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文档简介

财务公司保险业务档案管理制度总则为保证公司保险兼业代理业务、商业保险统保工作的合规要求，建立清晰、完备、标准化的档案资料，利用档案资源更好地为工作服务，根据《财务公司档案管理办法》，就公司保险兼业代理业务及开展中国XX境内商业保险管理工作的资料管理，特制定本制度。本制度所称的保险业务档案，主要指保险业务作业过程中的管理文件、资料及各项保险业务在保险责任形成过程中的重要文件、材料、单证等。第二章机构和职责金融发展部负责保险资料文件的收集、立卷，并保证归档文件的完备性、准确性。保险兼业代理业务档案应指定专人负责管理，管理人员调动时，须办理交接手续。第三章档案的管理承保材料档案归档（一）询价项目1、保险需求申报表；2、在投保工作中的询价文件、报价文件、谈判会议纪要以及询价分析报告（如有）；3、保单正本影印件或副本；4、保险项目备案表；5、其他相关资料。（二）招标项目1、保险需求申报表；2、招标文件、保险公司报价文件、评标文件、谈判会议纪要以及评标报告等文件；3、保单正本影印件或副本；4、保险项目备案表；5、其他相关资料。理赔材料档案归档索赔金额500万及以下的赔案的留存索赔记录；（二）索赔金额超过500万的重大赔案及涉及诉讼案件的除索赔记录外还需提供出险通知书；（三）在重大赔案、涉及诉讼案件理赔过程中产生对理赔情况的文字说明、函件等材料及被保险人提供的各种材料，有关部门出具的证明或裁决书、调解书等。投保资料、保单、保险协议、理赔资料及其他保险兼业代理业务档案应按制度定期整理、归档，相关资料分类立卷，电子版资料在信息平台内保留留存。所有档案留存时间严格按照保险监督管理机构的要求执行。所有文件材料的归档在保管一年后于次年6月底前移交办公室。立卷原则（一）按照年度-各成员单位-险种分类立卷，将联系密切的文件相组合，构成一个案卷；（二）不同年度、不同单位、不同险种的文件不得放在一起立卷；（三）档案管理人员负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷，并保证立卷质量。档案保密规则（一）档案工作人员要遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度；（二）凡查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出公司，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还；（三）本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。第四章附则本制度由公司

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