Smarket-线下会议模块使用手册-v1.0.18

Smarket-线下会管理使用手册Version:1.0.18编制:审核:日期:2017-2-24

文档修订历史纪录日期版本说明编制审核2016-12-11.0.13创建2017-2-241.0.18更新1.0.18目录1目的 31.1阅读对象 31.2如何使用本手册 31.3相关文档 41.4约定 42使用指南 42.1进入系统 42.2系统初始化 52.2.1唯一字段 52.2.2身份认证体系 62.3首页 72.3.1概要数据展示 72.3.2活动日历 82.3.3统计数据区 82.4会议联系人管理 92.4.1检索 102.4.2导出联系人 102.4.3高级与自定义列表表头 112.4.4查看冻结联系人 112.4.5联系人详情 122.5嘉宾库管理 122.5.1新增嘉宾 132.5.2新增嘉宾分类 142.5.3编辑嘉宾分类信息 152.5.4管理嘉宾 152.6标签管理 162.7设置 172.7.1字典表管理 172.7.2字段设置 182.8菜单管理 192.9数据统计 192.10签到应用下载 202.11会议列表 202.11.1会议检索 212.11.2会议回收站 212.11.3创建会议 222.12单场会管理 252.12.1上传会议logo 262.12.2编辑会议基本信息 262.12.3专题站按钮 272.12.4更改会议状态 282.12.5配置会议模块 282.12.6取消会议 302.12.7设置 30自定义字段 31管理用户分类 312.12.8管理参会人员 322.12.9管理参会嘉宾 372.12.10管理会议日程 392.12.11管理报名表单 402.12.12管理渠道追踪代码 432.12.13管理签到点 452.12.14管理互动环节 482.12.15管理大屏管理 492.12.16管理权限管理 552.12.17分会场 562.12.18管理邮件任务 582.12.19管理短信任务 592.12.20管理素材库 592.12.21设置参会人二维码参数 59目的阅读对象编写本使用手册的目的是充分叙述Smarket-线下会议管理模块所能实现的功能及其运行条件，以便使用者了解本平台的使用范围和使用方法，并为平台的维护和更新提供必要的信息。如何使用本手册本手册的阅读对象为Smarket智营平台的使用者。相关文档您既可按顺序阅读每一章，也可根据索引中的词条直接获得所需的信息。其中关于互动工具部分（问卷、投票、抽奖），报名表单的内容编辑部分，邮件和短信任务的管理部分因为是调用其它模块完成的，所以相关使用方法参见相关文档。约定本手册假定您对互联网系统有基本的操作和了解。使用指南进入系统1、从Smarket开放平台（）右上角登录，并点击“进入管理平台”。

2、点击线下会图标进入线下会议管理模块。

系统初始化当新租户第一次进入线下会议模块时需首先进行系统初始化设置，不完成初始化设置无法继续使用系统。当本次未完成设置即退出/关闭系统，则下次进入系统后会继续初始化过程。

唯一字段设置唯一字段后，系统将自动根据该字段进行全局的会议联系人去重。例如，如果设定的全局唯一字段为手机号码，则两场会议的两个联系人如果手机号码相同，将在全局会议联系人库中合并为同一个联系人。单场会议可以设定和全局不同的唯一字段，但唯一字段不同将导致该场会议的联系人无法进入全局会议联系人库。唯一字段设定后不可更改。

身份认证体系全局设置的身份认证体系将作为默认值带入各场会议的默认设定中。如设置了全局默认会员体系，单场会议可以修改不启用身份认证体系，但不能更换身份认证体系。如全局设置不启用会员体系，则单场会议也不能启用会员体系。身份认证体系的唯一字段必须和会议模块全局设置的唯一字段一致。唯一字段设定后不可更改。

首页概要数据展示会议场次数据统计近期会议导航即将召开的会议即会议开始时间距离现在最近的三场未召开的会议。已结束的会议即会议开始时间距离现在最近的三场状态为已结束的会议。会议联系人数据统计总计：全部进入了全局会议联系人的人员数量。7日新增：7天内全局会议联系人新增的人员数量。30日新增：30天内全局会议联系人新增的人员数量。活动日历活动日历会将所有（不含已取消）的会议展示在日历中，通过颜色可以区分各种不同状态的会议。日历可以切换为周或天的模式，可以更仔细的查看时间段的会议安排情况。日历可以完全切换为时间轴模式，该模式适用于会议分布较为分散的情况。

统计数据区统计数据区主要对会议和全局的会议联系人进行了简单数据统计。会议按地域分布会议按标签分布会议按规模分布联系人按地域分布联系人按行业分布联系人按职务分布所有分布均只显示前9的数据，其它汇总于“其他选项”中

会议联系人管理所有会议联系人管理中的联系人，至少是任意一场会议的参会人员，不允许直接向全局的会议联系人库导入数据。检索关键词检索：可以按姓名、邮箱、手机号码或所在企业进行检索按所在地区筛选：按联系人的所在地区筛选联系人。按参会次数筛选：可以填写参会次数上线或下限（含当前次数）进行筛选。按部门或职务筛选。排序：可以按照联系人的创建时间（即进入数据库的时间）倒序排序、按照联系人参会次数倒序排序。默认排序为按照创建时间倒序排序。导出联系人联系人管理右上角有导出联系人功能按钮。首先选择导出的数据范围当前筛选数据集全部数据（不受当前筛选影响）其次选择需要导出的字段点击开始导出后即可下载cvs格式的数据文件（下载方式和浏览器默认关联下载程序有关）。高级与自定义列表表头在字段设置中设置的自定义表头，可以在这里显示。高级是根据自定义表头进行筛选。查看冻结联系人冻结联系人的含义是平台将不再收录该联系人的所有后续数据。冻结联系人不影响该联系人已产生的所有数据。会议联系人列表右上角进入冻结联系人列表点击被冻结的联系人后功能按钮可以解除联系人的冻结状态。只有非冻结状态的联系人才可以查看详情。联系人详情点击联系人姓名或后面的查看图标打开联系人详情页面可以在详情页面查看联系人的身份标识信息、基本信息、参加过的会议、会议互动历史纪录等。所有信息均由联系人在会议中收集的信息汇总而来，不提供编辑功能。嘉宾库管理嘉宾库中添加并管理的嘉宾信息可以被任何一场会议所调用。可以更换排序标准，默认排序为按照嘉宾创建时间倒序。新增嘉宾点击嘉宾库管理右上角新增嘉宾功能入口。填写嘉宾信息，其中必填项是嘉宾姓名。可以从本地上传头像，头像默认为1:1尺寸。新增嘉宾分类搜索栏左侧的加号可以添加新的嘉宾分类。添加嘉宾分类只需要填写分类名称即可添加。编辑嘉宾分类信息点击分类标签右侧的功能区即可编辑分类名称管理嘉宾鼠标移至欲管理嘉宾上，会出现管理按钮，从左至右分别为查看，编辑，删除。查看嘉宾详情除基本信息外，还可以查看该嘉宾参加过的会议。标签管理允许使用时新增标签：on状态表示在使用的时候，可以新增标签。允许使用的标签组：这里的分组是在标签管理中设置。设置字典表管理字典表管理是指对系统内可管理的列表类选项的备选值进行管理。图中1可以新增字典表

新字典表可以用于联系人或会议的自定义字段等。图中2点击后进入相应字典表管理，即字典值管理界面。上图1可以删除已经存在的字典值上图2可以设置默认值，一个字典表有且仅有一个默认值，也可以没有默认值。上图3可以新增字典值字段设置通过字段设置功能可以参会人员，会议，嘉宾增加自定义字段，以满足实际业务需求。通过图1部分切换管理的字段所属对象。通过图2部分修改字段。基础字段仅可以修改中文字段名称。自定义字段可以修改所有新增时填写的字段信息。通过图3部分新增字段。字段中文和英文名称均不可重复。字段类型指字段的数据类型，包括文本、单选、时间等，该选项影响字段的管理样式和实际数据存储。校验规则中预设校验规则可以选择常用的校验规则，例如邮箱格式校验。校验规则中自定义校验规则接受正则表达式。仅当启用了校验时可以填写错误提示信息，当用户填写内容不符合规则时系统按错误提示信息内容提示用户。菜单管理对左侧导航栏菜单进行编辑设置。数据统计通过地点、标签、规模、联系人分布、行业分布、职位分布对会议进行统计。签到应用下载这里可以下载安卓版和ios版的智营会议平台。会议列表会议列表是日常会议管理的主要入口。会议的展示有列表模式和卡片模式两种。卡片模式采用动态加载方式。报名人数：已成功报名人数/预计报名人数。到会人数：已到会人数/预计到会人数。

会议检索关键词检索：可以按会议名称或会议编号进行检索会议状态筛选：可以筛选特定会议状态的会议，不包含取消的会议。会议场景筛选：可以筛选特定会议场景类型的会议。排序：可以按照会议创建时间、开始时间、会议状态排序。默认排序为按照时间倒序排序。自定义列表表头：里边的字段来源于系统自身的设置、左侧导航的字段设置和设置自定义字段当中。高级：高级查询，可以根据自定义列表表头里的字段进行筛选。会议回收站会议回收站用于查看和管理已经取消的会议。从会议列表右上角进入会议回收站。

可以在会议回收站中恢复已取消的会议。

在会议回收站中不能查看已取消会议的详细信息，可以根据会议场景或者是会议名称、会议ID查询会议，按创建时间或开始时间对会议进行排序，在恢复之后可以回到会议列表中查看。创建会议创建会议入口在会议列表右上角选择会议类型选择不同会议类型有两个影响：1、默认模块区别（可后续调整）2、可用于会议检索、会议模版匹配等。配置会议基本信息1、会议名称和选择注册表单（如启用身份认证体系）为必填（选）项，其它均为非必选项。2、目标报名人数和目标到场人数均为统计用数字，无刚性限制功能（例如设置100报名人数，不会造成当已有100人报名时自动停止报名）。3、会议时间和会议地点虽然为非必填项，但无时间和地点的会议将无法完成会议准备（即无法修改为等待开始状态）。4、地区：选中国或者是其它地区。中国地区是选择大区，其它地区需要手动填写。5、会议简介：介绍会议的简介。6、参会人员唯一字段默认和平台初始化时的唯一字段一致，可以修改为其它唯一字段，但将导致此场会议的参会人员无法进入全局的会议联系人库。7、微信公众号选项中“启用公共微信号”选项暂不生效。8、微信公共号选项中“启用自有微信公共号”中可选择的是所有同租户下的微信模块中所有状态正常的微信号。图内画红框的位置在创建一场会议时只能进行一次操作，会议创建后不可更改。选择唯一标识字段，启用身份认证体系，选择注册表单。如果绑定过微信号，下边也可以选择绑定的微信号。点下一步。“完成”后自动跳转到新创建的会议的首页。一场会议就创建出来了。单场会管理单场会创建成功后会自动进入会议概览。会议概览分为3个区域，顶部的会议标题区域，左侧的菜单导航区域和右侧的数据查看、管理区域

上传会议logo当鼠标移动到左上角logo上时，可看到编辑logo按钮，点击即可上传/编辑会议logo。编辑会议基本信息会议名称后面的图标可以用于编辑会议名称。除会议名称以外其它会议基本信息的编辑点击下图编辑按钮会议可编辑的基本信息基本与创建一致，参见创建会议部分。专题站按钮会议活动专题页：点击进入这场会议的专题站。二维码：这场会议的二维码。模板设置：专题站的会议模板设置。更改会议状态会议状态有准备中，等待开始，进行中，已结束，已取消五种。准备中：新建的会议，没有完成准备期进入等待开始状态的会议。等待开始：已经完成会议准备，进入等待开始状态的会议，只有等待开始的会议在到达会议预定开始时间时才会自动转换为进行中的状态。进行中：准备开始状态的会议到达会议预定开始时间后自动转换为进行中状态。已结束：进行中状态的会议到达会议预定结束时间后自动转换为已结束状态。已取消：会议任何时候都可以取消，取消后状态转换为已取消。如上所述，只有准备中到等待开始，以及任何状态到已取消是人为控制的状态，其它均为系统控制。当完成会议配置后，点击上图位置，将会议从准备中变为准备开始状态。准备开始状态的会议也可以随时点击上图位置返回准备中状态。配置会议模块左侧菜单栏下图标可配置会议模块。选择欲开启的模块，确定。四个默认模块不可关闭。部分模块关闭后开启可能导致原有数据丢失。自定义模块可以填写模块名称和跳转链接，点添加，然后点确定，这个自定义的模块就出现在左侧菜单导航区域了。取消会议左侧菜单下“取消会议”按钮点击可取消会议。取消的会议可以在会议列表右上角的会议回收站内恢复。设置设置分为自定义字段和管理用户分类。自定义字段点击进来以后，点击新增字段，输入字段名称的中文和英文，字段类型如果选择短文本或者是长文本，会出现校验规则，预设规则校验是按手机或邮箱进行校验，自定义校验里的输入框输入的是正则表达式，并编写出现错误时的错误提示。然后点确定，这个自定义的字段就完成了。管理用户分类这里管理的是参会人员的类别，会和签到点和报名表单有关系。普通参会人员是默认的用户类别。点击添加新类型，输入类别名称和备注，点确定。这样就建立了一个用户类别。管理参会人员参会人员指参加本场会议的人员，不含嘉宾。新建参会人员参会人员列表右上角点击新建参会人员。头像图片：上传头像或者是图片。邮箱（唯一字段）：作为参会人员的唯一标识。如果线下会的唯一字段是手机，则这里会变成手机（唯一字段）。人员分类：跟设置中的管理用户分类相关联。姓名：参会人的姓名。行业、部门、职位：在字典表中设置。可参加的分会场：前提是要先建立分会场，这里才会有显示。输入完成以后点确定，这样就新建立一个参会人员。检索参会人员关键词检索：可以按姓名、邮箱、手机号码或所在企业进行检索按报名渠道筛选。按报名状态筛选：分为未审核、人工通过、自动通过、已拒绝四种状态。按报名时间筛选。按参会人员类型筛选。按到会状态筛选：分为已到会，未到会两种。排序：可以按照更新时间（即最后更新人员资料的时间）、报名时间、人员类别、报名状态、报名渠道排序。默认排序为按照更新时间倒序排序。自定义列表表头：里边的字段来源于系统自身的设置、左侧导航的字段设置和设置自定义字段当中。高级：高级查询，可以根据自定义列表表头里的字段进行筛选。

导入列表右上角点击导入。1、选择欲导入的文件，文件需为csv格式（逗号分隔的文本数据格式，excel可以直接保存此类格式文件）。2、系统解析数据文件，提示包含的数据条数。3、将数据表格字段与联系人字段相匹配，不导入的字段保持对应字段为空即可。4、点击开始导入，完成数据导入。导出右上角有导出联系人功能按钮。首先选择导出的数据范围当前筛选数据集全部数据（不受当前筛选影响）其次选择需要导出的字段点击开始导出后即可下载cvs格式的数据文件（下载方式和浏览器默认关联下载程序有关）

下载二维码图片包下载参会人员二维码图片包主要用于可能发送给第三方邮件或短信服务商发送确认邮件或印刷线下印刷品使用。批量操作通过/拒绝：用于批量审核。发送…：用于批量发送短信、邮件、微信消息模板。设置人员类别：用于批量修改参会人员类别，如需修改单个用户的类别，请进入参会人员详情页。添加到分会场：讲参会人员添加到分会场中。更多…：添加标记、删除标记、设为测试、删除。添加标记：给参会人添加标记。删除标记：删除已有的标记。设为测试：设为测试的用户将不参与所有数据统计和数据报告。删除：从会议中移除参会人员，不会影响用户在全局参会联系人中的数据。管理参会嘉宾1、首先添加参会嘉宾分类（例如：演讲嘉宾、会议主席、主持人等）2、其次从全局嘉宾库添加嘉宾。选定欲添加的嘉宾，点击添加。当嘉宾较多时，可以使用筛选和搜索功能。PS：当某个嘉宾仅在本场会议使用时，使用新增嘉宾功能，新增嘉宾功能使用参见全局嘉宾库新增嘉宾部分。3、对于已添加的嘉宾，可以使用拖拽排序、编辑和移除功能（鼠标浮动到欲管理的嘉宾卡上时可见）。3、新增嘉宾填写嘉宾的基本信息，是否公开表示在会议的前台展示信息中是否显示。同事保存到嘉宾库表示新增的嘉宾保存到嘉宾库中成为全局嘉宾。管理会议日程会议日程支持多单日和多日日程的管理（自动根据会议设定的起止时间计算）。1、创建环节点击上图2，打开创建环节窗口。填写主题，时间（不受会议起止时间限制），地点。添加环节嘉宾（也可以无嘉宾）。可选嘉宾为本场会议参会嘉宾管理模块添加的所有嘉宾。选择嘉宾在本环节的职责，默认为演讲嘉宾。可以添加多个嘉宾。可以移除已添加的嘉宾。2、可以编辑或删除已添加环节。管理报名表单如果会议开放对外报名，则需要创建报名表单。每场会议会创建默认报名表单，如无特殊需求，则可以直接使用该表单。一场会议可以创建多个报名表单，对应多类用户，配置好对应关系后则从该表单报名的用户会自动进入相应用户类别。操作栏功能从左到右依次为：PC版预览，移动版预览，编辑基本信息，开始报名（当报名未开始时）/停止报名（当报名已开始），配置报名表单，删除表单。除预览外，所有功能仅在报名未结束前可以使用。

创建报名表单点击右上角创建报名表单：表单名称：输入新创建的表单名称。对应参会人员类别：选择参会人员类别，配置好对应关系后则从该表单报名的用户会自动进入相应用户类别。报名起止时间：设定报名的开始和结束的时间。报名审核：为配置本场会议是否需要审核，如需要审核，则所有报名人员默认状态为未审核，并在消息通知中进行短信、邮件的设置。如不需要审核，则所有报名人员状态为自动通过。PS：从后台导入的参会人员始终为自动通过。允许分会场报名：这个选项出现的前提条件是必须有分会场，并且分会场的入场限制是按名单限制。如果这两个条件不满足其一，这个选项不会出现。是否允许报名参加多个分会场是表示参会的人可以在报名时是否可以报名参加多个分会场。消息通知中分为报名确认、审核通过、审核不通过三种情况，分别可以进行短信和邮件的设置。全部开始和全部结束：批量对报名表单进行开始和关闭的操作，关闭以后不可再次打开。管理渠道追踪代码当有需要追踪报名表单在多渠道的推广及报名效果时，可创建渠道追踪代码。点击右上角创建渠道代码。名称和追踪代码均不可重复，在不重复的前提下可以修改系统默认的追踪代码。获取推广链接点击已创建的追踪代码后的获取推广链接按钮弹出对话框。可以直接Ctrl-c复制，也可以点击复制按钮。专题站：专门这场会议的专题站。管理签到点签到点是会议现场管理的核心之一，除用于会议的入场签到以外，还可以用于分会场签到、领奖、就餐等所有需要进行Checkin类行为管理的场合。创建签到点点击右上角创建签到点。签到点名称不可重复。选择签到点所属会场。选择是否打印标签（此项功能将影响签到APP现场标签打印功能）。加新的通道点击“+新的通道”以添加新通道。通道名称不可重复。是否发放材料为备注性质字段，无实际功能，仅影响在签到APP的显示。人员类别选择将影响可在此通道签到的参会人员名单。一个通道可以允许一个或多个类别的参会人员签到，但一个类别的参会人员只属于一个通道。

查看签到历史记录可以查看所有签到点和所有通道的签到历史。可以导出签到历史。编辑签到点：对已有的签到点进行编辑。

管理互动环节线下会议可使用的互动类型包括问卷、抽奖、投票。相应的使用方式，参加对应模块的使用手册。管理大屏管理新建大屏组：对大屏进行大类的分组。新建大屏：分为签到墙、投票墙、留言墙、抽奖大屏。签到墙：对应签到点是选择签到点中的签到点。微信签到：用户授权以后，获取用户的openID、昵称、头像等信息以后，用于上墙。默认上墙字段：选择在墙上显示报名信息或者是微信信息。选择报名表单：选择用户数据进入哪个报名表单。投票墙：先在投票模块建立一个投票，然后在对应投票中选择这个投票，再设置大屏名称，点确定。留言墙：关联微讨论模块，在微讨论模块创建一个微讨论，在这里进行选择，然后输入大屏名称，点击确定。抽奖大屏：进入线下会的大屏抽奖，点击右上角的新建抽奖大屏。在弹出新建抽奖大屏框中选择下拉表中的抽奖选项，如果没有选项，点右边的新建抽奖。页面会跳转到新建抽奖页面，右上角有两项：抽奖管理和奖品管