了解科技档案的意义与原则

了解科技档案整理的意义与原则科技档案整理的意义与原则整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类或归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。整理在科技档案业务管理中占有重要的地位，它既是科技档案进入保管状态的标志，又是对科技档案实行科学管理的基础。科技档案是通过收集进入档案部门的，刚接收来的科技档案没有编人库藏体系，仍然处于无序状态，无法进行科学的管理。为此，首先要将它们归入科技档案库藏系统。这就要分析科技档案的内容和形成特征，将它们纳入已经形成的科技档案序列，使它们获得固定的存放位置及反映其位置的管理标记一一科技档案号。其中科技档案的分类是整理的核心内容。科技档案整理的意义整理工作，是科技档案工作的中心环节。通过整理，科技文件完成了向科技档案转化的有字化过程。它对于管理好科技档案，充分发挥科技档案的作用，实现科技档案的有效利用，具有重要意义。首先，整理是科技档案实行科学管理的基础。科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。按照控制论的观点，管理就是控制，要实行控制就要把被控对象有序地组织起来。苏联学者A.H.列尔涅尔说：“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是，该系统是有组织的。”①对于科技档案的管理，一是要实现对科技档案所含知识内容的控制，以利于查找利用；二是要实现对科技档案实体的控制，以利于科技档案安全保管。通过对科技档案内容特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。由此可见，科技档案整理是实现和学管理的基础。其次，整理是科技档案查找利用的前提。科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用；同样，也便于用户了解和查找其所需要的科技档案信息。有人认为，在计算机应用于档案管理之后，只要将科技档案信息输入计算机中，就可以实现多种检索，档案整理的好坏就不重要了。其实不然。无论是传统的实体档案，还是虚拟的电子科技档案，都需要借助分类实现系统、专业化的高效检索，都需要通过排架实现其存储载体的科学管理，都需要编制档号确定其身份和主要特征。因此，整理工作仍旧是科技档案业务管理中不可或缺的一环。科技档案的整理原则(一)整理原则的内容及含义科技档案的整理原则是：遵循科技档案的形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管、保密和利用。这个原则包含了两个方面的含义：(1)整理的指导思想。在整理科技档案时，一定要遵循科技档案的形成规律，保持其有机联系。规律是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。科技档案形成规律，简单地讲，就是在什么样的科技、生产活动中就会形成什么样的科技档案；科技、生产活动中各个环节的联系方式和密切程度，必然会在科技档案中反映出来。遵循科技档案的形成规律，就是要把不同科技、生产活动中形成的科技档案区别开来，把互有联系的各个环节体现出来。由此可见，遵循规律与保持联系是互为因果的。(2)整理的目的和要求。即便于保管、保密和利用。整理目的、要求与指导思想之间存在着密切的内在关联，保持联系要以最有利于保管、保密和利用为标准。(二)体现整理原则的主要方法贯彻科技档案的整理原则，关键在于指导思想与目的、要求的统一，也就是要以便于保管、保密和利用为宗旨。遵循科技档案形成规律，选择最本质、最紧密的联系，包括内容联系和形式联系。为此，在具体的整理工作中，特别是在对科技档案分类的过程中，要着重考虑以下几点：(1)考虑科技文件形成的具体目的。科技文件的形成，都有特定的目的，记述着特定的内容。有的是为了探寻自然界某一事物或某种现象的发展规律而形成的，因此，要体现出它的连贯性，就应当保持时间方面的联系，如自然观测档案等。有的是为描述某事物的外貌和内部结构而形成的，虽然也有时间的先后，但主要的不是时间上的连贯性，而是要反映事物面貌和内部结构的真实性。因此，应当保持事物外貌或内部结构的联系，如产品、设备档案等。(2)考虑科技文件形成的历史阶段。一般的科技、生产活动，都是分阶段进行的。不同阶段形成的文件，如工程的设计阶段和施工阶段，科研的准备阶段和实验阶段等形成的文件，它们的内容、形式是各不相同的。在整理时，把不同阶段形成的文件区别开来，把同一阶段形成的文件集中起来，这也是遵循档案形成规律的一种方法，(3)考虑科技档案的形成部门。专业分工、部门分工都是客观规律的具体要求。不同专业、不同部门形成的科技档案总是记述着不同的内容，按专业或部门分类是很自然的，比如：在一个工业企业中，不要把生产技术管理部门、设备管理部门、质量检验部门等形成的科技档案相互混淆。(4)考虑科技档案的不同形式。不同形式的科技档案，如底图