合同管理信息化系统方案设计

合同管理信息化系统方案设计李智蓉;白晓波【摘要】通过实施合同管理信息化系统，实现合同在网上的起草申报、审查审批、签订管理、履行管理、建立台账等功能，以信息化技术提高企业合同管理水平。【期刊名称】《办公自动化(综合版)》【年(卷)，期】2016(000)006【总页数】3页(P52-54)【关键词】K3/CLOUD;合同;信息化管理;流程管理【作者】李智蓉白晓波【作者单位】中车成都机车车辆有限公司信息中心成都610051;中车成都机车车辆有限公司信息中心成都610051【正文语种】中文【中图分类】C931.6近几年，随着公司业务发展，合同签订越来越大量，目前公司除原材料采购外，其他设备、工装、计量器具以及低值易耗品的采购均未实施信息化管理。而这些合同均涉及合同评审、审核、审批、履行等多个环节。送审的的部门就有法律事务部、运营管理部、财务部、审计风险险部、安全部、资产管理部等，造成了大量的人员每天奔忙于各个部门之间，节奏慢、效率低。同时，合同评审打印还还加大纸张、打印机及硒鼓的消耗。因此如何采用信息化技术手段来解决’管理’等待’”，提高工作效率显得非常重要和迫切。于是我们认真分析了合同管理的全过程，提出了实施合同管理信息化项目，结合公司合同管理工作实际情况，通过流程化，网上审批等来实现公司合同管理工作。1、 提高合同审核审批效率利用信息网络实现远程办公，节约管理人员的单位间往来时间，减少人力资源浪费;加快审核审批节奏、缩短审核审批时间，实现〃管理’等待’”。2、 提升合同管理水平水平通过网上动态管理合同，实现文本网络共享，避免传递失误，防范经营风险。利用信息化手段收集、整理各项合同管理信息，为提升合同管理水平提供支持。3、 节约合同审核审批成本实现网上信息化合同审核审批，减少办公纸张、打印耗材等的使用，降低审核审批成本，提高公司效益。4、 推进企业廉政建设工作通过网上动态审核审批管理，增加合同管理的透明度，提高管理监督能力，防范合同实施中的腐败行为，保护企业利益，推进廉政建设工作。1、 信息化方案选型根据合同管理的要求，分析现有工作流程，调查网络资源，调研分析K3CLOUD产品和现有K3系统功能，能否满足合同审核和审批的管理要求，能否实现管理体系的评审要求，并能在系统中有效实现合同管理的一系列审核管理流程，最终确定选型方案。2、 系统模型建立公司目前业务合同管理现状：包含原材料采购入库合同以及非入库签订的业务合同全部在K/3wise的订单合同进行流程审批，为区分需要入库以及无需入库的业务合同审批，现将无需入库的业务合同，类似：软件款、服务类，设备维修款等合同纳入K/3Cloud进行流程审批。在K/3Cloud开发BOS单据，配置固定审批流程，相关原始文档上传附件，进行网上审批。3、业务审批流程业务合同审批流程为：各单位制单人-合同相对方资信调查审核（每个部门有1人）一承办单位负责人审核（单位负责人）一法律审核（法律办公室职员）一法律审核（法律办公室负责人）一价格审核（财务部价格管理相关人员）一价格负责人（财务部负责人），审核完成后，系统配置打印模板，将审签表打印，作为合同附件。1、 合同类型设定根据公司的业务整理出各部门的合同类型，实例见下表：合同类型的内容包括部门，编码，合同类型名称，不同的合同类型是归不同的部门管理，针对于每个审核节点的审核人，可根据系统实现阶段客户需要进行调整。2、 编码规则一单一号：这是系统的要求，则对于本模块使用到的单据及基础资料，考虑其呈现的顺序及预留扩充性，则具体编码如下：3、 合同表单定义合同单据示意图1:合同单据的数据字典：功能描述：对于非实物物料采购的合同需要纳入K/3Cloud走合同审批流程，合同按照不同的合同类型和总金额进行不同流程的审批，审批完成的业务合同按照指定的格式套打出来作为主合同的审批附件；4、 合同审批流程设定图2：根据预先设定的流程进行审批1、 合同编制功能各单位合同编制人员完成合同的新增，填写合同表单相应的信息，添加合同附件，保存，提交。2、 合同审核功能（1） 合同相对方资信调查审核（供应商审核）；（2） 部门负责人审核；（3） 法律审核；d.法律负责人审核；（4） 价格审核（财务部价格员审核）；（5） 价格负责人审核（财务部价格负责人审核），审核通过。每一级审核，如需修改，都可以驳回，逐级驳回或直接驳回到制单人处，进行修改，提交后，重新启动审核流程。3、 合同打印功能审批完成的业务合同制单人按照指定的格式套打出来作为主合同的审批附件。4、 合同查询功能审批中的合同和审批完成的合同都可以在系统中查询，可根据条件查出合同，查看合同的细节及附件，还可以引出合同，方便统计。5、 审批流程的跟踪系统可以对合同审批流程的跟踪，查到合同的审批流程到哪个节点。6、 基础数据管理合同所需的基础数据包括：供应商、员工、部门、合同内容等，这是合同录入的前提数据，必须通过管理员进行新增和维护。根据系统的要求对系统的权限和功能进行了严格的设置：1、合同编制人员2、合同管理员系统投入运行后，实现了合同管理的信息化，主要体现在：提高合同审批效率，方便了合同数据的查询和统计，实现了合同文本共享。李智蓉：中车成都机车车辆有限公司信息中心技术主管、工程师，参与实施多项公司科研项目，获多项公司级科研