档案目录格式规范

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保留限期：永远盒号：004件页号文号责任者文件资料题名日期备注数03大唐国际计对于下达大唐国际发电股份有限公司31[2008]XX大唐国际2008号年第一批小型基建计划的通知03大唐国际计对于下达大唐国际发电股份有限公司42[2008]XX大唐国际2008号年第二批小型基建计划的通知03大唐国际计对于下达大唐国际发电股份有限公司63[2008]XX大唐国际2008号年第三批小型基建计划的通知①一般地，纵向目录式表格（包含备考表等）距左边纸边25mm，距右边纸边15mm。以上字段从左至右挨次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。②一般地，纵向目录式表格（包含备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采纳15（行）*15（mm）散布。③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分所有四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数目详细状况而定）。④目录中“备注”项，一般填写对文件状况的说明，比如复印件归档、指向原件地点、互见信息等，下同。注：纵向目录表格格式均参照以上。（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年一级类目保留限期起止盒号起止件号文件所在寄存柜号页号永远1-2001-050125党群工作长久1-12001-1501830（0类）短期1-5001-0605038永远3-6001-100525行政管理长久13-15001-1983031(1类)短期6-7001-0907038永远7-9001-150825经济管理长久16-20001-2804031(2类)短期8-10001-1207539①一般地，索引表格距左边纸边30mm，距右边纸边25mm。以上字段从左至右挨次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采纳18（行）*10（mm）散布。③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分所有小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数目详细状况而定）。注：索引表格格式均参照以上。（三）新文书档案备考表式样备考表盒内文件状况说明：整理人：检查人：整理日期:年代日①“盒内文件状况说明”不可以为空，描绘盒内文件数目、互见信息、能否复印件归档、有无字迹资料问题等等。②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。③一般地，备考表均距左边纸边25mm，距右边纸边15mm，至顶端纸边35mm。（四）新文书档模卷盒脊背30全宗号30年度30一级类目名称30310保留限期30起（）止60件号（）盒号30

1025全宗号25年度一级类目名称2525保留限期起（）止50件号（）盒号25

220档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种款式取其一,档案盒直立搁置取左,放倒搁置取右)①虚线框及中间“全宗号”等文字均不需写出，请替代为相应名称所代表的实质内容。下文中出现此“虚线框”符号，请依样办理。（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需依据款式换成本单位表记）全引目录年度文书档案

全引目录年度文书档案全1册第1/3册示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，成效齐整一致；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。科技档案目录格式（一）模卷目录模卷目录盒

保留页档号

模卷题

名

总页数

备注号

限期号(“页号”：为全引目录内每一个模卷的卷内目录首页所在的页码)①各字段宽度从左至右挨次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表宽度为170mm。（二）卷内目录卷内目录保留限期：盒号：档号：序页数文件编号责任者文件题名日期（页备注号号）(“页数”：为每件文件的页数；“页号”：合用于整卷装订成册的，为此中每件文件的首页所在的页码)①以上字段从左至右挨次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。（三）科技档案全引目录类档案全引目录索引2号机分类号类目名称模卷目录卷内目录所在页号所在页号8050燃料设施管线施工安装文件118051锅炉设施管线施工安装文件1108052汽机设施管线施工安装文件3598053化水设施管线施工安装文件6698054暖通及其余系统设施管线施工安装文件8998055焊接记录、试验报告101108057资料出厂证书121358058设计更改、工程更改、资料代用单16160143—190盒90号柜311—340盒94号柜191—250盒91号柜341—360盒95号柜251—280盒92号柜361—391盒96号柜281—310盒93号柜393—400盒97号柜①以上字段从左至右挨次保持宽度为25、80、25、25（mm）；下半部标示寄存地点的部分，单元格宽度从左至右挨次为39、38、39、38（mm）。整表宽度为155mm。②上半部表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采纳N（行）*10（mm）散布。科技档案全引目录制作以每本目录册都要包含索引目录、模卷目录和卷内目录为宜，即索引目录制作的大小，以该册能够装下的数目为准。对盒号的起止范围不做详细要求，各自廉价确立即可，要有稳固合理的规律沿袭可循。（四）科技档案模卷封面档号:0201-8400-01模卷题名立卷单位起止日期保留限期密级①“模卷题名”处请写明该模卷实质题名，并一般一号宋体居中。②其余文字空三号字体两格依样散布，三号宋体字加粗。“密级”分为“奥密、机密、绝密”，以前认定为“普通”密级的，密级置空不填。（五）科技档案备考表卷内备考表档号：互见号：说明：1、本卷有件，共有页，此中文字资料页，图纸张。2、其余。立卷人：立卷日期：年代日检查人：检查日期：年代日（六）科技档模卷盒脊背保留限期30档号2060模卷题名310110盒号*2020DD=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可依据需要设定）注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。（七）科技档案全引目录脊背全引目录全引目录全引目录**类**类**类科科科技技技档档档案案案全1册第1/2册第2/2册示例一示例二图A7全引目录脊背说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，成效齐整一致；2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第X/N册”。会计档案目录格式（一）模卷目录会计档案模卷目录年度：2008分类号：433盒模卷题名保留限期寄存地址备注号①以上字段从左至右挨次保持宽度为15、85、25、25、20（mm），整表宽度为170mm。（二）模卷目录会计档案全引目录索引年度类别模卷目录寄存地址所在页号会计报表(430)150号柜会计账簿(431)260号柜2006年薪资单(432)370号柜会计凭据(433)480号柜会计报表(430)950号柜会计账簿(431)1060号柜2007年薪资单(432)1171号柜会计凭据(433)1285号柜会计报表(430)会计账簿(431)2008年薪资单(432)会计凭据(433)①以上字段从左至右挨次保持宽度为25、80、25、25（mm），整表宽度为155mm。。（三）会计档案全引目录脊背全引目录年度会计档案(注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基真同样)（四）会计档案封面小标签(合用于账簿及报表)30mm）10mm）10mm）

（20mm）（70mm）案卷题名（20mm）（20mm）（30mm）保留模卷号限期档号（40mm）（50mm）照片档案目录格式（一）照片目录（1-7大类）照片档案目录年度：2008册号：02照片拍摄者页号档号照片题名拍摄日期备注/单位、部门号0102008-1-01XXX在XX会上发言何长江1/新闻中心011012（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。①以上字段从左至右挨次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。（二）特别的，工程档案照片目录（8、9大类）工程照片档案目录项目代号：0100册号：03照片责任者页档号照片题名拍摄日期备注号/单位号0100-8035-刘大海互见号：科档10100-8035-01021一次风机设施缺点办理01/设施部7022023（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。）①以上字段从左至右挨次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。（三）照片档模卷盒脊背（依据采纳照片册脊背大小而定）全宗号年度（项目代号）类型保留限期照片号号号第m/n册（四）单张照片说明照片号档号题名拍摄时间拍摄者文字说明：（若有互见信息，在说明以后另注明）①“拍摄地址”不特意设置著录项，请在“文字说明”中地址环境做正确说明。（注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地址、人物、背景、拍摄者等因素，归纳揭露照片影像所反应的所有信息；或仅对题名未及内容作出增补。其余需要说明的事项亦可在此栏表述，比如照片归属权不属于本单位的，应注明版权、根源等。）光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式（一）光盘（磁带）目录（1-7大类）光盘档案目录年度：2008盘号题名日期保留档备注号限期01第1册/25柜02（“责任者”为刻盘移交单位，“备注”填写光盘归档份数等信息。）①以上字段从左至右挨次保持宽度为10、30、60、20、20、30（mm），整表宽度为170mm。（二）特别的，工程光盘（磁带）目录（8、9大类）同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。（三）光盘文件目录光盘档案文件目录盘号：02档号：2008-1-01序责任者文件题名日期备注号互见号：科档0100-8035-017①以上字段从左至右挨次保持宽度为10、30、80、20、30（mm），整表宽度为170mm。（四）光盘档模卷盒脊背（依据采纳光盘册脊背大小而定）全宗号年度（项目代号）类型保留限期光盘号号号第册注：对于光盘的保留方式，介绍光盘一致入册保留。此脊背即为光盘档案册所用。（五）单张光盘说明盘号档号保留限期光盘名称刻录人刻录日期备注：（若有互见信息，在说明之后另注明）（注：“备注”应归纳揭露光盘包含所有内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出增补。其余需要说明的事项亦可在此栏表述，比如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、根源等。）实物档案目录格式（一）实物目录实物档案目录年度：寄存序号档号责任者题名载体形制日期备注地址0012008-1-00北京市政府北京市XXX先进单位锦旗15号1柜002003①一般地，横向目录表格距左边纸边30mm，距右边纸边27mm。以上字段从左至右挨次保持宽度为15、25、40、80、20、25、15、20（mm），整表宽度为240mm。②一般地，横向目录表格至顶端纸边35mm。横向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采纳10（行）*15（mm）散布。注：上表中“序号”项为三位数字，取所有实物档案排序的大流水号；“档号”项中第三段的号也为三位数字，取同一年度内所有实物档案排序的流水号。（二）实物档案封面小标签(规格大小由用户自定)序号档号责任者题名资料目录格式资料目录年度：2008盒号档号模卷题名寄存地址备注012008-1-01大唐国际2008年路演文件2号柜①以上字段从左至右挨次保持宽度为15、30、80、25、20（mm），整表宽度为170mm。章格式（一）文书档案归档章式样：1（全宗号）（年度）（室编件号）8问题（保留限期）（馆编件号）3×15单位：mm（二）档号章（科档）式样:3515档号序号1010单位：mm（三）完工图章式样：编制单位7完工图13编制人技术负责人编制日期100610监理单位名称监理人101025253080单位：mm档案移交目录（一）文件移交目录文件移交目录年度：类型：序号责任者题名文件形成日期页数备注移交单位：

接收单位：移交人：

接收人：移交日期：

接收日期：①此表可做为本《目录格式》未予特意规范的各载体档案的移交登记目录，对不一样档案种类只要将“文件”二字改成对应种类即可，如“实物档案移交目录”等；对应字段也能够做相应改正以贴合该档案种类实质，如对实物档案，“页数”可改为“载体形制”等。②对文件移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。③以上字段从左至右挨次保持宽度为15、60、90、30、15、25（mm），整表宽度为240mm。（二）科技档案移交目录科档移交目录年度(或项目)：序号责任者模卷(文件)题名数目形成日期归档号备注（起止）移交单位：接收单位：移交人：接收人：移交日期：接收日期：①如移交单位已按档案管理相关要求进行了分类组卷，能够将已经形成的“模卷目录”作为“移交目录”。②对科档移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。③以上字段从左至右挨次保持宽度为15、50、90、15、30、20、20（mm），整表宽度为240mm。（三）会计移交清册年度会计档案移交清册移交

凭据账簿报表薪资单

卷（册）卷（册）卷（册）卷（册）

合计

卷（册）详尽见附录移交部门负责人（署名）：移交人：年代日接收部门负责人（署名）：接收人：年代日①此页款式可作为会计档案移交清册的首页，可在条目输机录入后打印出相应目录附后，再由会计人员填写此页，署名确认即可。②对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。（四）印章移交清册印章档案移交清册移交内容：××××明细：1、××××（枚）。2、××××（枚）。3、××××（枚）。共××枚注：详见后附移交目录。移交单位：接收单位：移交人：接收人：移交时间：接收时间：①对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。附录：印章移交目录（共×枚）移交日期：2008年1月1日印章××热电厂名印模印章名印模印章名印模档案利用登记表格式档案利用（借阅）登记表种类：档案年度：借阅日期档号利用目的数目借阅人档案清退档案文件名称审批人及方式日期签收备注：①“利用方式及目的”一栏中“利用方式”指复制、现场查阅、借出使用等，“目的”指各样利用方式下档案的用途。②档案利用依年度、按不一样档案种类分开登记，不要混淆。不归档文件目录格式(一)模卷目录不归档模卷目录盒号模卷题名页号寄存地址大唐国际2008年不归档文件（总经理工作部）大唐国际2008年不归档文件（思想政治工作部）(“页号”：为每一个模卷的卷内目录所在的页号)①以上字段从左至右挨次保持宽度为20、90、30、30（mm），整表宽度为170mm。(二)卷内目录2008年不归档文件（××部）目录序页责任者文号文件资料题名日期号数01大唐国际办[2001]12号对于举办XXX培训班的通知10(“页数”：为每一份文件的总页数)①以上字段从左至右挨次保持宽度为10、30、30、70、20、10（mm），整表宽度为170mm。档案专题目录archivalsubjectcatalogue：（一）制作专题是档案编研工作的一种，专题是档案编研工作较为基础和宽泛的形式。专题确实定和编制角度的选用，均是由各公司联合自己实质需要而定。（二）专题的命名：主题、事由范围等等统属性的题目。如公司内陆上市专题、生产事故专题等等。（三）专题的形制：所有专题均以组卷的形式进行组织，包含文档专题。档案专题目录格式(一)模卷目录专题目录盒号模卷题名页号备注01大唐国际2008年生产事故专题02大唐2