二级档案管理办法范文

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二级档案管理办法篇2随着二级学院办学规模的不断扩大，二级学院形成的档案材料越来越多，学校档案馆没有能力也不可能事无巨细，将二级学院各类档案都尽数收集进馆，那么，二级学院的档案管理应该采用什么样的模式进行管理合适呢？自20世纪90年代以来，国内一些规模较大的高校开始了在其所属的二级学院设立档案资料室的探索。尤其国家开展教育教学评估工作以来，建立二级学院档案资料室显得更加的迫切。近年来，学校档案馆常常接到二级学院有关档案管理的相关咨询，在日常的档案业务指导中我们也加大了二级学院档案管理内容的指导。在调研学习与实践的基础上，我们认为目前在同属于985和211类型的高校推行二级学院建立档案资料室的模式是当前高校档案事业自身完善发展的一种好举措。其优点体现在：第一，可以把学院系成立以来散存在各个办公室的具有保存价值的文件资料进行系统整理和集中存放管理，既解除了办公室人员对室内大量积存资料清理中存毁矛盾的纠结，办公室敞亮了，资料也有序便查；第二，有利于督促二级学院每年定期进行上一年度文件资料的整理归档，避免了资料的乱放与丢失等现象，养成良好的资料积累与整理归档的习惯；第三，目前高校普通都是多校区办学，学校档案馆不一定与学院在同一校区，即使在同一校区也不如就在同一单位内利用方便，况且学院自存的档案更多的是为本学院工作服务，建立学院档案资料室集中存放本学院档案既方便了本学院师生的就近利用，也方便学院日常工作的查考利用，可以达到节约工作成本提高工作效率的目的。总之，科学地设计二级学院档案管理架构，协调处理好校、院二个层级档案管理的关系，在归档重点、管理办法等方面加以规范、整章建制，积极创新二级学院档案管理模式是实现高校二级学院系档案管理科学发展的必然之路。

二、以档案规章制度建设为抓手促进二级学院档案管理规范化

制度化是一个单位工作步入规范化、科学化的前提，建立健全二级学院档案管理规章制度是保障二级学院系档案管理规范化的核心。在档案工作队伍网络比较完善的高校，每一个二级学院通常会有一位档案工作负责人，一般由学院的行政副院长或档支部书记兼任，有一位兼职档案员，通常由学院办公室主任或行政秘书兼任。在上述档案工作负责人和兼职档案员的岗位职责中大多只是简单地言明负责学院档案工作，通常连当事人自己都不太清楚究竟具体应该做些什么工作？学校每年对每位职工进行工作考核时也往往没有将其兼任的档案工作职责列入考核的范畴，学院档案工作长期以来形同虚设，各学院档案管理各行其是。经过实践与学习，我们认为要做好二级学院的档案工作，首先应该抓档案制度建设，建立健全二级学院档案管理规章制度，使院系档案管理工作有章可循、有法可依，这是保障二级学院档案科学管理的重要条件。二级学院档案既要有国家档案局和高校档案馆要求的规范性，又要突出本学院的特色，从而为形成和提炼本校的办学特色提供坚实的支撑。具体来说，二级学院档案管理规章制度主要包括：二级学院档案管理办法、二级学院档案分类方案、二级学院档案归档范围与保管期限表、学院档案室管理规定、专兼职档案员的档案职责等。制定二级学院档案管理规章制度时要避免简单地照搬高校档案馆的相关规章制度，要在遵守《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等国家及地方档案管理相关法规制度的前提下，结合本学院的工作实际做具体的补充、细化和完善工作，拟定出适合本学院实际的档案管理规章制度。

三、创新与拓展二级学院档案管理培训研究

高校二级学院兼职档案员的专业背景往往多元化且素质参差不齐，大多数没有接受过正规的档案管理专业训练，对档案及档案价值的认识不一。针对二级学院档案管理人员普遍非专职化、专业化特点，结合二级学院行政、档务、教学和科研工作的特点，并考虑各岗位人员的职责与工作规律，创新与拓展二级学院档案管理培训研究是保障二级学院档案管理质量的关键。毋庸置疑兼职档案员的知识、能力和素质等直接关系到二级学院档案管理的质量和管理目标的实现，而各岗位工作人员档案工作技能的好坏直接影响到兼职档案员档案整理的工作量。因为二级学院的档案通常是由兼职档案员直接接收各岗位工作人员整理与移交的本岗位形成的文件材料经有序整理汇集而成，因此对二级学院工作人员进行档案管理培训时，第一，要拓展培训对象，最好二级学院系各个岗位的工作人员都能参加培训，甚至在学院进行帮忙的学生助理也应该纳入培训的范畴；第二，在培训内容方面除了使其掌握档案管理的一般知识外，更重要的是提高其对院系档案价值的认识，改变大家普遍对档案认识不足甚至集体无意识状态，让全体师生员工意识到，自己就是学校档案的形成者之一。一个时代一个学院教师学生在教与学、科学研究、服务社会中形成的集体记忆，反映在日常工作中的一份份文件、一张张照片、一个个科研项目和基建项目等档案上，这些档案承载着这个时代这个学院发展面貌的真实记录，是传承与熔铸学校精神的重要信息源；第三，定期组织二级学院兼职档案员及其他工作人员到学校档案馆或省市档案馆参观学习，开阔其视野，更新、补充和拓宽其知识结构；第四，学校档案馆应加强二级学院档案培训模式、培训内容、人员组织等内容的创新性研究，形成卓有成效的培训方式及规范的培训教程；第五，探索制定有效的绩效政策，例如将完成档案工作的情况与单位年度考核挂钩，有效地激励兼任档案人员开展档案工作的积极性。

四、充分利用现代信息手段实现二级学院档案数字化管理

信息技术日趋成熟与办公网络化的普及，档案信息化成为高校二级学院档案管理的必然趋势。在高校校园数字化建设的大环境下，第一，应进一步深化学校OA管理系统建设与开发，实现二级学院文件档案的一体化管理；第二，着力推进二级学院主页各项信息的采集和学院办公自动化信息的及时、完整归档；第三，建议并引进合适二级学院实际的档案计算机管理系统对学院档案信息进行集中管理；第四，将二级学院档案信息的贮存、检索和传递工作搭建到网络平台上，并针对不同用户授予不同的权限，实现档案信息共享，从而全面实现二级学院档案的数字化管理。在构建和完善现代大学制度的过程中，加强二级学院档案管理工作是提升与拓展高校档案管理整体水平的途径，也是强化高校内部管理的一项重要举措。顺应高校发展的形势，积极探讨高校档案管理中出现的新情况、新问题是高校档案部门也是当前档案界一项亟待加强研究的领域，应该引起高校领导足够的关注与重视。

[关键词]高校档案；教学档案；三级管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.21.107

[中图归拢号]G271[文献标识码]A[文章页数]1673-0194（2023）21-0201-03

教学档案是指各类教学活动中形成的具有保存价值并归档保存的教学文件材料。教学档案是学校教学活动的真实记录，是改进教学工作，强化教学管理，规范教学活动、深化教学整改，不断提高教学质量必不可少的管理环节，同时也是衡量高校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。随着高校学科建设、教学科研评估等重大活动的需要，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用越来越重要。因此，加强教学档案管理工作研究，对于进一步规范教学管理和教学活动，深化教学研究以及提高教育教学质量等方面具有重要意义。

1高校教学档案管理概况

1.1高校教学档案的内容

高校教学档案涉及面很广，主要包含以下几方面：教育主管机关下达的指导性文件；综合性教学管理材料（制度、规定、统计表等）；招生工作材料、教学计划、大纲、总结；学籍管理材料；学生奖惩材料；课堂教学材料；教学实习材料；教学实验材料；师资培训、业绩材料；教学质量材料；优秀教案；学位授予材料；毕业论文；教材目录与自编教材；在职教育材料（学历教育、继续教育、远程教育及各类研讨班、培训班）；涉外教育材料等。

1.2高校教学档案的特点

（1）内容广泛、综合性强

教学档案涉及的内容庞杂，仅与教学紧密相关的就包括专业设置、教学计划、教学大纲、教学总结、教材、课程信息、师生信息等。

（2）材料来源分散性较大

有来自上级主管部门的材料，有来自本校教学行政管理部门的材料，如学工处的招生、分配名册，教务处的学籍管理材料；有来自教师的教材、教案、辅导资料听课评课记录、科研成果等；有来自学生的优秀毕业论文、毕业设计、实验报告等。

（3）多样性、多学科性明显

高校教学档案的载体多种多样，以纸质材料为主，同时还有照片、图表、录像带、录音带、光盘、奖旗、奖杯、获奖证书、奖状等实物材料。

（4）周期性、层次性、成套性

高校是全日制本科教育、研究生教育、成人教育及培训班等多层次的教育模式并存，还有联合办学、跨校办学、国际合作办学等教学形式，使得教学档案的层次日趋多样化。由于教学周期的长短，教学活动的周期性、规律性，决定了教学档案的成套性。

1.3高校教学档案传统管理模式

从管理方法上，现有的高校教学档案管理模式主要是分级、分类管理。分级管理的教学档案管理模式，是指对教学档案实行两级管理：校级管理和院级管理，即在校级主要对各教学档案部门做统一管理，各院系则设立具体的教学档案管理部门。具体分工：校级管理的重点是对教学档案的总体管理上，主要任务是制定教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则及程序做出明确的规定；院系管理的重点是对教学档案的细节管理上，主要任务是保管各院系所产生的教学计划、教学管理文件及研究成果等。

分类管理的校级教学档案管理，主要负责教学文件及规章制度、教师档案、科研成果档案、教务考务档案、学籍档案、学位档案等。分类管理的院级教学档案管理，主要负责教学建设档案，包括教材档案、课程档案、教学档案和实习档案；教学管理档案，包括教学质量评估、课程表、考试安排等教学过程档案；教学成果档案包括科技制作、毕业生论文等三大类的教学档案。

1.4高校教学档案三级管理模式

《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。高校教学档案分级管理符合这一原则。模式是指某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式，简单说，模式类似于定式，就是遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案。建立教学档案管理模式目的就是实现教学管理的统一和规范。

2高校教学档案传统管理模式的优缺点

2.1高校教学档案传统管理模式的优点

（1）组织体系

目前，大多数高校教学档案采用校、院两级管理，各职能部门在教学管理和教学实践活动中形成的具有一定保存价值的教学档案，由相关职能部门集中统一保管和利用；二级学院或教学部在教学管理活动中形成的具有一定保存价值的教学资料由二级学院或教学部集中统一保管和利用，这些材料由职能部门和院系或教学部的办公室秘书保管，等过了利用高峰期，再转交给档案馆保存。

（2）规章制度

健全了相应的管理规章制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要以规章制度为保障。规章制度由校档案馆统一制订。通过相关规章制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使之形成良好的运行机制。

（3）人员素质

重视了档案人员的水平提高。目前各高校为提高教学档案管理人员自身素质与水平，都加强了对档案管理人员的业务培训，通过各种形式的培训，拓展档案工作人员的思维、知识面，提高其业务素质，使其能够熟练掌握新的档案管理技能和方法。

2.2高校教学档案传统管理模式的缺点

（1）教学档案管理部门权责不明

由于教学业务部门与档案部门是两个自立的部门，而教学档案主要来源于业务部门。现实状况是，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，档案部门并不能参与到文件材料积累过程中，势必造成收集到的材料不全面。还有，部分二级学院或教学部领导对教学档案管理工作的忽视，没有把教学档案管理工作当成一项常规性的工作来做？，造成了教学档案建档困难，不能做到统一管理，资源共享，统一利用的良好运行模式。

（2）教学档案管理制度不够完善

在日常的教学管理工作中，各二级学院或教学部缺乏有效的管理规定和监督措施。各二级学院或教学部教学办公室和教师缺乏建立及保存教学档案的意识，不能保证按时完成建档工作，相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员责任和任务不明，规定时限要求未得到充分执行，未辅以相应的考核和奖惩措施。并且各个二级学院或教学部之间教学档案管理缺乏相互借鉴和交流。

（3）教学档案管理人员素质欠佳

一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性。二是有些教学部门、二级学院的档案管理是由兼职档案员做，这些兼职人员一方面忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余时间和精力学习档案专业知识；也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理，致使移交到档案馆教学档案材料不规范，不完整。

3开展教学档案三级管理模式的对策和建议

笔者就高校教学工作的实际情况，认为解决办法是建立第一级：档案馆，第二级：教务部门，学务部门、招生就业等部门，第三级：各二级学院或教学部的三级管理模式，从而优化教学档案的建档质量。

根据文件生命周期理论的含义：文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的过程；根据文件的价值属性，文件生命周期可以划分为几个不同的运动阶段；在每一个运动阶段里，文件特定的价值属性，与文件的管理方式、存放场所之间存在着一种固有的内在关系。因此，高校档案馆根据高校全部教学档案的价值形态、服务对象来划分保存范围、场所，采取三级管理模式是符合文件生命周期理论的，完全具有可行性。

3.1实行教学档案三极目标管理责任制

高校应成立“教学档案管理领导小组”，领导小组按照《我国档案法》、《高等学校教学文件材料归档范围》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规和上级文件，统一制定本校的档案馆工作职责、档案馆馆长工作职责、各二级学院（部门）分管档案工作领导工作职责、各二级学院（部门）兼职档案员工作职责、以及本校档案管理办法实施细则、教学档案工作基本原则，教学档案归档范围和归档要求，教学档案的部门立卷和归档流程，教学档案的文件整理等各项规章制度，并且明确各级档案管理职权的分配，实行三级目标责任制，以便各教学管理部门、各二级学院、各教学部的档案材料能够按期保质向学校档案馆移交。

3.2建立教学档案三级管理的体制

教学档案三级管理是由档案馆、教务处、学生处、以及各二级学院、教学部等组成的服务网络。借助这个网络体系建立一个良好的合作平台，在教务处、学生处、各二级学院和教学部设立专门的教学档案资料室和教学档案管理岗位，使得学校、教学管理部门、教学人员、各二级学院、