采购管理说明书文本资料

年5月29日采购管理说明书文本资料文档仅供参考第6章采购管理采购管理主要管理商品进货业务、退货业务和关于进货情况的统计分析。图6-1是采购管理的子菜单。图6-1采购管理菜单完整的商品进货过程应该是由”商品进货订单”到”商品进货通知单”到”商品进货入库单”。可是由于各个公司业务流程的不同,我们也能够不用三个单据都必须制作,直接做”商品进货单”也能够。图6-2所示是采购进货业务流程。图6-2采购业务导航图之采购进货完整的商品退货过程应该是由”商品退货申请单”到”商品退货通知单”到”商品退货出库单”。退货过程也可直接做”商品退货出库单”。图6-3所示是采购退货业务流程。图6-3采购业务导航图之采购退货采购管理由三部分组成:业务单据输入、销售订单转采购、统计分析。业务单据输入采购管理中共有6种单据,分别是商品进货订单、商品进货通知单、商品进货入库单、商品退货申请单、商品退货通知单、商品退货出库单。销售订单转采购能够将销售订单,包括批发类订单、调拨类订单、配货类订单,直接转为商品进货订单。统计分析采购管理中共分为四大类统计,分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析,其它分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。提示:商品进货入库单和商品退货出库单验收后修改仓库库存帐,记帐后修改供应商应付帐款。商品库存帐可在菜单”库存管理”的”统计分析”中查询。供应商应付帐款可在菜单”结算管理”的”应付帐分析”中查询。6.1进货业务单据的输入、编辑及使用商品进货订单商品进货订单,是记录进货业务的重要单据,在企业与供货商间确定了采购业务后,可在系统中输入商品进货订单,以便跟踪采购业务的执行情况。一般一次进货的订单会分批到货,因此一张”商品进货订单”能够重复执行,生成多张”商品进货通知单”,可是如果执行数量超过包括等于订单数时执行按纽变灰,就不允许再执行该订单。打开菜单”采购管理”→”进货业务”→”商品进货订单”。如图6-4所示。编辑商品采购订单详细操作请参见<附录A单据录入、编辑>图6-4商品进货订单商品进货通知单商品进货通知单是当采购商品到达后,业务员通知仓库点货入库的单据。一张订单能够生成多张”商品进货通知单”,一张通知单只能够生成一张”商品进货单”。打开菜单”采购管理”→”进货业务”→”商品进货通知单”。如图6-5所示。图6-5商品进货通知单新增”商品进货通知单”有两种方式:一种是与商品进货订单相同的人工输入方式,另一种是由商品进货订单直接生成通知单,商品进货订单审核并记帐后按”执行”按钮并选择具体进货仓库、进货商品、数量生成方式后自动产生进货通知单。从订单到通知单的数量,能够有三种产生方式:ⅰ)空数量:在生成通知单时,商品的明细和数量不从订单中带过来,只带出单据的表头信息,明细数据显示区的数据为空。可是当手工/条形码输入商品明细和数量时,会产生一个差异数用来进行与订单/申请单数量的比较。ⅱ)未通知数:通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经通知了的商品数量。ⅲ)未执行数:通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经执行的商品数量。如图6-6所示。图6-6订单通知通知单的执行也有两种方式:①生成发货单②生成装箱单,如果选择②,则生成一张装箱批号对应这张通知单的装箱单,重复执行装箱,生成不同的箱号,直到通知单数量全部装箱。已经生成过装箱单的通知单,不能再执行生成发货单,同样,已经生成了发货单的通知单也不能再执行生成装箱单。商品进货入库单商品进货入库单是仓库人员进行商品入库的时候制作的,商品进货入库单验收后增加商品库存帐,如果该供应商是需要结算货款的,那么在商品进货单记帐后,自动增加供应商应付帐款。记帐功能一般是赋给财务人员的,财务只有在进货单验收后才能够记帐。打开菜单”采购管理”→”进货业务”→”商品进货入库单”。如图6-7所示。图6-7商品进货入库单商品进货入库单能够经过商品进货通知单执行后生成,也能够直接输入或条码扫描输入,还能够由装箱单生成。当以商品进货通知单执行生成时,如是采用”装箱单－>执行－>发货单”的业务流程,装箱单据上的装箱批号写入发货单的装箱单卡片页的装箱匹号内,商品明细自动带出;如是商品进货通知单直接执行生成,从通知单到进货单的数量,能够有三种生成方式:ⅰ)空数量:在产生进/退货单时,商品的明细和数量不从通知单中带过来,只带出单据的表头信息,明细数据显示区的数据为空。可是当手工/条形码输入商品明细和数量时,会产生一个差异数用来进行与通知单数量的比较。ⅱ)通知数:生成进/退货单时,商品的明细和数量与通知单的完全相同,而且实际发货的数量也与通知数量一致。ⅲ)零数量:生成进/退货单时,商品的明细和数量与通知单的完全相同,只是实际发货的数量为零。如图6-8所示。图6-8通知单执行当由装箱单生成时如图6-9所示,选择供货商等相应信息后进入”装箱信息”页面,点新增,选择相应的装箱编号,然后点填充明细即可在商品明细中显示所选箱号的信息。这种执行单生成方式在调拨、批发、配货和移仓中同样这样使用。图6-9装箱信息补充:商品明细数量录入时能够查看到一段时间内该商品该供应商的进货数。如图6-10所示。图6-10数量二维框在发货日期设置需要查询的时间段,点”刷新”,会在列表中显示该段时间从该供应商进货的数量。6.2退货业务单据的输入、编辑及使用退货业务的三种单据操作基本同进货业务单据,商品退货出库单验收后减少商品库存帐,记帐后将减少供应商应付帐款。对单据的编辑详细操作请参见<附录A单据录入、编辑>6.3单据的其它操作对于已审核、已记帐或已验收的进退货单据不可删除或修改;所有单据均能够对单据头表格格式和单据体表格格式进行自定义(具体操作参见<附录A单据录入、编辑>);单据提供标准打印、扩展打印、自定义打印(具体操作参见<附录C报表打印>);单据的查找方法能够经过单据上的”查找”和”最前”、”最后”、”向前”、”向后”功能快速找到。6.4销售转采购在采购业务导航图之采购进货上,点击”销售转采购”,弹出销售转采购订单窗口。如图6-11所示。图6-11销售订单转采购订单选择获取销售订单的”起始日期”和”终止日期”,选择销售订单的类型:批发、调拨、配货,然后点击”查询”,可查询出满足条件的销售订单。选择、”默认仓库”、”价格”、”折扣”,能够转成订单,也能够直接转成退货单。选择转成方式:订货数、未完工数、库存差、零数量。定单验收就回写定单数据到”销售定单转采购”中,生成定单的类型定义如下:1)定单数:是未执行的明细总和2)未完定单数:为执行的那部分数据3)库存差:并不是在商品选择中的库存差,生成后实际是相对于明细的数据4)商品选择中的库存:是本渠道的总库存,并不是某个仓库的库存将本次不需要转采购订单的销售前的勾去掉。点击”商品明细”按钮,弹出商品选择对话框,将本次不需要转采购明细的商品前的勾去掉,最后点击”确定”按钮,系统会自动生成一张新的商品进货订单。如图6-12所示。在商品选择的时候,能够经过左下角的”数量增加”增加或减少商品数量。图6-12转采购明细商品选择6.5统计分析BS3000＋系统提供给用户强大的统计与数据分析功能,并支持各种形式的组合查询,使用户在查询统计时得心应手。采购管理中共分为四大类统计,分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析,其它分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。明细类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单的详细情况,可根据单据类型、单据状态、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行统计,并能够直接链接到原始业务单据。汇总类统计用于统计订单、申请单、通知单、进货单、退货单汇总后的情况,一般汇总到商品明细级,同样可根据单据类型、单据状态、订单类型、入库/退货类型、日期、供应商等具体条件对业务单据进行汇总统计。数据分析类统计是一种多维的汇总统计(数据仓库),能够将相关的统计内容集中一起,根据需要组合分析统计结果,并输出统计格式或统计结果。同样是可依据日期、供应商等条件统计各类业务单据,另数据分析类的还增加了关于配码的通知和进退货统计。统计分析中常见的几种功能:扩展统计表示统计结果尺码横排,颜色竖排。所有统计能够编辑结果显示格式,分别对表格列和表体进行定义,例如修改列名、排序、锁定、隐藏、表体风格等,这些操作都能够保存,下一次再打开该统计表时,就是以用户保存过的格式显示了。统计表都可转成”EXCEL”表,如用户对统计表有什么特殊要求,能够根据自己的需要转成”EXCEL”表。汇总统计的结果能够用图表方式直观显示或打印,图表能够是”柱图”、”饼图”、”线图”,还可用立体(3D)方式表示。关于统计分析的详细操作使用请参考<附录B统计分析>。下面来介绍一下其它分析类里的几个统计分析报表。打开菜单”采购管理”→”统计分析”→”其它分析”。如图6-13所示。其中进货入库月结数据分析没有做。图6-13采购管理的其它分析菜单6.5.1采购订单到货汇总统计采购订单到货汇总统计用于查询所有(或某个)供应商所提供货品的情况,包括订货情况、到货情况、欠货情况、退货情况、实(际)退(货)情况以及对厂商的应付款情况。当勾上商品、颜色、尺码时可显示相应栏目,但不再显示进货费用和进货付款。如图6-14所示。图6-14采购订单到货汇总统计在普通条件中业务日期默认为当前月第一天～当前月最后一天,交货日期默认为当前月第一天～当前月最后一天,审核状态状态包括全部、已审核和未审核,执行状态包括全部、已执行和未执行。在辅助条件中商品、颜色和尺码都可展开的。下面是可视栏目名称及其定义:供应商——全部(或某个)供应商计划(有效)订货——汇总供应商在所选择的时间段内的进货订单的本期数量/金额、累计数量/金额本期数量:本期计划(有效)进货数量本期金额:本期计划(有效)进货金额累计数量:到当前为止累计计划(有效)进货的数量累计金额:到当前为止累计计划(有效)进货的金额实际到货——汇总供应商在所选择的时间段内的进货订单的本期数量/金额、累计数量/金额、到货率。本期数量:本期实际进货数量本期金额:本期实际进货金额累计数量:到当前为止累计实际到货的数量累计金额:到当前为止累计实际到货的金额到货率:本期实际到货数量/本期计划进货有效数量欠货——汇总供应商在所选择的时间段内的进货订单的本期完成入库本期数量/金额、累计执行数量/金额、欠货率。本期数量:本期欠货数量本期金额:本期欠货金额累计数量:到当前为止累计欠货的数量累计金额:到当前为止累计欠货的金额欠货率:本期欠货数量/本期计划进货有效数量终止——汇总供应商在所选择的时间段内的终止的进货订单尚未完成入库的本期数量/金额、累计数量/金额、终止率。本期数量:本期订货终止数量本期金额:本期订货终止金额累计数量:到当前为止累计实际订货终止的数量累计金额:到当前为止累计实际订货终止的金额终止率:本期定货终止的数量/本期计划进货数量计划退货——汇总供应商在所选择的时间段内的退货申请单的本期数量/金额、累计数量/金额。本期数量:本期计划退货数量本期金额:本期计划退货金额累计数量:到当前为止累计计划退货的数量累计金额:到当前为止累计计划退货的金额实际退货——汇总供应商在所选择的时间段内的退货申请单的本期完成出库数量/金额、累计执行数量/金额、退货率。本期数量:本期实际退货数量本期金额:本期实际退货金额累计数量:到当前为止累计实际退货的数量累计金额:到当前为止累计实际退货的金额退货率:本期实际退货数量/本期计划退货数量进货费用——汇总供应商在所选择的时间段内发生的进货费用调整费用——汇总供应商在所选择的时间段内发生的调整费用进货付款——汇总供应商在所选择的时间段内已付金额和未付金额。注意:1)只有要结算的执行单记帐后才能查出未付金额。2)付款单保存后就能够查出已付金额补充:1.勾上商品、颜色、尺码,要显示相应栏目,并不再显示进货费用和进货付款6.5.2采购综合汇总统计采购综合汇总统计用于查询仓库在一段时间内的期初、本期、期末的进退货情况,包括相应的采购订单数、通知数和入库数,退货申请数、通知数和退货数。如图6-15所示。图6-15采购综合汇总统计其中查询条件中的普通条件中业务日期和交货日期默认值都是当前月第一天～当前月最后一天,在辅助条件中商品、颜色和尺码都可展开的,但尺码不能够扩展显示。下面是可视栏目名称及其定义:商品——全部(或某个)商品期初——汇总在所选择的时间段内之前的进货订单的进货订单数、有效数、终止数、通知数、入库数量、入库金额、完成率和退货订单数、通知数、出库数量、出库金额、退货率。进货:订数:期初的采购订单的订货数量有效数:期初的采购订单有效数终止数:期初的采购订单终止数通数:期初的采购通知单的通知数量入数:期初的采购入库单的入库数量入额:期初的采购入库单的入库金额完成率:期初的采购入库单的入库数量/期初的采购订单的订货有效数量退货:订数:期初的采购退货订单的订货数量有效数:期初的采购退货订单有效数终止数:期初的采购退货订单终止数通数:期初的采购退货通知单的通知数量入数:期初的采购退货入库单的入库数量入额:期初的采购退货入库单的入库金额退货率:期初的采购退货入库单的入库数量/期初的采购入库单的入库数量本期和期末每个显示列的定义同上。本期——汇总在所选择的时间段内的进货订单的进货订单数、有效数、终止数、通知数、入库数量、入库金额、完成率和退货订单数、有效数、终止数、通知数、出库数量、出库金额、退货率。期末——汇总截止到在本期的进货订单数、有效数、终止数、通知数、入库数量、入库金额、完成率和退货订单数、有效数、终止数、通知数、出库数量、出库金额、退货率。补充:勾上颜色、尺码,要显示栏目6.5.3供应商交货汇总统计供应商交货汇总统计用于查询所有(或某个)供应商所提供货品的情况,包括订货情况、到货情况也交货日期对比情况,以及对厂商的应付款情况。当勾选上商品、颜色、尺码时可显示相应栏目,但不再显示已付金额和未付金额。如图6-16所示。图6-16供应商交货汇总统计其中查询条件的普通条件中业务日期和交货日期默认值都是当前月第一天～当前月最后一天,入库标志包括全部、已审核和未审核,结算单据状态包括全部、记帐和未记帐。在辅助条件中商品、颜色和尺码都可展开的。下面是可视栏目名称及其定义:供货商——全部(或某个)供应商订单号——所选择的时间段内进货订单号计划交货日期——进货订单对应的交货日期订单数量——统计日期内进货订单订单数订单金额——统计日期内进货订单订单金额有效数量——统计日期内进货订单有效数量有效金额——统计日期内进货订单有效金额终止数量——统计日期内进货订单终止数量终止金额——统计日期内进货订单终止金额准时交货数量——商品进货订单准时交货的数量,准时交货记录的条件为订单相关联的入库单的业务日期<=订单计划交货日期。准时交货金额——商品进货订单准时交货的金额,准时交货记录的条件为订单相关联的入库单的业务日期<=订单计划交货日期。交货率——准时交货数量/订单有效数量延时交货数量——商品进货订单延时交货的数量,准时交货记录的条件为订单相关联的入库单的业务日期>订单计划交货日期。延时交货金额——商品进货订单延时交货的金额,准时交货记录的条件为订单相关联的入库单的业务日期>订单计划交货日期。延时交货率——延时交货数量/订单有效数量到货数量——进货订单执行数,是准时交货数量和延时交货数量的总和到货金额——进货订单执行金额,是准时交货金额和延时交货金额的总和进货付款——汇总供应商在所选择的时间段内已付金额和未付金额1)只有要结算的执行单记帐后才能查出未付金额。2)付款单保存后就能够查出已付金额补充:勾上商品、颜色、尺码,要显示相应栏目,并不再显示已付金额和未付金额。6.5.4供应商存货价格分析供应商存货价格分析是对不同供应商所供应的相同商品的价格行进比较。如图6-17所示。图6-17供货商存货价格分析其中业务日期和交货日期默认值都是当前月第一天～当前月最后一天。记帐标志包括全部、已记帐和未记帐。商品是必须展开而颜色和尺码是不展开的下面是可视栏目名称及其定义:供货商——全部(或某个)供应商商品——该供应商有存货的商品采购数量——统计日期内进货入库单中该商品数量总和采购金额——统计日期内进货入库单中该商品金额总和第一次入库日期——统计日期内该商品第一张进货入库单业务日期最低进价——相同(供应商＋存货)记录中最低的单价。最高进价——相同(供应商＋存货)记录中最高的单价。最近进价——相同(供应商＋存货)记录中最近的单价。最近入库日期——最后一张进货入库单业务日期平均价——采购金额/采购数量。补充:勾上颜色、尺码不显示相应栏目。因此选上颜色和尺码的查询可视栏目不变。6.5.5采购进货跟踪统计采购进货跟踪统计采购货物的执行情况,该统计是根据商品进行汇总的。如图6-18所示。图6-18采购进货跟踪统计下面是可视栏目名称及其定义:1．商品——所有有采购信息的商品或符合某一条件的商品。2．有效订单数——统计日期范围内该商品的有效数之和。3．通知数——统计日期范围内该商品的通知数之和。4．发货数——统计日期范围内该商品的执行数之和。5．未完数——统计日期范围内该商品的未执行数之和。6．退货数——统计日期范围内该商品的退货数之和。6.5.6销售转采购数据分析销售转采购数据分析用于统计销售数据转采购的情况。如图6-19所示。图6-19销售转采购数据分析查询条件的业务日期默认为当前月的第一天到最后一天,单据选择包括全部、采购订单、采购进货单、采购退货单。6.6供应商管理6.6.1询价单对一个未审核的采购订单根据最近进价进行询价,设置本张订单的进价。如图6-20所示。图6-20询价单询价单能够直接新增,也能够由采购订单经过【询价】生成。1、一张订单只能询价一次。2、直接新增订单,选择原单据号会自动带出供货商、默认仓库、折扣等信息。3、商品只能选择到本张采购订单上的商品。询价单中的商品的最近进价是:A、最后一张含有这款供应商+商品的已审批订单的实际进价。B