企业档案管理制度范文（二篇）

第5页共5页企业档案管理制度范文一、目的为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《____档案法》的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。二、管理权限、职责1、公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司综合部负责监督和指导。2、综合部负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3、公司各部门负责人负责本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。4、公司开展的项目及专项工作由项目负责人对归档文件的完整和系统负责，配备专职或兼职档案人员。5、公司各部门专兼职档案人员应负责收集、整理归档文件，对归档文件的整理质量负责。三、归档范围与分类1、凡是反映公司建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的各种载体式、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档围。2、公司文书档案设置____类，分为行政管理类、经营管理类、生产管理类、党群管理类、人事类、会计类。公司科技档案设置____类，分为基建类、设备类、科研类、产品类。公司声像档案、实物档案另行归档。具体参照《gt管业文件材料归档范围及保管期限表》执行。四、立卷归档要求1、经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件应在办理完毕后的第二年一季度归档。2、科研开发、项目建设等文件应在其项目验收、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。3、产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。4、公司档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为____年、____年。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，具有长远保存利用价值，为永久保管。对在一定时期内有利用价值的，应酌情列为定期（____年或____年）保管。凡介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。5、各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有材料还需使用，应先按立卷归档后再办理借阅手续。6、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应完整、准确、系统，归档文件材料盒内要有“盒内文件目录”。7、文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向综合部档案室移交，档案部门在接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案移交登记表》签字后各保留一份。五、档案借阅与保密1、总经理、副总经理、总监借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续，限期归还。2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，需办理《借阅档案申请表》，经部门负责人、分管领导审批后方可借阅。3、公司档案密级分为绝密、____、____三个级别。绝密级档案禁止调阅，____级档案只能在档案室阅览，不准外借；____级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过____小时。____级档案的借阅必须由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理审批，具体按委托书的内容执行。4、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。5、借阅人对档案要妥善保管，保持整洁，不得对档案进行涂改，勾划、裁剪、损坏或抽页，不得转借他人，不得遗失和私自翻印。6、档案管理员应定期清查借阅登记册，对已到限期的调出档案，应及时督促归还。7、档案工作人员不准用电话、传真、信笺与别人联系____事项；严禁秘级文件、资料、信息上网。8、档案工作人员必须坚持做到不带档案出门，不准将档案提供给无关人员查看，不准将档案存放情况及其内容向无关人员泄露，克服新时期无密可保的麻痹思想，时刻保持警惕，谨防失____事件发生。9、建立档案利用效果登记制度，对借出的档案，在工作查考、解决经济纠纷，经济案件，产权归属等产生的作用及效果及时进行登记，以反映档案在公司经营活动中所发挥的应有作用。六、档案的鉴定与销毁1、公司综合部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由综合部主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件____，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，编制销毁清册，并经公司总经理批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册永久保存。七、罚则1、凡无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款____元-____元，并予以通报批评。2、对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款____元-____元，并予以通报批评。3、不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查；4、遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露____的，追究当事人责任。八、本制度由公司综合部负责解释，自下发之日起执行。企业档案管理制度范文（二）第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案