万科物业 制度和档案的建立与管理

制度和档案的建立与管理1项目管理运作制度序号 文件名称

序号安全管理类

文件名称安全管理员岗位管理程序安防员巡逻管理办法临时装修现场监控办法高空作业管理办法突发事件处理办法出入口管理程序停车场管理程序环境管理费清洁绿化管理工作程序地面打腊及污迹处理作业指导书公共设施清洁作业指导书办公场所清洁作业指导书清洁设备操作保养作业指导书洗手间清洁作业指导书环境消杀作业指导书收倒垃圾作业指导书绿化养护作业指导书割灌机操作作业指导书剪草机操作作业指导书清洁外包监控办法绿化检查标准指导书消杀外包监控作业指导书园林绿化改造工程管理程序清洁绿化工作检查程序

控制中心管理程序消防管理程序消防灭火作业指导书消防设施使用作业指导书安全管理员内部管理程序安全管理监控程序— ――设备管理公用设施管理程序供配电设备保养维修作业指导书停送电管理作业指导书1防雷网检修及接地电阻测试作业指导书各类泵保养维修作业指导书给排水系统异常情况处理作业指导书消防主机保养维修作业指导书电梯操作作业指导书电梯保养维修作业指导书小型空调器安装保养维修作业指导书小型柜式中央空调保养维修作业指导书楼宇自动控制系统维护保养作业指导书加工维修工具（设备）操作作业指导书升降台保养维修作业指导书档案资料建立与管理科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务提供有效的质量记录。本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对科交中心的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需建立的档案、资料分类检索需委托方提供的技术资料规划图竣工图总平面图单体建筑、结构、设备竣工图消防、附属工程及地下管网竣工图地质勘测报告开、竣工报告图纸会审记录工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）隐蔽工程验收签证沉降观察记录竣工验收证明书钢材、水泥等主要材料的质量保证书新材料、构配件的鉴定合格证书水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书砂浆、混凝土试块试压报告供水的试压报告绿化工程竣工图纸及相关资料物业服务中心需建立的资料2.1.2物业服务中心需建立的资料物业资料基本资料功能分区资料设备资料客户资料内部办公人员名册（可不提供）内部各部门分布资料日常管理资料保洁绿化管理记录绿化消杀记录保安管理记录日常巡查记录交接班记录值班记录物资搬运放行记录紧急事件处理记录车辆管理记录夜间查岗记录闭路监控系统录相带车辆管理档案车辆详细资料停车场、地下车库使用公约车辆出入及停放记录临时装修管理档案（可视具体情况）装修通知书（附图纸）装修工程队安全责任书临时施工人员登记表施工单位营业执照复印件维修服务档案维修服务登记表维修服务回访记录设备管理档案各类公用设施保养维修记录各项机电设备保养维修及运行记录设备分承包方维修保养记录设备检查记录文化活动档案各项活动计划及实施记录图片及录像新闻媒介报道剪集物业使用人反馈意见及各项建议顾客意见调查、统计记录服务质量回访记录顾客投诉及处理记录员工管理档案员工个人详细资料员工业绩考核记录员工内务管理检查记录培训档案各项培训计划及实施记录培训结果考核及跟查记录军事训练及消防演习记录行政文件政府部门文件与甲方往来函件公司及集团公司文件物业服务中心规章制度、通知、通报等文件物业服务中心获得的荣誉档案、资料管理办法档案资料管理运作流程图：物业服务中心重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过物业服务中心总经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。物业服务中心日常管理文（接收手续，并分卷立档。档案资料管理要求照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。文件。原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件。档案的鉴定必须由物业服务中心总经理或其指定人员负责，对档案是否有权决定。档案组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，并按不同业务部门分柜保存。专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资格的人员经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便