工程设计档案数字化风险控制分析

工程设计档案数字化风险控制分析

1.外包公司缺乏市场标准。外包公司的运行机制是社会各要素在肯定阶段相互作用的结果，健全的效劳体系有利于外包公司的长期进展，目前多数外包公司的社会影响比拟小，缺乏规模效应。在工程设计档案招标时，有些公司为中标供应过低报价，扰乱秩序的同时也给中标后的整理工作带来了资金隐患。由于缺乏行业标准，有些资质缺乏的外包公司为做典型、做案例，承接着超出公司力量范围的档案整理工作。外包公司担当着超出其业务力量的很多业务工作，“受多种因素影响外包公司所能供应的效劳以档案整理和数字化扫描加工为主，对于档案代存、电子文件治理、信息系统开发等对于场地或技术要求较高的效劳内容则很少涉足”[1]。很多小型外包公司由于供应的效劳难以满意发包方的要求而渐渐被市场所淘汰。市场的失序是风险产生的最大诱因。2.外包公司人员配备不合理。《档案保管外包效劳治理标准》规定外包公司需根据内部治理机制，配备符合实际需要的、具有相应岗位职业资格的员工。一般应包括档案专业人员和其他各类专业技术人员[2]。然而，少有外包公司配备有稳定的具有相应岗位职业资格的员工，档案专业人员在整理工程设计档案过程中往往是以临时的理论和技术指导的身份参加工程。参加的过程集中于工程开头和完毕，对过程中消失的问题无法进展准时的解决。3.发包方对档案核心业务熟悉缺乏。发包方指档案治理部门和建立单位，发包方在档案外包加工治理过程中处于主导地位。档案业务外包开展前提是分清档案部门的核心业务、核心优势，避开将核心业务外包[3]。在档案治理部门的档案业务核心价值熟悉缺乏的前提下进展工程设计档案外包，将原本不应当、不允许外包甚至是仍涉密的核心档案外包的行为，短期内能提高工作效率，达成“存量数字化”目标，但从长远来看必定会危害档案信息安全，甚至是使得整个单位的外包工作失序。工程设计档案数字化外包由于缺乏市场标准，人员配备不合理，发包方核心业务熟悉缺乏、逆向选择等缘由存在不同的风险。在充分分析的根底上认为，要解决这个问题应从多方面入手：建立行业协会，依靠档案学会，加强资质评估，制定统一标准，标准整理工作，数据互通，进展众包新思路，使外包公司不断向科技密集型公司进展。工程设计档案档案业务外包风险治理工程设计档案数字化外包中的风险掌握陈淑青徐海静档案部门的监视指导是档案部门存在的核心愿义之一[4]，但在外包工作过程中档案部门缺乏领导标准，在肯定程度上无法明确地对工程档案外包的范围进展要求，不对外包工作作出整体性的规划和设计，习惯性低估外包中的风险必定导致各种问题的产生。发包方监管不到位必定导致外包公司自主权过剩的问题。4.发包方逆向选择风险。在工程设计档案治理信息技术外包过程中，发包方与外包效劳商所拥有的信息是不对称的，发包方向外包公司购置信息技术包含直接购置成品软件、购置成品软件并要求进展适应性修改及开发全新系统三种。在无经费预算的前提下首选第三种效劳，假设发包方足够幸运在难以完全了解外包效劳商所能供应的效劳前提下选择了适宜的效劳商，在系统设计阶段也会消失诸多问题。发包方由于前期学问缺乏，难以表达清晰系统需求，随着工程的开展，发包方会不断增加新的要求，会影响到工程的可行性，甚至会消失治理策略断裂的风险。5.档案载体的受损风险。多数外包公司工作场所的温湿度是不适合档案保存要求的，未整理的档案和整理完毕的档案往往堆放于同一办公区域内，在整理过程中对档案进展搬运、拆盒、整理、装盒简单对档案实体造成损害。工程设计档案多数为图纸，为了保证上柜档案的美观需要拆分档案，拆解后档案的折叠是一个大问题。由于外包公司人员流淌性大，工作人员多不知道如何折叠图纸、如何在图纸上打码，这时若随便操作必定导致返工，很简单消失一份档案屡次整理导致载体破损的问题。在对档案进展数字化加工和录入的过程中，由于操作流程的不统一，需要反复拆盒装盒，甚至会消失重复整理，不仅降低了工作效率，对档案本身来说也是一场灾难。6.档案内容失密风险。工程设计数字档案外包，为便利供应图文给各施工、监理单位参考，图文制作会选择专业的外包公司，但外包公司的工作环境及传递图文使用的即时通讯软件存在极大的失密风险，保密协议的约束条款形同虚设。工程档案信息治理系统一般为非保密系统，外包公司工程完毕之后一般不会对设备上的档案资料进展深度删除，留下泄密的隐患。

二、工程设计档案数字化外包风险的防范

1.加强行业引导和行业自律。一个行业的长期进展不仅需要构筑动力机制，也需要有行业的标准。我国的档案外包公司与国外的商业性文件中心很相像，但商业性文件中心的进展比拟成熟，规模浩大且已经成为一种文件信息治理效劳行业，行业协会———国际文件与信息治理效劳行业协会（prism）在标准行业秩序、加强行业自律、促进信息效劳行业安康进展上起到了重要作用。我国外包公司当前进展还不够成熟，仅有少数地区成立了行业协会，如上海市信息效劳业行业协会。但档案学会几乎是每个省份都有的，应鼓舞档案外包效劳公司以会员的身份参加学会活动，双方进展理论和实践方面的探讨。外包公司内部应当形成系统的治理制度，制定合理的工作流程，责权清楚，使整个工作有章可循，有条件的公司要不断扩展所能供应效劳的深度，逐步向综合性的档案整理、存放机构转型。档案整理过程中要与发包方准时反应工程问题和进度，外包公司之间应当加强沟通与合作，以促进档案外包效劳行业的规模化进展。政府应当加大对档案效劳外包公司扶持力度，实行“以奖代补”[5]，引导他们进展技术创新和转型升级，提升整体盈利力量。在外包公司的考核体系中参加工程完成质量和信息安全的局部，做到全程有效监视。2.加强从业人员培训。公司应配备比拟稳定的专业技术人员，工作人员应当具有岗位所要求的学问，熟识相关法律法规及档案工作标准。公司从业人员比例应当符合相关要求，有打算地整体提升工作团队的专业素养，定期开展工作阅历沟通、连续训练活动和相关业务培训，有条件的公司可以邀请当地档案学会的人员进展指导沟通。同时要提高公司的盈利水平，向科技密集型公司转型，整体提升工作人员的福利待遇，激发工作人员的乐观性。3.通过立法标准发包行为。发包方做好监视工作，避开核心业务外包首先解决的是有关标准问题，通过立法标准其发包活动。2022年的《档案数字化外包安全治理标准》明确规定了可以进展数字化外包的必需是非涉密的档案，依据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全治理要求和技术指标。2022年的《档案治理效劳外包工作标准》对发包工作作出了合法、安全、可控等原则要求，也对发包工作的过程与要求作出了规定。地方可以依据这些标准具体制定各项标准，对核心业务进展区分。为了实现全过程的监视，发包方不应当一次性将全部档案交由外包公司，应当根据工作打算分批调档。外包公司指定专人记录外包工程总体进展，形成外包工程治理档案，不仅能使得外包公司工作有序进展，也有利于后期验收工作的顺当开展。《建立工程文件归档整理标准》（gB/t50328-2022）规定了建立工程档案的验收标准，发包方可以参照此标准制定具体的验收标准供应给外包公司，在预验收阶段把好关，不随便供应档案验收认可文件以保证外包工作质量。4.发包方选择有法可依。《档案保管外包效劳治理标准》规定，档案保管外包效劳机构可通过档案保管外包效劳行业组织开展力量评估。目前，我国外包行业效劳的行业组织尚未完全建立，可先由各地城建档案馆工作人员、档案学会人员、高校档案工及外包公司治理人员一起制定出专业化的安全治理要求、评估体系和监管机制。依据《档案保管外包效劳力量评估表》，定期对供应工程档案治理外包效劳的公司进展力量评估并公布评估等级，促进展业有序竞争和进展。发包方在开展外包工作时，对本馆的纸质文件数字化要求和电子文件极其元数据要有充分的了解，参照《电子文件治理系统通用功能要求》的规定结合将来可能存在的需求，具体列出本单位所需的治理系统的根本功能要求供应给外包公司，并与之探讨最优化的外包方案。涉密工程必需建立档案治理系统的话，参照《涉及国家隐秘的信息系统分级爱护技术要求》的有关规定执行[6]。5.标准实体档案的整理工作。在招投标阶段，发包方要实地考察外包公司的办公环境，依据有关安全治理的要求整体评估待合作的公司。抱负条件下可以要求外包公司带着整个团队到发包方所在单位开展档案整理工作，双方指定专员定期对数字化加工场所进展巡查。工程设计档案的拆解和图纸的折叠必需要在发包方允许的前提下进展，调档根据整理打算分批进展，每次都要做好涉密性、完整性、有序性及档案实体与名目的全都性检查，档案实体破损、残缺的要进展登记与处理，并填写交接清单[7]。为解决重复打码的问题，首先将工作人员进展分组，保持一个系列文件由一个小组完成，每个工序都有固定的班底。其次，可以参考《档案数字化外包安全治理标准》对制定档案流程单的要求，在每一卷档案的首页参加一份档案整理进度表，整理的工作人员在上面填写档号、确定归档范围、是否打码、数量、加工时间、整理过程中消失的问题等信息，使得下一个整理的人看到进度表就对本卷信息一目了然。6.严格要求，保障内容安全。在招投标阶段，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的外包公司。与外包公司签订保密协议并要求档案保管外包公司供应与员工依法签订的劳动合同和保密协议等文件，向外包公司强调设计档案的涉密局部并使其了解相关的法律规定。外包公司应当对人员进展保密训练，休息时间档案不得随便放在加工工位。在加工场所配备无死角的监控设备并由档案部门派专人负责视频监控系统，对档案的数字化加工设备实行物理或者技术手段防止信息的拷贝，在购置或者设计治理系统阶段要对数据猎取权限进展明确的划分，移动存储截至指