物料采购管理制度

物料采购管理制度一、总则为加强物料部工作管理，提高物料采购工作的效率，制定本制度。所有物料部的采购人员及相关人员均应依据本制度开展工作。二、目的作用1、可作为供应部开展工作的规范依据。2、可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。3、可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。三、物料部人员职责及管理制度1、热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。2、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。3、编制采购计划。负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。4、负责公司生产所需材料的采购工作。负责原辅材料、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。5、负责供应商的开发、管理及维护工作。5、坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。7、大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。8、积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。9、及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。10、加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。11、做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。12、完成领导交办的其他工作。四、物料采购质量、政策及原则a)“择优、择廉、先优后廉”原则。选择合格供方，做到“货比三家”，择优、择廉购买；b)“防范”原则。c)“就近”原则。在质量、价格相同的情况下，就近采购，先市内后市外，先省内后省外，先国内后国外；d)“诚信、共荣”原则。坚持信守合同，建立平等互利、共存共荣的供方关系；e)物料采购货品必须在合格供方中采购。除经批准，任何人无权决定在非合格供方中进行采购（低值易耗品除外）。采购货品的订货或招标、签订合同/质量保证协议、采购实施（有关“材料定价”内容查阅《物资采购定价管理办法》。当采购货品采用谈判议价的方式，必需经过以下步骤：●对供方质量保证能力、技术能力、生产能力、服务水平、合作年限及前景等的综合评价；●应提供完整的采购文件；●与供方谈判，达成质量（质量要求、验收方法、检验手段等）、交货期、价格、质量保证能力要求、技术服务要求、质量责任处理、环保、安全等方面的协议；●达成协议后，签定合同和各种协议。五、物料采购的实施1物料部负责下达《采购订单）给供应商，并要求供应商确认供货日期。2《采购订单》必须注明生产订单号、数量（含预损量）、送货数量及时间分配等情况，并送一联《采购订单》到相关仓管员，以便仓管员按计划数量（日期）安排收货和仓储布置。3《采购订单》发出后，业务员密切与供方联系跟踪，出现异常情况及时协调处理。4货品到仓后，仓管员应在1个小时内通知进货检验进行检验,检验结果及时传递相关部门的人员。5仓管员根据进货检验报告结果对合格货品进行入库，不合格品通知相关采购员协厂家退货或办理回用手续（填写回用申请单），经相关部门确认签名后交仓管员对物料办理入库。六、货款支付1供方5号前把上月对帐单交事业物控部和财务部对账，确认上月的送货数量、金额无误后，25号前根据确认金额的对帐单开具“增值税专用发票”或“普通发票”。2物料部成本核算在每月的5号和15号根据已确认的对帐单、供方发票和入库单，按采购合同规定办理“用款申请单”：a)附仓库仓管员确认的入仓单和财务部成本会计主办确认的对帐单；b)送财务部成本会计主办审核(辅料部份送材料会计主办审核)。c)部门领导审签；d)生产总监审签；e)财务部部长审签；3物料部把经审批后的用款单送交财务部支付货款给供应商。七、供方管理物料部对供方采购合同、采购订单执行情况进行有效管理，对违反采购合同、采购订单的供应商按相关合同、协议进行考核，考核结果填入《供方考核通知单》经物料部经理批准，相关方确认后，交财务部执行考核。八、物料部部分工作内容1、每日收集并整理（单据归类存档）前日送货单、入库单和验货单；2、每日跟踪、催促和确认当日和次日所需配送的材料（无遗漏地记录在物料采购单上）；3、每日下达并确认厂商收到的订单；4、积极寻找新的厂商，并取得厂商资料和物料报价单，初步评审后转呈上级确认；5、每周向上级递交新厂商的报价单（通过询价、比价和议价后的），待确认和存档后回传新厂商；6、每周选购特殊物料入库，并详细填写送货单和入库单；7、传真品检部开出的物料异常单到厂商，并追踪完成、纠正预防措施，同时，填写异常发生报告单；8、每日追踪和确认厂商的签回订单，并提供厂商交期；9、每日追踪厂商签回的异常报告单，并及时反馈厂商信息处理结果；10、定期核对对账单、送货单、入库