财务报销制度及报销流程

HR的春天里知识旗舰店第第页财务报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款（因公业务）管理规定(一)出差借款：出差人员凭审批后的钉钉批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，预先钉钉申请，经审批后按批准额度办理借款，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款不允许跨月借支。(三)各项借款金额超过XXXX元应提前一天通知财务部备款。(四)借款销账规定：借款销帐时应以正规发票为依据，据实报销，超出钉钉申请范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐，由报销人自行承担。（五)借款未还上者不得再次借款，逾期未还款项转为借款者借款,从当月工资中扣回。（六）员工不得因私向公司借款。第五条借款流程(一)借款人按规定填写《借款申请单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、转账或现金、还款期限。(二)审批流程：见钉钉审批流程。(三)财务付款：借款凭审批后的钉钉到财务部办理领款手续。第三部分日常费用报销制度及流程第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。第七条费用报销的一般规定(一)报销人必须取得相应的正规合法发票(相关规定见票据管理部分)。(二)填写《报销单》应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。第八条费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请的应附批准后的申请单(钉钉申请截屏）→部门经理审核签字→财务部门复核→财务经理审批→报销日财务统一办理报销。第九条差旅费报销制度及流程。（一）出差时费用标准：职务住宿标准伙食标准一般员工XXX元/天XX元/餐（午餐、晚餐）、X元/餐(早餐）部门负责人XXX元/天XX元/餐（午餐、晚餐）、X元/餐(早餐）副总经理XXX元/天XX元/餐（午餐、晚餐）、X元/餐(早餐）总经理及以上实报实销实报实销（二）出差时费用标准的说明：1.出差住宿费报销时财务根据钉钉外出或出差申请复核，复核时无申请，拒绝报销，报销人员必须根据外出或出差日期提供正规住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。多名员工共同承担公差任务，原则上同性员工须同室住宿，只报销其中一人费用。不同职级人员共同承担公差任务，可视实际情况使用同等住宿标准，根据正规住宿发票报销。住宿补贴标准适用于国内所有地区，不根据城市消费水平上下浮动。2、出差伙食费（餐费）补贴时财务根据钉钉外出或出差申请复核，所有员工出差一律按伙食标准补贴，出差人员必须根据钉钉外出或出差日期提供正规餐费发票，实际发生额未达到伙食标准金额，不予补偿；超出伙食标准部分由员工自行承担。伙食补贴标准适用于国内所有地区，不根据城市消费水平上下浮动。3.宴请客户需由钉钉提前申请流转，批准后方可报销招待费，报销费用时需附正规发票，报销当日餐费不做另外补贴。4.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。5.公差须选择最近路线直达公差地点，非经许可不得绕道及滞延于非公差地点，否则经查实，由员工本人承担差旅费用；出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕道多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。第十条电话费报销制度及流程(一)费用标准移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的补贴采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的补贴标准（此费用标准包含流量费用）：1.1总经理全额；1.2副总经理XXX元/月；1.3工程部经理XXX元/月；1.4项目管理人员XXX元/月；1.5其他人员（需出外勤人员）XX元/月；每月月初由财务统一支付，不再另行报销，超出话费标准部分自理。2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。3、员工试用期内不享受话费补贴。为确保公司工作的正常运行，享受话费补贴人员必须保持手机二十四小时开机，否则公司可视情况取消其话费报销补贴或降低其话费报销补贴标准；第十一条交通费报销制度及流程(一)费用标准1.公司鼓励员工购买车辆用于公务和业务活动，车辆年审费、保险费和修理费等由个人负担，汽油费等按以下标准执行：1.1总经理全额报销；1.2副总经理XXXX元/月；1.3工程部经理XXXX元/月；1.4工程项目管理人员管理一个项目XXX元/月；管理两个或两个以上项目XXXX元/月；每月25日财务统一充值油卡，其它油票不再另行报销。年假期间不享受此补贴；试用期内员工不享受此补贴；工程项目管理人员转正后独立负责项目管理方可享受此补贴。2.因公务、业务产生的过路费、停车费可由公司报销，因私发生的费用公司不予报销；3.行政部每月月初和月末负责登记车辆公里数；4.出差时乘坐高铁(二等座)、动车（二等座）、普通列车（硬座）、汽车等因公发生的车费全额报销，报销时应提供相应车票并写明车费发生原因；市内因公乘坐的公交车车费全额报销，报销时应提供相应车票并写明车费发生原因。5.在时间允许的条件下，请乘坐公共交通工具。如遇以下情况方可打的：a、目的地偏远，没有公共交通工具的或时间较紧迫，甲方催促的；b、陪同重要客户外出的；c、执行特殊业务或夜间办事不方便的；d、携有巨款的；e、材料送检时目的地较远，需带材料较多、较重且现场管理人员没有汽车的；6.根据实际需求，各项目负责人单独管理两个或两个以上项目并不使用汽车者，可向公司申请配备电瓶车一辆。申请人负责电瓶车的保管事宜，如在电瓶车保修期内由于本人使用不当发生的盗窃、电瓶毁坏等情况所发生的费用由使用者承担，且不可要求公司重新配备。(二)报销流程1.员工整理正式交通车票（含因公公交车票）及其他票据，按规定填好《报销单》。2.审批：按日常费用审批程序审批。3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。第十二条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前钉钉申请。2.培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由行政部统一管理，各部门培训需求应及时报送行政部。行政部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)，行政部办理借阅手续，同时建立资料档案以便其他员工借阅。4.其他费用：根据实际需要据实支付。(二)报销流程：1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2.培训费由行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。5.当月报销单据应于次月5日前交至公司财务部。第五部分报销时间的具体规定第十三条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1．财务报销：公司财务部每月15日为财务报销日。如遇星期日，报销日顺延。2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。第六部分票据管理规定第十四条报销各项费用必须提供真实合法的原始凭证，取得原始凭证时要注意辨别真假，虚假的原始凭证不能作为报销凭据，报销的原始凭证必须具备：从行政机关、事业单位或其他非盈利性组织取得财政部门监制的票据，并加盖收款单位的财务专用章或发票专用章的收款收据；从公司、企业或其他盈利性组织取得的发票，必须是税务部门监制，加盖收款单位财务专用章或发票专用章；如工作特殊需要，向自然人购买物品或接受服务，由对方出具签字收款的收款条，但应注明事由、数量、单价、金额，并经经办人、负责人、验收人签字，方视同有效凭证；外单位自制的内部收据和三联单一律不得作为报销凭证。原始凭证填制必须具备以下内容：凭证的名称和填制日期，填制单位的名称和公章（业务公章、财务专用章、发票专用章或结算专用章），填制人的签名或盖章，接受凭证单位的名称，经济业务范围，数量（或规格）、单价和金额，从外单位取得原始凭证，必须盖有填制单位的公章，从个人取得原始凭证，必须有填制人的签名；原始凭证不得涂改、挖补或刮擦，发票内容有错误的，由开具单位重开或改正，并在改正处加盖单位公章；原始凭证金额、大小写有错误的，必须由原出具单位重新出具，不得在原始凭证上更正；因购买办公用品、耗材等需合并开具的票据，即发票内容上出现“办公用品”、“耗材”、“食品”、“礼品”等笼统字样的，必须附盖有票据开具单位财务专用章的购买物品明细清单或小票；所取得的票据或收据的“公司名称”必须是“广东XXXXXXXXX公司”；原始凭证如有遗失的，应取得原签发公司盖有公章的证明，注明原来凭证的号码、金额和内容等，由所在部门负责人、财务负责人、总经理批准后，代做原始凭证。如果确实无法取得证明的，如：机票、火车、轮船、汽车等凭证，由当事人写出详细报告，经所在部门负责人签字认可，财务负责人、总经理批准后可代做原始凭证。9.