采购付款管理资料汇编

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购付款管理资料汇编目录：1、公司采购与付款内部控制制度2、公司采购付款流程3、采购付款控制方案4、采购付款方式5、采购付款申请单6、采购付款申请表7、采购付款管理制度8、采购付款管理制度新版**公司采购与付款内部控制制度为了加强对公司采购与付款的内部控制，对公司物品与劳务的流入、货币资金的流出、负债的发生实施监督与控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《深交所上市公司内部控制指引》等法律法规，制定本规范。本制度适用于江南**公司股份有限公司及下属子（分）公司。采购与付款控制包括岗位分工控制、采购预算控制、请购与审批控制、验收控制、付款控制，其中请购与审批控制、验收与付款控制是采购与付款内部控制的关键点。公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，以保证对采购与付款业务实施有效控制。不得由同一部门或个人办理采购与付款的全过程业务，应当实行职务分离控制的岗位有以下几个方面：物品与劳务的请购、审批、采购职务必须分离。公司对物品或劳务的需求应由使用部门提出，经授权人员审批，由采购部门负责采购；采购合同的订立与审计；采购订单的订立与审批职务必须分离；付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应厂商和询价业务；物品或劳务的采购部门不能同时担任验收工作；物品和劳务的采购、存储和使用人不能担任会计帐务的记录工作；审核付款的人员应同付款人员分离；记录应付帐款的人员不能同时担任付款业务。公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。公司的所有采购业务归口采购部进行管理，非采购部门或个人不得采购各类物资，采购部门也不得采购申请门没有需求申请的物资。采购管理部门应当根据本制度的原则出台采购业务内部控制的管理细则及相关人员的考核方案，加强对采购业务的控制，降低公司风险。各子公司在编制年度经营预算的同时应当对公司生产经营活动中主要物资及劳务编制年度采购预算，加强采购业务的预算管理采购预算编制的程序：生产经营活动中主要物资及劳务由使用部门负责提出预算申请；非生产经营活动中耗用的常备物资与劳务以及非常备物资与劳务，由总经办负责提出预算申请。各归口管理部门应明确相关人员的职责权限及相应的请购程序。物品或劳务的归口部门：物流部：原材料、油漆、化学品、燃料、包装物、外协件、劳保用品、小五金及装卸、运输、配送劳务等规划部（工业工程部）：固定资产、备品备件总经办：办公用品公司采购的验收控制包括数量验收、质量验收两个方面数量验收：由接收部门责任人进行数量清点，对物资的规格、型号是否与采购订单相符进行验收，与供应商送货单上确认数量，同时录入U8系统；质量验收：生产物资采购由质量部进行质量检验，出具验收合格报告，固定资产由规划部(工业工程部)进行质量验收，出具资产验收报告，电脑及办公设备由信息部门进行验收，出具验收报告；采购入库后，采购部经办人员收集相关凭证交财务部，财务人员检查采购合同、U8系统记录、供应商发票、入库单、验收报告是否齐备且相符，据此按规定办理相关会计手续。财务人员还应检查采购业务是否符合采购实物预算。如果采购业务超过采购预算限额，财务经办人员报请财务总监审批。采购物资发生退货与折让情况，由采购部经办人员与供应厂商进行协商，提出退货或折让要求，同时通知财务暂停支付相关款项，协商结束办理相关手续。财务部凭采购部、验收部门共同填写的退货退款通知单记录退货、退款。公司在办理采购付款业务时应当遵守《**公司财务管理制度》的相关规定。财务部在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并检查付款业务是否符合采购资金预算。如果付款业务超过采购预算限额，财务经办人员应报财务总监审批。公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。应付帐款及应付票据应由专人管理，按照约定的付款日期、折扣条件等要素进行分类管理，对于已经到期的应付款项必须经有关授权人员审批后，方可办理结算与支付。财务部应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。公司审计部门应当定期或不定期对采购与付款内部控制的执行情况进行检查，以确定相关内控制度是否健全并得到有效执行。采购与付款业务控制审批过程中，授权审批人必须在职权范围内进行，不得越权审批。经办人必须在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人越权审批业务，有权拒绝办理，并应及时向审批人的上级授权部门报告。公司建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，公司审计部，定期或不定期地进行检查。审计部应制定相关监督检查规范，明确监督检查人员责任和权利以及监督检查工作的内容和频度。

公司审计部应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

采购与付款内部控制监督检查的内容至少应当包括：

(一)采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。

(二)采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

(三)应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

(四)有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，审计部应及时向总经理汇报，并提出相应的解决措施。本制度自发布之日起施行。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档XX科技有限公司采购付款流程1.目的：为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。2.适用范围：适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。3.采购业务流程说明：3.1采购业务流程图：釆购报关IQC财务供应商请款人-------------------------------------------------------------------------------------------釆购报关IQC财务供应商请款人库存资料料需求格库存资料料需求供应商开发请购单供应商开发请购单供应商调查核准供应商调查核准请购单询价请购单询价比价、议价no比价、议价PO或合同PO或合同核准核准yPO或合同PO或合同PO或合同货物货物收货单收货单收货单收货单不合格单不合格单不合格单点收、检验 不合格单不合格单不合格单点收、检验y报关单入库报关单入库报关单报关单发票发票发票发票发票发票发票发票发票发票请款单请款单请款单请款单请款单请款单请款单请款单（二）业务流程分类说明：材料采购：第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。第二步：收货：供应商将货物按时送到IQC，IQC在二个工作日内完成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。第三步：收发票：第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。进口采购业务由报关完成以上请款。第五步：财务审核付款：低值易耗品、固定资产采购：第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预算。第二步：下定单：同上第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。第四步：收发票：同上第五步：请款：釆购按(1)请款第六步：财务审核付款具体业务的票据操作指南：材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。国内采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。（c）要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。进口采购业务：要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。固定资产采购：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、CEAR（二千美元及以上的）。具体参见我司《固定资产管理办法》业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单：低值易耗品及费用：低值易耗品及有实物形态的费用：业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单PR、PO、发票、收货记录、领用及验收人签字。业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。比材料采购多二张单据。请购单，领货单：无实物形态的费用或服务：流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后，到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）PO：要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。编号不得重复。增加ERP供应商编码。要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。发票：(1)增值税专用发票：釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。财务审核内容：审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；符合其他增值税专用发票的管理规定。(2)普通发票：釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；财务审核内容：发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是否相符；取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；（3）国外发票：原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。报关单：要求原件。请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经理批准，单张请款单金额超过授权限额16万元的经总经理批准。业务流程请款单据资料看板：收货单（对方送货单）发票已到发票请款单业务付款申请单（材料采购）预付款请款单预付发票（国外业务）PO或合同PR请购单固定资产验收单PO收货单（对方送货单）发票已到发票报关单（国外业务）请款单业务付款申请单（固定资产）预付款请款单预付发票（国外业务）PO或合同PR请购单服务验收单（无实物服务或费用）PO收货单（对方送货单）发票已到发票报关单（国外业务）请款单业务付款申请单（低值易耗品及费用）预付款请款单预付发票（国外业务）PO或合同财务处理：供应商资料的新建和维护：按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表，在ERP中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。确认应付账款：应付账款的确认的条件：应付账款确认原则：货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；需要在约定时间内偿付给供应商;金额能够可靠地计量；具体业务财务应付账款确认条件：采购定单、收货单（我司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定的时点和条件开具）。供应商发票入账的流程:核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单（验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法”。主要核对数量和价格是否相符。(对于国外进口还要核对报关单)会计处理：入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务处理。付款及销账：每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或通过相关部门给予付款计划明细，按发票对应付账款进行及时的核销。供应商对账：对于年未供应商对账,供应商发邮件或寄信给我司相关人员后,财务将按我司账面情况做出回复。3、月未结账对账：a)月未制作PPV表,与成本会计进行核对,在结账前对平.b)每季度进行MRB库存盘点。IQC部门应每月对MRB库存实物进行盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查明原因并报告相关领导。c)每季组织IQC\采购开会对ERP中未入账的收货记录中的DMR进行清理.d)每周一对ERP及用友中的明细进行核对.月未在结账前总账将对总账和明细账进行核对.特殊业务的说明：退回或折让、预付款规定1、发生退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导按《权责指引》审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门清点(计量)后入库。财会部门依据检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。

（1）对于增值税发票：分二种：一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具《进货退出或索取折让证明单》由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交财务。（2）普通发票国外发票：财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务核销，以保证后续货款的支付。对于国内预付款，应按PO或合同的规定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。（1）预付款请款必须本人填制完成请款。（2）人民币预付款申请请在付款前二天完成。外币预付款申请请在付款前一周完成。如未提前财务将按请款日后二天后付款。（3）对于到期未清销，财务将冻结所有预付款。（如交货日期延后，请修改原请款单）九内控流程图。步骤控制点控制点分值管理控制要件不相容岗位/职务管理控制权责检查提示1.

采购计划、方案的编制与审定

(15分)1.1采购计划的编制与审定。需用单位（或相关控制部门）根据生产经营需要，结合预算（计划），提出物料需用申请，经需用单位（或相关控制部门）领导审定，报有关技术和管理部门审核，仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划分管领导审定。

5物料需用申请，相关部门审核意见，库存平衡记录，采购计划——参见《权责指引》检查物资需用申请是否在计划内，并经相关部门审核，仓储或有关部门是否平库，相关审定是否符合《权责指引》。1.2采购方案的编制与审定。采购部门根据采购计划编制采购方案，经部门负责人签字后报相关领导按《权责指引》审定。采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。10采购方案及审定意见方案编制与审核分离参见《权责指引》检查采购方案是否经采购部门负责人审核，是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等，相关审定是否符合《权责指引》。2.

供应商的选择与价格确定

(20分)

2.1供应商资源及价格信息管理。企业物资采购部门应在总部供应商网络基础上建立健全本企业的供应商网络，定期考评列入名单的供应商资信及履约情况，根据考评结果调整供应商名单并报总部备案。供应商名单的确定与调整应经相关领导按《权责指引》审定。

企业物资采购部门应建立物资价格数据库，及时收集相关物资的价格信息，定期发布物资采购的指导价格和参考价格，作为物资采购的主要依据。5供应商网络名单，定期考评记录，相关批件，物资价格数据库——参见《权责指引》检查是否建立供应商网络及价格数据库，有无对供应商定期考评记录，对供应商的确定与调整是否报相关领导按《权责指引》审定。2.2供应商的选择与价格确定。由企业自行组织采购的，采购部门应根据审定的采购方案，通过招标、询比价等方式确定供应商与价格，原则上供应商应在总部或企业确定的供应商网络名单中选择，价格不得突破总部发布的采购指导价。

通过招标方式采购的，应按照总部招标管理办法执行，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购原则上应采取招标方式采购；

通过询比价等非招标方式采购的，采购部门应坚持货比三家、比质比价的原则。需要谈判的，应组织相关部门就价格、要求等进行谈判，经审核后报有关领导按《权责指引》审定。15物资采购实施方案，供应商网络名单，总部及企业采购指导价目录，招标或询比价资料，相关审批件洽商谈判不得少于两人参见《权责指引》检查供应商选择是否在总部或企业网络名单内，采购价格是否突破总部或企业指导价，采购是否经过询比价、有无询比价记录，通过招标方式采购的是否符合招标管理规定，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式，应由总部集中采购的是否有违规自行采购的现象，相关审定是否符合《权责指引》。3.

合同签订与管理

(25分)

3.1合同审核与签订。大宗、批量或重要的物资采购必须签订采购合同。合同由采购部门拟订，经财会、法律等部门审核后报相关领导按《权责指引》签署合同，同时送财会、法律等部门。5采购合同及审核意见，授权委托书——参见《权责指引》检查相关部门是否对合同进行审核，签订的合同是否送交财会、法律等部门。3.2采购及供应人员的变更备案与管理。采购人员变动时，企业采购部门应及时将人员变动情况向供应商备案或以书面形式通知供应商；采购部门应及时掌握供应商相关人员的变动情况，并将供应商相关人员的变动情况及时通知相关部门。5相关备案或书面通知的备查资料————检查企业有无对采购及对方供应人员变动情况的备案管理资料，是否将有关变动情况及时通知有关部门。3.3合同变更。采购合同需要变更时，采购部门应会同财会、法律等部门按原合同审签程序办理。5审核意见，合同补充协议（或合同变更单）等资料——参见《权责指引》检查合同变更有无补充协议变更单等资料，相关审签是否符合《权责指引》。3.

合同签订与管理

(25分)

3.4合同管理。合同管理部门应将生效的合同统一连续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理。5合同管理台账————检查合同是否连续编号并存档。3.5跟踪合同执行。物资采购、技术、设计部门和使用单位应对长周期的重要设备和材料编制监造大纲，签订协议，落实责任，实行过程监控。采购部门应按照采购合同确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。5监造大纲及协议，催交催运记录————检查是否落实了对长周期重要设备和材料的监造责任，检查采购部门是否有催交催运记录。4.

物资验收入库

(15分)4.1物资验收与入库。所有采购物资（含直达现场物资）均应办理入库手续。采购物资到货后，物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点，质检部门出具检验报告，仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单(入库单应连续编号，采购、仓储等部门签字)，登记库存明细胀。对检验不合格的物资，仓储部门应拒绝办理入库手续。10验收资料，库存明细账采购、检验、仓储分离——检查物资入库验收资料是否齐全，验收入库是否符合不相容要求，库存明细账登记是否及时。4.2退货、索赔与折让。采购部门应对不合格物资要求供应商及时更换或整改，或提出退货、索赔或折让方案，报经相关领导按《权责指引》审批后办理。5索赔或折让方案——参见《权责指引》检查采购部门对不合格物资是否要求供应商及时更换或整改，对无法更换或整改所提出的索赔或折让方案，相关审批是否符合《权责指引》。5.

采购付款与往来核对

(15分)5.1物资采购核算。财会部门依据采购合同、入库单、发票等资料及时作账务处理。对已入库未取得购货发票的物资，财会部门应于月末暂估入账。5采购合同，入库单，发票及清单，会计记录————检查财务入账手续是否齐全，暂估入账是否及时合理。5.2采购款的支付。采购款的支付由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请，填制付款申请单，附齐相关单据，经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核，财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续，采购款支付应经相关领导按《权责指引》审批后办理。5采购资金支付申请申请与审核分离参见货币资金《权责指引》检查采购款支付的依据是否齐全，与合同约定是否相符，相关审批是否符合《权责指引》。5.3采购往来款的核对。财会部门应每月与采购部门核对往来款项，并会同采购部门定期与供应商核对往来款项，发现差异应及时查明原因纠正，重大问题应向有关领导报告。5对账记录对账与复核分离——检查财会部门是否每月与采购部门对账，财会与采购部门是否定期与供应商对账，有无对账记录，重大问题是否报告。6.

分析与考核

(10分)6.1分析。企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析，并向企业有关会议报告。5分析资料————检查是否定期分析采购管理情况，有无分析资料。6.2考核。企业应建立与采购相关的考核办法，定期对采购管理情况进行考核。5有关考核资料————检查是否定期考核。合计16100————————十附则。1、本制度由公司财务部制定，经总经理核准签发，自2018年10月30日起实施执行，未尽事宜以财务部发文为准。2、本制度由财务部负责解释。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购付款控制方案在采购环节中，采购付款直接或间接地影响着公司的采购成本。如果选择的付款方式不当，则会导致公司资金运转不足、资金浪费、采购成本提高从而提高生产成本、物流成本、管理费用等问题。因此，为降低采购成本，增加收益，公司须严格控制采购付款相关工作。相关定义采购付款指采购过程中因采购物品而需支付给供应商款项，采购付款控制是指采购专员对支付供应商款项相关活动和内容的控制，其主要包括以下3个方面的控制。(一)采购付款支付方式的控制采购付款方式包括现金支付、票据支付等。(二)付款方式控制根据付款进度不同公司可以选择不同方式支付供应商款项，其主要包括以下几种方式。1.预付部分款项。2.货到一次性现金支付。3.货到票据支付。4.货到后分期付款。5.货到延期付款。6.以上方式的结合。(三)供应商优惠政策选择控制采购过程中，采购专员须结合公司的具体情况，分析供应商提出的优惠政策方案，选择对公司最合适的优惠方案，降低订购成本。明确职责分工(一)公司高层1.计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。2.涉及金额重大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字后方可付款。3.因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司总经理和董事会审批后方可付款。(二)采购部1.采购部经理(1)审核采购付款方式。(2)最终选择供应商提供的优惠政策。(3)签订采购合同。2.采购专员(1)负责采购付款方式、时间等细节的谈判工作。(2)负责分析供应商提供的优惠政策，并提出选择意见。(3)草拟采购合同。(4)整理付款凭证，提出付款申请。(三)财务部1.财务部经理(1)指导监督成本会计做好采购成本核算工作。(2)审核采购合同。(3)审批支付采购款项。2.成本会计(1)负责审核采购付款凭证，按采购合同核算采购款项。(2)上报财务部经理，开具付款凭证。(3)做相关账务处理。3.出纳负责按照采购合同支付采购款项。付款流程控制公司须制定合理的付款流程，提高付款工作效率，降低人工成本，从而降低订购成本。公司的采购付款须按以下操作流程办理。1.采购物品运抵仓库后，仓库管理员会同采购部采购专员、质量管理部质检人员验收物品。2.验收时，采购专员与仓库管理员将物品与采购合同或订单、发货单等一一核对。确认无误后，填具验收单。3.由质检人员对物品的质量按照公司的质检规范进行入库质检工作，经质检通过后，质检人员在验收单上签字。验收单一式三联，一联从仓储部留存，二联转送采购部，三联转送财务部。4.采购部将验收单与采购合同的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，以确认采购业务的完成情况。5.财务部收到验收单后，由成本会计将验收单与采购合同的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，并作为是否付款的依据，报财务部经理审批。6.经财务经理审批通过后，成本会计根据付款依据开具付款凭证，由公司出纳按照采购合同规定的付款方式办理付款手续。7.因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的，采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法，并上报采购主管。根据协商一致的结果，仓储部办理退换货或入库手续(仍按上述流程办理)，具体退换货参照公司的《退换货管理规定》，相应的付款手续按以上操作办理。款项支付方式的控制(一)不同支付方式对订购成本的影响在决定支付订购款项时，可选择的支付方式主要现金支付、票据支付。二者对订购成本有着不同的影响。(二)付款方式与付款时间控制公司采购付款方式和付款时间的不同直接或间接影响着订购成本，如一次性付款和分期付款两种付款方式的会计入账支付等所花费的成本不同，后者所花费的入账成本明显比前者高，但因分期付款而获得的公司资金的利用回报收益却可能远比所其多花费的成本高得多。(三)付款方式与供应商优惠条件控制针对不同的付款方式，其供应商提供的优惠价格也不同，公司可根据公司内部的实际情况和供应商提供的优惠条件，选择最合适公司的付款方式进行付款。1.付款方式公司可采取的付款方式一般有预付部份款项、货到现金一次性支付、分期付款、延期付款等。2.选择合适的供应商优惠条件(1)公司资金相对充裕，而一次性付款其优惠折扣够高时，公司可采取货到现金一次性支付的方式付款(2)资金不够充裕时，一次性付款可能导致公司资金不足、丧失其它投资机会等损失，而供应商的优惠政策无法弥补这这些损失时，公司须尽可能采用票据支付、分期付款、延期付款的方式支付款项。(3)在公司资金短缺时，公司须尽可能以分期付款、延期付款的方式支付款项。(4)经常性的物品采购，公司可选择固定的供应商建立良好合作关系，从而获得相对优惠的采购价格，并在公司资金不足时，可获得供应商提供的信用优惠。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购付款方式绩效考核绩效管理企业建设企业管理招聘配置薪酬待遇薪酬管理培训开发培训与开发员工关系人事管理行政后勤行政管理制度规范招聘与配置实用表格规章制度管理制度建设方案方案书员工培训培训计划入职培训团队建设考核方法员工考核工资待遇工作计划工作计划表签到表考勤表工资表考核表申请表登记表检查表计划表报告表通知单日报表记录表审批表报销单绩效考核企业管理招聘配置薪酬待遇培训开发员工关系行政后勤实用表格行政表格办公常用人事报表财务报表采购付款方式（（2019-2020年版）内部资料注意保管采购付款方式总则制定目的规范采购订购与付款方式，使之有章可循。适用范围本公司物料采购之订约与付款方式，除另有规定外，悉依本规章办理。权责单位采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。采购订约规定采购订约方式采购订约方式，一般有下列三种：电话通知方式：小宗交易，可采用电话通知下单。确认方式：由本公司出具订单或供应商出具售货单。合约方式：由本公司主导采购合同或供应商主导销售合同。采购合约意义采购合约较口头或订单方式有下列效用：可确定买卖双方应尽之义务。作为解决合约纠纷之依据。作为法律诉讼之书面证据。可根据实际情况订立不同之条款，以保护双方权益。采购合约种类本公司采购合约的种类有以下几种：订购单。国内订货合同。国际采购合同。订购单之运用订购单用于下列条件：标准化之产品，不易发生错误。买卖双方有很高之互信度。在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。出现交货问题，容易处置。交货、验收流程成熟、严密。国内订货合同之运用国内订货合同应注意事项：应明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。付款方式应明确。一般付款方式有：一次付款、分期付款、下批付款等。应规定延期罚款之责任、尺度、赔偿方式。规定解约之办法，保障双方权益。商定验收方式与质量追溯方式。规定卖方保证责任。明确其他认为应予附加之条款。国际采购合同国际采购合同一般有“基本条款”与“一般条款”，说明如下：基本条款物料名称。品质与规格要求。单价与总价。一般国际贸易有十几种交易条件，常用之交易条件有：FAS(FreeAlongsideShip),即卖方出口港交货价。FOB(FreeOnBoard),即卖方出口港装船交货价。CIF(CostInsuranceandFreight),即价格包含运费、保险费。本公司一般采用FOB或CIF方式。数量。货款支付方式。汇款。常见的汇款方式有电汇（T/T）、票汇（D/D）、信汇（M/T）。信用状（L/C）付款。托收（C/A或C/P）。货到付款（COD）。凭单付款（CAD）。记账（O/A）。寄售。本公司一般采用汇款或信用状形式。装运。包装。保险。一般条款一般条款通常包括以下几项：不可抗力事故。索赔规定。仲裁。适用法律。违约及解约。其他条款。付款方式由采购根据《请购单》或《订购单》、采购合同、进料验收单，向财务部请款。财务部依合同规定之给付方式，与厂商结款。国内采购一般采用一次性付款方式，即供应商之物料验收合格后，一次性付清该订单之货款，特殊情况需总经理核准。国外采购一般采用信用状付款方式，特殊情况需总经理核准。采购合同约定表订购物料规格料号特殊要求单价订购数量特约条件交货时间交货地点交货数量运输定金付款方式验收办法延期扣款甲方：负责人：地址：年月日乙方：负责人：地址：年月日【注】本表作为合同的补充使用，对互信度高之双方也可直接作为合同使用。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购付款申请单（请款单）申请部门：申请人：****日期：项目验收日期客户名称付款摘要金额付款条件凭证号备注材料采购2020/4/5**科创购电子元件货款￥4,318.58支付总额40%转20200405材料采购2020/4/5**科创购芯片货款￥4,254.80支付总额35%转20200405批准：财务核准：财务审核：部门审核：注：本单一式两联，第一联申请部门自存，第二联交财务会计部。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购付款申请表拟制日期：年月日申请书编号：企业名称：地址：电话：收款单位名称：地址：电话：序号物料编码名称型号描述合同编号合同数量单位单价入库数量金额备注12345678910合计总金额（大写）：特别说明：1、后付单据：2、其他说明：付款申请人管理办审核采购业务主管批准财务部审批精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购付款管理制度总则采购审核与批准付款结算控制账务处理付账控制中的现金使用预付账款的管理应付账款管理制度采购预算的管理采购中的退货管理第一部分总则第一条为了引导企业加强对采购付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，结合公司的实际情况并根据国家有关法律法规，制定本规范。第二条本规范所称采购付款，主要是指企业外购商品并支付价款的行为。企业外购劳务并支付价款的控制，可以参照本规范的规定执行。第二部分采购审核与批准第三条采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总经理审批后交采购部签订合同。第三部分付款结算控制第四条付款审核财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和企业内控规定中的货币资金相关管理规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。第五条应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××­—­××万元的，由总经理审批。预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××­—­××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第六条财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。⒈真实性审核应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。审核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。⒉完整性审核。根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。⒊合法性审核。审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。⒋合规性审核审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。⒌除对上述⒈⒉⒊⒋条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符；审核物资采购是否按照经批准的物资采购计划，合同或协议进行；审核入库物资收料凭证，检查是否有采购员、交料人、验收人、收料人的签章，内容填制是否完整，并与采购计划、合同或协议及原始凭证相核对；审核付款是否符合审批权限会计人员对不符合规定的物资采购业务、不得办理采购结算，并报告财会总监。财会总监对严重违反规定采购物资计划的应当及时向总经理汇报第七条付款控制在付款时，应得到采购部经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。⒉一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总经理等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。⒊收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。⒋收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。⒌财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。⒍采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总经理按权限审批。⒎已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。⒏财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。⒐财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。第四部分账务处理第八条财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及其他各种财务所需要的单据等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。第九条对账财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。第五部分付账控制中的现金使用第十条现金使用范围。1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。2．结算起点以下的零星采购支出价款。第十一条现金使用方法。1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。3．财务人员不得坐支现金，需要坐支现金的需报经开户银行批准。4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。第六部分预付账款的管理第十二条原则上不允许采用预付账款的方式采购物资，但对于一些紧俏商品以及公司急需的材料必须采用预付账款的形式采购的，需要由具有审批权限的主管领导审批。财务人员对预付款项要严格把关。并及时能做账、入账，将预付款项控制在安全合理的范围内。第十三条公司应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。企业应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。财务部对采购计划的预付款项，除总经理特批外，控制在×%以内。第十四条公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。第七部分应付账款管理制度第十五条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。第十六条应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部会计专门负责。第十七条付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。第十八条应付账款的确认和计量应真实和可靠应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。第十九条应付账款必须及时登记到应付账款账簿应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。第二十条及时冲抵预付账款财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。第二十一条确认、计量和记录折扣财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。第二十二条应付账款的授权支付财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理、财务总监审核、总经理按权限审批后才能办理结算与支付。第二十三条应付账款的结转财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。第二十四条应付账款的检查财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。如果追查结果表明有会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。第二十五条财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。第二十六条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总经理按权限批准。第二十七条财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。第二十八条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。第二十九条财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。第三十条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。第三十一条应付票据要按照号码顺序及时进行保存。第八部分采购预算的管理第三十二条为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保公司资金合理的使用，需要编制采购预算第三十三条采购预算管理的含义采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。第三十四条编制采购预算编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。根据企业年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部，由采购部门汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交财务部编制总的预算，上交总经理审批。第三十五条执行采购预算1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。2对预算执行过程进行监控。第三十六条分析和调整采购预算差异1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。第三十七条采购预算资金控制1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度，严格控制无预算的资金支出。⒉对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。⒊对于超预算和预算外采购项目，财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由财务总监及总经理审批后才能给予办理。第九部分采购中的退货管理第三十八条企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。第三十九条退货款项回收。1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总经理按权限审批。3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。第四十条采购中的折扣事宜。1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总经理批准。3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档采购付款管理制度文件编号SPI-CW-010-01密级□绝密□机密□秘密■内部公开共5页发布日期：编