办公室管理作业

办公室管理作业答案2023年06月09日星期一下午11:36《办公室管理》重难点(3)一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。第一、充分的会前准备。会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。(1)准备会议备忘录，并提前发放给与会者，好让他们提前准备，如果讨论的内容是报告或是建议书，则应该附在备忘录的后边，一并提交给与会者。备忘录的内容应该至少包括：会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员(如果他们相互之间不熟悉，应该附上简历)、会议时间以及会议预计召开多长时间等。(2)会议硬件工具的准备，包括：白板或大白纸、笔、投影设备(如果需要)、录音设备(如果可以)、扩音设备(如果需要)等。(3)会议室的准备：如果可以选择，会议室的空间应该比参会人数所需空间稍小一点，这样拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进踊跃发言。对于5—30人的会议，座位的摆设应以圆形或半圆形为主。(4)参会人员的选择：参会人员应该是此次会议的相关者，此次会议结果可能的落实者，同时视情况邀请会议议题相关的专家。第二、具体且明确的目标，并且时刻记住会议目标。会议要讨论什么以及要达到什么结果已经明确的在备忘录中作了描述，会议组织者只需要让每一位与会者清楚地记着会议的目标，以及在讨论过程中，时刻围绕目标而进行讨论。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。如果开会跑题的问题比较严重，则在会议一开始，就将会议目标写在白板的醒目位置，并郑重提醒与会者牢记会议目标。此外，会议目标应该是尽可能具体的表述，而非模棱两可的陈述。如果必要，可以在会前向与会者详细的解释会议目标的内容。如果与会人员不明白目标的准确指向，就自然会发生跑题的现象。第三、会议角色的选择。会议通常需要三种角色：主席(会议组织者)、记录员、参与者。会议主席是会议的组织者，通常他应该和会议的召开者分开。因为我国企业会议的召开者通常是该次会议参与者中的最高职位的管理者，如果他充当会议主席，则一方面会导致其本身参与会议的精力的分散，另一方面会压制其它参会人员的发言，因为作为主席的领导总会出现在他们面前。第四、会议时间的选择。会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会或在会上讨论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末或是周一等(这些时间是目前大多数企业开会的主要时间)。吃饭前，与会人员饥肠辘辘、渴望早点吃饭，或是满脑子想的是吃什么;周末，与会人员会思考如何度过周末、如何参加早已约好的聚会或约会;周一，与会人员还没有从周末活动的兴奋中清新过来，或是周末的事物还没有处理完毕。因此上述三个时间都不是理想的开会时间，其他的时间都可以考虑作为会议时间。尤其是周四，被认为是最佳的讨论问题的时间。心理学家曾经做过试验，发现周四讨论问题更容易达成一致。同时会议应该严格遵守时间限制，比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内，否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。第五、总结与跟踪。会议结束时，由会议主席总结会议成果，尤其要在会上明确，会议达成的结果分别由哪些部门或个人负责落实解决。会议结束后，由记录员整理会议记录，并将会议记录发给与会者。会议的最高管理者，或是此次会议的发起者负责跟踪会议结果的落实情况二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。1．日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作?请列出工作要点？(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。僵浓(2存)制袖定约狮会计乌划。合约会划计划急表应候该包辽括：愁城市淘名和渗省(间州)眨名(家如果芳是国善外旅语行，爆写明拢城市洁名和嘉国家双名)上，日索期和馅时间搅，与肠上司正约会衰者的旱姓名梅、公夫司和颜地址洞，电蹄话号逆码及买任何钱备注轰或特漂别要聪提醒朱的事冶情。以环如果即上司侧与某双位洽齿谈业俯务的衫人以时前见坟过面眨，要潜把当联时记涨录的库档案裳找出呆，交唉给上欢司。雄托(3垒)为返商务承洽谈耍收集鲁资料邀。把织上司批旅行夫中将音要处昨理的停每一吵个问财题的著文件塌准备布好，些如与技某项预要探讨讨的硬问题解有关羽的信雾件、诸备忘删录及葱其他食相关傲资料金。你劲可以桥用橡慢皮筋敞或大具号回翻形针惹把所夜有相复关的洋文件绞扎在桨一起弹，每挣一扎阁都要国标得鞋清清条楚楚推。劳拿(4惹)决炎定旅割行用社品。轰把上良司作掌商务蓬旅行焰时需槐要带菜的信恨笺信读封和邪文具常用品爪列出闷清单墓。打柄点行疏李时概按照县清单涂检查菜，这难样就科不会冲落下呆任何膏东西覆。羡话旅行抛用品舅一览戴表辜菠·信捐纸、屠信封色(普涨通的杜、公扒司的贺、大热号的尽)、绢邮票晌汪·笔绳记本吊键·地巷址目右录：件箩、传艰真等习号码听肆·日所历卡薄盼·世借界各励地时殃间表览威·国暖际电舰话号末码表晶匠·文篇件夹浑倾·商欢业名鸭片剖孔·声哨像材搂料替堡·手睁机、孙手提仓电脑最、软往盘、欧微型孔录音靠机，姥或者坛是掌五上电牲脑等臣补·现计金、协私人腔与商傻业支乔票簿脂、私晌人与判商业绑信用话卡态港·相雹关档绕案复库·旅与行指丸南和酷地图泄册、扰旅行器目的钻地的敞风土葛人情侄介绍醒危·日帐程表队、约椒会安湾排表磨、时线间表搭和计录划表袍竹新·护祥照、密签证慎等畏侮·钢羡笔、体铅笔徒栗·回图形针年、剪弄刀、雄橡皮运筋、摧透明衫胶带陪、别革针、神尺子怀累·图休章和饱印泥路盒叨鸽·急刚救药概盒概优(5伍)行携李问刚题。嫌上司罩也许用想知社道在仓飞机蜘上可块以免捕费带榜多重橡和多杆大的冲行李产。文丈秘人探员通绞过航治空公俩司出痕版的岛旅行蓬计划争手册治或旅馅行社待代办彻人可肤了解厌这些践信息适。而槐且经药常旅倾行的纪人总碑是增勉加他理们的爸个人欧保险蜜金以稼获得寨毁坏拾、损平失的幼赔偿沾。要啦准备滚随身微携带咱的行昌李，夫有些秩。主哄管人畅员短搂途旅昏行时揉随身验带一京只小酬提箱州和一勉只公咏事包支，或软者一档只从鼠旁边障打开挽有两介格的堤公文庭包。顷可以婆把衣折服放增在下幅格，叙这样闭下飞害机可呜直接拢去约鸡会，搏而不愈必先铸去旅妈馆放他行李搁。婶四谎、文依秘人索员对也上司插主要辈工作标的辅催佐主云要包杰括哪辩些方虽面？按1．宴提神田醒脑府的服金务。油上司肥早上闯到公虑司上税班或旦外出序返回掌，以谁及工找作告避一段渡落，秘文员模可适吓时端馋些饮胃料或纯准备军湿毛食巾使库上司站消除份工作童疲劳腐、舒经缓心贵情，芬使上倦司能堡精神诉焕发街地工头作。祥2．奥私事踢方面燥的协两助。刊协助匪的方令法应社视实泽际情震况，判其一循是与柳业务筋有关进的部市分，佛另外蝶是上粱司身信边的氏纯粹花私事奇：负（1温）特跨别指兼示事佩项的代时候甲——舟虽然坐是上涨司的右私事馆，但贤以为鼻关系剪到上余司的乎形象山问题披，所雷以文逃秘人士员必趁须从驳头到扫尾替恩上司崭办理煤这些厚琐碎生的事绪，使粗上司陡得到纲充分遭的便膨利。苦（2宾）纯闪私人徒性请序求时树——沙遇到逗这种提情形慢，就稀把它等当作仰上司建利用燥文秘佣人员殖是下葛属同浴事的白关系税来协驰助他纱解决界私人甜的事呢务。拿3．姥财物旷管理窗。包剧括：向（1粗）薪塞金收据入管只理—邻—薪矛金收料入达伤到一乎定的莲金额奖，或驻有两申种以承上收何入来代源者站，以小及薪真金以壳外有映超额悄的收锦入，飞都需淘要按佳税法粒申报僚。特倍别是径稿费杀、版灿税、侄演讲触费等辰副业肃收入狡多的狼时候坐，由侍文秘干人员权保管惧单据械，以扭备申斗报所缎得，胡或直沉接替男上司瘦办理性申报共手续父。尺（2衡）支拌票往奸来的笛管理浑——钩最主兼要的快是保谣管支条票簿盖、支钥票专膀用印嗓章。说文秘构人员捡应将诞支票蛇簿与妥印章浊分别准收藏进，以折避免歪被盗缝用冒芦领。逝4．嘉其他块。如赴每年扎的各献种节释日，矛上司额收到缎礼物形，有控时要叶文秘邻人员宾代写胀致谢粱函，挠并做哀纪念弹保管推。程作业自4推一周、简堡要阐仁述社雕交话炒题的裕选择女。央1．智合适菌的话示题包纺括：眯（1璃）谈塔话双气方都取感兴盯趣的绩、有块共同余利益视的话绪题，挽如合悔作意末向等磁；多（2忧）一恶般人栽喜闻怠乐见嫁的话宗题，复如天巨气、少时事恼新闻重、体察育报抽道等遭；顿（3关）显坚示地所方或汤民族禾色彩暗的话铅题，仍如本沟地的松经济闪建设务、风稠景名嫂胜、布历史度名人慈、风椒土人枪情等土；沫（4跨）比阻较高萍雅的触话题魔，如站古典兼音乐例、书炮法、册绘画拌、中钓外名陆著、铅展览烟会、冰新闻箱任务常等；贸（5究）积瞧极、拾健康楚的生晃活体驱验的秋话题屑；掩（6截）风云趣、毛幽默拳的小灶故事漠，无敞伤大腥雅的怠笑话帆，有悲时也朋能活溜跃气友氛。减2．奸不合堂适的泊话题欣包括疤：谜（1参）应颗当忌番讳的壁话题沃。如阿个人调私生尽活等吹。仇（2雄）令友人不退快的卷话题低。如诉疾病历、残握疾、域死亡权、凶法杀、钱丑闻矮、惨姜案等段。恭（3快）过加于敏引感的魂话题叔。如闷个人虚的特苏殊的环生活沙习惯杯、宗娱教信巴仰和荷政治蜻观点识的分自歧等止。抹（4矮）自品己不抽甚熟屡悉的每话题姨。如隆对于窄专业护问题霜略知渠皮毛形就不休应随悟意发欧挥。辞（5夏）夸选耀自学己的轧话题让。境（6友）庸得俗的礼、色姨情的档话题洞。码（7些）不忽宜谈肯论的白保密堆的话先题。锻如涉名及商睁业机既密的返话题陕。狐二秘、印伸章的水使用饲主要愈有哪兵几种破形式蜘，其卵中落据款章弯、骑地缝章三、更牛正章浅的使重用范屋围如锅何？循1．关印章六的使溉用的围主要朝形式晕为：乏（1模）落漆款章锈；（酬2）次更正鲜章；好（3让）证蔬见章贯；（赤4）烫骑缝呢章；炎（5第）骑底边章宇；（脊6）协密封菠章；猫（7古）封楚存章激。振2．猜落款阵章、途骑缝保章、泰更正梦章的帐使用匀范围吧：宾（1纯）落拐款章砖加盖拉于文料书作傍者的猫落款让处，谷用来胃表明刑作者洲的法女定性剩和文眉件的券有效寨性。止（2消）骑君缝章壶用于呀带有朽存根拨的公很函、热介绍习信，慌加盖尺在正堂本和营存根散连接煤处的肃骑缝首线上撤。辱（3挨）更血正章欧用于尤文书兼书写议中的司错字煤、脱李字、搅冗字羞、倒析字进臭行改郊正后撑，作就为法吗定作史者自滋行更妥正的六凭信滩。冰三届、简诸要阐假述收巩文处兆理的袭程序坦及分咸送的偶基本敬原则那。炸1．蚊收文嚷处理跑的程萝序：涌签收斗和拆慕封—烤—登鹊记—盘—分稳送—腐—拟廉办—泽—批制办—夹—承渣办—塔—催排办—处—注谷办。和2．嘱分送抛的基辟本原绞则：戚（1恋）属视于方众针政醒策性抓的，身关系脑本机按关工叙作全滋局的趁指挥皂性文中件或得重大响问题白的请震示、所报告油之类浮的文循件，腊均应标先送个办公寻部门陶负责剥人或任机关欠领导俊审阅高或处柏理；嗽（2仗）属座于机臣关日蔬常事难务性努的已刺有明垦确分杏工的安文件殊，或裤早有黎批示昆规定堤和有姓规可询循的研例行携公文败，按罚主管硬业务肠的分退工范扛围分烛送给差有关峰部门衣或承堵办人梳阅办线；特（3报）分鱼送给牲机关嘉领导狡阅批宝的文豆件，援要先迈填好铅“公令文处丈理单权”，谢连同收文件系一并卧送批猫；奸（4正）便去函、吊请柬蚂、介朽绍信化、广歪告、白启事突等，皮不作职登记遍，直灿接交党具体颠负责黑人办院理；介（5博）在岁文件宾份数颗少时终，阅逢办阅谷知部放门（唇或领恶导）断多的正情况偶下，零应按施先办糕理、友后阅桂知，友先主凳办、洋后协堵办，宾先正占职、乓后副纪职的援次序路分别秋审阅顿处理崭，并桃以秘皂书为瓣轴心违，进帐行轮产辐式乐传阅涝。书四笑：按撑照文妈书立闪卷特抽征立柳卷，淘主要谱有哪姓几种松类型各？简帝要说类明按煌照问竭题特渔征立稼卷的桌基本寨含义飘。场1．敲类型昨：震（1瓦）按粘问题汪特征污立卷界；（省2）返按作炼者特慰征立自卷；卡（3紫）按蚕文种蓝特征饥立卷弹；（伐4）雀按时完间特驻征立列卷；象（5款）按驶地区喉特征忧立卷冰；（市6）翻按通祖讯者芽特征菜立卷率。超2．稿按问详题特坝征立群卷的畜含义偿：插将反纷映同吹一问宏题的若文书商组成贝案卷轨，这票种方瘦法能修反映虏对某徒一方址面或偏某一蹲具体任问题泉的相白互联托系和宅处理午情况寒，