公文与文书档案管理

27五月2023公文与文书档案管理第二章公文管理

主要内容：介绍公文的基本常识、公文处理工作的内容和要求、公文整理的基本方法，以及公文归档制度等内容教学目的：1、是使学员了解公文的概念、分类、文种、格式、稿本，公文处理的内容、办理工作的程序和公文整理工作的组织实施；2、掌握公文处理工作的基本要求，公文整理的含义、原则、方法，公文归档范围、时间及要求等内容。

第二章公文管理

一、公文的概念与分类二、公文的格式与稿本三、公文处理四、公文整理五、公文归档制度第一节公文的概念与分类公文的概念公文的分类常用公文文种公文与文件、文书的联系与区别

三者的区别：

文书文书泛指社会活动中处理事务的一切文字材料。包括公务文书（公文）和私人文书

公文公文的外延最小，专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的文字材料。

文件文件特指某一件公文。第一节公文的概念与分类

一、公文的概念公文，即公务文书是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书,是进行公务活动的重要工具。公文的含义：（一）公文的作者具有法定性（二）公文具有法定的权威

（三）公文具有现实性的效用

（四）公文具有规范的体式和处理程序

二、公文的分类

根据不同的分类标准，对公文进行科学分类，是认识公文并探究其科学规律的一种有效方法。

常见的公文分类方法主要有：（一）在一个机关内，从公文的来源上划分：发文收文内部文件指由本机关制成并向外机关发送的公文。指本机关收到的，由外机关制发的公文。指由本机关制发的，并且只在本机关内部使用的公文。（二）从公文的运行方向上划分：上行文指下级机关向上级领导或指导机关报送的公文。平行文指在同一组织系统中同级机关之间或在非同一组织系统中不相隶属机关之间使用、运行的公文。下行文指上级机关向所属的被领导或被指导的下级机关发送的公文。（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分：公布文件内部文件保密文件指内容不涉及秘密，可以对外公开发布的公文。指内容不宜以对外公开，只限机关内部使用的公文。指内容涉及国家秘密，泄露出去会使国家的安全和利益遭受损失的公文。

（四）从公文办理时限上划分：平件急件特急件是指无保密和时限上的特殊要求，正常处理的文件。是指内容重要紧急，必须迅速处理的文件。是指内容特别重要紧急，必须在最短时间内处理的文件。（五）从公文内容性质上划分：规范性文件是指以强制力保证实施的关于行为规范的文件领导指导性文件是指领导或领导机关对下级机关或群众制发的用于颁布政令、部署工作、批复事项的文件报请性文件是指下级机关向有关上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使用的文件知照性文件是指机关为公布、通知事项、联系、商洽工作，通报、交流情况而是用的文件会议文件件是指在会议活动中形成的文件（六）从公文的载体上划分：传统载体文件新型载体文件电子文件指以纸张为载体的文件。指以感光介质、磁介质为载体的文件。指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机存取并可在通信网络上传输的文件。三、常用公文文种文种，又称公文名称或公文种类，是国家以法规性文件规定的公文的名称。在公文撰制中正确标明文种，对于维护公文的权威性、有效性，便于公文管理具有重要意义。行政机关的公文种类主要有十三类：命令（令）决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要中国共产党机关公文文种主要有十四类：决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例函会议纪要规定机关常用文书规章制度类文书计划类文书总结类文书简报类文书合同类文书

记录类文书

讲话类文书

第二节公文的格式与稿本一、公文的格式一般包括公文的结构、公文的排版型式、公文的印装要求等。（一）公文的结构是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置、书写的样式。公文结构分为公文眉首、公文主体、公文版记三部分。0000001机密★一年特急XXXXX文件XXX〔2000〕1号（签发人：XX

X）

公文眉首部分指置于公文首页红色反线以上的各要素。1、公文份数序号2、秘密等级和保密期限3、紧急程度4、发文机关标识5、发文字号6、签发人7、红色反线公文版记部分指置于公文最后一页，主题词及主题词以下的各要素。1、主题词2、分栏线3、抄送机关4、印发机关和印发日期5、印发份数主题词：XXXXXXXX抄送：XX，XXX，XXXXX，XXXXXX，XXXXXXX。XXXXXXXXXX2000年XX月XX日印发共印XXX份（二）公文的排列型式指公文各组成部分在载体上排列的型式。1、公文用纸2、版面设计3、书写形式4、字体字号5、数字表示（二）公文的排列型式指公文各组成部分在载体上排列的型式。1、公文用纸2、版面设计3、书写形式4、字体字号5、数字表示（三）公文的印装要求指公文印刷、装订的标准化要求。1、公文印刷标准2、公文装订标准二、公文的稿本（一）公文的文稿草稿定稿草稿：公文在定稿之前形成的文稿统称为草稿，它是公文的未定稿其内容和文字表述都未成熟。主要供讨论、修改、送审、使用，一般不向外发送，不需要归档保存。定稿：公文定稿又称原稿、底稿，是经领导人签发或会议讨论通过的最后稿本。应归档保存。（二）公文的文本公文的文本正本修订本试行暂行本存本副本各种文字文本（二）公文的文本

正本：是根据定稿制发的公文正式文本。用于向外发出，按公文规范格式制作，盖有发文机关的印章或领导人的签署，具有法定的效力，应归档保存。副本：是公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。用于传阅、参考、备查。存本：是制发公文正本时从中留存以备查考的文本。应整理归档。第三节公文处理公文处理工作的内容公文处理工作的基本原则公文处理工作的基本要求公文处理工作，通常称为文书工作，指机关、团体、企事业单位在使用公文处理日常公务活动中，围绕公文的拟制、办理、管理以及整理、归档等所进行的一系列相互联系、衔接有序的工作。第三节公文处理（一）发文的办理公文处理工作的主要内容（二）收文的办理（四）公文的整理归档（三）公文的管理公文处理工作的基本原则与基本要求公文处理工作的基本原则是：公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理工作的基本要求：（一）公文处理必须实事求是（三）公文处理工作必须及时（二）公文处理工作必须准确（四）公文处理工作必须安全三、公文办理工作程序（一）发文办理程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发（二）收文办理程序签收登记审核拟办批办承办催办注办四、公文日常管理有关规定（一）机关领导人应高度重视公文处理工作，模范遵守国家关于处理的法规，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。（二）根据本单位实际情况，建立健全本机关公文处理的有关制度。（三）公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。四、公文日常管理有关规定

（四）公开发布党和行政机关的公文，必须经发文机关批准。（五）加强对机关印章的管理。（六）加强对公文利用的管理。（七）机关合并时，全部公文应当随之合并管理。（八）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公部门负责人批准可以销毁。

第四节公文整理公文整理的含义及整理原则公文整理工作的组织与实施公文整理方法一、公文整理的含义及整理原则

公文整理是指将文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。第四节公文整理公文整理的含义是立当单位在职能活动中形成的是以件为单位装订、分类、排列、编号、编目、装盒。是文书档案中的纸质文件文件必须是有保存价值的文件是办理完毕的文件公文整理遵循的原则是：3、便于保管和利用2、区分不同价值

1、遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系二、公文整理工作的组织实施（一）建立文书部门公文整理制度公文整理由机关的文书部门或业务部门负责进行的专业或兼职文书工作人员负责进行文件材料的整理工作。（二）选择整理的地点和人员公文整理地点的确立，是要选择公文整理在哪个部门进行，由什么人来完成。形式集中式分散式集中与分散结合式二、公文整理工作的组织实施（三）确定公文整理的范围凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的公文材料均属于整理范围。体现“以我为主”的思想，突出立当单位的主体地位。（四）确定文件保管期限表（五）公文整理的分工三、公文整理方法案卷级整理方法文件级整理方法公文整理方法文书立卷是将办理完毕的文件，按照其形成规律、内在联系及保存价值进行整理加工，使之组成案卷的工作公文立卷方法1、按问题特征立卷2、按作者特征立卷3、按文种特征立卷4、按时间特征立卷5、按地区特征立卷6、按通信者特征立卷A按照问题（内容）特征立卷应用公文特征立卷也就是把反映同一事物，同一项工作，同一主题，同一人物的公文组成一个文件集合（即案卷）的立卷方法。A、按照问题（内容）特征立卷（3）方便，应用广泛。这种方法的特点是：（1）灵活性强。（2）根据文件数量的多少，组成一卷或若干卷。A按照问题（内容）特征立卷

怀柔区档案局关于建立新档案馆的请示及上级批复。

怀柔区档案局关于全区档案工作执法检查的通知及检查情况通报。例1例2B、按照作者特征立卷它是把同一制发机关形成的若干份公文组合在一起的立卷方法。

怀柔区╳╳局关于干部培训、福利待遇等工作的规定、通知怀柔区╳╳局关于╳╳工作的通知、计划和总结例1例2C、按照文种特征立卷将具有相同公文名称的若干份公文组合在一起的立卷方法。怀柔区各镇乡2008年档案工作情况统计报表例1D、按照时间特征立卷把内容针对同一时间或属于同一时段的公文组合在一起的立卷方法。这类文件包括：会议纪录、统计报表、计划、总结等。D、按照时间特征立卷

怀柔区档案局关于2009年全区档案工作计划

怀柔区╳╳╳公司关于2009年第一季度经理办公会议纪录

怀柔区档案局关于2009年全区档案工作统计报表例1例2例3E、按地区特征立卷F、按通信者特征立卷会议文件

一会一卷案件材料一案一卷一案数卷

信访文件反应的问题、信件作者、信件处理形式简报、刊物一期一卷数期一卷

应用公文类型立卷：分类方案内容公文立卷操作程序（8）装订成卷（1）检查、调整卷内公文（2）排列卷内公文（3）卷内公文编号（4）填写卷内公文目录（5）填写卷内备考表（6）拟写案卷题名（7）填写案卷封面（A）检查、调整卷内公文检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全、完整；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。（B）排列卷内公文正件在前，附件在后；正本在前、定稿在后；批复在前、请示在后；转发文在前、被转发文在后；方针政策性公文在前、业务性公文在后；上级机关公文在前、本机关和下级机关公文在后；案件的结论及判决性公文在前、依据性材料在后。（C）拟写案卷题名

要求：内容概括确切、文字简明通顺。结构完整、格式规范。案卷题名包括责任者、主要内容、公文名称（文种）三要素。

1、怀柔区林业局关于冬季森林防火的通知、报告2、怀柔区委、怀柔区政府等关于防治非典型肺炎的通知、报告、总结案卷题名例如：3、XXX镇2006年红头文件

4、怀柔区XXX局关于人事工作的文件（D）卷内公文编号

按卷内公文系统化排列后确定的顺序，依次编写页号或件号。凡有字迹、图表等内容的页面都要编页号。空白页不编号。

页号位置在公文正页的右上角、反页的左上角。

一般使用阿拉伯数字按顺序流水编写。（E）填写卷内公文目录卷内公文目录放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水。（卷内目录.doc）6-92005.11.262关于进行档案执法的通知怀柔区档案局怀档案[2005]29号212005.11.21关于加强档案宣传工作的通知怀柔区档案局怀档案[2005]27号1备注页号日期题名责任者文号顺序号（F）填写卷内备考表主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。完成立卷后由立卷者签名由案卷质量审核者签名（G）填写案卷封面档号归档号页数件数保管期限时间案卷题名类目名称全宗名称项目要求：字迹工整、整洁清楚，使用毛笔或钢笔填写。18归档号永久保管期限本卷共6件54页自2006年1月2日至2006年6月26日怀柔区委组织部关于干部任免的通知组织类怀柔区委案卷号目录号全宗号（H）装订成卷第五节公文归档归档范围归档时间归档要求

第三章文书档案管理一、文书档案的收集工作二、文书档案的整理工作三、文书档案的鉴定工作

第三章文书档案管理

主要内容：文书档案的收集、整理、鉴定等业务工作。教学目的：1、了解文书档案收集工作的内容、重要性，以及档案整理、鉴定、统计工作的内容。2、掌握档案收集工作的要求、方法，档案整理工作的原则、分类的要求、方法，案卷排列方法，档号的编制原则、方法，检索工具的编制方法，档案鉴定工作的原则、方法和步骤，文书档案价值鉴定的原则和档案保管期限的确定等内容。第一节文书档案的收集工作一、文书档案收集工作的内容和重要性二、文书档案收集工作的要求三、文书档案收集工作的方法文书档案收集工作的内容总体讲：档案收集工作,就是按照党和国家的规定,通过执行接收制度和专门征集的办法,把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构的业务活动。机关档案室：是指该单位的档案部门按照国家的规定，通过归档、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室，实行集中统一管理的工作。文书档案收集工作的基本要求依据文件的形成规律和特点，建立健全各项管理制度，科学合理地组织库藏，加强入库档案质量的规范化控制，维护各立档单位“集体记忆”的相对完整性。文书档案收集工作的基本要求（含义）

（一）依据文件形成的规律和特点，有效组织各个立当单位的建档工作.（二）建立健全有关制度，强化执行制度的力度.（三）丰富与优化并重，科学合理地组织库存.（四）落实入藏档案的质量控制标准，注重档案管理效益.（五）保持全宗和全宗群的不可分散性.文书档案收集工作的方法(立当单位)

1、强化基层档案管理部门对本单位文书归档的组织工作（1）指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文书归档制度。（2）协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作。2、注意做好临时性的文件收集3、加强归档大的宣传和档案的日常管理第二节文书档案的整理工作文书档案的整理工作的内容和原则文书档案的整理工作的方法步骤第二节文书档案的整理工作

（一）文书档案整理工作内容：就是将处于凌乱状态盒需要进一步调理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。包括：区分全宗、全宗内档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制。

（二）文书档案整理工作的原则1、充分利用原有的整理基础2、保持文件之间的历史联系（历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容及形式等四方面）3、便于保管和利用

全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗类型组织全宗人物全宗独立全宗联合全宗全宗汇集档案汇集立当单位立当单位的条件：可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。设有会计的单位或经济核算的单位，自己可以编造预算或财务计划。设有管理人事的机构或人员，并有一定得人事任免权。分类的概念

分类就是把立档单位所形成的档案，按照一定的分类标准，采取符合档案特点的分类方法，分成若干层次盒类别，使全宗内档案构成一个有机的文件体系的活动。包括：选择分类标准和分类方案，制定分类方案、归类等具体内容。

分类的要求

（1）客观性要求科学地选择分类方法，合理地设置类目，准确地归类。（2）逻辑性要求文书档案的分类应正确设置类目，做到类目之间界限清楚，不交叉重复。不能你中有我，我中有你。（3）适用性原则适合本单位的实际情况，分类便于保管，便于保管和利用。（4）思想性要求全宗内档案分类的一般标准分类的一般标准时间标准（年度、时期）来源标准（组织机构、作者、通讯者）内容标准（问题、实物、地理）形式标准（文种|载体、形状规格）文书档案常用的分类方法年度分类法组织机构分类法问题分类法

文书档案分类的一般方法

（1）年度分类法：就是根据形成和处理文件的年度，将全宗内的文书档案分成各个类别。它以时间为标准，按年度设类，将全部文书档案逐年分开。

特点：保持了同一年形成的档案文件之间的联系；与各现行机关的文书处理制度相一致。

（2）组织机构分类法：就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以文件的内容为标准，按不同的机构分别设置类目。

特点:较好地保持文件在产生和形成过程中的来源联系,客观地反映出各个组织机构历史活动的真实面貌,较好地维护了文件之间在内容上的联系;分类标准明确客观,便于类目设置和文件归档。

（3）问题分类法：就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题（事由）分类。

特点：反映同类问题的文件可以集中在一起,较好地保持了文件在内容方面的联系,有利于利用者按专题或问题开发利用档案信息资源。

文书档案的复式结构分类法年度——组织机构组织机构——年度年度——问题问题——年度文书档案的复式结构分类法（1）年度—组织机构分类法：

首先将全宗内的档案按不同年度分开，然后再按立档单位内部的组织机构对每个年度内的档案进行分类。如：2000年办公室人事科综合科……2001年办公室人事科综合科…………

适用单位：适用于立档单位内部组织机构不复杂的全宗。现行机关多采用这种方法。（2）组织机构——年度分类法首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面在分年度。办公室2000、2001……人事科2000、2001……综合科2000、2001………………适用单位：适用于内部机构多年一直固定的立当单位，多用于撤销机关档案和历史档案（3）年度－问题分类法

将文书档案按不同年度分开，然后在每个年度下再按问题分类。如：2000年综合类组织人事类财务类……2001年综合类组织人事类财务类…………

适用单位：内部机构变化复杂,或者各个机构之间分工不明确,文书工作不正规,以及没有内部机构或内部机构非常简单的立档单位。现行机关多采用此种方法（4）问题——年度分类法先把全宗内档案按问题分开，在每个问题下面再分年度。综合类2000年、2001年、……组织人事类2000年、2001年、……财务类2000年、2001年、………………适用单位：适用于撤销机关档案和历史档案，不适合现行机关

（二）类内案卷的排列方法

1、按照案卷所反映的工作上的联系排列。

2、按照案卷内容所反映的问题排列3、按照案卷所属的起止日期（时间）顺序排列

4、按文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列案卷目录案卷目录类型：

综合目录以全宗为单位编制的目录

分册目录以全宗各种门类为单位编制的目录常选择按保管期限结合分类方案编制目录案卷目录长期2020067-9区委组织部关于开展学习“三个代表”活动的通知、报告2长期2620061-6区委组织部关于干部任免的通知1档案馆编档案室编期限页数年度题名案卷号案卷目录的结构备考表案卷目标表简称表序言说明目次封面扉页结构档号的编制档号包括：全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。

档号的编制原则

（1）唯一性：具体地说,在一个档案馆内不能有重复的全宗号,在一个全宗内不能有重复的案卷目录号,在一个案卷目录内不能有重复