Excel入门第七第八讲稿

第七讲数据的管理与分析通过对工作表和图表的学习，我们了解了Excel2000有很强的表格处理和图表功能。在数据的管理分析方面，尽管Excel并不是一个真正的数据库管理系统，但在管理数据、操作数据、作数据分析透视等方面，Excel却能实现数据库的管理职能。实际上，Excel是将数据列表用作数据库的。一、数据列表所谓数据列表是包含相关数据的一系列工作表数据行，例如一批学生成绩、一组商品发货单数据，或一组单位名称和联系等等。在数据列表中，第一行数据通常用来作为数据列表的列标题，对列表的内容进行说明，它相当于数据库中的字段名称；其余各行的内容都是由列标题所标识的具体数据组成，每一行就象是数据库中的一个记录。在执行数据列表中数据的排序、筛选、分类汇总时，Excel会自动将数据列表视作一个数据库。数据列表不同与一般的工作表，在数据列表中每列必须有列名，且每一列必须是同类型的数据。可以说数据列表是一种特殊的工作表。例如，上一节中介绍过的“学生公共课成绩表”就可以看作是一个数据列表，如图7-1所示。图7-1数据列表示意图1.数据列表数据的输入在工作表中建立一张数据列表后，就可以输入数据了。在建立数据列表时需要注意以下几点：一个工作表上最好只建一个数据列表；数据列表中最好不要有空白行和空白列；一个工作表上最好只建一个数据列表；数据列表中最好不要有空白行和空白列；在数据列表中的第一行一定是列表头（字段名），名字必须唯一；数据列表中同一列上的数据类型要完全相同。如果工作表中还有其它的数据，那么数据列表要与这些数据间留出至少一个空白列和一个空白行；数据列表既可像一般工作表一样进行输入和编辑，又可通过“数据”菜单→“记录单”命令图7-2“记录单”对话框查看、更改、添加及删除数据列表中的记录。在图7-1所示的数据列表中选定任一单元格，选择“数据”菜单→“记录单”命令，屏幕显示图7-2所示记录单对话框，一个记录单一次只显示一个完整的记录。如果在记录单上输入或编辑数据，Excel将在数据列表中及时更改相应的单元格内容。2.列表数据的编辑数据列表的编辑可以和一般的工作表数据的编辑一样进行，由于数据列表的特殊性，对数据修改后，要注意保证数据列表中数据的完整性。所以数据列表通常是以记录（一行）或字段（一列）为单位进行编辑的。夕（1尊）添敬加新年记录准可以造在数画据列料表的首末尾栽依次漏输入董数据融，添着加一慢条新怀记录援，不速过要艘保持矿每一喂列数榆据类径型的挡一致叛性。贿（2尿）插狗入记窃录俭可以扎先插伪入空泡白的拼行，穗然后丙再在幼空白逆行中授输入朱数据触。举（3捕）删缝除记馅录秘选中耗要删究除的飘一个扮或多涂个记以录（这行）字，然缠后选私择目→“丹编辑激”侨菜单抛封→“剑删除醋”兄命令封项（卸注意牺！不昌是用椒“帮清除地”貌）。旋（4晶）增甘加字慕段芹可以退先插珠入空似白的括列，围然后朗在空冶白的吩列中哀输入瞎字段衫名及距具体术的数揪据。询（5餐）删妄除字止段未选中炊要删涉除的钩一个借或多中个字送段（拿列）巾，然统后选甩择耕→“课编辑吗”祥菜单趋伟→“已删除阁”歇命令凶项，末删除道字段抢实际削上是雷删除伸字段爬所在露的列冒。童需要构注意饮的是友：如渴果在制一张框工作赴表中将有多霸个数姑据列班表，懒那么吧，在把插入填和删版除记轻录、搞字段蜂时，倚就不图能简帅单地锣插入喊或删亿除行妹和列假，而殖只能豆是插汗入或掏删除商局限播在本慨数据程列表狗范围望的单顶元格烧区域察中的织数据剃。章二、兔记艇录（遣行）易的排债序台Ex激ce拳l2膨00亲0的亏排序浓功能粗允许贼对数趋据列多表中允的所划有记顷录（偷行）污按照兵某种朵约定艘重新哥安排核次序恰，从贩而实摆现用辉户按幻自己答的要自求对霞数据音列表携进行思组织宅和管驴理。唯1.俊简双单排截序贴直接倡使用您“物常用旨”些工具咸栏上歪的送“陪升序隶”采、戒“筛降序宫”筑按钮爹就可呀以实蔑现简四单的阻数据机排序旨。例胁如要恳对图浆4-候93汗中涝“坚计算惨机章”朗成绩凝作重都新排疫序，爹可以齿这样广操作辟：河单击咏“慌学生位公共套课成端绩表梢”可中收“枯计算寿机厚”苦列上秀的任今一单避元格讯→竞选择院“冤常用忌”威工具含栏鸽→“字降序移”业（环“辛升序插”颈）按衡钮（策如图盒7-越3所燥示）息，即阴可将遮“率计算脸机纸”及成绩昂从高枝（低非）到诉低（赢高）雾重新汇排列尽。巴亿“既升序仗”特按钮延真截娇番弦领“站降序辟”畜按钮鼠图7管-3托师“俱常用扶”捆工具阿栏上搜的叔“京降序狭”缩/离“仗升序完”州按钮摧2维.悄复杂斗数据叠排序稳如果峡排序检要求脉复杂唤一点馅，就僵需要悠使用堤“僚数据畏”或菜单崇的年“灯排序暖”本命令没了。哲例如姻在退“湿学生秋公共仆课成巡绩表沿”伍中先怎按勒“窑总分惩”狗降序壁排序因，若舞总分熔相等名，再分按粉“向语文荣”蚁降序沫排序侧，语条文相识等，叔再按复“充数学衔”杏降序栏排序揭。这精个排秤序过魂程已隶不再督局限架于单听列之煎中了宜，所阳以必负须使张用悼“准数据书”烤菜单制的柴“陆排序渗”奇命令怎。操伤作步教骤如模下：错第一村步代单谱击数板据列黄表区瓦域内蚂的任效何一欣个单醉元格砌；川第二奋步桶选铸择妹“逆数据薯”擦菜单触→“蔑排序部”珍命令裁项寇→迟弹出赞对话易框，辱如图满7-膊4所捎示；县第三吩步博在傲“重排序窜”唇对话烘框中阵设置蚊排序叫条件嫁；砖第四驳步太单朱击毫“享确定洞”围按钮至，完末成排雁序操阳作完分成。鼠图7饱-4死碧“华排序劝”复对话婆框魔第三骡步中侧排序救条件盈的设蛛置：已Ex也ce无l在恰排序检时以否“财主要剥关键现字洋”冈作为勿排序锻的依描据，快当主智要关悦键字丈相同惑时按碧“致次要熄关键严字耻”躬排序票，如蜂果次跃要关滨键字雄又相榨同，呼再考阳虑昨“竭第三同关键洋字婆”趋。每缩个关洗键字多有国“塘递增狼”障和范“葱递减印”滔两种廊排列牢顺序引。在密Ex饮ce横l中伪，用绑字段沙名作砌为排问序的厨关键屡字。屑在排饰序中被必须踢指明每主要树关键肺字。唱其他饲的关识键字谣可以请没有睡。爸可以伸在对显话框霉的模“例当前在数据世清单肠”棋区设保置宝“修有标如题行狸”作或遮“越没有临标题镰行使”泡。E听xc绳el件据此社确定带数据膏列表叶是否胸有标仔题行煎（字缝段名燃）。款一般完Ex朝ce粱l会稍自动笨判别脏数据丘库中肾是否晶有标弊题行坏，所怒以通只常也土不需唐要设胡置。杜如果冒有标金题行拉，而因指定昼的是针“塘无标脚题行失”绵，就伍会将徒标题耻行作诞为数爱据记方录排闷序到恋数据滔列表朋中。彼请记帅住：蛛如果凡排序固结果纲不对废，要秒立刻咬用菜班单命悦令疫“额编辑斤”围菜单脊→“符撤消骡排序祝”优，把凤刚才但的操留作撤古消，绕恢复猾数据划列表挨原来哄的样厕子。戴睡芒Ex复ce肾l默幸认状束态为丧按字岭母顺还序排蚕序，络如果袭需要必按时爹间顺腾序（疫对月历份或支星期糠）数没据排巡序，可以自定义排序次序：单击“可以自定义排序次序：单击“排序”对话框→“选项”按钮，然后在弹出的“排序选项”对话框（见图7-5）中进行设置。对话框中的“自定义排序次序”只能作用于“主要关键字”下拉列表框中指定的数据列。如果要使用自定义排序次序对多个数据列排序，请分别对每一列执行一次排序操作。如果希望按特殊顺序排序，例如百家姓，则要使用自定义序列。既图7牵-5羡次“辩排序蓄选项傅”鸭，对震话框惩如果献希望宜根据尚行的纠数据掘对数歌据列盈排序督，则屡可用置下面姻的方岔法：违第一周步林在抖“盆排序槽”附对话悟框中互，单龙击丑“朴选项园”霸按钮犯；扣第二肆步笑在堡“追排序百选项执”标对话搂框的欣“读方向沿”继框中点设置庭“固按行夕排序牢”回，单剖击喊“崇确定恨”杀；管第三翻步息在夜“配主要特关键简字螺”链和谈“抛次要倘关键剖字壶”疫中，略选定全需要济排序息的数使据行唤，单德击腹“驼确定祸”妈三、冬数凤据的庆筛选备舅骆要显守示出商数据异列表抄中满凶足给共定条嫂件的蜡记录辞行数浪据，移把不漠满足恭条件虹的数泥据暂及时隐热藏起凤来，微可用糊自动现筛选这来达林到要养求。拐Ex陕ce牛l提煌供了剩自动咐筛选浇和高盯级筛猎选两普种方救法，砌其中滩自动滋筛选协较简蛛单，吐而高盛级筛狡选的遮功能韵较强瞧，可泊以利披用复何杂的进筛选仇条件辱进行掘筛选除。丑1．挤自动释筛选欠在鼠“昨学生跳公共迷课成尊绩表吹”抛中插六入腾“伸性别旦”嘉、庄“贪出生苏年月党”委两列袖数据激：如忧图7咏-6废所示排。剥图7恢-6浩插心入奔“杏性别桌”忙、欠“秧出生廉年月警”挺两列吐数据密的仪“桌学生择公共穴课成爬绩表撇”授（l陈）自暴动筛颜选操坝作纷①狮自弄动筛妄选的磁操作鞭步骤纸如下额：另第一皆步互选脏定数划据列士表中仇的任绘一单哭元格往；五第二翅步锡选婆择疾“缝数据饶”订菜单忌→“屑筛选攀”短命令望项半→“探自动稀筛选阀”朱命令赵。此扣时在境字段扎名（岁列标泽题）梅的右往下角斩显示番一个储下拉闭控制虑箭头海，如屯图7寸-7况所示购。棕第三隐步棵单闯击某杜一字蠢段名绕的下洪拉控撞制箭粗头，挎出现驱下拉绸列表罪。在舞下拉悦列表壳中，佛通常争包括绣该字岛段中慧每一嗓独有兴的选飞项，丘另外也还有泥五个讲选项推：全敲部、份前十念个、罗自定商义、京空白悟、非漫空白描。军第四偏步北在晓下拉蒜列表战中单蠢击某笨一个宗具体骗的值摧，这贿时符幅合条婚件的偷记录段被显摩示，灿不符佣合筛赌选条地件的锁记录察均隐忌藏起挪来。宴记返例如沸，单光击周“笔数学抛”劫字登段名魄的下快拉箭棚头按皆钮，傲然后吸在列烦表中锹选择吓87燃，则售所有税数学喇成绩较是8朗7分摇的学犯生记柳录都杨筛选佩出来然了。优调选扛出的炎记录滑所在摊加列刃号变骗成了害蓝色鹿。控择财如果圈在下略拉列裤表中之选定屿“邀空白苏”普，就倘仅显制示该仆字段输为空戏白的庸那些唇记录运，选干定皂“帽非空住白黑”劣则仅值显示踪该字笋段不洋为空辜白的旅那些疼记录现。光②泉恢雨复隐沫藏的岂记录骗恢复鹊的方浊法有奴：跑图7浅-7抢箱“从自动袜筛选贱”站窗口疑单击彩“画数据禾”测菜单跃→“搞筛选倒”豪命令爪项陆→“碧全部型显示喷”汤命令裹，可泰恢复厕显示篮数据哀库所问有的构记录付，这础时菜付单中碰“致自动召筛选对”瘦命令陡旁的练“√静”边仍存晕在，肿所以赌筛选怖的下智拉按梯钮也启在，去仍可府以继远续筛沿选。封选择沾“罗数据呜”于菜单茅傻→“私筛选顺”亏命令盆项亚→“露自动预筛选链”奸命令睛，此絮时耍“偶自动葬筛选签”巴旁的扛“√牌”患消失恒，结臭束自登动筛膊选，凑数据辣列表抚恢复赛成原淹样。扔最简繁单的归方法毫是：暖只须蜘在字贴段名如的下源拉菜负单中枕选择工“渣全部注”搭即可捡。限（2史）自察动筛扒选的扬“迷自定战义步”赵至忧在图香4-袍99晒中，却如果丸单击冈“跪数学弟”护字段行下拉愿表中看的梅“项自定婆义赶”半项，激就会掉弹出桨“侍自定弃义自游动筛植选方颈式返”源对话亦框，替如图亚7-桐8所凉示。蛛在对惹话框狼中可蓬以自雾定义尸自动计筛选醉的条羽件，挖这些涝条件弹当然素不像累是选红择某痕一个础值那细么简猫单。替纳扶在对摸话框围的左达下拉宣列表蛋中可峰以规茅定关慎系操俗作符邪（大坚于、秋等于叮、小确于等企等）羊，在活右下钉拉列概表中局则可思以规福定字房段值停，而驳且两叮个比农较条奶件还即能以截“石或者肚”盏或轧“秆并且弊”椒的关聪系组漆合起渴来形性成复被杂的哭条件裙。堤拘索例如董，可庙以自泼定义辣筛选友条件布为数攀学成晋绩在惨85鸭分和怪95推分之慰间（辽大于汤等于副85陕并且停小于尊等于戒95迟），姥见图层4-玩10漫0。钢图7笔-8矮“坟自定现义自鸟动筛覆选方邻式文”朵对话株框柳通过爸对多晌个字繁段的握依次慨自动凝筛选拣，就纹可以岭叠加敢为复六杂一辜些的绢筛选公操作竞。例员如要飘筛选怒出英捧语和特数学坊成绩勉都在泥85吉分以瓜上的灰学生符的记那录，牧可以龄先筛动选出酷“瓶英语告成绩列在8双5分愁以上甜”欺的学誉生记滚录，大然后鹿在已豆经筛贡选出免的记秋录中洲继续耳筛选平“浆数学护成绩笼在8喘5分铲以上疯”宰的记鄙录。琴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