晰、填写及时、内容完整、签字齐全，使用法定计量单位。4.2.2记录填写有误时，不允许刮改或涂改，应在错误内容上划“一”横线，并在备注栏或适当位置由填写人员写上正确的内容。4.2.3受控记录应由填表人本人签名，注明填表日期，需要时由审核人签字。填写受控文本记录用钢笔、签字笔填写，不允许使用圆珠笔、铅笔填写。4.3记录收集、保管和归档3.1油田公司机关处室、直属单位负责本部门/单位所管辖专业记录格式的设计与审批。二级单位生产经营过程中需要QHSE记录由二级单位专业主管职能部门审批、汇总与备案。3.2记录由使用单位负责设计、审查、管理与控制并满足证实和可追溯性需要。记录表中的内容与格式由使用部门/单位设计与解释，需要传递时由产生记录的使用部门/单位传递到相关单位。3.3使用记录的部门/单位每年对记录的适用性评审后，对修订的记录，报各级记录归口管理部门备案。3.4当记录发生变更（增、减、修订）时，由记录的设计部门报记录主管部门审定与备案。3.5记录（包括纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合）贮存环境要符合相关要求，应由使用记录的单位妥善保管，防止损坏或丢失，记录整理与汇总要便于检索、查阅，符合可追溯性的要求。3.6检验、试验部门应妥善保管检验报告、试验报告和QHSE管理体系要求的各种报告。3.7生产、建设活动的主管部门/单位应在设计、工程施工过程、竣工验收、服务过程或产品形成后做好相关记录的整理、装订、上报和归档工作，需要时可用复印件、文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。3.8反映重大QHSE活动或质量、职业健康、安全、环保事故调查处理的现场录像、照片等记录，应由事故调查组织部门整理后交档案管理部门存档，必要时,事故调查组织部门可复制一份保存。3.9需归档和定期、永久保存的记录，由档案管理部门按照档案管理的有关规定执行。各级档案管理部门按照档案管理的相关规定对记录进行归档。档案管理的条件要符合国家档案管理相关法律、法规和技术标准等要求。4记录查阅/借阅1油田公司部门/单位要建立记录的借阅/查阅登记表。涉及到经济和技术机密的记录借阅/查阅由相关部门或主管领导批准，按照油田公司保密的有关规定执行。.4.3如果合同有要求，在商定期内，记录要保证可提供评价时查阅、证实和可追溯性需要。.4.4反映重大QHSE活动或事故调查的现场录像、照片等存档后，需查阅或借阅时，应经主管领导批准。记录的保存期限5.1记录保存期限应根据记录的性质、产品的特点、合同、法律法规及其他要求、可追溯性和管理的需要由专业主管部门依据相关要求确定。产品和服务实现过程中的记录，保存期为定期保存。管理评审、内部审核、外部审核、检验、试验、测量和监测的记录保存期限不少于3年。职业健康监测原始记录为定期保存，但保存期限不少于3年；凡国家规定统计报表等重要资料按规定设定保存期限。5.4重大QHSE活动、重大变更并对追溯跟踪有重要证实作用的记录、事故档案要永久保存。5.5勘探开发过程、工程建设项目、技改技措、油气科研和开发中的方案设计、施工图设计、施工方案、阶段审查记录、设计变更单、质量检验报告、竣工验收报告等记录永久保存。记录格式设计部门要制定记录保存的具体时间，若上级管理部门对记录保存期限有要求时，按照上级的要求执行。超过保存期的记录，无查考价值时，由记录保管部门/单位销毁。记录的媒介形式QH/CX-C/0-02-2011第QH/CX-C/0-02-2011第4页共4页记录的媒介形式有文本、磁带、光盘、网络等电子媒介。由记录格式的审批部门负责对记录的填写、保存、借阅、销毁进行检查和考核。5支持性文件1《文件管理程序》6记录1记录清单2记录借阅/查阅登记表7附流程图本程序起草部门：质量安全环保处主要起草人：李鸣鸿贾春晖青海油田公司QHSE管理体系

程序文件流程图《记录管理程序》流程图编码：QH/CX-C/0-02-20i1管理层/主管领导—No-归口部门/QHSE体系办公

室01记录管理范围02记录收集/建立◄03建立/修订油III公

司记录A05油田公司记录11主管部门备案相关部门/单位V16归档过程描述01油田公司QHSE体系办公室负责确定质量、健康、安全与环境管理体系建立和运行记录的范围。02记录的建立、标识、填写、收集、编目、查阅、保管和处置。03油田公司QHSE体系办公室负责建立油田公司记录。04管理者代表审核油田公司建立的记录。05、06机关处室、直属单位、二级单位根据油田公司记录内容负责本部门/本单位记录的设计，并建立《记录》《记录清单》。07记录主管部门或专业主管职能部门负责设计、审定。08二级单位形成的记录样本报送本单位记录主管部门备案。09机关处室、直属单位、二级单位负责记录的填写。10、11油田公司QHSE体系办公室负贡对机关处室、直属单位记录格式进行备案。12机关处室、直属单位、二级单位负责记录变更或新增记录的编制。填写“记录增减申请